Księgi rachunkowe i ich charakterystyka.pdf

KsiĘgi rachunkowe i ich charakterystyka

Księgi rachunkowe według prawa bilansowego obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik,

2) księgę główną (ewidencję syntetyczną),

3) księgi pomocnicze (ewidencję analityczną),

4) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej,

5) zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych,

6) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

1.1. Dziennik

Dziennik jest przeznaczony do rejestrowania poszczególnych operacji w porządku chronologicznym, tzn. w kolejności następowania

po sobie operacji gospodarczych, jakie wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno

numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, dziennik

powinien umoŜliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kart księgi głównej, a zarazem zapewniać

jednoznaczne powiązanie zapisów w tym dzienniku ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. JeŜeli stosuje się

dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to naleŜy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany

okres sprawozdawczy.

JeŜeli księgi rachunkowe są prowadzone za pomocą komputera, to zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer

pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a takŜe dane umoŜliwiające identyfikację osoby odpowiedzialnej za treść

zapisu.

Zapisy w dzienniku powinny być powiązane z zapisami na kontach księgi głównej w sposób umoŜliwiający ich sprawdzenie.

NaleŜy mieć na uwadze, Ŝe forma dziennika jako odrębnego urządzenia księgowego występowała przy prowadzeniu ksiąg tzw.

techniką przebitkową, tzn. wówczas gdy zapisów dokonywano równocześnie na odrębnych kontach księgi głównej i w dzienniku

z przebitki (przez kalkę). Natomiast w przypadku stosowania innych technik rejestrowania operacji w księgach rachunkowych

(rejestry, księgi oprawne lub prowadzone za pomocą komputera), wymagany ustawą dziennik zastępuje:

w rejestrach i księgach oprawnych lub wiązanych w formie tzw. amerykanki - kolumna zbiorcza, w której wykazuje się

kwoty stanowiące sumę kwot szczegółowych,

w technice komputerowej - wydruk (tabulogram) w postaci kolejno ponumerowanych stron, nie rzadziej niŜ na koniec

kaŜdego miesiąca, oraz równoczesne z wydrukiem przeniesienie danych na inny przeznaczony do tego celu trwały nośnik

danych.

1.2. Księga główna

Konta księgi głównej określane zamiennie jako konta syntetyczne, ustala kierownik jednostki w wykazie dołączonym

do zakładowego planu kont, wymaganego ustawą o rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) w dokumentacji opisującej przyjęte

przez jednostkę zasady rachunkowości. W wykazie tym podaje się symbole i nazwy kont syntetycznych, natomiast w zakładowym

planie kont, ustalającym ten wykaz określa się funkcje poszczególnych kont syntetycznych oraz ewidencję szczegółową (konta ksiąg

pomocniczych), która ma być prowadzona do kaŜdego konta syntetycznego. Klasyfikację kont syntetycznych i tworzenie w ramach

kaŜdego z tych kont, kont ksiąg pomocniczych (analitycznych) ilustruje poniŜszy schemat.

Klasyfikacja kont księgi głównej

Konta księgi głównej (syntetyczne) objęte wykazem zakładowego planu kont

Konta bilansowe

Konta wynikowe

Konta aktywów

Konta pasywów

Konta kosztów i strat

Konta przychodów

i zysków

Konta księgi głównej

(syntetyczne)

Konta księgi głównej

(syntetyczne)

Konta księgi głównej

(syntetyczne)

Konta księgi głównej

(syntetyczne)

Konta ksiąg

pomocniczych

(analityczne)

Konta ksiąg

pomocniczych

(analityczne)

Konta ksiąg

pomocniczych

(analityczne)

Konta ksiąg

pomocniczych

(analityczne)

Salda na dzień bilansowy wykazuje się

w bilansie

Salda na dzień bilansowy wykazuje się

w rachunku zysków i strat

Poszczególne konta księgi głównej (syntetyczne) - ze względu na treść ekonomiczną zarejestrowanych na nich operacji

gospodarczych i spełniane przez nie funkcje - dzieli się na dwie grupy:

konta bilansowe (zamiennie określane jako konta aktywów i pasywów) - szczegółowo opisane w Zeszytach Metodycznych

Rachunkowości nr 4 z 20 lutego 2009 r. na str. 44-46,

konta wynikowe (zamiennie określane jako konta kosztów i strat oraz przychodów i zysków) - szczegółowo opisane

w Zeszytach Metodycznych Rachunkowości nr 5 z 1 marca 2009 r. na str. 46-48.

