WYKŁAD 5
n 1. Istota konta
Podwójne ujmowanie operacji gospodarczych
1)Pojęcie konta
Kontem nazywa się dwustronny rachunek przeznaczony do ewidencjonowania stanu i zmian zachodzących w strukturze zasobów przedsiębiorstwa.
W zależności od stosowanej techniki zapisów księgowych konto może mieć różną postać:
n rubryki w księdze głównej,
n kartoteki w ewidencji przebitkowej,
n okna dialogowego wyświetlonego na monitorze komputera.
Elementy składowe konta
Konto charakteryzuje się stałymi elementami, które stanowią o jego istocie. Są to:
n nazwa konta, która określa przedmiotowe przeznaczenie konta – dla rejestracji jakiego rodzaju składników majątku lub finansów, lub przychodów i kosztów konto jest przeznaczone,
n dwie strony konta – służą dokonywaniu zapisów zwiększających lub zmniejszających stan rejestrowanych na nim wartości zasobów, przychodów i kosztów lub zysków i strat.
n Dwie strony konta
n strona lewa zwana w języku łacińskim Debet (Dt) lub w języku polskim Winien (Wn),
n strona prawa określana odpowiednio jako Credit (Ct) lub Ma (Ma).
Schemat konta:
Prowadzenie kont
Wiąże się z trzema podstawowymi czynnościami:
n otwieranie kont – polegające na wpisaniu salda początkowego z bilansu otwarcia w firmie kontynuującej działalność lub z bilansu początkowego w firmie nowej. Otwarcie kont, które nie posiadają sald początkowych następuje przez dokonanie pierwszego zapisu księgowego;
n ewidencja na kontach – czyli systematyczne zapisy operacji gospodarczych w ciągu całego okresu sprawozdawczego. Ewidencja ta odbywa się w myśl zasady podwójnego ujmowania operacji gospodarczych;
n zamykanie kont – polega na okresowym sumowaniu obu jego stron, ustaleniu salda, to jest różnicy pomiędzy stroną Winien i Ma oraz wpisaniu salda końcowego po stronie z niższym stanem obrotów celem zbilansowania konta. Konta zamyka się na koniec okresu sprawozdawczego.
W ręcznej technice księgowości jest to tzw. zasada podwójnego zapisu.
Według tej zasady każda operacja gospodarcza zapisywana jest równolegle po dwóch różnych stronach kont – to jest jednocześnie po stronie Winien (Debet) i po stronie Ma (Credit), przy czym kwoty zapisane na każdym koncie muszą być jednakowe, równe kwocie danej operacji.
Taki jednoczesny zapis operacji gospodarczej, po dwóch różnych stronach kont – nazywa się korespondencją kont.
2. Podzielność i łączenie kont
n Dostosowanie liczby i rodzajów kont do potrzeb przedsiębiorstwa
n Elastyczność - podstawowa cecha kont
Złożoność procesów gospodarczych oraz konieczność odzwierciedlania ich w ewidencji księgowej wywołuje potrzebę istnienia stosownego zestawu kont dla dokonywania zapisów księgowych.
Dostosowanie odpowiedniego zestawu kont do charakteru ewidencjonowanej działalności gospodarczej umożliwiają dwie zasadnicze cechy kont księgowych :
n możliwość dzielenia kont księgowych,
n możliwość łączenia kont księgowych.
Podzielność kont
Podzielność kont polega na zastąpieniu lub uzupełnieniu jednego konta kilkoma innymi kontami, posiadającymi taki sam zakres przedmiotowy.
Istnieje dwojakiego rodzaju podzielność kont pozostająca w zależności od tego jaki zakres konta zostaje uszczegółowiony:
n podzielność pionowa kont,
n podzielność pozioma kont.
Podzielność pionowa kont
Polega na wyodrębnieniu z treści konta konkretnych (odrębnych) zagadnień lub procesów, w celu lepszego ich rozpoznania.
Przykładem podzielności pionowej kont może być wydzielenie z konta Działalność podstawowa, kosztów pośrednich w postaci konta Koszty wydziałowe. W takim przypadku proces gromadzenia kosztów działalności podstawowej dzielony jest na dwie odrębne grupy, na koszty bezpośrednie oraz koszty pośrednie. Ułatwia to analizę poszczególnych typów kosztów, a przy tym jest niezbędny , gdy działalność podstawowa posiada różnorodny charakter i część kosztów jest wspólna dla poszczególnych działalności.
Innymi przykładami pionowej podzielności kont
mogą być przypadki tworzenia kont korygujących na przykład:
n umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
n przeszacowanie środków trwałych,
n odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów lub produktów (wyrobów gotowych),
n odpisy aktualizujące i inne.
Podzielność pozioma kont
Podzielność pozioma kont polega na uszczegółowieniu tematycznego zakresu konta, przy czym odbywać się to może dwoma sposobami:
n drogą tworzenia nowych kont syntetycznych, czyli kont księgi głównej,
n poprzez tworzenie kont analitycznych – to jest ksiąg analitycznych.
