Instrukcja wypełniania
Wniosku o finansowanie projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS)
Informacje i wyjaśnienia dotyczą każdego kolejnego punktu/ pytania Standardowego wniosku o finansowanie projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego i są dostępne w formie okienek pojawiających się w miejscu znaku zapytania podczas elektronicznego wypełniania wniosku w Generatorze Wniosków.
Wypełnienie wniosku o finansowanie projektu z EFS jest możliwe tylko i wyłącznie za pomocą Generatora Wniosku. Program ten należy pobrać ze strony internetowej: www.efs.gov.pl i zainstalować na własną stację roboczą. Wniosek wypełniany jest w języku polskim.
Aby skorzystać z finansowania projektu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) należy wypełnić wniosek o finansowanie projektu z EFS oraz zgromadzić załączniki wymagane dla danego projektu.
W celu wypełnienia wniosku niezbędna jest znajomość jednego z programów operacyjnych:
- Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL) lub
- Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR) oraz
- Uzupełnienia Programu (odpowiednio dla SPO RZL lub dla ZPORR).
Wymienione programy operacyjne zawierają cele na jakie przeznaczone są środki EFS. Cele przekładają się na konkretne Priorytety i Działania uzgodnione z Unią Europejską. Uzupełnienia Programu zawierają szczegółowy opis: metody wdrażania poszczególnych priorytetów i działań, potencjalnych projektodawców, wykaz grup ostatecznych beneficjentów, a więc osób, do których adresowana jest pomoc (bezrobotnych, pracowników przedsiębiorstw itd.) oraz spodziewane efekty realizacji działań. Wniosek musi zawierać odwołania do Programu – Priorytetu – Działania oraz Schematu, w przypadku gdy Działanie zawiera rozbicie na schematy (patrz pkt. 1 Instrukcji)
Opracowany został podręcznik dla projektodawców: Europejski Fundusz Społeczny w Polsce – poradnik dla projektodawców. Elektroniczna wersja podręcznika oraz niniejszej instrukcji dostępna jest na stronach internetowych Ministerstwa Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej – www.mgpips.gov.pl oraz www.efs.gov.pl
Część dotycząca daty wpłynięcia, numeru kancelaryjnego oraz danych osoby przyjmującej wniosek wypełniana jest przez instytucję, w której składany jest wniosek.
1. INFORMACJE OGÓLNE
1.1 Program – z rozwijanej listy należy wybrać właściwy program operacyjny, w ramach którego przewiduje się realizację projektu
1.2 Priorytet - z rozwijanej listy należy wybrać właściwy priorytet, w ramach którego przewiduje się realizację projektu
1.3 Działanie - z rozwijanej listy należy wybrać właściwe działanie, w ramach którego przewiduje się realizację projektu
1.4 Schemat - z rozwijanej listy należy wybrać właściwy schemat, w ramach którego przewiduje się realizację projektu, jeżeli dane działanie zawiera rozbicie na schematy
1.5 Instytucja, w której wniosek zostanie złożony – ta rubryka wypełniana jest automatycznie przez system, w zależności od tego, jakie Działanie zostało wybrane w pkt. 1.3. W przypadku, gdy projekt będzie wdrażany w ramach Działań 1.2 i 1.3 SPO RZL lub też w ramach jednego z Działań ZPORR należy dodatkowo zaznaczyć odpowiednie województwo
1.6 Informacja o projekcie
1.6.1 – system automatycznie wstawia numer projektu podczas rejestracji wniosku w systemie informatycznym u beneficjenta końcowego (instytucji, w której został złożony wniosek)
1.6.2 – należy podać tytuł projektu, który powinien być możliwie krótki (maksymalnie 10 słów); tytuł projektu powinien w jasny, nie budzący wątpliwości sposób obrazować faktyczne zadanie, które ma być realizowane w ramach projektu; jednocześnie tytuł projektu nie może być tożsamy z nazwą Działania, Priorytetu, Programu Operacyjnego lub nazwą obszaru wsparcia EFS
1.6.3 – należy podać dokładną datę rozpoczęcia i zakończenia projektu; projekt nie powinien: rozpocząć się wcześniej niż 01.01.2004, lub później niż 31.12.2006; okres realizacji projektu dotyczy faktycznego wdrażania projektu i data zakończenia projektu nie może przekraczać dnia 31 marca 2008 r.; ostatni termin wnioskowania o zwrot wydatków (w ramach już zaakceptowanego i realizowanego projektu) upływa 30 czerwca 2008 r.
