Polskie Stowarzyszenie Zarządców Nieruchomości

zrzeszone  w  Polskiej  Federacji  Rynku   Nieruchomości

PRZEJMOWANIE NIERUCHOMOŚCI DO ZARZĄDZANIA

MATERIAŁY SZKOLENIOWE

dla potrzeb Polskiego Stowarzyszenia Zarządców Nieruchomości.

Materiał ma charakter autorski i jest chroniony prawem.

Rozpowszechnianie i wykorzystywanie bez zgody autora jest zabronione

Opracowanie: Zbigniew Brzeziński

brzezinski@polski-zarzadca.pl

tel: 0 604 995 735

SPIS TREŚCI

Wstęp

Słowniczek

Rozdział I

Formy organizacyjno-prawne wykonywania czynności zarządzania nieruchomościami

Rozdział II

Sposoby pozyskiwania obiektów do zarządzania

1.     Ogłoszenia prasowe

2.     Przesyłanie ofert

3.     Polecenia

4.     Techniki multimedialne

Rozdział III

Dla kogo świadczymy usługi zarządzania nieruchomościami?

1.     Cele właściciela

2.     Relacja właściciel – zarządca nieruchomości

Rozdział IV

Umowa o zarządzanie

1.     Czynności poprzedzające zawarcie umowy

2.     Postanowienia umowy

Rozdział V

Przejęcie nieruchomości do zarządzania

1.     Przejęcie dokumentacji nieruchomości

2.     Określenie stanu nieruchomości

3.     Zawiadomienie właścicieli (użytkowników) oraz usługodawców o zmianie zarządcy

Wzór umowy o zarządzanie

Wzór protokołu przejęcia nieruchomości

Wstęp

Po uzyskaniu licencji zarządcy nieruchomości wiele osób zadaje sobie pytanie w jaki sposób wykorzystać swoje umiejętności i gdzie szukać potencjalnych klientów. Niejednokrotnie zdarza się, że złapane pierwsze okazje bez należytego rozpoznania są źródłem konfliktów. Przed ostatecznym podjęciem decyzji musimy odpowiedzieć sobie na  kilka pytań:

·         Jak chcemy wykonywać nasz zawód

·         Gdzie szukać potencjalnych klientów

·         Jak uniknąć odpowiedzialności za cudze błędy

·         Jakie zastosować procedury

Słowniczek

Zarządca nieruchomości – osoba fizyczna posiadająca licencję zawodową nadaną w trybie przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami, wpisana do centralnego rejestru zarządców nieruchomości.

Zarządzanie nieruchomościami – działalność zawodowa wykonywana przez zarządców nieruchomości, polegająca na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości oraz zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości w tym bieżącego administrowania nieruchomością. Zarządca nieruchomości wykonuje czynności zmierzające do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem oraz ma prawo do uzasadnionego inwestowania w tę nieruchomość. Powyższe czynności zarządca wykonuje osobiście lub przy pomocy innych osób wykonujących czynności pomocnicze i działających pod jego bezpośrednim nadzorem, ponosząc za ich czynności odpowiedzialność zawodową.

Rozdział I

Formy organizacyjno-prawne

wykonywania czynności zarządzania nieruchomościami

Zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami zarządzanie nieruchomościami może być wykonywane:

·         przez osoby fizyczne posiadające licencję zawodową

·         przedsiębiorców, którzy zatrudniają licencjonowanych zarządców

·         pracowników posiadających licencję zatrudnionych przez Skarb Państwa, samorządowe osoby prawne oraz przedsiębiorców

Aby mówić o zarządzaniu jako o działalności zawodowej muszą być

spełnione następujące przesłanki:

·         zarządca działa i wykonuje czynności związane z zarządzaniem nieruchomościami na rzecz osób trzecich

·         zarządca działa i wykonuje czynności związane z zarządzaniem nieruchomościami ze skutkiem dla osób trzecich

·         zarządca pobiera wynagrodzenie za czynności związane z zarządzaniem nieruchomościami.

Rozdział II

Sposoby pozyskiwania obiektów do zarządzania

Przed każdym zarządcą pojawia się problem pozyskiwania obiektów do zarządzania, większość ma już w tym zakresie swoje wypracowane sposoby. Najczęściej stosowane techniki to ogłoszenia prasowe, przesyłanie ofert, polecenia oraz techniki multimedialne.

Ogłoszenia prasowe

Najbardziej popularny sposób zaoferowania swoich usług w zakresie zarządzania nieruchomościami to wszelkiego rodzaju zamieszczanie ogłoszeń prasowych.

Zaletą tego sposobu jest możliwość dotarcia do szerokiego kręgu odbiorców jak również stosunkowo najszybszy przekaz informacji o swojej działalności. Z tego też względu najczęściej wykorzystują go osoby lub podmioty rozpoczynające działalność ma rynku nieruchomości oraz zarządcy poszukujący pracy w wyspecjalizowanych firmach, jak również przez przedsiębiorców poszukujących pracowników.

Sposób ten jednak nie jest pozbawiony wad, które czynią go mało efektywnym, m.in.:

·         powszechność – pojawiające się w dużej ilości ogłoszenia o podobnej treści zmniejszają prawdopodobieństwo wyboru naszej oferty

·         cena – ogłoszenia prasowe są jeszcze dość drogą formą reklamy, w związku z tym na ogół nie jesteśmy w stanie umieścić informacji, które mogłyby zwrócić uwagę potencjalnego zleceniodawcy

·         forma graficzna

Przesyłanie ofert

              Jeden z bardziej efektywnych sposobów pozyskiwania nieruchomości do zarządzania. Niewątpliwą jego zaletą jest możliwość bezpośredniego dotarcia do zainteresowanego tego typu usługami kręgu osób.              Pomocne w tym przypadku mogą być kontakty z pośrednikami w obrocie nieruchomościami oraz współpraca z developerami. Kontakt z tymi grupami zawodowymi są bardzo cenne bowiem stanowią oni bardzo ważne źródło informacji o potencjalnych obiektach do zarządzania. Metoda ta wymaga jednak doświadczenia i ciągłej analizy rynku nieruchomości. Opracowując ofertę należy zwrócić uwagę nie tylko na jej zawartość merytoryczną ale także na jej stronę estetyczną. Należy pamiętać, że oferta powinna być napisana językiem prostym, bez używania specjalistycznego słownictwa, bowiem niejednokrotnie odbiorcami są osoby nie będące specjalistami w tej dziedzinie.

Prawidłowo sporządzona oferta powinna zawierać:

·         proponowany zakres czynności

·         wysokość wynagrodzenia

·         sposób przejęcia obowiązków

·         listy referencyjne

·         wzór umowy o zarządzanie nieruchomością

·         dokumenty rejestracyjne firmy

·         kopię uprawnień zawodowych

·         kopię obowiązkowego ubezpieczenia OC zarządcy nieruchomości

·         potwierdzenie obowiązku doskonalenia zawodowego

·         inne dokumenty potwierdzające nasze doświadczenie i kompetencję np. certyfikat przynależności do organizacji zawodowej

Problematycznym staje się chwalenie ilością obiektów będących w zarządzaniu przygotowującego ofertę. Z jednej strony zleceniodawcy chcieliby aby ich nieruchomość była zarządzana przez osobę doświadczoną, z drugiej zaś strony obawiają się, że zbyt duża ilość obiektów, będących w posiadaniu zarządcy pozbawia go możliwości prawidłowej kontroli i odpowiedniej ilości czasu do zajmowania się nieruchomością. W związku z powyższym w tym przypadku należy zalecić szczególną ostrożność. 

Polecenie

              Bardzo skuteczna forma pozyskiwania nieruchomości do zarządzania. Ze względu na fakt, że nieruchomość stanowi niejednokrotnie najważniejszą część majątku potencjalnego klienta, należy się liczyć z tym, że do zarządzania nim będzie poszukiwał zarządcy znanego mu osobiście lub znanego jego znajomym. W związku z powyższym z informacją o prowadzonej przez nas działalności powinniśmy dotrzeć do jak największego kręgu naszych znajomych. Polecenie ma tę zaletę, że wobec potencjalnego klienta występujemy już jako osoba poniekąd znana innemu znajomemu. W związku z tym będziemy traktowani z pewną dozą zaufania. Ma to duże znaczenie wobec znacznej konkurencji na rynku nieruchomości, gdyż zupełnie inaczej odbiera się ofertę osoby obcej, a inaczej osoby polecanej. Powinniśmy być w każdej sytuacji przygotowani  na spotkania z potencjalnym zleceniodawcą. Ważnym czynnikiem jest również szybkie dostarczenie opracowanego przez nas standardowego wzoru umowy o zarządzanie z typowym zakresem obowiązków. Sukces będzie zależał od możliwie szybkiego zaprezentowania świadczonych usług, jak również szybkości podjęcia negocjacji. Prezentując swoją ofertę w czasie negocjacji nie powinniśmy podważać autorytetu innych zarządców lub w sposób negatywny wyrażać się o konkurencji. Naszym argumentem powinno być zapewnienie o uczciwości oraz profesjonaliźmie.

