1
Instrukcja w sprawie szczegółowych zasad i sposobów przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych.
Opracowana w oparciu o „Zeszyty Metodyczne rachunkowości” nr 20 z 2003r Wydawnictwo Podatkowe „Gofin„ sp. z o.o.- Gorzów Wlkp.
Spis treści
ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA WSTĘPNE PRZEPROWADZANIA INWENTARYZACJI 2
ROZDZIAŁ II TERMINY PRZEPROWADZANIA INWENATRYZACJI 5
ROZDZIAŁ III ETAPY PRAC INWENTARYZACYJNYCH 6
ROZDZIAŁ IV KOMPETENCJE ORGANÓW I OSÓB POWOŁANYCH DO WYKONANIA CZYNNOŚCI INWENTARYZACYJNYCH 6
ROZDZIAŁ V POWOŁYWANIE I OKREŚLENIE ZADAŃ KOMISJI INWENTARYZACYJNEJ 9
ROZDZIAŁ VI ZASADY INWENATRYZACJI W FORMIE SPISÓW Z NATURY 9
ROZDZIAŁ VII INWENTARYZACJA DROGĄ UZGODNIENIA SALD ORAZ POPRZEZ PORÓWNANIE EWIDENCJI Z DOKUMENTACJĄ 11
ROZDZIAŁ VIII UPROSZCZENIA INWENTARYZACJI 14
ROZDZIAŁ IX WYCENA ARKUSZY SPISOWYCH ORAZ USTALENIE, WERYFIKACJA I ROZLICZENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH 14
1.1. Niniejsza instrukcja została zatwierdzona uchwałą zarządu Górniczej Spółdzielni Mieszkaniowej w Bytomiu nr 36/05 . z dnia 07-11-2005r i obowiązuje wszystkie komórki organizacyjne i pracowników zatrudnionych w jednostce od dnia jej uchwalenia.
1.2. Postanowienia niniejszej instrukcji zostały oparte:
a) w kwestiach zasadniczych - o przepisy ustawy o rachunkowości,
b) w kwestiach ogólnych - o inne akty prawne (np. przepisy Kodeksu pracy i wydane do nich akty wykonawcze, przepisy Kodeksu cywilnego itp., a także o wypracowane zasady nauki rachunkowości i piśmiennictwa zawodowego, utarte zwyczaje, jak również międzynarodowe standardy, dyrektywy itp.
1.3. Bez względu na rodzaj oraz przyczyny dokonywania (roczna, zdawczo-odbiorcza, okolicznościowa, niezapowiedziana itp.), każdą inwentaryzację przeprowadza się na podstawie zarządzenia wewnętrznego. Do zarządzenia wewnętrznego dotyczącego inwentaryzacji, wydawanego przez kierownika jednostki dołącza się:
a) ustalony przez kierownika jednostki skład komisji inwentaryzacyjnej.
b) harmonogram czynności inwentaryzacyjnych..
1.4. Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego, tj. występującego w naturze stanu składników aktywów i pasywów jednostki, porównanie go ze stanem wynikającym z ewidencji i doprowadzenie, w przypadku stwierdzonych rozbieżności, do przywrócenia zgodności między nimi, poprzez dokonanie w księgach roku obrotowego odpowiednich zapisów księgowych. Do zadań komisji spisowej należy również:
a) dokonanie oceny przydatności gospodarczej posiadanych przez jednostkę składników, zwłaszcza aktywów, w zakresie ich ilości i jakości,
b) wykorzystanie ustaleń wynikających z inwentaryzacji do doskonalenia organizacji i kierowania prowadzoną działalnością, a w tym do usprawniania przygotowania, przebiegu i rozliczenia kolejnych inwentaryzacji,
c) dokonanie oceny przydatności (kompetencji, uczciwości, stopnia przygotowania), osób którym powierzono mienie jednostki,
d) dokonanie oceny stanu zabezpieczenia rzeczowych składników aktywów i gotówki przed niekorzystnymi wypadkami, a m.in. zdarzeniami losowymi (pożar, powódź, kradzież z włamaniem), a także przed negatywnym działaniem wpływów atmosferycznych (np. psuciem się).
Najistotniejszym celem inwentaryzacji, wynikającym m.in. z treści ustawy o rachunkowości, jest ustalenie stanu faktycznego oraz doprowadzenie danych ewidencji do stanów znajdujących się w naturze.
1.5. Ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, a więc inwentaryzacji, zgodnie z treścią ustawy o rachunkowości dokonuje się drogą:
a) sporządzenia spisów z natury stanu rzeczowych i pieniężnych składników aktywów,
b) uzgodnienia sald środków pieniężnych z bankami (zwłaszcza stanów środków na rachunkach bankowych, stanów lokat, kredytów itp.), a także należności od odbiorców,
c) porównania danych o stanach wynikających z ksiąg rachunkowych, z danymi wynikającymi z odpowiednich dokumentów, ich analizy oraz weryfikacji.