1.6.4 – pole jest wypełniane automatycznie przez system w zależności od schematu wybranego w pkt. 1.4. W przypadku ZPORR pole należy wypełnić ręcznie; informacja w tej rubryce służy do celów statystycznych
1.6.5 – pole jest wypełniane automatycznie przez system w zależności od schematu wybranego w pkt. 1.4. W przypadku ZPORR pole należy wypełnić ręcznie; informacja w tej rubryce służy do celów statystycznych
1.6.6 – z rozwijanej listy należy wybrać obszar, na którym wdrażany będzie projekt; w przypadku gdy projekt będzie wdrażany na terenie więcej niż jednego województwa lub powiatu należy zaznaczyć kilka województw lub powiatów
1.6.7 – należy zaznaczyć właściwy typ obszaru, na którym projekt skupia swoje działania
- za obszar miejski uznaje się miasta powyżej 5 tys. mieszkańców,
- za obszar wiejski uznaje się tereny położone poza granicami administracyjnymi miast i miasta do 5 tys. mieszkańców.
1.7 Informacja o wnioskodawcy
1.7.1 – należy podać oficjalną nazwę wnioskodawcy (projektodawcy) ubiegającego się o finansowanie projektu; jeśli wnioskodawca stara się o finansowanie więcej niż jednego projektu ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności należy podać identyczną nazwę wnioskodawcy w każdym przypadku
1.7.2 – system automatycznie wstawia numer wnioskodawcy podczas rejestracji wniosku w systemie informatycznym u beneficjenta końcowego
1.7.3 – z rozwijanej listy należy wybrać status prawny, który jest właściwy dla wnioskodawcy (w tej rubryce możliwe jest zaznaczenie kilku odpowiedzi)
1.7.4 – 1.7.8 – należy uzupełnić w przypadku, gdy dana informacja dotyczy projektodawcy. Jeśli nie, należy wpisać: “brak” lub “nie dotyczy”
1.7.9 – należy podać dane osoby upoważnionej do reprezentowania wnioskodawcy przy podpisywaniu umów
1.7.10 – należy podać dane osoby wyznaczonej przez wnioskodawcę do kontaktów w sprawach dotyczących projektu
1.7.11 – 1.7.13 - należy uzupełnić o odpowiednie informacje niezbędne do nawiązania szybkiego kontaktu
1.8 Czy przewiduje się udział wykonawców w realizacji projektu – jeśli zakłada się udział wykonawców w realizacji projektu, to należy zaznaczyć odpowiedź “Tak” i odpowiedzieć na wszystkie zawarte w tym punkcie pytania, tak jak w pkt. 1.7 - jeśli informacje na temat wykonawcy są w danej chwili dostępne; w przypadku gdy zakładany jest udział wykonawców w realizacji projektu, jednak informacje na jego temat nie są jeszcze dostępne (procedura wyboru wykonawcy jeszcze się nie odbyła) to należy zaznaczyć odpowiedź “Tak” oraz rubrykę “Tak, ale w chwili obecnej szczegóły nt. wykonawcy nie są znane”. Wnioskodawca jest zobowiązany do uzupełnienia brakujących informacji na temat wykonawcy i przekazania ich do beneficjenta końcowego natychmiast po wyborze wykonawcy
1.9 Dane rachunku bankowego wnioskodawcy (na który zostaną przekazane środki z EFS) – podanie informacji w tym punkcie nie jest konieczne na etapie wnioskowania o środki EFS, jednak istnieje konieczność posiadania subkonta rachunku bankowego do obsługi środków, gdy zostanie podpisana umowa na realizację projektu; taki wymóg jest związany z potrzebą bieżącej kontroli środków pochodzących z Unii Europejskiej; w przypadku zmiany numeru rachunku bankowego należy niezwłocznie poinformować o tym instytucję (beneficjenta końcowego), z którą podpisana będzie umowa na realizację projektu
1.10 Inne instytucje zaangażowane w realizację projektu (partnerzy) – w przypadku, gdy w realizację projektu będą zaangażowane inne instytucje (poza wykonawcami) należy zaznaczyć odpowiedź “Tak” i podać wszystkie wymagane informacje. Należy także do wniosku dołączyć umowę lub porozumienie z partnerem; poprzez zaangażowanie w realizację projektu należy rozumieć wniesienie wkładu finansowego, materialnego lub merytorycznego, realizację wyodrębnionej części projektu lub wspólne świadczenie usług