1.3. Księgi pomocnicze

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów na kontach księgi głównej.

Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów

danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Konta te stanowią ewidencję szczegółową (analityczną) do kont

księgi głównej.

Sposób prowadzenia tej ewidencji i zakres uszczegółowienia określa jednostka we własnym zakresie, decyzją kierownika jednostki

wyraŜoną na piśmie w dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania zasady rachunkowości (wymaganej przepisami art. 10 ust. 1

i 2 ustawy o rachunkowości) - z uwzględnieniem potrzeb w zakresie: sprawowania kontroli wewnętrznej, analizy oraz

sprawozdawczości i rozliczeń z tytułu podatków.

W dalszej części niniejszego opracowania przedstawiamy zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych w odniesieniu do poszczególnych

grup aktywów i pasywów.

Ewidencja szczegółowa środków trwałych

Ewidencja szczegółowa (analityczna) środków trwałych powinna być prowadzona odrębnie dla środków trwałych znajdujących się

w uŜywaniu, podlegających amortyzacji i oddzielnie dla środków trwałych w budowie.

Analityka prowadzona do konta księgi głównej słuŜącego do ewidencji wartości początkowej środków trwałych znajdujących się

w uŜywaniu, powinna być prowadzona w sposób umoŜliwiający co najmniej:

1) ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych, a w odniesieniu do środków trwałych o niskiej jednostkowej

wartości początkowej takŜe ustalenie grup tych składników aktywów zbliŜonych rodzajem i przeznaczeniem,

2) identyfikację poszczególnych środków trwałych oraz miejsca ich uŜywania i osób za nie odpowiedzialnych,

3) grupowanie środków trwałych w układzie wymaganym w aktywach bilansu (stanowiącego załącznik nr 1 do ustawy

o rachunkowości), a mianowicie podział na:

a) grunty (w tym prawo uŜytkowania wieczystego gruntu),

b) budynki, lokale i obiekty inŜynierii lądowej i wodnej,

c) urządzenia techniczne i maszyny,

d) środki transportu,

e) inne środki trwałe,

4) prawidłowe obliczenie odpisów amortyzacyjnych, a takŜe ustalenie róŜnic z tytułu aktualizacji wyceny środków trwałych.

Ewidencja bilansowa na kontach ksiąg pomocniczych, do konta środków trwałych znajdujących się w uŜywaniu i podlegających

amortyzacji, moŜe być prowadzona w formie: księgi inwentarzowej, kart obiektów lub za pomocą innych zastępujących je urządzeń

określonych przez jednostkę we własnym zakresie, tak by zapewniała co najmniej informacje wymienione wyŜej w pkt 1-4.

Ewidencja szczegółowa dla środków trwałych w budowie ma zapewniać co najmniej:

ustalenie kosztów za czas trwania budowy odrębnie dla kaŜdego zadania (obiektu),

wyodrębnienie kosztów bezpośrednich dotyczących poszczególnych obiektów i kosztów pośrednich wspólnych, jeŜeli

w ramach jednego przedsięwzięcia realizuje się dwa i więcej zadań stanowiących obiekty w budowie,

rozliczenie kosztów pośrednich na poszczególne środki trwałe realizowane w ramach jednego przedsięwzięcia budowlanego,

ustalenie kosztów ulepszenia dla kaŜdego środka trwałego poddanego ulepszeniu (w znaczeniu określonym w art. 31 ust. 1

ustawy o rachunkowości).