Aktualnie pewien zestaw kont w ewidencji przedsiębiorstw zaproponowano w ustawie o rachunkowości. W odniesieniu do kont księgi głównej sugestie zawarto w załączniku Nr 1 do ustawy, we wzorach sprawozdania finansowego. Natomiast odnośnie ksiąg pomocniczych wyraźne zalecenia sformułowano w art. 17 ust.1.
n Poziomy podział kont przez tworzenie nowych kont syntetycznych
n Konto Inne środki pieniężne można podzielić na: Czeki obce, Weksle obce, Środki pieniężne w drodze itd.
n Konto Rozrachunki z pracownikami – na: Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, Inne rozrachunki z pracownikami i inne.
n Konto Rozrachunki publicznoprawne – na: Rozrachunki z tytułu Vat, Rozrachunki z tytułu pozostałych podatków, Inne rozrachunki publicznoprawne itp.
Poziomy podział kont przez tworzenie kont analitycznych
Przykłady:
n konto Środki trwałe może posiadać podział analityczny na: grunty, budynki, budowle, maszyny, urządzenia, środki transportu i jeszcze bardziej szczegółowy,
n konto Materiały można uszczegółowić tworząc księgi pomocnicze dla: materiałów podstawowych, pomocniczych, opakowań, odpadów itd.,
n dla kont Rozrachunki z odbiorcami lub z dostawcami tworzone mogą być podziały analityczne na poszczególnych kontrahentów,
n do konta Rozrachunki z pracownikami w księdze pomocniczej utworzone mogą być konta dla: pojedynczych pracowników.
3. Funkcjonowanie kont księgowych
n Rodzaje kont i ich funkcje
n Rodzaje kont
Generalnie, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości konta zostały podzielone na:
n Konta księgi głównej, inaczej zwane syntetycznymi służące do globalnego ujmowania operacji gospodarczych.
n Konta ksiąg pomocniczych, zwane analitycznymi przeznaczone do zapisów szczegółowych rozwijających zapisy łączne (globalne).
Ewidencja na kontach syntetycznych i analitycznych prowadzona jest na zasadzie tzw. zapisów powtarzalnych, co oznacza, iż każdy zapis dokonany w księgach pomocniczych posiada swój odpowiednik w księdze głównej.
n Klasyfikacja kont księgi głównej
Dokonywana jest według trzech podstawowych kryteriów:
n według kryterium powiązania kont z bilansem – na bilansowe, niebilansowe i pozabilansowe,
n według kryterium samodzielności występowania – na podstawowe i pomocnicze,
n według kryterium treści zapisów na kontach – na rejestrowe, rozrachunkowe i rozliczeniowe.
n Konta bilansowe
Są to te wszystkie konta, których salda przenosi się do bilansu przedsiębiorstwa.
Konta te w dalszej kolejności dzieli się na konta aktywów i konta pasywów – w zależności od tego po której stronie bilansu występują salda tych kont.
Na kontach aktywów rejestruje się operacje gospodarcze dotyczące trwałych i obrotowych zasobów przedsiębiorstwa.
Na kontach pasywów ewidencjonuje się zaszłości odnoszące się do finansowania zasobów środkami własnymi i obcymi.
n Funkcje konta bilansowego aktywów
Konta aktywów przeznaczone są do ewidencjonowania składników majątku przedsiębiorstwa, to jest składników trwałych i obrotowych zasobów.
Salda kont aktywów tworzą aktywa przedsiębiorstwa (strona lewa bilansu).
n Funkcje konta bilansowego pasywów
Służą do ewidencjonowania środków na finansowanie zasobów.
Stanowią pasywa przedsiębiorstwa (prawa strona bilansu).
n Funkcje konta bilansowego aktywno-pasywnego
n Konta niebilansowe
Czyli wynikowe, służą do ewidencji przychodów i kosztów oraz zysków i strat.
Zapisy dokonywane na tych kontach są rozliczane i przenoszone na inne konta oraz na konto wynik finansowy.
Salda kont wynikowych bezpośrednio nie uczestniczą w tworzeniu bilansu firmy, wyjątek stanowią konta wynik finansowy oraz rozliczenie wyniku finansowego, gdyż salda tych kont wpisywane są do pasywów bilansu w części kapitały własne.
n Stosowane grupy kont wynikowych
Konta przychodów i kosztów związane bezpośrednio z prowadzeniem działalności gospodarczej:
- Przychody ze sprzedaży,
- Koszty rodzajowe,
- Koszty działalności.
Konta pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych – związane pośrednio z prowadzeniem działalności gospodarczej:
- Pozostałe przychody operacyjne,
- Pozostałe koszty operacyjne.
Konta związane z działalnością finansową przedsiębiorstwa:
- Przychody finansowe,
- Koszty finansowe.
