Rozwoj_instytucjonalny.pdf

Program Rozwoju Instytucjonalnego

PROGRAM ROZWOJU INSTYTUCJONALNEGO

MS P

MA£OPOLSKA SZKO£A ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

AKADEMII EKONOMICZNEJ W KRAKOWIE

WEWN¥TRZ:

ROZWÓJ

INSTYTUCJONALNY

koncepcja rozwoju

instytucjonalnego

analiza

instytucjonalna

projektowanie zmian

instytucjonalnych

sporz¹dzenie planu

rozwoju

instytucjonalnego

Poradnik dla samorz¹dów terytorialnych

wdra¿anie zmian

instytucjonalnych

i monitorowanie

efektów

Jaros³aw Bober

Stanis³aw Mazur (red.)

Bohdan Turowski

Marcin Zawicki

MS P

MA£OPOLSKA SZKO£A ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

AKADEMII EKONOMICZNEJ W KRAKOWIE

PROGRAM ROZWOJU INSTYTUCJONALNEGO

ROZWÓJ

INSTYTUCJONALNY

Poradnik dla samorządów terytorialnych

Jarosław Bober

Stanisław Mazur (red.)

Bohdan Turowski

Marcin Zawicki

Kraków, 2004

Poradnik został przygotowany w ramach projektu

„Program Rozwoju Instytucjonalnego” (PRI),

realizowanego przez Konsorcjum Canadian Urban Institute

oraz Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie

Wydawca

Małopolska Szkoła Administracji Publicznej

Akademii Ekonomicznej w Krakowie

ul. Szewska 20/3, 31-009 Kraków

tel. (12) 421 76 68, fax. (12) 422 69 19

e-mail: msap@ae.krakow.pl

www.msap.ae.krakow.pl

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych

i Administracji

ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa

Akademii Ekonomicznej w Krakowie;

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych

i Administracji

Opracowanie graficzne

Janusz Banaszewski

Redakcja językowa i korekta

Anna Szczepanik

Druk

Gryf s.c.

ul. Dukatów 29, 31-431 Kraków

ISBN 83-89410-15-X

Spis treÑci

Przedmowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Wstęp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

ROZDZIAŁ I

KONCEPCJA ROZWOJU INSTYTUCJONALNEGO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

1.1. Podejście instytucjonalne w administracji publicznej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

1.2. Przesłanki modernizacji administracji publicznej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

1.3. Przedstawienie doświadczeń zagranicznych w zakresie modernizacji

administracji publicznej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

ROZDZIAŁ II

ANALIZA INSTYTUCJONALNA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

2.1. Podmiot i przedmiot rozwoju instytucjonalnego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

2.2. Charakterystyka obszarów i kryteriów zarządzania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

2.2.1. Obszar I – Zarządzanie strategiczne i finansowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

2.2.2. Obszar II – Organizacja i funkcjonowanie urzędu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

2.2.3. Obszar III – Zarządzanie kadrami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

2.2.4. Obszar IV – Usługi publiczne, w tym komunalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30

2.2.5. Obszar V – Partycypacja społeczna i stymulowanie rozwoju społecznego . . . . . . .31

2.2.6. Obszar VI – Stymulowanie rozwoju gospodarczego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

2.2.7. Obszar VII – Zarządzanie projektami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

2.2.8. Obszar VIII – Współpraca między jednostkami samorządu terytorialnego . . . . . .34

2.2.9. Obszar IX – Etyka i zapobieganie zjawiskom korupcji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

2.3. Przebieg analizy instytucjonalnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

2.3.1. Działania formalno-organizacyjne poprzedzające przeprowadzenie analizy insty-

tucjonalnej urzędu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

2.3.2. Przeprowadzenie analizy instytucjonalnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

ROZDZIAŁ III

PROJEKTOWANIE ZMIAN INSTYTUCJONALNYCH – SPORZĄDZENIE PLANU

ROZWOJU INSTYTUCJONALNEGO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55

3.1. Planowanie rozwoju instytucjonalnego – cel i organizacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

3.1.1. Cele i funkcje planu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

3.1.2. Organizacja prac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

3.2. Proces formułowania planu rozwoju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

3.2.1. Ustalenie pożądanych dla danego urzędu stadiów rozwoju instytucjonalnego . . . .60

3.2.2. Wybór kryteriów priorytetowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

3.2.3. Określenie zadań realizacyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

3.2.4. Opracowanie kart zadań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

3.2.5. Redakcja dokumentu planu rozwoju instytucjonalnego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

ROZDZIAŁ IV

WDRAŻANIE ZMIAN INSTYTUCJONALNYCH I MONITOROWANIE EFEKTÓW . . . . .77

4.1. Mechanizmy koordynacji procesu wdrożeniowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

4.2. Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91

4.3. Ewaluacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

4.4. Procedura aktualizacji i modyfikacji planu rozwoju instytucjonalnego . . . . . . . . . . . . .104

ROZDZIAŁ V

NAJLEPSZE PRAKTYKI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

SŁOWNICZEK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

Przedmowa

Szanowni Państwo,

Z dużą satysfakcją przekazuję Państwu poradnik „Rozwój instytucjonalny”, przygotowany w