1.6. Drogą spisu z natury inwentaryzuje się m.in. następujące składniki:
a) znajdujące się w użytkowaniu środki trwałe własne i obce (np. przejęte na mocy umowy leasingu), środki trwałe znajdujące się w zapasie, nieczynne, będące w likwidacji itp., z wyjątkiem gruntów oraz środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
b) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie bądź w procesie ulepszania,
c) rzeczowych składników aktywów obrotowych (surowców, materiałów, towarów, wyrobów gotowych, półfabrykatów, produkcji w toku itp.),
d) aktywów pieniężnych (z wyłączeniem zgromadzonych na rachunkach bankowych, papierów wartościowych itp.).
1.7. Drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, inwentaryzuje się:
a) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki,
b) należności, z wyjątkiem należności: spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
c) należności z tytułów publicznoprawnych,
d) należności z tytułu udzielonych pożyczek,
e) powierzone kontrahentom własne składniki aktywów, z wyjątkiem przekazanych wyspecjalizowanym jednostkom świadczącym usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
1.8. Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, a także analizy i weryfikacji stanów i ich realnej wartości, inwentaryzuje się:
a) środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów, spółdzielcze własnościowe prawa do lokali mieszkalnych oraz spółdzielcze prawa do lokali użytkowych, ulepszenia w obcych środkach trwałych,
b) należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone,
c) należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
d) należności z tytułów publicznoprawnych,
e) wszelkie zobowiązania,
f) wartości niematerialne i prawne,
g) długoterminowe i krótkoterminowe inwestycje i aktywa finansowe,
h) długoterminowe i krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów,
i) kapitały, fundusze i rezerwy,
j) wszelkie niewymienione wyżej pozostałe aktywa i pasywa, a także aktywa i pasywa podlegające inwentaryzacji drogą spisu z natury lub uzgodnienia sald, jeżeli zinwentaryzowanie ich tymi drogami nie było możliwe, opłacalne itp. bądź gdy zgodnie z ustawą założono ich inwentaryzację innymi drogami.
1.9. Inwentaryzację drogą spisów z natury przeprowadzają grupy spisowe pod nadzorem komisji inwentaryzacyjnej, aparatu księgowości oraz właściwych komórek merytorycznych
1.10. Uzgodnienia sald środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz należności od odbiorców z bankami i odbiorcami, a także porównania z właściwą dokumentacją i weryfikacji stanów wynikających z ewidencji księgowej, dokonują wyznaczeni pracownicy księgowości, z udziałem w szczególnych przypadkach kompetentnych pracowników komórek merytorycznych.
1.11. Inwentaryzacja może być przeprowadzona
a) metodami:
· pełną,
· ciągłą,
· uproszczoną,
b) w formie:
· okresowej (np. wymaganej ustawą o rachunkowości inwentaryzacji rocznej),
· doraźnej (okolicznościowej) dokonywanej z reguły drogą spisu z natury, np.
· w związku z wypadkami losowymi (powódź, pożar, rabunek, włamanie, kradzież), ze zmianą osób odpowiedzialnych materialnie itp.
1.12. Typowym rodzajem, przeprowadzanej najczęściej w jednostce inwentaryzacji okresowej pełnej jest inwentaryzacja roczna składników aktywów i pasywów dokonywana stosownie do wymagań art. 4 ust. 3 pkt 3, a także art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Treścią inwentaryzacji pełnej jest ustalenie rzeczywistego stanu (z natury) wszystkich aktywów i pasywów na określony dzień.
1.13. Mająca charakter doraźny inwentaryzacja okolicznościowa, przeprowadzana jest z reguły na skutek zdarzeń wymagających dokonanie tego typu inwentaryzacji, a m.in.:
· połączenie, podział, sprzedaż, przekształcenie w inny rodzaj jednostki lub inna zmiana formy prawnej na spółki prawa handlowego,
· potrzeba rozliczenia osób odpowiedzialnych materialnie (np. w celu sprawdzenia
· życzenia organów kontroli zewnętrznych (np. kontroli skarbowej, biegłego rewidenta),
· wypadki i zdarzenia losowe, a m.in. powódź, pożar, gradobicie, rabunek, kradzież z włamaniem itp.
1.14. W razie zaistnienia zdarzeń losowych, konieczności zmiany osób odpowiedzialnych materialnie, kontroli przydatności pracowników itp., inwentaryzację przeprowadza się drogą spisu z natury, przy zastosowaniu metody pełnej.
1.15. Dopuszcza się zaniechanie przeprowadzania spisu z natury składników aktywów z chwilą zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie, w przypadku gdy zmiana następuje na krótki czas (np. urlop, choroba), a osoby współodpowiedzialne wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone do zwrotu lub wyliczenia się - bez dokonywania inwentaryzacji.
1.16. Jednostka może stosować zasady inwentaryzacji uproszczonej, pod warunkiem, że skutki uproszczeń nie wpłyną negatywnie na stosowanie określonych ustawą zasad rachunkowości zobowiązujących do rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego (czyli tzw. koncepcji rzetelnego i prawdziwego obrazu). Uproszczenia mogą dotyczyć:
a) szacunkowego ustalenia ilości inwentaryzowanych materiałów przestrzennych, zwałowych, sypkich itp.,
b) zastąpienia inwentaryzacji dokonywanej drogą spisów z natury lub potwierdzenia sald, porównaniem stanów ewidencyjnych z odpowiednią dokumentacją i ich weryfikacji, w odniesieniu do drobnych sald należności oraz innych składników aktywów i pasywów, w przypadkach gdy ich zinwentaryzowanie przeznaczonymi dla nich drogami było niemożliwe.
2.1. W jednostce obowiązują następujące terminy przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów:
a) w dniu bilansowym:
- spis z natury gotówki w kasach jednostki, dziennikiem budowy oraz innymi urządzeniami ewidencyjnymi) oraz budowy (ulepszenia) środków trwałych,
- spis z natury papierów wartościowych,
- spis z natury materiałów i odpisanych w koszty w dniu ich zakupu
- potwierdzenie sald aktywów finansowych (środków pieniężnych) zgromadzonych na rachunkach bankowych,
b) raz w ciągu czterech lat - w dowolnym okresie roku - spis z natury środków trwałych (z wyjątkiem trudnodostępnych oglądowi, gruntów, praw wieczystego użytkowania gruntów, spółdzielczych własnościowych praw do lokali mieszkalnych i spółdzielczych praw do lokali użytkowych), a także maszyn i urządzeń, wchodzących w skład środków trwałych w budowie - znajdujących się na terenie strzeżonym,
c) raz w ciągu dwóch lat - w dowolnym okresie roku - zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półfabrykatów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową,
d) w okresie trzech ostatnich miesięcy roku obrotowego oraz pierwszych piętnastu dni następnego roku obrotowego, pod warunkiem, że ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym:
· – pozycji aktywów nie wymienionych za literami od a do c
· - pozostałych aktywów i pasywów - w tym m.in. gruntów, praw wieczystego użytkowania gruntów, spółdzielczych własnościowych praw do lokali mieszkalnych i spółdzielczych praw do lokali użytkowych
2.2. Składniki wymagające częstszej kontroli oraz szczególnej ochrony z uwagi na wysoką wartość i podatność na próby rachunku, kradzieży itp. podlegają inwentaryzacji również poza terminami określonymi w ustawie o rachunkowości, przewidzianymi dla inwentaryzacji rocznej. Inwentaryzuje się więc częściej niż raz w roku, również w terminach niezapowiedzianych w celu zapewnienia skutecznej ich kontroli. Wykaz i terminarz inwentaryzacji tych składników, określa - jako poufny - kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego. Zasada ta dotyczy również gotówki w kasie.
2.3. Składniki powierzone tej samej osobie (grupie osób), powinny być inwentaryzowane w jednym terminie.
2.5. Plan (program, harmonogram) inwentaryzacji ustala kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez głównego księgowego.
2.6. Plany inwentaryzacji powinny być ustalone w taki sposób, aby materiały i rezultaty inwentaryzacji (po ich wycenie i ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych), wraz z protokołami weryfikacji różnic i wnioskami w sprawie ich rozliczenia, opracowanymi przez komisję inwentaryzacyjną i zaopiniowanymi przez głównego księgowego i radcę prawnego, a następnie zatwierdzonymi przez kierownika jednostki - mogły być przekazane do komórki księgowości na miesiąc przed terminem sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego jednostki.
3.1. Prace związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji rocznej aktywów i pasywów realizowane są wieloetapowo:
Etap I obejmuje procedury przygotowania inwentaryzacji.
Etap II przewidziany jest na przeprowadzenie spisów z natury, uzgodnienie sald należności - z odbiorcami, pomiędzy zgromadzonych na rachunkach bankowych - z bankami, dokonanie porównania stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami oraz ich weryfikacji - gdy dokonuje pełnej inwentaryzacji okresowej (np. inwentaryzacji rocznej przeprowadzanej na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 3 oraz art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości).
Etap III polegający na wycenie ustalonych w efekcie inwentaryzacji stanów składników aktywów i pasywów, ustaleniu, wyjaśnieniu przyczyn powstania i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych dokonanym w wyniku przeprowadzonej ich weryfikacji przez komisję inwentaryzacyjną, podjęciu decyzji kierownika jednostki w sprawie sposobu rozliczenia tych różnic, a także rozliczeniu ich zgodnie z tą decyzją poprzez korektę...
satanlars