Konta dla rejestracji zdarzeń nadzwyczajnych:
- Zyski nadzwyczajne,
- Straty nadzwyczajne.
Funkcje konta wynikowego przychodów i zysków
Funkcje konta wynikowego kosztów i strat
Konta pozabilansowe
Używane są do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, nie mających wpływu na bilans majątkowy firmy.
Przykładem takich zaszłości jest posiadanie przez jednostkę gospodarczą zasobów obcych.
Mogą to być na przykład obce środki trwałe w użytkowaniu, także w leasingu operacyjnym, lub inne zasoby przejściowo pozostające w przedsiębiorstwie – na przykład mylnie skierowane partie dostaw do czasu wyjaśnienia.
n Konta rejestrowe, rozrachunkowe i rozliczeniowe
Konta rejestrowe służą do systematycznego ujmowania operacji gospodarczych w celu uzyskania statystycznego obrazu przedmiotu ewidencji.
Kontami rozrachunkowymi nazywamy takie, na których zapisuje się sumy do rozrachunku, czyli w odniesieniu do których płatność nastąpi w terminie późniejszym.
Podobną rolę pełnią konta rozliczeniowe, na których rejestruje się operacje gospodarcze wymagające wyjaśnień bądź zastosowania innych procedur pozwalających na rozliczenie określonych sum. Typowymi kontami rozliczeniowymi są konta rozliczeń niedoborów lub nadwyżek.
4. Poprawianie błędów księgowych
n Korekty i storna księgowe
n Najczęściej występujące uchybienia w księgowaniu
wpisanie niewłaściwej kwoty operacji gospodarczej,
zapisanie operacji gospodarczej na niewłaściwe konto,
ujęcie operacji gospodarczej po niewłaściwej stronie konta,
nie ujęcie operacji gospodarczej w ewidencji księgowej,
dwukrotne zaewidencjonowanie jednej operacji gospodarczej itd.
n Formy poprawek księgowych
Zgodnie z zasadą przejrzystości , w myśl której zapisy księgowe mają być czytelne, w rachunkowości wypracowano szczególne metody poprawiania błędów księgowych.
Metodami tymi są korekta i storno.
W powszechnej obecnie komputerowej technice prowadzenia księgowości błędne zapisy księgowe korygowane są przeważnie przy pomocy storna, gdyż korekty wykonywane mogą być wyłącznie w czasie wprowadzania danych – przed zaakceptowaniem.
n Korekta
Polega na poprawieniu błędu bezpośrednio po jego popełnieniu.
W technice zapisu ręcznego korekta polega na przekreśleniu zapisu błędnego i umieszczeniu bezpośrednio pod nim zapisu poprawnego. Obok tak wykonanej poprawki osoba dokonująca jej umieszcza datę i swój podpis.
Błędne wprowadzenie danych do komputera, jeśli zostało zauważone przed akceptacją zapisu (enter) może być natychmiast skorygowane przez zastąpienie danych niewłaściwych prawidłowymi.
n Storno
Jest to zapis korygujący wykonywany metodą podwójnego zapisu - ma zastosowanie do wszystkich niepoprawnych zapisów księgowych, które zauważone zostały po dokonaniu zapisów następnych. Nie istnieje wówczas możliwość zastosowania korekty z uwagi na brak miejsca na jej wykonanie.
Sprostowanie takiego mylnego zapisu następuje więc na podstawie specjalnie sporządzonego dowodu księgowego, zwanego Poleceniem księgowania (Pk) lub notą stornującą.
Istnieje kilka sposobów stornowania błędnych zapisów, należą do nich:
-storno dodatnie całkowite,
-storno dodatnie częściowe,
-storno ujemne (zawsze całkowite).
n Sposoby stornowania
Storno dodatnie całkowite polega na anulowaniu księgowania błędnego przez odwrotny zapis całej operacji gospodarczej.
Storno dodatnie częściowe może być wykonane wówczas, gdy błąd popełniony w księgowaniu odnosi się do sytuacji, gdy mylnego zapisu dokonano na jednym z kont.
Storno ujemne stosowane może być w każdym przypadku błędnego księgowania. Jest wygodną formą poprawiania błędnych zapisów przez jego zminusowanie. Przy zastosowaniu tej metody poprawiania błędów księgowych nie zniekształca się obrotów kont, gdyż zapis niewłaściwy zostaje „wyzerowany”.
5. Zestawienie obrotów i sald
n Uzgadnianie zgodności bilansowej
n Idea zestawienia obrotów i sald
Zestawienie obrotów i sald zwane bilansem próbnym, bilansem surowym lub bilansem brutto – jest formą uzgadniania zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych.
Sporządza się je po zaksięgowaniu wszystkich operacji gospodarczych w danym okresie i przed dokonaniem ostatecznych przeksięgowań przychodów i koszt...
edytas14