1.11 Skrócony opis projektu – należy w kilku zdaniach (maksymalnie 15 wierszy) zawrzeć cele projektu oraz przedsięwzięcia przewidziane do realizacji; krótki opis projektu zawarty w tej rubryce będzie udostępniony osobom oceniającym projekt pod kątem formalnym
1.12 Czy występują powiązania projektu z innymi projektami finansowanymi przez wnioskodawcę ze środków publicznych, w szczególności z EFS – jeśli występują powiązania projektu z innymi projektami finansowanymi ze środków publicznych, to należy zaznaczyć odpowiedź “Tak” i podać tytuł projektu oraz wartość i okres jego trwania; może zaistnieć sytuacja, w której projekt jest elementem szerszego przedsięwzięcia lub pozostaje w związku z realizacją innych projektów; powiązania z innymi projektami mogą występować np. przy realizacji jednego przedsięwzięcia z dwóch różnych funduszy strukturalnych (np. jeden z projektów będzie realizował inwestycje związane z przeszkoleniem osób i będzie finansowany z EFS, natomiast drugi projekt będzie realizował inwestycje związane z restrukturyzacją przedsiębiorstwa, w którym pracują wspomniane osoby i będzie finansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego EFRR); pytanie to dotyczy zarówno powiązań z projektami realizowanymi ze środków unijnych jak też z projektami realizowanymi wyłącznie ze środków krajowych, np. projekty w zakresie udzielania pożyczek lub dotacji dla podejmujących własną działalność gospodarczą w przypadku projektów dotyczących aktywizacji zawodowej młodzieży
1.13 Czy wnioskodawca realizuje inne projekty finansowane z funduszy strukturalnych – jeśli Wnioskodawca realizuje inne projekty finansowane z funduszy strukturalnych to należy zaznaczyć odpowiedź “Tak” i podać tytuł projektu, wartość, okres trwania oraz z jakiego funduszu projekt jest realizowany
1.14 Zgodność wniosku z prawodawstwem w zakresie zamówień publicznych – jeśli realizacja projektu wiąże się z realizacją zamówienia publicznego, to należy zaznaczyć odpowiedź “Tak” oraz wskazać tryb postępowania
1.15 Opis sposobu informowania społeczeństwa oraz ostatecznych beneficjentów w ramach projektu o współfinansowaniu z EFS – należy podać informację, w jaki sposób zapewnione zostanie informowanie o współfinansowaniu z EFS; obowiązek informowania społeczeństwa o wykorzystaniu środków funduszy strukturalnych ciąży na wszystkich uczestnikach procesu wdrażania począwszy od Komitetu Monitorującego realizację programu a skończywszy na projektodawcy; wymóg ten wiąże się m.in. z informowaniem uczestników projektu oraz społeczeństwa jako takiego, że przedsięwzięcie jest częściowo finansowane przez Unię Europejską, wraz z podaniem nazwy funduszu; wszystkie publikacje (broszury, gazetki, ulotki itp.), materiały szkoleniowe powinny zawierać na stronie tytułowej informację o udziale finansowym Unii Europejskiej, nazwę funduszu, logo EFS w Polsce i emblemat Wspólnoty; powyższy wymóg dotyczy także organizacji konferencji, seminariów, wystaw i in.; bardziej szczegółowe informacje dotyczące informacji i promocji zawarte są w opracowaniu: Europejski Fundusz Społeczny w Polsce – poradnik dla projektodawców.
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Część 2 wniosku jest podstawą do oceny projektu pod względem merytorycznym. Każdy punkt został podzielony na podpytania i została mu przyporządkowana maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać wniosek podczas oceny. Podczas oceny wniosku dodatkowo brane są pod uwagę kryteria wyboru projektów sformułowane w Uzupełnieniach Programów, odpowiednio SPO RZL lub ZPORR. Lista kryteriów znajduje się w załączniku do poradnika dla projektodawców EFS.