Ewidencja szczegółowa środków pienięŜnych i rachunków bankowych

Ewidencja szczegółowa środków pienięŜnych i rachunków bankowych obejmuje ewidencję przychodów, rozchodów i stanów

środków pienięŜnych w walucie krajowej i walutach obcych, znajdujących się w kasie własnej, na rachunkach bankowych, środków

pienięŜnych w drodze oraz aktywów pienięŜnych w postaci weksli obcych, czeków i innych papierów wartościowych, takŜe

zaciągniętych przez jednostkę kredytów bankowych. Ewidencja ta powinna zapewnić ustalenie wpłat i wypłat oraz stanu środków

pienięŜnych w walucie krajowej i walutach obcych w kasie i na rachunkach bankowych, wielkości zaciągniętych przez jednostkę

kredytów i ich wykorzystanie oraz kontrole dokonywanych operacji pienięŜnych i rozliczenie osób odpowiedzialnych (kasjerów)

z powierzonej im gotówki i papierów wartościowych. Ewidencję szczegółową środków pienięŜnych w kasie i na rachunkach

bankowych oraz kredytów dostosowuje się do potrzeb jednostki wynikających z rozmiarów i rodzajów dokonanych operacji

pienięŜnych z uwzględnieniem konieczności zapewnienia właściwej kontroli wewnętrznej.

Ewidencja szczegółowa rozrachunków z kontrahentami

Ewidencja szczegółowa rozrachunków z kontrahentami powinna być prowadzona w sposób umoŜliwiający ustalenie stanu naleŜności

i zobowiązań, co najmniej w układzie wymaganym w bilansie stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości,

przeznaczonym dla innych jednostek niŜ banki i zakłady ubezpieczeń, a mianowicie:

A. W aktywach - naleŜności, z tego:

B. W pasywach - zobowiązania, z tego:

1. Zaliczki na wartości niematerialne

i prawne

2. Zaliczki na środki trwałe w budowie

3. NaleŜności długoterminowe:

1. Zobowiązania długoterminowe:

a) wobec jednostek powiązanych

b) wobec pozostałych jednostek - z tego:

- poŜyczki

- z tytułu emisji dłuŜnych papierów

wartościowych

- inne zobowiązania finansowe

- inne

a) od jednostek powiązanych

b) od pozostałych jednostek

4. NaleŜności krótkoterminowe:

a) od jednostek powiązanych:

- z tytułu dostaw i usług

- inne

b) naleŜności od pozostałych jednostek

- z tytułu dostaw i usług

- dochodzone na drodze sądowej

2. Zobowiązania krótkoterminowe:

a) wobec jednostek powiązanych - z tego:

- z tytułu dostaw i usług

- inne

b) wobec pozostałych jednostek - z tego:

- poŜyczki

- z tytułu emisji dłuŜnych papierów

wartościowych

- inne zobowiązania finansowe

- z tytułu dostaw i usług

- zaliczki otrzymane na dostawy

- zobowiązania wekslowe

- inne

Ewidencja szczegółowa rozrachunków publicznoprawnych

Ewidencja szczegółowa rozrachunków publicznoprawnych powinna być prowadzona w sposób umoŜliwiający ustalenie

zobowiązania (ewentualnie naleŜności) z kaŜdego tytułu rozrachunków publicznoprawnych dokonywanych z urzędem skarbowym,

urzędem celnym, jednostką samorządu terytorialnego lub inną instytucją, z którą dokonuje się tego typu rozrachunków. W

szczególności ewidencja szczegółowa (na kontach ksiąg pomocniczych) w zakresie rozrachunków publicznoprawnych powinna

zapewnić ustalenie zobowiązań jednostki z tytułu podatków na rzecz budŜetu państwa (dochodowego, VAT, akcyzowego), podatków

i opłat o charakterze podatkowym mających charakter podatków lokalnych (od nieruchomości, drogowego, opłaty skarbowej) oraz

z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ewentualnie ustalenie naleŜności wynikających z tych rozrachunków. JeŜeli jednostka

stosuje tylko jedno konto syntetyczne „Rozrachunki publicznoprawne”, wówczas w ewidencji szczegółowej powinna wyodrębnić co

najmniej:

rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT naleŜnego,

VAT naliczony i jego rozliczenie,

rozrachunki z urzędem celnym, z tytułu podatku akcyzowego i oddzielnie z innych tytułów publicznoprawnych,

rozrachunki z ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe) i zasiłków (rodzinnych,

chorobowych i innych) obciąŜających ZUS,

rozrachunki z tytułu wpłat na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Państwowy Fundusz

Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Ewidencja szczegółowa rozrachunków z pracownikami

Ewidencja szczegółowa rozrachunków z pracownikami obejmuje rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (rozliczenie wynagrodzeń) oraz

rozrachunki z innych tytułów. W związku z tym dla obydwu tych grup wyodrębnia się konta syntetyczne, np.: konto 23-0

„Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Do kaŜdego z tych kont prowadzi się imienną

ewidencję szczegółową rozrachunków, według poszczególnych pracowników, w sposób zapewniający ustalenie dla kaŜdego

pracownika stanu naleŜności lub zobowiązania.

Ewidencja szczegółowa zakupów

Ewidencja szczegółowa zakupów ma zapewnić rozliczenie zakupów z dostaw krajowych i krajów Unii Europejskiej oraz z importu

w sposób zapewniający:

ustalenie i rozliczenie VAT naliczonego z faktur VAT i dokumentów celnych,

ustalenie stanu materiałów i towarów w drodze,

ustalenie stanu dostaw niefakturowanych,

rozliczenie kosztów zakupu,

ustalenie i rozliczenie podatku akcyzowego.

W zaleŜności od potrzeb wynikających z rozmiarów i zróŜnicowania branŜowego prowadzonej przez jednostkę działalności,

jednostka zamiast ewidencji szczegółowej moŜe ustalić w wykazie kont odrębne konta syntetyczne do rozliczenia, np. zakupu

materiałów, towarów, usług obcych, środków trwałych i środków trwałych w budowie, określając w tym przypadku zasady ewidencji

szczegółowej do kaŜdego ustalonego w zakładowym planie kont konta syntetycznego słuŜącego rozliczeniu zakupów.

Ewidencja szczegółowa zapasów

Ewidencja szczegółowa zapasów moŜe być prowadzona za pomocą metod określonych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości

(ilościowo-wartościowa, ilościowa, wartościowa, odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub

produktów gotowych w momencie ich wytworzenia). Wyboru odpowiedniej metody dokonuje kierownik jednostki, potwierdzając

przyjęte ustalenia w dokumentacji wymaganej ustawą o rachunkowości (w art. 10 ust. 1).

Ewidencja szczegółowa kosztów i przychodów

Ewidencja szczegółowa kosztów i przychodów ze sprzedaŜy ma zapewnić wyodrębnienie istotnych dla danej jednostki np. kosztów

reklamy i reprezentacji lub kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych. Ewidencja kosztów

według rodzajów (w ramach kont zespołu 4) moŜe ograniczać się do ewidencji tylko na kontach syntetycznych obejmujących koszty

działalności operacyjnej - z podziałem na ich rodzaje wymagane w wariancie porównawczym rachunku zysków i strat, stanowiącym

załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości. W przypadku stosowania przez jednostkę ewidencji i rozliczania kosztów tylko

z zastosowaniem kont zespołu 5, konieczne jest wyodrębnienie do kaŜdego konta syntetycznego (obejmującego koszty działalności

podstawowej, pomocniczej i zarządu) - kosztów w układzie rodzajowym, a takŜe w miarę potrzeby oddzielnych stanowisk kosztów

dla tych placówek gospodarczych, które są prowadzone w sposób umoŜliwiający ustalenie wyniku finansowego ze sprzedaŜy

towarów lub produktów. W tym przypadku układ szczegółowy kosztów według funkcji powinien być skorelowany z ewidencją

przychodów ze sprzedaŜy. Zarówno na kontach kosztów w zespole 5, jak i kontach przychodów w zespole 7 ewidencja powinna być

prowadzona według rodzajów, typów i odmian działalności oraz placówek gospodarczych objętych tym rozrachunkiem.

