Spis treści
Rozdział 15 2
SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA PROJEKTU 2
1. WSTĘP 2
2. SPORZĄDŹ SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA 2
3. WYKONAJ SPRAWOZDANIE O STANIE WYKONANIA ADRESOWANE DO ZARZĄDU 5
4. PRZYGOTUJ PREZENTACJĘ 6
5. v 8
6. PYTANIA 8
Literatura 9
Ty i twój zespół nie jesteście jedynymi osobami zainteresowanymi postępem prac w projekcie. Jednym z bardziej istotnych aspektów komunikacji w ramach projektu jest sprawozdawczość z wykonania projektu. Raporty i sprawozdania są niezbędne zarządowi, klientom oraz sponsorowi do zrozumienia bieżącej pozycji przedsięwzięcia i kierunków, do jakich ono zmierza. W tym rozdziale nauczysz się wykonywać raporty oraz poznasz dane, które należy w nich umieszczać.
Najczęściej wykonywanym raportem jest sprawozdanie o stanie wykonania projektu. Częstotliwość, zawartość oraz forma tego typu dokumentów różni się istotnie w poszczególnych przedsiębiorstwach, wszystkie jednak mają jeden wspólny cel: ułatwienie wszystkim zainteresowanym zrozumienie pozycji, w jakiej znajduje się projekt w określonym momencie.
Poniżej omówione zostaną kolejne kroki zbierania niezbędnych informacji oraz różnorodne formularze dla sprawozdań ze stanu wykonania.
Zbierz dane na temat stanu projektu
Istnieją różne sposoby uzyskiwania danych na temat pozycji projektu od członków zespołu, np.:
· przeprowadzenie zebrania statutowego,
· wykorzystanie pisemnych lub ustnych raportów o stanie wykonania.
Przeprowadź spotkanie statutowe
Najczęściej stosowaną formą uzyskiwania danych o stanie projektu jest zorganizowanie spotkania statutowego. Odbywa się ono najczęściej raz w tygodniu, powinni w nim uczestniczyć wszyscy członkowie zespołu. Spotkanie powinno trwać krótko, to znaczy nie dłużej niż pół godziny, w trakcie której każdy z uczestników powinien mieć możliwość zabrania głosu w kwestii stanu wykonania jego zadania.
Czasami w trakcie zebrania pojawią się nieplanowane kwestie do omówienia. Jeżeli dyskusja nie zajmie więcej niż 5 minut, można taką sprawą się zająć. Gdy jej załatwienie wymaga dłuższego czasu, należy zaplanować spotkanie robocze na późniejszą godzinę lub na następny dzień. Zaprosić na nie można wtedy tylko te osoby, których obecność jest niezbędna do rozwiązania problemu. Takie postępowanie pozwoli przeprowadzać krótkie i konkretne spotkania statutowe, zachęca też zespół do brania w nim czynnego udziału.
Podczas spotkania statutowego każdy z jego uczestników powinien przedstawić grupie następujące informacje:
· Zadania rozpoczęte w ostatnim okresie czasu.
· Zadania, które miały się zacząć, ale ich realizacja uległa opóźnieniu; powód powstałego opóźnienia.
· Zadania ukończone w ostatnim okresie czasu.
· Zadanie, które powinny się zakończyć, ale nie zostały dotąd wykonane oraz powody powstałego opóźnienia.
· Praca, która zostanie rozpoczęta, kontynuowana i wykonana w następnym okresie.
· Ilość pracy i/lub czas jej trwania w odniesieniu do niewykonanych zadań.
· Wszelkie inne bieżące i nierozwiązane problemy, które wymagają omówienia.
W trakcie takich spotkań można również ujawniać dane o stanie wykonania całego projektu. Stosuje się to zazwyczaj wtedy, gdy w zebraniu uczestniczy klient lub sponsor. Wtedy zamiast pytać zespół o stosowne dane, wyjaśniasz dotychczasowy postęp projektu. Pamiętaj przy tym, że przygotowując się do tego typu spotkania, musisz uwzględnić specyficznych odbiorców. Używanie żargonu wśród osób bez fachowego przygotowania jest równie niestosowne w formie ustnej, jak i w przypadku form pisemnych.