ramach Programu Rozwoju Instytucjonalnego (PRI) adresowanego do urzędów administracji pub-

licznej. Program ten - obok ogólnopolskiego Programu Szkoleniowego – jest wkładem MSWiA w

realizację rządowego Programu Aktywizacji Obszarów Wiejskich współfinansowanego ze środków

Banku Światowego. Nasze ministerstwo zaangażowało się w ten Program widząc w nim szansę na

zainicjowanie systematycznej pracy nad doskonaleniem zarządzania w urzędach lokalnej i region-

alnej administracji publicznej.

Podejście przedstawione w poradniku, oparte na doświadczeniach polskich i zagranicznych

samorządów, ma pozwolić kierownictwu i pracownikom administracji samorządowej na

samodzielne prowadzenie prac mających na celu doskonalenie metod zarządzania, a w konsek-

wencji podniesienie jakości obsługi mieszkańców. Aby zrealizować takie ambitne zadanie trzeba

mieć dobrze zorganizowany, sprawny i skutecznie funkcjonujący urząd. Osiągnięciu tego celu służy

metoda rozwoju instytucjonalnego, którą chcemy upowszechnić wśród wszystkich samorządów.

Dzięki zastosowaniu w/w metody jest możliwe samodzielne przeprowadzenie analizy obecnego

poziomu rozwoju instytucjonalnego jednostki, a także zaplanowanie oraz wdrożenie działań

doskonalących i ponowną ocenę osiągniętego stanu rozwoju instytucjonalnego. Proponowana

metoda została przygotowana z myślą o wszystkich samorządach działających na poziomie gminy,

powiatu i województwa. Autorzy metody rozwoju instytucjonalnego starali się tak przygotować

narzędzia wdrożeniowe, aby umożliwić jednostkom administracji samodzielne prowadzenie

działań doskonalących zarządzanie, a tym samym na ograniczenie kosztów tych działań.

Zamierzeniem twórców metody było także przekazanie informacji o nowoczesnych metodach

zarządzania, odpowiadających współczesnym standardom oraz zaprezentowanie potencjalnych

dalszych kroków na drodze doskonalenia stosowanych rozwiązań. Celem, jaki nam wspólnie

przyświeca jest podnoszenie standardu usług oferowanych obywatelom oraz zwiększenie sprawnoś-

ci funkcjonowania administracji. Zdaję sobie sprawę, że w wielu samorządach dokonał się w ostat-

nich latach istotny postęp w zakresie efektywności i skuteczności zarządzania i chciałbym, aby te

pozytywne doświadczenia były propagowane wśród wszystkich samorządów.

Zaprezentowana metoda rozwoju instytucjonalnego została przetestowana w 2003 roku w 30

jednostkach samorządu terytorialnego oraz 3 urzędach wojewódzkich uczestniczących w PRI, a

następnie na podstawie wyniesionych doświadczeń została udoskonalona przez autorów – konsul-

tantów Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie i

Canadian Urban Institute, we współpracy z MSWiA.

Uzupełnieniem niniejszego poradnika są następujące publikacje – również przygotowane w

ramach Programu: Analiza instytucjonalna urzędu gminy, Analiza instytucjonalna starostwa

powiatowego i Analiza instytucjonalna urzędu marszałkowskiego oraz Katalog narzędzi rozwoju

instytucjonalnego i Zarządzanie w samorządzie terytorialnym – Najlepsze praktyki. Wszystkie

wymienione opracowania składają się w jedną całość i stanowią łączną ofertę dla wszystkich jed-

nostek samorządu terytorialnego.

Dziękuję bardzo wszystkim osobom zaangażowanym w powstanie tego opracowania: autorom

– konsultantom MSAP/CUI, członkom zespołów zadaniowych w jednostkach pilotażowych

(uczestniczącym w PRI) oraz recenzentom Programu. Mam nadzieję, że zaprezentowana metoda

będzie dla Państwa użyteczna oraz zaowocuje – wraz z pozostałymi produktami Programu –

przyśpieszeniem pozytywnych przekształceń w funkcjonowaniu administracji samorządowej. To z

kolei jest jednym z warunków, aby nasze samorządy mogły lepiej wykorzystać szanse rozwojowe,

jakie niesie akcesja Polski do Unii Europejskiej.

Z poważaniem,

Jerzy Mazurek

Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: