Sponsor- jak go pozyskać?
Biblioteka jako instytucja usługowa jest ważną instytucją.
Trudno przyciągnąć sponsorów do biblioteki – porównując ją z wielkim koncernem nagłośnionym medialnie, wystawa eksponatów, muzeum.
Łatwiej pozyskać sponsorów, zaistnieć bibliotekom spośród instytucji lokalnych.
Banki, towarzystwa kredytowe, przedsiębiorstwa energetyczne, handlowe , przedsiębiorstwa handlowe,, towarzystwa ubezpieczeniowe
W Polsce przede wszystkim funkcjonują banki, bankomat, reklama kont kredytowych /reklama wewnątrz biblioteki.
Warunki formalne i rzeczowe (zanim zdobędziemy sponsora) oraz postawa biblioteki.
Postawa biblioteki- postawa samego kierownictwa – myślenie, świadomość, że warto się starać, warto zdobywać sponsorów jest w stanie poszerzyć zbiory usługi. Stan lokalu bibliotecznego.
Wymogi formalne:
· Związek lokalny lub regionalny sponsora ze sponsorowanym. Szukamy sponsora na terenie działań bibliotek
· Kierowanie się hierarchią ważności (szukamy sponsora wśród instytucji Większyc od siebie)
· Pokrewieństwo organizacyjne sponsora z biblioteką – szukamy sponsora w sferze usługowych instytucji (biblioteka jest instytucją usługową)
Związki, warunki rzeczowe
Związki na jakiejś płaszczyźnie wspólnej sponsora z biblioteką
Szukamy sponsora w instytucjach z którymi mamy coś wspólnego z którymi współpracujemy np. księgarnie, drukarnie, wydawnictwa
W USA 60%-70% zbiorów bibliotek pochodzi od sponsorów.
Dobrze wygląda to też niemieckich bibliotekach – prenumerata czasopism
Zakład optyczny zasponsorował karty magnetyczne, biblioteczne.
Wyposażenie bibliotekom w zamian za reklamy na bibliotece (umowa na 5 lat)
Automaty z napojami w bibliotece
Musimy mieć umowy ze sponsorami – jest to bardzo ważne
Ebib- reklamy firm z którymi nie pracowaliśmy dotychczas ale robią coś dla bibliotek
Czasopisma fachowe- bibliotekarz, poradnik
Biblioteki szkolne – instytucje związane z oświatą – przeglądać należy strony imprez – jeśli mają podobną tematykę sprawdzamy kto sponsorował jakąś inną bibliotekę – jest to wskazówka gdzie szukać, do kogo się zwrócić
Ważne aby udać się przed końcem roku kalendarzowego aby firma mogła wypisać akcje sponsoringu do swojego budżetu – gdy przyjdziemy w innym momencie mogą chcieć ale nie mieć środków na sponsoring.
Współpraca ze sponsorem na poszczególnych etapach współpracy
My musimy dać coś sponsorowi
Na koniec umowy musi być stworzone sprawozdanie (oprócz podziękowań itp.)
Etap 1- etap selekcji imprezySponsor Sponsorowany(biblioteka)
-Etap przygotowania selekcji dokonuje wyboru imprezy który będzie sponsorować.
-Przy selekcji dokonuje się porównania- relacja imprezy, zasięg imprezy-sprawdza się ilu uczestników będzie brało udział
-porównuje korzyści--ile miejsca na reklame, gdzie będzie umieszczana- czy sponsor będzie głównym sponsorem, jedynym czy współsponosrem?-Najlepiej być jednym.
-Sponsor zwraca uwagę czy ktoś jeszcze jest sponsorem?-Sponsor może nie chcieć z niektórymi sponsorami współpracować.
Musimy mieć plan imprezy i oczekiwania sformułowane dla sponsora
- przygotowujemy pismo przewodnie skierowane do sponsora
-szacunkowy koszt imprezy
-za ile pieniędzy, za jakiego typu reklamę
Opisujemy imprezę, swoją instytucją,
-mówimy o innych firmach które nas sponsorowały
Etap II negocjowanie warunków umowy
-ekspozycja logo
-przesyłanie informacji o sponsorach do mediów
-warunki finansowe
-warunki współpracy do kiedy trwa współpraca
-do kiedy trwa umowa
-na czym polega
-do kiedy
-czasami sponsor wymaga żeby być jednym sponsorem
Negocjujemy ustalenia, warunki, kwestie finansowe
-termin wpłaty gotówki lub dostarczenie jakiegoś sprzętu
Etap III podpisywanie umowy sponsorowanej
Etap IV dostarczanie materiałów graficznych i promocyjnych
-sponsor musi dbać o terminy dostarczania banerów, tablic, plakatów
-sponsor może poprosić o próbne wydruki (np. zaproszeń, programów imprezy itp.)
-biblioteka przedstawia materiały próbne dla sponsora, jest w kontakcie ze sposnorem
Etap V dopilnowanie wykonywania umowy – podjecie własnych działań medialnych
- sponsor weryfikuje czy inf. O nim ukazała się w mediach o których była mowa w umowie.
- we własnym zakresie na tym etapie może pokazać że cos zasponsorował, w innych mediach jest to dodatkowa reklama dla bibliotek.
-sponsor może wysłać informacje do innych firm o tym co sponsorował
- biblioteka musi przywitać przedstawicieli, wymienić sponsora, że dzięki niemu coś się odbyło
- to jak to zrobimy może zaważyć na przyszłej współpracy z tym sponsorem i z innymi potencjalnymi sponsorami.
Etap VI weryfikacja działać sponsoringowych
-list, Dyplom okolicznościowy – „dziękujemy za wsparcie finansowe firmy”
Konstruowanie oferty sponsorowskiej możemy prosić o finanse lub nagrody (…), wydawanie materiałów pokonferencyjne, gadżetów, catering,
-listo z podziękowaniem musi być zwięzły, krótki i na temat
-graficzne rozplanowanie- estetyka, papier firmowy
Akapit o instytucji \ _ jako określone
Akapit o imprezie / części
- informacje o patronacie medialnym i o innych sponsorach
-patronat honorowy np. ministra, nic za nim nie idzie prócz słów, ale czasami będzie to dobrze wpływało ma charakter imprezy.
-należy pisać o konkretną kwotę przeznaczoną na konkretną rzecz – sprzęt itd.
-Najlepiej sprecyzować na co są wam potrzebne pieniądze, cel na który zostają przeznaczone pieniądze.
Sposoby na popularyzacje co może biblioteka zaoferować
- wszystko co związane z reklamą
- logo na materiałach reklamowych imprezy (na wszystkich), długopisy, breloczki, zakładki do książek,
-reklama sponsora, jego logo, link do jego strony WWW
- wystąpienie sponsora podczas konferencji, firma oferuje systemy biblioteczne
-kwestia honorowania sponsora – dyplomem, statuetką
Karty biblioteczne – na jednej stronie biblioteka, użytkownicy, na drugiej logo sponsorów i firm pokrewnych.
Poziomy sponsorowania
Platynowy, srebrny, złoty
Zasady jakie biblioteka musi przestrzegać:
- sponsoring nie może być sprzeczny z edukacją i konfliktowy z misją biblioteki, nie z każdym sponsorem wypada wchodzić w układy np. b.szkolne z hurtownią alkoholu.
- współpraca o charakterze komercyjnym nie może przeszkadzać w działalności bibliotekarzy
- sponsorzy powinni być traktowani na równi
- musi być stosowna umowa tak, aby była możliwość wycofania się jeżeli coś nie będzie nam pasować
-wszystkie działania marketingowe muszą mieć plan
M.Konieczny