Załącznik do Uchwały Nr 2066/227/05 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 28 października 2005 r.
Regulamin Prac Panelu Ekspertów oceniającego projekty złożone w ramach Działań z Priorytetów 1 i 3 ZPORR (poza Działaniem 1.6 i 3.4)
§ 1.
Postanowienia ogólne
5. Panel Ekspertów w swojej ocenie bierze pod uwagę tylko wnioski kompletne i zgodne z wymogami formalnymi. Oceny kompletności oraz zgodności z wymogami formalnymi dokonuje Departament Funduszy Strukturalnych i Pomocowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego, zwany dalej Departamentem.
§ 2.
Skład Panelu Ekspertów
1. Marszałek, na wniosek Dyrektora Departamentu, powołuje i odwołuje członków Paneli Ekspertów.
2. W skład Panelu Ekspertów wchodzą:
1) ekspert z listy Marszałka Województwa;
2) ekspert z listy instytucji o charakterze regionalnym;
3) ekspert z listy Wojewody;
4) ekspert z listy krajowej - w przypadku oceny projektów o wartości powyżej 9 578 800 zł (2 000 000 euro wg kursu 4,7894 zł).
3. Każdy projekt jest oceniany przez co najmniej 3 ekspertów.
4. Ekspert, który nie będzie mógł brać udziału w posiedzeniu Panelu ma obowiązek niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Dyrektora Departamentu.
5. W przypadku gdy ekspert nie może brać udziału w posiedzeniu, na wniosek Dyrektora Departamentu, Marszałek Województwa powołuje do udziału w danym posiedzeniu innego eksperta z tej samej listy lub, gdy jest to niemożliwe, z pozostałych list ekspertów.
§ 3.
Przewodniczący Panelu Ekspertów
1. Przewodniczącym Panelu Ekspertów jest jeden z ekspertów wchodzących w skład Panelu Ekspertów.
2. Przewodniczącego Panelu Ekspertów, na wniosek Dyrektora Departamentu, powołuje Marszałek Województwa. W wyjątkowych przypadkach Marszałek Województwa, na wniosek Dyrektora Departamentu, ma prawo powierzyć funkcję Przewodniczącego przed zakończeniem prac Panelu Ekspertów innemu ekspertowi wchodzącemu w skład Panelu.
3. Zadaniem Przewodniczącego jest zapewnienie zgodności prac Panelu Ekspertów z postanowieniami niniejszego regulaminu.
4. W sytuacjach spornych głos Przewodniczącego jest decydujący.
§ 4.
Sekretarz Panelu Ekspertów
1) wysyłanie zawiadomień o terminie posiedzenia Panelu Ekspertów;
2) pobieranie i zwrot wniosków do archiwum w Departamencie;
3) sporządzanie arkusza zbiorczego oceny merytoryczno-technicznej wniosku;
4) sporządzenie raportu z posiedzenia Panelu Ekspertów;
5) weryfikacja kompletności i poprawności dokumentacji sporządzanej przez ekspertów;
6) inne zadania przewidziane w niniejszym regulaminie.
§ 5.
Obserwatorzy Instytucji Zarządzającej ZPORR
Instytucja Zarządzająca może delegować swoich przedstawicieli w charakterze obserwatorów na posiedzenie Panelu Ekspertów.
§ 6.
Miejsce dokonywania oceny
1. Posiedzenie Panelu Ekspertów odbywa się w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego lub w innym miejscu wskazanym przez Urząd.
2. Eksperci dokonują oceny wniosków podczas posiedzenia.
3. Wszelkie materiały niezbędne do dokonywania oceny znajdują się w miejscu posiedzenia.
§ 7.
Zasada bezstronności i poufności
1. Wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu Panelu Ekspertów podpisują deklarację bezstronności i poufności.
2. Projekty, co do których nie jest możliwe podpisanie deklaracji bezstronności przez wszystkich ekspertów wchodzących w skład danego Panelu, są przekazywane pod obrady innego Panelu.
§ 8
Odpowiedzialność
1. Członkowie Panelu Ekspertów są odpowiedzialni za jakość podejmowanych decyzji.
2. Niewykonanie prac oraz inne naruszenie zasad niniejszego regulaminu przez eksperta może, na wniosek Przewodniczącego, spowodować wykluczenie z prac Panelu oraz wyłączenie z listy ekspertów.
3. O takim przypadku Przewodniczący powiadamia Dyrektora Departamentu, a ten Marszałka Województwa.
4. Ostateczną odpowiedzialność za każdą decyzję dotyczącą spraw formalnych i proceduralnych podjętą przez Panel Ekspertów ponosi Przewodniczący.
§ 9.
Tryb pracy Panelu Ekspertów
8. Jeżeli członkowie Panelu Ekspertów uznają, że do pełnej oceny wniosku konieczne jest uzyskanie dodatkowych ekspertyz, na wniosek Przewodniczącego Panelu Ekspertów Dyrektor Departamentu zleca ekspertowi zewnętrznemu – specjaliście z dziedziny, której zagadnienie dotyczy przygotowanie ekspertyzy. Po zapoznaniu się z ekspertyzą, Panel Ekspertów dokonuje oceny projektu.
9. W przypadku konieczności uzyskania od wnioskodawcy dodatkowych informacji o projekcie bądź wyjaśnień, w szczególności dotyczących dokumentacji technicznej, Panel Ekspertów żąda od wnioskodawcy za pośrednictwem Wydziału Obsługi Ekspertów w Departamencie Funduszy Strukturalnych i Pomocowych, stosownej odpowiedzi na piśmie. Projekt poddawany jest ocenie po uzyskaniu wyjaśnień w terminie określonym w Podręczniku Procedur Wdrażania ZPORR.
§ 10.
Wyniki oceny
1. Po posiedzeniu Panelu Ekspertów, Sekretarz dokonuje weryfikacji kompletności dokumentacji sporządzanej przez ekspertów, a następnie sporządza arkusz zbiorczy oceny merytoryczno-technicznej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu zawierający ostateczną liczbę punktów przyznanych projektowi w trakcie oceny.
2. Wniosek uczestniczy w kolejnym etapie procedury wyboru projektów w przypadku uzyskania co najmniej 60% maksymalnej liczby punktów.
§ 11.
Obsługa prac Panelu Ekspertów
Obsługę prac Panelu Ekspertów zapewnia Wydział Obsługi Ekspertów w Departamencie Funduszy Strukturalnych i Pomocowych. Do jego zadań należą w szczególności:
1) sporządzanie orientacyjnego miesięcznego harmonogramu pracy Paneli Ekspertów, w tym terminów i miejsc posiedzeń i jego przekazywanie członkom Panelu, Regionalnemu Komitetowi Sterującemu ds. Rozwoju Regionalnego, Instytucji Zarządzającej i publikowanie na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego na co najmniej 7 dni kalendarzowych przed posiedzeniem Panelu przewidzianym w harmonogramie;
2) zawiadamianie o posiedzeniu członków Panelu Ekspertów oraz Instytucję Zarządzającą na co najmniej 7 dni kalendarzowych przed terminem pierwszego dla danego panelu posiedzenia. W przypadku, o którym mowa w § 2 ust. 5 dopuszczalne jest powiadomienie dodatkowo powołanych członków Panelu w krótszym terminie;
3) sporządzanie list rankingowych projektów w ramach poszczególnych działań/poddziałań i przedkładanie tych list pod obrady Regionalnego Komitetu Sterującego ds. Rozwoju Regionalnego;
4) organizacja posiedzenia Panelu Ekspertów;
5) dostarczenie niezbędnej dokumentacji i odpowiednich formularzy wszystkim członkom Panelu Ekspertów biorącym udział w posiedzeniu;
6) informowanie wnioskodawców w terminie 10 dni roboczych od daty podpisania raportu z posiedzenia Panelu Ekspertów o decyzji o odrzuceniu projektu wraz z uzasadnieniem i podaniem średniej liczby punktów uzyskanych przez projekt w poszczególnych kryteriach;
7) udostępnianie opinii publicznej informacji na temat oceny merytoryczno-technicznej zgodnie z zasadami opisanymi w Podręczniku Procedur Wdrażania ZPORR.
§ 12.
Raport z posiedzenia Panelu Ekspertów
Raport z posiedzenia Panelu Ekspertów zawiera w szczególności:
1) datę i miejsce posiedzenia;
2) skład osobowy Panelu Ekspertów;
3) deklaracje bezstronności i poufności;
4) opis przebiegu posiedzenia;
5) informacja na temat wniosków zaakceptowanych i odrzuconych;
6) karty oceny merytoryczno-technicznej wypełnione dla każdego projektu indywidualnie przez każdego eksperta wraz z uzasadnieniami punktacji przyznanej każdemu kryterium oraz oceny ogólnej dla projektu;
7) karty oceny zbiorczej dla każdego projektu;
8) podpisy:
a) członków Panelu Ekspertów w przypadku kart opisanych w pkt. 6),
b) Przewodniczącego i Sekretarza (na raporcie i karcie oceny zbiorczej).
§ 13.
Wszelkie spory wynikłe w związku ze stosowaniem Regulaminu Prac Paneli Ekspertów rozstrzyga Dyrektor Departamentu Funduszy Strukturalnych i Pomocowych.
Strona 4 z 4
GOTI94