Triki w Exelu - 5 zasad poprawnego przygotowania danych do analizy
Bardzo częstym błędem popełnianym przez niedoświadczonych użytkowników Excela jest niepoprawne przygotowanie danych źródłowych. Uruchomienie niektórych narzędzi (Sumy częściowe czy Tabele przestawne) w takim arkuszu spowoduje po prostu wyświetlenie komunikatu o błędzie. Ponadto niektóre funkcje wyszukujące operujące na tablicach danych będą zwracały dziwne wyniki. W jaki sposób zatem przygotować dane, aby bez ograniczeń je przetwarzać i kompetentnie przygotowywać raporty oraz zestawienia? Kieruj się kilkoma żelaznymi zasadami.
Zasada 1Nadaj kolumnom nagłówki
Jest to szczególnie istotne przy stosowaniu narzędzi służących do grupowania danych. Rozwijane listy autofiltra, czy pola raportu przestawnego odwołują się w swoim działaniu do nazw kolumn stanowiących ich nagłówek. Lepiej jest ponadto, gdy w wierszu nagłówkowym znajdują się wartości t ekstowe. Zyskasz pewność, że nie zostanie on zakwalifikowany jako pierwszy wiersz z danymi.
Zasada 2Zadbaj, aby tabela miała układ listy
Tabelę o układzie listy można porównać z bazą danych, w której każdy wiersz jest nowym rekordem. Przeanalizuj układ danych zaprezentowany na rysunkach.Rys. 1. Dane nie mają układu listyRys. 2. Te same dane o układzie listy
Zasada 3Wprowadź w kolumnach odpowiednie jednolite formatowanie
Wartości liczbowe (także daty i czas) nie mogą być rozpoznane przez Excela jako tekstowe, o czym będzie świadczyć wyrównanie ich do lewej krawędzi kolumny. Jeśli tak się stanie, to w najlepszym przypadku program wyświetli w komórkach wynikowych komunikaty o błędzie, a w najgorszym: zwróci niedokładne wyniki obliczeń, o czym w żaden sposób Cię nie poinformuje!
Zasada 4Rozdziel do osobnych kolumn dane dotyczące innych kategorii
Jeżeli w jednej komórce umieścisz 2 różne informacje, to nie będziesz mógł osobno analizować i grupować tak wprowadzonych danych. Przykład: w jednej kolumnie są wprowadzone imiona i nazwiska klientów. Chcesz je ułożyć alfabetycznie i pojawia się problem. Nie możesz skorzystać z szybkiego sortowania, bo kolejność alfabetyczna będzie uwzględniała imiona, a nie nazwiska. Stracisz więc niepotrzebnie czas na rozdzielanie danych.
Zasada 5Unikaj pustych wierszy wewnątrz tabeli
Ma to duże znaczenie przy korzystaniu z narzędzi, które konfigurujesz za pomocą kreatorów. Excel sam bowiem rozpoznaje zakres danych źródłowych, a w przypadku występowania pustych wierszy zaproponuje użytkownikowi niepoprawne odwołanie.
blenny