Protokół to gatunek wypowiedzi użytkowej – bliski sprawozdaniu czy relacji – nastawiony na przekaz informacji o jakimś wydarzeniu. Obszerność i budowa protokołu zależy przede wszystkim od protokołowanego faktu.
Protokół może mieć charakter:
a) syntetyczny – problematyka zostaje ujęta w zwięzłe punkty,
b) narracyjny – problematyka zostaje przekazana w formie opowiadania.
Protokół ma stanowić zapis sprawozdawczy z jakiegoś wydarzenia (np. zebrania) lub zapis czynności przeprowadzonych zazwyczaj przez urzędową osobę (np. protokół po kontroli).
Wymogi stawiane przed protokołem to: szczegółowość, ścisłość, przejrzystość i wierność w relacjonowaniu faktów, wszystkich bądź wybranych zgodnie z ich ważnością (dlatego dobrze jest prowadzić notatki w trakcie protokołowanego spotkania, czasem wymagane jest uzgodnienie poszczególnych punktów z autorami wystąpień).
Protokół zakłada ponadto ustaloną kolejność zapisu poszczególnych elementów:
- tytuł „Protokół z ...”,
- przedmiot, rodzaj i cel zebrania,
- organizator zebrania,
- miejsce zdarzenia i data,
- lista obecnych bądź nieobecnych,
- porządek obrad,
- chronologiczny przebieg spotkania zanotowany osobno w formie uwag – osobnych akapitów – do punktów porządku obrad,
- podpis przewodniczącego zebrania, potwierdzający zgodność protokołu z wydarzeniem,
- podpis protokolanta.
Treść przebiegu wydarzenia może zostać:
- zaprotokołowana w formie dosłownej (ze stenogramu, zapisu magnetofonowego lub z dostarczonych wypowiedzi uczestników),
- syntetycznie streszczona (jednak skrótom nie podlegają wnioski i uchwały, ewentualnie występujący mogą domagać się zapisania ich głosu),
- zapisana w formie uproszczonej ( wtedy podaje się jedynie uchwały).
Protokół odznacza się stylem urzędowym, rzeczowo-sprawozdawczym, obecnością ustalonych zwrotów i wyrażeń, nierzadko obecnością specjalistycznego słownictwa. Od protokolanta wymaga się zdolności koncentracji uwagi, obserwacji oraz syntetyzowania danych i sprawnego formułowania wypowiedzi.
Słownictwo związane z porządkiem obrad:
zagaić dyskusję · przewodniczyć zebraniu · wystąpić z wnioskiem · wybrać przez aklamację ·
zaproponować porządek obrad/zebrania · przeprowadzić wybory · dokonać wyboru · przedłożyć wniosek/ własne uwagi · złożyć oświadczenie · zabrać głos · wziąć udział w dyskusji · przegłosować propozycję · wstrzymać się od głosowania · wniosek przechodzi większością głosów/ upada / zostaje przyjęty / zostaje odrzucony · poddać pod dyskusję · wnieść poprawkę · wyrażać odmienne zdania · postawić wotum zaufania / nieufności · prosić o głos / o dopuszczenie do głosu · zaprotokołować · podjąć uchwałę · wystosować apel · zgłosić propozycję · zaprotestować · nie wyrazić zgody · przerwać / zawiesić obrady.
Osoby:
kandydat · kontrkandydat · dyskutant · oponent · uczestnik · przewodniczący.
Dyskusja:
przewlekła · ożywiona · chaotyczna · rzeczowa · odbiegająca od tematu · burzliwa · jałowa ·
publiczna · konstruktywna.
Słownictwo wyrażające następstwo czasowe:
najpierw · na początku · na wstępie · zrazu · następnie · potem · później · dalej · z kolei · w dalszym ciągu · wreszcie · w końcu · na końcu · przy końcu · na zakończenie · ciągle · dopóki ... dopóty · czasami · czasem · niebawem · wkrótce · w przyszłości.
II. Kompozycja protokołu
Rozpoczynamy od napisania na środku tytułu
Protokół
z posiedzenia Rady Pedagogicznej z dnia ............
Następnie wymieniamy osoby biorące udział w posiedzeniu Rady Pedagogicznej, czasem wymieniamy osoby nieobecne, które powinny brać w nim udział, podając powód nieobecności.
W posiedzeniu udział wzięli: dyrektor Gimnazjum ..........................................................
oraz nauczyciele............................................................................................................................
Jeśli istnieje taka potrzeba, możemy rozpocząć od określenia przedmiotu, który stał się przyczyną danego zebrania np. w przypadku nadzwyczajnego zebrania Rady Pedagogicznej zwołanego w terminie nie podanym wcześniej.
Możemy podać typ posiedzenia Rady Pedagogicznej np.:
- organizacyjne,
- szkoleniowe,
- klasyfikacyjne,
- analityczno – programujące
- podsumowujące.
W dalszej kolejności podajemy porządek zebrania.
Porządek zebrania:
1. Otwarcie zebrania i powitanie zebranych.
2. Przedstawienie porządku zebrania i jego zatwierdzenie.
3. Odczytanie i zatwierdzenie protokołu z ostatniej Rady Pedagogicznej z dnia ... (ewentualnie wprowadzenie poprawek zgłoszonych przewodniczącemu obrad).
4. .......
5. .......
6. .......
7. Sprawy różne.
8. Uchwały i wnioski.
Dalej przedstawiamy chronologiczny przebieg spotkania zanotowany w formie uwag – osobnych akapitów , odnoszących się do poszczególnych punktów porządku obrad. Np.
Ad.1 Posiedzenie Rady Pedagogicznej otworzył Dyrektor........................................................... przywitaniem wszystkich zebranych nauczycieli.
Ad.2 Porządek zebrania odczytany został przez ................................i jednogłośnie przyjęty przez zebranych.
Ad.3 Odczytano (można podać Imię i Nazwisko osoby odczytującej) protokół z posiedzenia Rady Pedagogicznej odbytego dnia ..............., który jednomyślnie został zatwierdzony przez uczestników posiedzenia.
W przypadku zgłoszonych poprawek przewodniczący zebrania odczytuje je, a Rada poprzez głosowanie decyduje o ich ewentualnym wprowadzeniu. Jeśli poprawki zostaną przyjęte, to należy je wpisać do protokołu.
W dalszej części protokołu należy opisać przebieg zebrania trzymając się podanego porządku. Opisując przebieg zebrania należy robić to zwięźle i przejrzyście, pamiętając o stosowaniu akapitów. W przypadku przedstawiania przez kogoś informacji z narady, spotkania czy szkolenia wystarczy podać w punktach najważniejsze informacje bez ich szczegółowego opisywania. Czasami mniej istotne fakty można pominąć, ale należy to omówić z autorami wystąpień lub z przewodniczącym zebrania.
Na zakończenie protokołu pod tekstem po lewej stronie czytelnie podpisuje się protokolant, na środku przewodniczący zebrania (dyrektor Szkoły), a po prawej wszyscy uczestnicy zebrania (Rada Pedagogiczna).
(Dyrektor Szkoły)
Pisząc protokół należy zaczynać go pisać od nowej strony i nie należy go kończyć w ten sposób, że do końca strony pozostają dwie lub trzy linijki, gdyż nie ma wtedy miejsca na złożenie podpisów, które przecież zaświadczają o zgodności protokołu z opisanymi wydarzeniami.
Pisząc protokół nie wolno używać korektora, jeśli się pomyliliśmy należy przekreślić pomyłkę, poprawić ją na czerwono i złożyć podpis przy poprawce.
Bardzo ważnym punktem w protokole jest punkt ostatni „Uchwały i wnioski”. Pisząc protokół należy w odpowiednim punkcie (wynikającym z chronologicznego porządku obrad napisać, że np. „Uchwałą Rady Pedagogicznej wszyscy uczniowie klas I–III zostali promowani do klasy programowo wyższej” lub „Uchwałą Rady Pedagogicznej został zatwierdzony Szkolny Program Profilaktyki” , dodatkowo w tym miejscu należy dopisać, że uchwała została przyjęta jednomyślnie lub podać ile osób głosowało za przyjęciem uchwały, ile osób wstrzymało się od głosu, a ile osób było przeciwko przyjęciu uchwały. Natomiast w punkcie ostatnim „Uchwały i wnioski” należy jeszcze raz wypisać wszystkie uchwały podjęte na danym zebraniu podając tylko ich treść (czego dotyczy) i odpowiednio je numerując.
