Temat: Przybory i materiały biurowe oraz proste urządzenia techniczne i organizacyjne.
Typowe środki do przechowywania dokumentów to:
· Segregator – oprawa akt z tektury lub tworzywa wyposażona w metalowe bolce na które nakłada się dokumenty. Szeroki grzbiet pozwala na opisanie jego zawartości.
· Skoroszyt – okładka z tektury lub tworzywa z dwiema zaginanymi blaszkami umieszczonymi we wnętrzu, przy grzbiecie. Cieńszy niż segregator.
· Obwoluta – przezroczysta okładka do przechowywania pojedynczych, bieżących dokumentów. (koszulka na dokumenty). Łatwo można sprawdzić ich zawartość bez zaglądania do środka. Otwierają się na górnej krawędzi (model U) lub na górnej i bocznej (model L). Posiadają boczek służący do wpinania w segregator.
· Teczka aktówka– tekturowa lub z tworzywa, posiadająca boczne zabezpieczenia oraz tasiemki, które zabezpieczają dokumenty przed wypadnięciem.
· Teczki nietypowe: podwójna (łączy w sobie teczkę aktówkę i skoroszyt), z zaciskiem (dokument wewnątrz jest przytrzymywany zaciskiem bez konieczności dziurkowania), elastyczna, z przegródkami , do zawieszania
· Terminarze – zazwyczaj kalendarze, służą do przypominania o załatwieniu różnych spraw
· Formularze – to odpowiednio skonstruowane druki, z wpisanym tekstem stałym, które są wypełniane poprzez wpisanie informacji we wskazane na formularzu miejsce (np. druk PIT). Ułatwiają i przyspieszają masowe i wielokrotnie powtarzające się czynności biurowe np. przy zamówieniach, ankietach, sprawozdaniach statystycznych, zaświadczeniach, fakturach. Istnieją też formularze ścisłego zarachowania tj. wymagające ewidencji i zabezpieczenia np. druki świadectw, czeki.
· Skorowidz – ułatwia odszukiwanie zgromadzonych informacji, np. alfabetyczny wykaz nazwisk i numerów telefonu.
Urządzenia ewidencyjne
Służą do ewidencjonowania, gromadzenia i przechowywania informacji – kartoteki, oraz do przedstawiania informacji.
· W kartotece pionowej karty ułożone są w specjalnym pudełku, pionowo. Dla ułatwienia wyszukiwania, oddzielane bywają kartami przewodnimi lub znacznikami, np. kartoteka pacjentów w przychodni.
· Kartoteki poziome zwane płaskimi mają karty ułożone na sztywnej podkładce metodą łuskowatą, tzn. jedna wystaje spod drugiej
· Tablice magnetyczne wykonane są z metalowych płyt na które nakłada się arkusze i przyczepia kształtki magnetyczne.
· Tablice perforowane mają na całej powierzchni otwory w rzędach pionowych i poziomych. W otworach tych umieszcza się kolorowe znaczniki.
gosicka