TECHNIKI PRACY BIUROWEJ.doc

TECHNIKI PRACY BIUROWEJ

(materiał wykładowy)

Dr Jacek Janowski

1. TECHNIKI PRACY BIUROWEJ...............................................................

1.1. Technika pracy biurowej.......................................................................

1.1.1. Charakterystyka dyscypliny...........................................................

1.1.1.1. Zakres dyscypliny...................................................................

1.1.1.2. Cel dyscypliny.........................................................................

1.1.2. Charakterystyka pracy biurowej.....................................................

1.1.2.1. Pojęcie biurokracji...................................................................

1.1.2.2. Inne ujęcia biurokracji..............................................................

1.1.2.3. Cechy pracy biurowej..............................................................

1.1.2.4. Instytucjonalizacja pracy biurowej..........................................

1.1.2.5. Elementy pracy biurowej.........................................................

1.1.2.6. Modele pracy biurowej............................................................

1.1.3. Organizacja pracy biurowej............................................................

1.1.3.1. Przebieg pracy biurowej..........................................................

1.1.3.2. Elementy organizacji pracy biurowej......................................

1.1.3.3. Formalizacja pracy biurowej...................................................

1.1.4. Technologia pracy biurowej...........................................................

1.1.4.1. Umiejętności praktyczne pracy biurowej................................

1.1.5. Elektronizacja pracy biurowej........................................................

1.1.5.1. Rola informacji w działaniu biurokracji..................................

1.1.5.2. Elementy informacyjne w biurze............................................

1.1.5.3. Transformacja od biurokracji do informacji...........................

1.1.5.4. Elektroniczny obieg dokumentów...........................................

1.1.5.5. Przemiany administracja i biurokracja....................................

1.1.5.6. Przetwarzanie informacji w administracji...............................

1.1.5.7. Pojęcie elektronicznej administracji........................................

1.1.5.8. Rozwiązania teleinformatyczne w administracji.....................

1.1.6. Elektroniczne narzędzia pracy........................................................

1.1.6.1. Elektronika..............................................................................

1.1.6.2. Dane elektroniczne..................................................................

1.1.6.3. Elektroniczny zapis danych.....................................................

1.1.6.4. Elektroniczna wymiana danych..............................................

1.1.6.5. Elektroniczna transmisja danych.............................................

1.1.6.6. Elektroniczna wymiana a transmisja danych..........................

1.1.6.7. Elektroniczny nośnik informacji.............................................

1.1.6.8. Informatyczny nośnik danych.................................................

1.1.6.9. Środki komunikacji.................................................................

1.1.6.10. Środki komunikacji elektronicznej........................................

1.1.6.11. Środki komunikacji elektronicznej a elektroniczne nośniki informacji

1.1.6.12. Środki porozumiewania się na odległość..............................

1.1.6.13. System informatyczny...........................................................

1.1.6.14. System teleinformatyczny.....................................................

1.1.7. Komunikacja elektroniczna w pracy..............................................

1.1.7.1. Charakter komunikacji elektronicznej....................................

1.1.7.2. Rodzaje komunikacji elektronicznej.......................................

1.1.7.3. Komunikacja sieciowa............................................................

1.1.7.4. Sieć komputerowa...................................................................

1.1.7.5. Sieć internetowa......................................................................

1.1.7.6. Adresy internetowe.................................................................

1.1.7.7. Problem dostępu do Internetu.................................................

1.1.7.8. Kanały dostępu do Internetu...................................................

1.1.7.9. Lokalne bezprzewodowe sieci komputerowe.........................

1.1.7.10. Komunikacja pozainternetowa..............................................

1.1.7.11. Komunikacja mobilna...........................................................

1.1.7.12. Telefoniczna koununikacja tekstowa i zautomatyzowana....

1.1.7.13. Komunikacja lokalizowana...................................................

Charakterystyka dyscypliny

Zakres dyscypliny

Techniki pracy biurowej obejmują:

1) organizację pracy biura,

    - określenie przedmiotu pracy – statut, plan pracy, zgłoszenie

    - podział kompetencji – regulamin organizacyjny,

    - porządek pracy - regulamin pracy,

    - motywację pracy – regulamin wynagradzania i premiowania,

    - obieg informacji – instrukcja obiegu informacji,,

    - bezpieczeństwo i higienę pracy – regulamin BHP,,

    - wyposażenie i zaopatrzenie stanowiska pracy – plan finansowy,

2) technologie pracy w biurze:

    - informatyczne,

    - telekomunikacyjne,

    - audiowizualne,

    - papiernicze,

    - inne.

3) relacje międzyludzkie pracy biurowej:

    - odniesienia wzajemne pracowników - praca w zespole,

    - relacje podporządkowania i zależności – nadzór i kontrola,

    - obsługa petentów, interesantów i klientów,

    - wygląd miejsca pracy i w miejscu pracy.

    - mikroklimat miejsca pracy.

Cel dyscypliny

Celem dyscypliny jest przekazanie niezbędnych umiejętności:

- organizacji pracy własnej i niewielkich zespołów ludzkich,

- organizacji własnego stanowiska pracy,

- rozwiązywania problemów komunikacji interpersonalnej,

- prowadzenia dyskusji i negocjacji,

- przestrzegania zasad dobrego wychowania,

- uczestniczenia w przepływie informacji w kontaktach bezpośrednich:

- organizowania zebrań i konferencji oraz kształtowania aparycji,

- przyjmowania i załatwiania interesantów,

- wykonywania typowych czynności kancelaryjnych,

- wykorzystywania w pracy biurowej środków technicznych i materiałów biurowych,

- wykorzystania komputerów w przygotowywaniu dokumentów,

- posługiwania się Internetem do wyszukiwania informacji.

Charakterystyka pracy biurowej

Pojęcie biurokracji

Twórcą modelu idealnej biurokracji był Max Weber. Według niego biurokracja to celowo określona, abstrakcyjna konstrukcja myślowa, opisująca budowę i funkcjonowanie instytucji biurowej, w której pracujący ludzie jako urzędnicy ściśle podporządkowują się przepisom oraz zwierzchnikom działającym w granicach przynależnych im uprawnień. Tak zdefiniowaną biurokrację cechuje to, iż:

- jej uczestnikami (pracownikami) są osobiście wolni ludzie, podlegający tylko przepisom, wskazanym w umowie o pracę,

- podstawą selekcji na urząd są kwalifikacje zawodowe, sprawdzane egzaminami i dokumentowane dyplomami,

- urzędnicy są mianowani, a nie wybierani, dlatego mogą być zwolnieniu pod pewnymi warunkami, a sami mogą zawsze złożyć rezygnację,

- osoby zatrudnione są wynagradzane stosownie do pozycji zajmowanej w hierarchii zaszeregowania,

- urzędnicy podlegają awansom w oparciu o staż i osiągnięcia w pracy, ale to zależy od uznania zwierzchnika,

- praca urzędnicza podlega systematycznej kontroli w trakcie jej wykonywania oraz po jej zakończeniu,

- pracownicy podlegają ścisłej dyscyplinie formalnej wynikającej z regulaminów organizacyjnych, instrukcji, zakresów obowiązków.

Inne ujęcia biurokracji

Według innych ujęć biurokracja jest:

- rozbudowaną i sformalizowaną strukturą zapewniającą zbiorową organizację pracy, przez jej kierowanie i kontrolowanie,

- nienaturalną (sztuczną) i narzuconą (przymusową) formą rozwiązywania codziennych problemów życia społecznego,

- najbardziej racjonalnym (celowo uporządkowanym) sposobem rządzenia zarządzania i samorządzenia,

- mechanizm normowanego, planowego, kierowanego, kontrolowanego podejmowania i prowadzenia działalności.

- Administracyjną struktura działań podporządkowującą sobie indywidualn...