2.1 Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu (maksymalnie 50 wierszy)
w przypadku projektów dotyczących opracowania przewodnika procedur akredytacji placówek prowadzących kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych należy wykazać zgodność z polityką społeczną i edukacyjną państwa (z uwzględnieniem uwarunkowań lokalnych), zgodność z programami rządowymi, zgodność z przepisami prawa oświatowego
należy opisać działania towarzyszące, jeżeli są one planowane w ramach projektu: zapewnienie opieki na dziećmi i osobami zależnymi od osób objętych działaniami aktywizującymi, transport na miejsce szkolenia
2.2 Do kogo adresowana jest pomoc i jak zostanie zapewniony udział ostatecznych beneficjentów w projekcie (maksymalnie 30 wierszy)
a kim są potencjalni ostateczni beneficjenci - należy szczegółowo opisać docelowe grupy ostatecznych beneficjentów oraz wykazać, że grupy te kwalifikują się do otrzymania pomocy poprzez odniesienie się do priorytetowych grup ostatecznych beneficjentów wymienionych w odpowiednich dokumentach (programie operacyjnym oraz uzupełnieniu programu); należy także wykazać czy projekt jest zgodny z polityką równych szans; polityka równych szans skupia się na promocji równych szans kobiet i mężczyzn na rynku pracy, wyrównywaniu szans edukacyjnych i szans na rynku pracy osób narażonych na wykluczenie społeczne, osób zamieszkałych na terenach wiejskich i obszarach zagrożonych marginalizacją oraz osób niepełnosprawnych
b należy udowodnić, że zakładana liczba ostatecznych beneficjentów, którzy otrzymają wsparcie w ramach projektu jest realna do osiągnięcia - następujące odpowiedzi mogą służyć jako przykład:
- prowadzona jest współpraca z ........ partnerami, którzy będą wspierać projekt poprzez ........,
- zakładana strategia promocji wsparcia opiera się na wcześniejszym doświadczeniu w ........ realizowanym w ramach ...........,
- już w chwili obecnej jesteśmy w posiadaniu zapotrzebowania zgłoszonego przez ......... instytucje, które dowiedziały się o projekcie od ...........,
- został już opracowany wstępny plan, przeprowadzone badania, które wskazują na ...........;
c w przypadku gdy projekt adresowany jest do osób, firm lub instytucji należy opisać w jaki sposób przeprowadzona zostanie rekrutacja ostatecznych beneficjentów
należy szczegółowo opisać metody rekrutacji ostatecznych beneficjentów oraz uzasadnić, dlaczego wybrane techniki i narzędzia są właściwe dla danej grupy ostatecznych beneficjentów
2.3 Zakładane rezultaty projektu (maksymalnie 40 wierszy)
a jakie są zakładane rezultaty “twarde” i miękkie” - należy opisać, jakie są zakładane rezultaty projektu, co zyskają ostateczni beneficjenci dzięki jego realizacji; czy rezultaty projektu będą trwałe; jaka jest wartość dodana projektu; jeżeli projekt przewiduje wsparcie działań na rzecz zrównoważonego rozwoju (zrównoważony rozwój oznacza rozwój społeczno-gospodarczy z poszanowaniem środowiska naturalnego), to należy wyjaśnić w jaki sposób; jeżeli projekt nawiązuje do koncepcji społeczeństwa informacyjnego to należy opisać w jaki sposób (nawiązanie do koncepcji rozwoju społeczeństwa informacyjnego oznacza wdrażanie działań, które jednocześnie skierowane są na: podwyższenie poziomu technologicznego poprzez doskonalenie wśród społeczeństwa umiejętności korzystania z nowoczesnych technik informacyjno-komunikacyjnych, aktualizowanie wiedzy o nowoczesnych formach zarządzania i organizacji pracy lub podwyższenie poziomu edukacji społeczeństwa).
Rezultaty projektu, takie jak liczba osób, które znalazły zatrudnienie, liczba osób, które podniosły kwalifikacje, czy kontynuujących edukację to tzw. “twarde rezultaty”, które nie obrazują pełnego sukcesu projektu; ze względu na fakt, że osoby z grup zagrożonych wykluczeniem społecznym, osoby niepełnosprawne oraz kobiety napotykają większe przeszkody w osiągnięciu zatrudnienia, czy podniesieniu kwalifikacji, wskazanie miękkich rezultatów projektu w odniesieniu do tych grup jest jego wymiernym sukcesem; przykładem rezultatów miękkich jest między innymi: rozwijanie zdolności interpersonalnych, organizacyjnych, analitycznych czy osobistych; bardziej szczegółowe informacje nt. miękkich rezultatów oraz sposobu ich mierzenia znajdują się w opracowaniu Europejski Fundusz Społeczny w Polsce – poradnik dla projektodawców
dla projektów skierowanych m.in. lub wyłącznie do osób bezdomnych (Działanie 1.5) preferowane będą projekty obejmujące osoby bezdomne przystępujące do programów mających na celu wychodzenie z bezdomności
w przypadku projektów dotyczących rozwoju i promocji trójstronnych umów szkoleniowych (Działanie 1.1) należy opisać zakres promocji i upowszechniania umów trójstronnych
b jak zostanie zagwarantowane osiągnięcie zakładanych rezultatów - należy opisać, na jakie przeszkody może napotkać realizacja projektu i jakie działania zostaną podjęte w celu zagwarantowania osiągnięcia założonych rezultatów
c co będzie stanowić o sukcesie, powodzeniu projektu (jak będzie on mierzony) - należy opisać, czy i jak będą badane rezultaty projektu, w szczególności efekty długoterminowe; w jaki sposób i kiedy zostanie przeprowadzona ewaluacja projektu po zakończeniu wsparcia, jeśli tak, to należy opisać sposób oraz termin przeprowadzenia oceny
d czy istnieje możliwość upowszechnienia projektu - należy opisać, w jakim stopniu można upowszechnić rezultaty projektu oraz w jakim stopniu projekt może w przyszłości służyć jako wzór do naśladowania
e jak zapewnione zostanie funkcjonowanie i finansowanie projektu lub jego osiągniętych rezultatów po zakończeniu finansowania z EFS – pytanie dotyczy projektów, których celem jest stworzenie trwałych struktur lub rozwiązań wymagających ciągłego finansowania po zakończeniu dofinansowania z EFS; należy przedstawić ewentualną strategię finansowania projektu po zakończeniu finansowania z Europejskiego Funduszu Społecznego jeśli taka kontynuacja jest przewidziana
2.3.1 Jaki będzie los ostatecznych beneficjentów sześć miesięcy po zakończeniu udziału w projekcie - rubrykę należy wypełnić jedynie w przypadku, gdy projekt adresowany jest do osób; należy wskazać jakie są spodziewane rezultaty wsparcia oraz oszacować liczbę osób dla wybranych możliwości: jeśli spodziewane są inne rezultaty niż wskazane w tym punkcie to należy wybrać odpowiedź “Inne” i wskazać jakie
2.3.2 Planowane rezultaty wsparcia na rzecz systemów i struktur działających w obszarze rynku pracy oraz transferu wiedzy i innowacji - rubrykę należy wypełnić jedynie w przypadku, gdy projekt adresowany jest do systemów lub struktur; należy wskazać jakie są spodziewane rezultaty wsparcia oraz oszacować liczbę rezultatów dla wybranych możliwości: jeśli spodziewane są inne rezultaty niż wskazane w tym punkcie to należy wybrać odpowiedź “Inne” i wskazać jakie; przez inicjatywę lokalną należy rozumieć przedsięwzięcie mające na celu pobudzenie społeczności lokalnych i zwiększenie zaangażowania władz lokalnych w rozwój społeczno-gospodarczy regionu; jednym z rodzajów inicjatyw są lokalne pakty na rzecz zatrudnienia, w ramach których podejmowane są działania na rzecz lokalnego rynku pracy
2.3.3 Należy oszacować liczbę szkół i placówek oświatowych, które zmodyfikują swoją bazę dydaktyczną i komputerową - rubrykę należy wypełnić jedynie w przypadku, gdy projekt realizowany jest w ramach Działania 2.1, Schematu b
2.4 Sposób zarządzania projektem (maksymalnie 100 wierszy)
a należy wskazać, jak wygląda struktura zarządzania projektem - należy opisać strukturę zarządzania projektem, strukturę zarządzania finansowego, czy przewiduje się zastosowanie jakiegoś konkretnego systemu zarządzania zasobami ludzkimi, danymi, finansami itp., czy i w jaki sposób realizowane będzie zarządzanie jakością, czy projekt będzie realizowany z udziałem wykonawców
b jakie zaplecze techniczne oraz jaka kadra zaangażowane będą w realizację projektu - należy wykazać, w jaki sposób zapewnione zostanie niezbędne zaplecze techniczne oraz określić doświadczenie i kwalifikacje zawodowe osób zaangażowanych w realizację projektu
c ...
gosicka