2. Ogólne czynności spedycyjne
etapy realizacji czynności spedycyjnych,
sposób w jaki spedytor przyjmuje zlecenia,
kryteria wyboru środka transportu,
krótką charakterystykę czynności związanych z odprawą celną przesyłek.
Prowadzenie działalności spedycyjnej wiąże się z wykonywaniem określonych czynności, które są realizowane stopniowo, w ramach kilku etapów. Etapy te przedstawia rysunek 1,
Rysunek 1. Etapy realizacji czynności spedycyjnych
W etapie wstępnym spedytor udziela klientowi jedynie ogólnych informacji na temat możliwości organizacji procesu transportowego zgodnie z oczekiwaniami zleceniodawcy. Oczekiwania te mogą dotyczyć przykładowo przewozu produktów, które muszą być specjalnie zabezpieczone, a czas przewozu nie może być dłuższy niż 2 dni. Oczywiście, takich oczekiwań ze strony klientów może być bardzo dużo, a rolą spedytora jest wstępna weryfikacja możliwości ich realizacji.
Kolejny etap, czyli doradztwo, jest już bardziej złożony, a spedytor opracowuje szczegółowy plan przewozu. Plan ten musi zawierać takie informacje jak wybór środka transportu oraz przewoźnika, który będzie odpowiedzialny za przewóz. Dodatkowo, spedytor w tym etapie musi uwzględnić wszelkie istniejące regulacje prawne, np. dotyczące przewozu towarów niebezpiecznych, ponadgabarytowych czy szybko psujących się. Do opracowania planu przewozu niezbędne są też informacje dotyczące wymagań klienta oraz podziału odpowiedzialności stron kontraktu (gestia transportowa). Po opracowaniu szczegółowego planu przewozu, spedytor jest w stanie podać kalkulację cenową, która umożliwi klientowi podjęcie decyzji o wyborze lub odrzuceniu przygotowanej przez spedytora oferty. W przypadku zaakceptowania oferty przez zleceniodawcę musi on wystawić zlecenie spedycyjne, które jest podstawą do zawarcia kontraktu pomiędzy spedytorem a klientem. Zgodnie z zapisami umieszczonymi w Ogólnych Polskich Warunkach Spedycyjnych (OPWS), zlecenie spedycyjne powinno określać zakres zalecanej usługi, rodzaj i właściwości przesyłki, znaki i numery poszczególnych sztuk, ich liczbę, masę, wymiary, objętość oraz wszelkie inne dane oraz dokumenty potrzebne do prawidłowej realizacji zlecenia. Zlecenie spedycyjne może być przekazywane w formie papierowej, elektronicznej lub ustnie.
Działalność spedycyjna opiera się na umowach. Wspomniany powyżej kontrakt pomiędzy spedytorem a zleceniodawcą (czyli umowa) może być zawarty na kilka sposobów, przykładowo:
- jednorazowo, na przewiezienie określonego towaru,
- czasowo, na przewiezienie danej partii towaru (np. 300 palet w ciągu miesiąca),
- czasowo, np. na okres jednego roku i regularny przewóz konkretnego ładunku.
Warto zauważyć, że pierwsze dwa etapy nie przynoszą firmie spedycyjnej zysku, gdyż spedytor musi zainwestować swój czas w przygotowanie oferty, która nie zawsze może być zaakceptowana przez zleceniodawcę. Zatem istotne jest, aby rzetelnie i dokładnie przygotować ofertę oraz zapewnić wysoką jakość świadczonych usług, gdyż coraz częściej spotykane są sytuacje, gdzie zleceniodawca wybiera ofertę droższą, ale cechującą się wyższą jakością świadczonych usług. Dlatego też, spedytor powinien być gotowy do pomocy zleceniodawcy w każdym z omawianych w rozdziale etapów.
W przypadku zawarcia kontraktu pomiędzy spedytorem a zleceniodawcą konieczne jest także zawarcie umowy przewozu pomiędzy spedytorem a przewoźnikiem, który będzie realizować transport. Jednak przed zawarciem umowy przewozu spedytor musi wybrać środek transportu, którym będzie realizowany przewóz oraz przewoźnika (może też realizować przewóz własnym taborem). Wybór środka transportu oraz przewoźnika prowadzi się przy uwzględnieniu takich kryteriów, jak:
- charakterystyka ładunku oraz jego podatność transportowa informująca między innymi o tym, jak długo towar może być przewożony i przy pomocy jakich gałęzi transportu,
- nośność i ładowność pojazdu,
- rodzaj nadwozia (dostosowanie do ładunku, usprawnienia w przeładunkach),
- cena za przewóz,
- właściwości techniczno-ruchowe (zwrotność, stateczność pojazdu),
- możliwość śledzenia przesyłki (choćby przez telefoniczny kontakt spedytora z przewoźnikiem czy kierowcą, jednak preferowane są nowoczesne rozwiązania informatyczne, takie jak śledzenie przesyłki przy pomocy narzędzi informatycznych).
Jeśli dany przewoźnik spełnia powyższe kryteria, spedytor składa zamówienie środka transportu. Trasa przewozu oraz odległość podawana jest w zamówieniu środka transportu. Dodatkowo dla przewozów międzynarodowych ustalane jest także przejście graniczne.
Kolejnym elementem w etapie doradztwa jest przygotowanie dokumentów przewozowych, a w szczególności wypełnienie listu przewozowego. Prawid...
karolinawalasek