Uchwały:
Nr 5/15/06/2003 Uczniowie klas I-III zostali promowani do klas programowo wyższych.
Nr 6/15/06/2003 Zatwierdzenie Szkolnego Programu profilaktyki.
Uchwały są numerowane w danym roku kalendarzowym zaczynając od numeru 1 łamanego przez dzień, miesiąc i rok czyli dokładną datę posiedzenia Rady Pedagogicznej, na którym dana uchwała została podjęta.
Uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów w obecności przynajmniej połowy członków Rady. Przyjmuje się je w głosowaniu jawnym.
Analogicz Może być też tak:
UCHWAŁA NR....................
Rady Pedagogicznej
z dnia 15.09.2004 r.
W sprawie: wyrażenia opinii o projekcie planu finansowego na rok 2005
Na podstawie art.41 ust.2 pkt. 4) Ustawy z dnia 7.09.1991 o systemie oświaty ze zmianami uchwala się co następuje:
§ 1
Rada Pedagogiczna opiniuje pozytywnie projekt planu finansowego na rok 2005
§ 2
Wykonawcą uchwały czyni się dyrektora szkoły.
§ 4
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Przewodniczący Rady Pedagogicznej
nie należy postąpić w przypadku wniosków. Pisząc protokół należy w odpowiednim miejscu napisać kto wystąpił z wnioskiem i czego on dotyczył np. „Kończąc posiedzenie Rady Pedagogicznej Dyrektor Gimnazjum wystąpił z wnioskiem o dokonanie pewnych zmian w Wewnątrzszkolnym Systemie Oceniania z zachowania”. W ostatnim punkcie protokołu należy jeszcze raz wypisać wszystkie wnioski wysunięte na danym posiedzeniu Rady Pedagogicznej odpowiednio je numerując.
Wnioski:
Nr 13/15/06/2003 Należy dokonać zmian w Wewnątrzszkolnym Systemie Oceniania z zachowania.
Wnioski, tak jak uchwały są numerowane w danym roku kalendarzowym zaczynając od numeru 1 łamanego przez dzień, miesiąc i rok czyli dokładną datę posiedzenia Rady Pedagogicznej, na którym dany wniosek został wysunięty.
Błędy popełniane w trakcie pisania protokołów:
1. Brak w porządku obrad punktu „Uchwały i wnioski”, a na pewno te uchwały były podejmowane bo np. Rada Pedagogiczna była poświęcona klasyfikacji uczniów.
2. Nie trzymanie się porządku zebrania czyli pisanie protokołu w innej kolejności niż w rzeczywistości przebiegało zebranie.
3. Nie stosowanie akapitów przez co protokół jest bardzo nieczytelny i trudno odszukać w nim istotnych informacji.
4. Pisanie uchwał i wniosków w innych punktach, przez co trudno je odszukać. Bardzo często wnioski i uchwały pisane są w punkcie „Sprawy różne”. Uchwały pisane są tylko w tym punkcie, gdzie zostały podjęte, a już w punkcie dotyczącym uchwał nie. Podobnie jest z wnioskami.
5. Uchwały i wnioski należy pisać krótko i zwięźle.
Regulaminu organizacji i działalności Rady Pedagogicznej
1. Z zebrania rady oraz zebrań zespołów sporządza się protokół i w terminie 7 dni od daty zebrania wpisuje się go do księgi protokołów rady pedagogicznej.
2. Protokół zebrania rady, wraz z listą obecności członków podpisuje przewodniczący obrad i protokolant. Członkowie rady zobowiązani są w terminie 14 dni od sporządzenia protokołu do zapoznania się z jego treścią i zgłoszenie odpowiednich poprawek przewodniczącemu obrad. Rada na następnym zebraniu decyduje o wprowadzeniu zgłoszonych poprawek do protokołu.
3. Podstawowym dokumentem działalności rady są książki protokołów. Zesznurowaną, opieczętowaną, podpisaną przez dyrektora księgę zaopatruje się w klauzulę – „Księga zawiera stron... i obejmuje okres pracy rady pedagogicznej od dnia... do dnia...”.
4. Księgi protokołów należy udostępnić na terenie szkoły jej nauczycielom, zatrudnionym w organach nadzorującym szkołę, upoważnionym przedstawicielom związków zawodowych zrzeszających nauczycieli.
...
gosiakosiak6