Techniki multimedialne

              W dobie, gdy komputer stał się podstawowym narzędziem biurowym oraz osobistym również ta droga jest dobrym sposobem na zaprezentowanie swoich usług. Stworzenie Internetu pozwoliło na nieograniczony dostęp do zawartych w nim informacji. Profesjonalna firma nie istnieje dziś bez strony www i adresu e-mail.

Zalety:

·         najszybsza forma przekazywania informacji,

·         dostępność do znacznej ilości odbiorców szczególnie młodych, inteligentnych oraz dobrze sytuowanych

·         duże możliwości prezentacji oferty – nieograniczone możliwości graficzne

·         stosunkowo najtańsza forma reklamy

Rozdział III

Dla kogo świadczymy usługi zarządzania nieruchomościami?

Zarządca nieruchomości świadczy usługi dla właściciela każdego typu nieruchomości. Ustawodawca nie ustanowił w tym względzie żadnych ograniczeń. Ze szczególną troską zostały potraktowane przez ustawę o gospodarce nieruchomościami zasoby Skarbu Państwa, bowiem mogą być one zarządzane wyłącznie przez licencjonowanych zarządców nieruchomości wyłonionych na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych. Należy w tym miejscu zwrócić również uwagę na pewną niekonsekwencję ustawodawcy, który nadał wysoką rangę zawodowi zarządcy nieruchomości, a następnie poprzez możliwość zarządzania nieruchomościami Skarbu Państwa przez Wojskową Agencję Mieszkaniową, Agencję Mienia Wojskowego oraz Agencję Nieruchomości Rolnych bez konieczności zatrudnienia licencjonowanych zarządców zbagatelizował jej znaczenie. Pewnym wytłumaczeniem takiego rozwiązania jest specyfika nieruchomości oraz zakres zadań tych agencji.

Cele właściciela

              Głównym celem każdego zarządcy nieruchomości jest zarządzanie majątkiem właściciela. Wypełniając ustalone obowiązki winien on realizować przede wszystkim cele wskazane przez właściciela; w szczególności zaś utrzymywać lub podnosić wartość nieruchomości.

Chociaż definicja zarządzania nieruchomościami zawarta w ustawie o gospodarce nieruchomościami nie odnosi się bezpośrednio do celów właściciela, to oczywistym jest, że zadania lub też priorytety przez niego ustalone muszą być w pierwszej kolejności brane pod uwagę i realizowane przez zarządcę, bowiem w przeciwnym razie właściciel najprawdopodobniej zrezygnuje z jego usług.

Może zaistnieć jednak sytuacja w której cel określony przez właściciela będzie sprzeczny z obowiązkami zarządcy ustalonymi w ustawie (właściciel będzie zainteresowany w pogorszeniu stanu swojej nieruchomości). Zadajemy sobie wówczas pytanie, czy takie działania możemy realizować ? W każdym przypadku na pierwszym miejscu mamy stawiać wymagania i zadania ustalone przez właściciela, chyba, że ich realizacja naraża zarządcę na naruszenie obowiązujących przepisów prawnych lub jest sprzeczna z zasadami współżycia społecznego.

Cele właściciela mogą być różne i zależeć od:

·         rodzaju nieruchomości

·         sposobu wykorzystania nieruchomości

·         sytuacji majątkowej właściciela

Nieruchomość może być postrzegana przez właściciela jako:

·         obiekt zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych

·         miejsce prowadzenia działalności gospodarczej

·         źródło uzyskiwania dochodów

·         lokata środków finansowych

·         sposób zabezpieczenia kredytu

·         obiekt inwestowania

Relacja właściciel – zarządca nieruchomości

Określenie formalnych powiązań pomiędzy właścicielem, a zarządcą następuje w umowie o zarządzanie. To jak wiele ze swoich praw i obowiązków właściciel przekaże zarządcy będzie zależało od stopnia zaufania i dotychczasowych doświadczeń właściciela. Niewątpliwy wpływ na tę relację będzie miał sposób wyboru zarządcy przez właściciela, oceniający postawę oraz profesjonalizm.

Decydując się na zatrudnienie zarządcy właściciel decyduje się na przekazanie mu częściowego „władztwa” nad nieruchomością. Jeżeli zdobędziemy pełne zaufanie właściciela, a on będzie przekonany o naszym profesjonalizmie możemy liczyć się z tym, że otrzymamy możliwość podejmowani...