1.4. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec kaŜdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niŜ na koniec

miesiąca (art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami

zestawienia obrotów dzienników częściowych.

W razie prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera (co aktualnie jest powszechne w praktyce) zestawienie obrotów

i sald na podstawie zapisów na kontach księgi głównej naleŜy wydrukować w formie tabulogramu (na papierze) albo przenieść na

inny trwały nośnik danych. Obroty wykazane narastająco od początku roku w tym zestawieniu powinny być zgodne z obrotami

wynikającymi z dziennika, liczonymi w sposób ciągły. JeŜeli jednostka sporządza tzw. bilans próbny (zamiennie określany równieŜ

nazwami: „bilans surowy”, „bilans wstępny” lub „bilans brutto”), zawierający obroty i salda wynikające z zapisów na kontach

syntetycznych bilansowych i wynikowych, albo tzw. bilansówkę, zawierającą obroty i salda tych kont w rachunku narastającym od

początku roku, to - naszym zdaniem - urządzenia te zastępują zestawienie obrotów i sald wymagane ustawą o rachunkowości

i w związku z tym sporządzanie tego zestawienia jako dodatkowego urządzenia księgowego jest zbędne. Obroty i salda wykazane

w tym zestawieniu - łącznie wszystkich kont syntetycznych, objętych wykazem kont stanowiącym cześć składową zakładowego

planu kont danej jednostki - muszą wykazywać wewnętrzną zgodność rachunkową.

1.5. Zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych

Zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządza się - stosując przepisy art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości - co najmniej na

dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, do kaŜdego konta syntetycznego bilansowego lub wynikowego, do którego prowadzi się

ewidencję szczegółową (analityczną), zwłaszcza w przypadkach określonych w art. 17 ust. 1 pkt 1-7 ustawy o rachunkowości. JeŜeli

na dzień bilansowy sporządza się załączniki do bilansu w formie zestawień (wykazów) sald wynikających z kont ksiąg

pomocniczych, to załączniki te moŜna uznać za wymagane ustawą zestawienia sald kont analitycznych. Muszą one jednak

obejmować wszystkie salda wynikające z ewidencji szczegółowej prowadzonej do poszczególnych kont syntetycznych stosowanych

przez jednostkę oraz umoŜliwiać sprawdzenie zgodności analityki z syntetyką (tzn. czy zachodzi zgodność sumy sald wynikających

z kont analitycznych z saldem danego konta syntetycznego). Zestawienia sald ksiąg pomocniczych sporządza się takŜe na dzień

inwentaryzacji odpowiednich grup składników aktywów. W tym przypadku mają one słuŜyć do sprawdzenia zgodności analityki

z syntetyką na kontach obejmujących ewidencję operacji mających wpływ na wyniki rozliczenia osób odpowiedzialnych

z powierzonego im mienia.

1.6. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz)

Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) wymagany ustawą o rachunkowości (art. 13 ust. 1 pkt 5 i art. 19 ust. 1-2)

sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób wymagany ww. ustawą. Wykaz ten powinien

być potwierdzony inwentaryzacją. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej

oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Wykaz aktywów i pasywów

w jednostkach rozpoczynających prowadzenie ksiąg rachunkowych stanowi podstawę otwarcia ksiąg rachunkowych i wprowadzenia

danych na dzień rozpoczęcia roku obrotowego z uwzględnieniem art. 19 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W przypadku przejścia

z ewidencji prowadzonej dotychczas w formie księgi przychodów i rozchodów na ewidencję bilansową w formie ksiąg

rachunkowych, składniki aktywów i pasywów wycenia się w inwentarzu według zasad określonych przepisami rozdziału 4 ustawy

o rachunkowości.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: