system informacyjny (7 str).doc

1.     Charakterystyka firmy.

Firma „TechBit COMPUTERS" jest firmą zajmująca się montażem zestawów komputerowych. Firma dostarcza zestawy komputerowe głównie na rynek regionalny.

Przedsiębiorstwo zajmuje się projektowaniem i montażem własnych zestawów komputerowych. Podzespoły dostarczane są przez producentów, przedstawicieli handlowych lub importerów danego sprzętu. Z reguły są to producenci zagraniczni.

Przedsiębiorstwo stara się być dostawcą sprzętu o dobrych osiągach i wysokich parametrach technicznych. Stosowane są w nich różnego rodzaju nowości techniczne i nowe technologie. Odbiorcami tego typu sprzętu są głównie instytucje, w których istnieje potrzeba wykorzystania jednostek o odpowiedniej mocy obliczeniowej, dobrych osiągach. Są to przede wszystkim instytucje takie jak biura projektowe, agencje reklamowe.

W ofercie firmy znajdują się także komputery relatywnie tanie ("dla każdego").Oferta ta kierowana jest ona głównie do zwykłego, przeciętnego, domowego użytkownika PC. Firma stara się oferować taki zestaw (zestawy) komputerowy, który w pełni usatysfakcjonował by zwykłego użytkownika zarówno pod względem osiągów i parametrów technicznych, ale przede wszystkim ceny. Biorąc pod uwagę fakt, iż klient taki dysponuje często ograniczonymi funduszami, produkty te cechują się umiarkowaną ceną (w porównaniu z modelami innych marek dostępnych na rynku). W zamian za to klient otrzymuje sprzęt o parametrach i osiągach, może nie dorównujących najnowszym i najszybszym jednostkom, ale pozwalających na wykorzystanie go do potrzeb przeciętnego użytkownika.

              W skład struktury organizacyjnej firmy (przedstawionej dalej na wykresie) wchodzi zarząd, który podejmuje wszystkie strategiczne i ważne dla firmy decyzje.

Schodząc niżej, na kolejnym szczeblu struktury znajdują się poszczególne działy:

-          Dział produkcji – gdzie odbywa się produkcja zasadnicza (montaż), kontrola jakości wyprodukowanych zestawów oraz magazyny podzespołów i wyrobów gotowych.

-          Dział marketingu, zbytu i zaopatrzenia – zajmujący się marketingiem oraz sprzedażą wyrobów gotowych.

-          Dział finansów (księgowość).

-          Dział projektowania – zajmujący się projektowaniem poszczególnych zestawów komputerowych (biuro projektowe) oraz ich testowaniem (dział prototypów i testów).

2. Schemat organizacyjny przedsiębiorstwa.

4.     Informacje na poszczególnych stanowiskach.

Aby każda organizacja mogła poprawnie działać musi mieć zapewniony sprawny system przesyłu informacji pomiędzy poszczególnymi szczeblami struktury.

W przypadku opisywanej firmy, najwyższy szczebel struktury organizacyjnej, czyli zarząd powinien mieć dostęp do informacji z działów: produkcji [1]; marketingu, zbytu i zaopatrzenia [2]; finansów [3] oraz projektowania [4].

Dział produkcji [1] musi mieć dostęp do informacji z magazynów [1c], działu produkcji zasadniczej [1a] oraz działu kontroli jakości [1b]. Również dział produkcji zasadniczej [1a] oraz kontroli jakości [1b] muszą mieć zapewniony przekaz informacji pomiędzy sobą. Natomiast magazyny [1c] powinny mieć zapewnioną łączność z działem sprzedaży[2b] oraz działem zaopatrzenia [2c]. Ponadto dział produkcji [1] powinien mieć zapewniony przekaz informacji z działami: marketingu, zbytu i zaopatrzenia [3], finansów [3] oraz projektowania [4].

Dział marketingu, zbytu i zaopatrzenia [2] powinien mieć zapewnioną łączność z marketingiem [2a], działem sprzedaży [2b] i zaopatrzeniem [2c]. Ponadto działy sprzedaży [2b] i zaopatrzenia [2c] powinny mieć zapewniony przesył informacji z magazynami [1c]. Oprócz tego dział marketingu, zbytu i zaopatrzenia [2] musi mieć łączność z działem produkcji [1], finansów [3] oraz działem projektowania [4].

Dział finansów [3] musi mieć zapewniony przesył informacji z działami: produkcji [1], marketingu, zbytu i zaopatrzenia [2] oraz działem projektowania [4].

Dział projektowania [4] musi mieć zapewniony przesył informacji z biurem projektowym [4a] oraz działem prototypów i testów [4b]. Również biuro projektowe [4a] i dział prototypów i testów [4b] powinny mieć zapewniony przesył informacji pomiędzy sobą. Ponadto dział projektowania [4] powinien mieć łączność także z działami: produkcji [1], marketingu, zbytu i zaopatrzenia [2] oraz działem finansów [3].

3. Schemat  przesyłu informacji.

5. Dobór metody wdrażania i projektowania systemu.

O potrzebie wprowadzenia systemu informacyjnego musi być na samym początku przekonane samo naczelne kierownictwo. Dotychczas w przedsiębiorstwie nie działał system informacyjny „z prawdziwego zdarzenia” dzięki któremu menedżerowie i naczelne kierownictwo mogliby mieć bieżący i szybki dostęp do potrzebnych im danych i informacji.  Dlatego zdecydowano się na wdrożenie Systemu Wspomagania Decyzji (SWD) który oprócz tego, iż przechowuje, wyszukuje i dostarcza natychmiast potrzebne dane, to jest ponadto przystosowany do odpowiedniego ich przetwarzania SWD będzie ułatwiał menedżerom podejmowanie decyzji w określonej sytuacji. Dotychczas menedżerowie mogli mieć dostarczone dane tylko w postaci konkretnych liczb, np. stan zapasów, wyrobów gotowych, poziom sprzedaży, itp.

System wspomagania decyzji jest szczegółowym i potężnym systemem informacyjnym, który jest w stanie automatycznie wyszukiwać, przetwarzać i odpowiednio prezentować różnego rodzaju informacje, które mogą być użyte przez menedżerów do podejmowania decyzji. SWD współpracujący z rozbudowanymi bazami danych może służyć do odkrywania uogólnionych reguł. Używając tej metody nie poszukuje się określonych wskaźników liczbowych, lecz zadając pytanie menedżer stara się dowiedzieć, czy w zgromadzonych danych występują jakieś korelacje oraz trendy i jak się one przedstawiają. Jeżeli System Wspomagania Decyzji ma dostęp do odpowiedniej bazy danych zawierającej takie informacje jak np.: sezonowe zmiany popytu i ceny, stopę inflacji, dotychczasowe kształtowanie się cen danego produktu oraz wiele innych potrzebnych, szczegółowo sprecyzowanych danych jest w stanie wyliczyć np.: strukturę zysku dla każdego z zaproponowanych poziomów podwyżki cen, prognozowaną sprzedaż oraz udział w rynku.

Firma, przy wdrażaniu tego systemu informacyjnego, zdecydowała się na zastosowanie procedury kaskadowej. Wstępnie projektuje się system dla całego przedsiębiorstwa, nie określając szczegółów wszystkich faz projektowania. Poszczególne zadania projektowe będą ustalane wraz z nabywaniem doświadczenia i postępem prac. Pozwoli to na ograniczenie ryzyka związanego z wdrażaniem całego systemu, a tym samym na obniżenie kosztów.

              Cały etap wdrażania systemu informacyjnego obejmuje kilka kroków.

Pierwszy polega na określeniu potrzeb informacyjnych organizacji i ustaleniu, jakie cele proponowany system ma realizować. Następnie należy przystąpić do stworzenia grupy zadaniowej, której celem jest nadzorowanie wdrażania projektu. W tej grupie powinni się znaleźć przedstawiciele przyszłych użytkowników systemu.

Następny krok polega na opracowaniu odpowiedniej bazy danych, oraz na określeniu potrzeb w zakresie sprzętu i oprogramowania oraz na ich zakupie. Firma obecnie dysponuje potrzebnymi danymi, część z nich istnieje w formie elektronicznej.

Trzeci krok to integracja bazy danych, sprzętu i oprogramowania. W tej fazie dokonuje się instalacji sprzętu, połączenia poszczególnych jednostek, wprowadzenia danych do systemu oraz zainstalowania i testowania oprogramowania. Wprowadza się także zabezpieczenia systemu, tzn. ogranicza się pewne formy manipulowania i możliwości dostępu do systemu przez użytkownika.

Kolejny krok polega na opracowaniu dokumentacji działania systemu (instrukcje obsługi, inne programy wspomagające użytkownika) i szkoleniu (seminaria szkoleniowe) jego przyszłych użytkowników.

Czwartym krokiem jest testowanie działania systemu i wprowadzenie odpowiednich modyfikacji. Niezależnie do tego jak dopracowany jest system zdarzają się różnego rodzaju błędy i niedociągnięcia, które na tym etapie muszą zostać wyeliminowane.

Ostatnim krokiem jest ciągła obserwacja skuteczności systemu, poddawanie go koniecznym modyfikacjom i dostosowywanie go do zmian zachodzących zarówno wewnątrz firmy jak i w jej otoczeniu.

6. Wnioski

Decydując się na wdrożenie systemu informacyjnego oczekujemy od niego efektów w

postaci wymiernych korzyści dla firmy i jej pracowników.

Do najistotniejszych korzyści płynących z wdrożenia tego systemu zaliczyć możemy:

-          szybki dostęp do aktualnych danych, informacji, itp.;

-          przedstawienie tych danych w żądanej formie (tabela, wykres, itp.);

-          wspomaganie menedżerów w podejmowanych przez nich decyzjach (system sugeruje jego zdaniem najlepsze rozwiązanie, lecz ostateczna decyzja zawsze należy do człowieka);

-          możliwość wyszukiwania pewnych zależności pomiędzy informacjami zgromadzonymi w bazie danych;

Z wdrożenia systemu informacyjnego płyną także różnego rodzaju wady i zagrożenia. Do najistotniejszych z nich należy wymienić:

-          koszt wdrożenia systemu;

-          złożoność systemu, czyli trudność jego budowy;

-          osoby korzystające z systemu mogą w zbyt dużym stopniu na min polegać;

-          menedżerowie mogą żywić nierealistyczne oczekiwania co do możliwości systemu informacyjnego;

-          system informacyjny jest narażony na  różnego rodzaju przestoje spowodowane np. sabotażem, brakiem zasilania czy atakiem wirusa komputerowego.