Niezależnie od tego, czy w spotkaniu uczestniczy tylko zespół, czy również sponsor oraz klienci, każdemu z nich należy wcześniej dostarczyć plan zebrania.
Wykonaj zespołowe sprawozdanie (raport) ze stanu wykonania
Zamiast przeprowadzać cotygodniowe spotkania niektórzy menedżerowie projektów wolą otrzymywać od członków zespołu pisemne raporty dotyczące realizowanych przez nich kwestii. Mają one być dostarczone menedżerowi nie później niż w określonym terminie, który zazwyczaj ustala się na południe w poniedziałek następujący po uzgodnionej dacie.
Na podstawie tych raportów indywidualnych możesz zestawić i podsumować dane oraz wykonać zespołowe sprawozdanie o stanie wykonania. Jego kopię otrzymają następnie wszyscy zainteresowani, a w szczególności osoby, które przekazały swoje raporty cząstkowe. Należy dostarczać im sprawozdanie łączne z dwóch powodów. Po pierwsze dlatego, że czytając je, każdy z uczestników może zweryfikować twoją interpretację danych umieszczonych w jego raporcie. Po drugie, co równie istotne, członkowie zespołu mają przez to świadomość postępowania prac nad pozostałą częścią projektu, co okazuje się szczególnie ważne w sytuacjach, gdy osoby te nie mają ze sobą regularnego kontaktu.
Raport w formie pisemnej musi dostarczać te same dane, co podane w trakcie spotkania, omówionego wcześniej.
Przykładowy formularz sprawozdania o stanie wykonania:
Sprawozdanie o stanie wykonania sporządzane dla zarządu może być adresowane do twojego przełożonego, jak również do sponsora projektu lub komisji koordynacyjnej.
Celem wykonywania tego typu sprawozdań jest udokumentowanie bieżącej pozycji projektu w określonym momencie, dlatego musisz znać ramy czasowe okresu, który bierzesz pod uwagę. Należy też uwzględnić, czy wykonywany raport obejmuje cały dotychczasowy przebieg projektu, czy też wyłącznie okres od chwili sporządzenia poprzedniego sprawozdania.
W przypadku raportu o dotychczasowym stanie wykonania, czyli sprawozdania zbiorczego, umieszcza się w nim informacje o całej wykonanej do tej pory pracy, napotkanych problemach oraz wykryciu innych istotnych rzeczy w trakcie trwania projektu. Przy sporządzaniu raportu obejmującego okres od poprzedniego sprawozdania należy udokumentować wyłącznie te dane, wiadomości, które w określonym okresie uległy zmianie. Skuteczne wykonanie takiego sprawozdania uwarunkowane jest posiadaniem poprzedniego raportu.
Postępowanie przy sporządzaniu sprawozdania o stanie wykonania obejmuje czynności standardowe dla opracowywania tego typu dokumentów, a mianowicie:
· stworzenie wersji wstępnej,
· naniesienie korekty,
· ostateczne wykonanie wersji poprawionej.
· odniesienie się do problemów.
Takie sprawozdanie jest gotowe do przedstawienia odbiorcom. Można dostarczyć im wydruki raportu lub przesłać go za pomocą wewnętrznej sieci przedsiębiorstwa.
PRZYKŁAD
Wykonaj sprawozdanie o stanie wykonania dla projektu bankietu
Jest 24 czerwca 2002 r. Sprawozdanie z cotygodniowego spotkania w sprawie stanu wykonania projektu prezentuje się następująco:
Sprawozdanie ze spotkania na temat stanu wykonania projektu bankietu nagrodzonych pracowników, poniedziałek, 24 czerwca 2002 r.
11:00, główne pomieszczenie konferencyjne.
Anna Pietrzak stwierdziła, że ostateczna liczba uczestników bankietu będzie znana dzisiaj o godzinie 17:00. Do tej pory potwierdzenie przybycia złożyło 213 pracowników, natomiast 36 zgłosiło, że nie zamierza brać udziału w przyjęciu. Oznacza to, że jeszcze tylko 3 osoby nie zdecydowały się na uczestnictwo w bankiecie. Spośród wszystkich odpowiedzi 156 osób zażyczyło sobie potraw z kurczaka, 150 z żeberek, zaś 7 osób to wegetarianie. Pani Anna zamierza zarezerwować 213 obiadów. Potwierdzi też datę i godzinę przybycia Daniela Wilczaka (fotografa), grupy Żółto-Czerwoni oraz doktora Dariusza Płońskiego.
Sporządziła Joanna Dymsza, 24.06.2002
Kopię dotychczasowych danych rzeczywistych wraz z uaktualnionym harmonogramem dołączono do sprawozdania, wskazując, że pomimo nieco większego w stosunku do planowanego wkładu pracy projekt uda się zrealizować w terminie.
Na podstawie powyższych danych napisz zbiorcze sprawozdanie o stanie wykonania projektu, skierowane do dyrektora działu zasobów ludzkich, będącego sponsorem projektu.
Poza spotkaniami, których tematem jest bieżący stan wykonania projektu, możesz co pewien czas przygotowywać prezentacje. Ich odbiorcami są najczęściej:
· komisja koordynacyjna,
· zarząd,
· inne grupy uczestników projektu.
Informacje o prezentacji:
· Zaprojektuj standardowe tło. Chcąc nadać swojej prezentacji spójny wygląd powinieneś zaprojektować dla niej standardowe tło. Powszechnie stosowane programy do tworzenia prezentacji oferują dość szeroki zestaw gotowych wzorów, warto jednak na użytek własnego projektu wymyślić oryginalne tło. Większość osób dobrze zna istniejące tła i jest nimi szczerze znudzona, dlatego nowy niekonwencjonalny wzór strony bardziej ich zaciekawi, jak również podkreśli charakter twojego projektu.
· Zaplanuj układ slajdów. Najprawdopodobniej będziesz potrzebować , układu slajdu tytułowego oraz kolejnych slajdów, na których znajdzie się zasadniczy tekst, jednak zależnie od zawartości może się okazać, że będziesz potrzebować także innych układów. W celu uzyskania jednolitości w ramach całej prezentacji ustal krój pisma, rozmiar czcionek, format.
Uwaga
Jeśli w twojej organizacji istnieją ustalone standardy odnośnie prezentacji, najczęściej będziesz zmuszony do nich się dostosować. Obejmują one zazwyczaj standardowe tła, czcionkę, logo i jego rozmiar, kolorystykę oraz układ strony.
· Wykonaj slajdy. Przed ustaleniem faktycznej zawartości poszczególnych slajdów dobrze jest zaplanować, ile takich plansz będzie nam potrzebnych. Prezentacja jednego slajdu zajmuje średnio 2-5 minut, co oznacza, że na godzinną prezentację należy przygotować ich 12 do 30. Planując liczbę plansz, określasz pole działania i ułatwiasz ocenę szczegółowości, na jaką możesz sobie pozwolić, przy tej ilości czasu, którą dysponujesz.
· Przećwicz prezentację. Po wykonaniu całej prezentacji dobrze jest przećwiczyć jej przeprowadzenie. Pozwoli to zweryfikować czas przeznaczony na jej przedstawienie, jak również uatrakcyjnić przekaz i lepiej zapoznać się treścią i kolejnością slajdów.
Wykonaj prezentację dla prostu bankietu
Jedyną prezentację dla projektu bankietu przeprowadzi jeden z członków zarządu, ogłaszając nazwiska zwycięzców. Ty możesz zostać co najwyżej poproszony o opisanie procesu projektu, na pewno jednak nie musisz tworzyć specjalnej prezentacji.
1. P:
a. d,
b. k,
c. d,
d. w.
2. Z:
a. k,
b. w,
c. w,
d. p.
3. Z:
a. x,
b. g,
c. m,
d. T.
4. P:
a. J,
b. J,
c. G,
d. J.
1. Robert K. Wysocki, Rudd Mcgary, Efektywne zarządzanie projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2005.
2. Nancy Mingus...
gosicka