Zarządzanie projektami

Definicja

Zarządzanie projektem jest to niepowtarzalny zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie. Zawiera się w nim między innymi planowanie, harmonogramowanie, realizacja i kontrola zadań składających się realizację celów projektu.

Najprościej można powiedzieć, że zarządzanie projektem to dziedzina zajmująca efektywną realizacją celów projektów przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń i ryzyk, jak również jest dziedziną zajmującą się budowanie motywacji zespołu projektowego i właściwą komunikacją pomiędzy uczestnikami projektu.

Może też powiedzieć, iż jedną ze składowych zarządzania projektem jest praktyczna wiedza o eliminowaniu ryzyka porażki na poziomie w całego cyklu życia projektu. Ryzyko w projekcie bierze się głównie z nie możliwością wyeliminowania niepewności związanej z przyszłymi wydarzeniami na każdym etapie projektu wynikającej z dynamiki komunikacji pomiędzy uczestnikami, zmiennej wydajności zespołów projektowych, błędnego planowania oraz czynników otoczenia zewnętrznego.

Z innego punktu widzenia, zarządzanie projektem można zdefiniować jako naukę o definiowaniu i osiąganiu celów przy jednoczesnej maksymalnie możliwej optymalizacji użycia zasobów (np. czasu, pieniędzy, ludzi, itd.).

Zarządzanie projektem to pole działania i odpowiedzialności wielu osób w tym sponsora, kierownika projektu oraz uczestników projektu.

Ze względu na zakres uprawnień, odpowiedzialności i poziom wymaganych kompetencji najbardziej wyróżniającą się rolą w projekcie jest rola kierownika projektu. Kierownik projektu uczestniczy bezpośrednio w procesie zarządzania projektem, zajmują się koordynacją zadań projektu pomiędzy uczestnikami projektu, utrzymuje motywację zespołu projektowego, w taki sposób by zrealizować założone cele projektu eliminując po drodze występujące problemy i ryzyka. Istotnym zakresem odpowiedzialności kierownika projektu jest również poprawna komunikacja ze sponsorem projektu i uczestnikami projektu w celu jasnego precyzowania kierunku kolejnych zmian i zauważania nowo pojawiających się zagrożeń.

Inna istotną rolą w projekcie jest sponsor projektu, który powołuje projekt do życia. Sponsor projektu jest jednocześnie osobą najbardziej uprawnioną do podejmowania wszelki decyzji w projekcie, ale najczęściej podejmującą w projekcie decyzje kluczowe, w tym również mogące re-definiować zakres, budżet lub czas realizacji projektu. Sponsor podejmuje często również decyzję, co do wyboru kierownika projektu i przez cały czas wspiera jego osobę w trakcie realizacji projektu. Wszelkie decyzję sponsora są zawsze wiążące dla kierownika projektu.

W języku polskim przyjęły się głównie dwie nazwy określające tę samą dziedzinę wiedzy, zarządzanie projektami (zamiast zarządzania projektem) oraz zarządzanie przedsięwzięciami, z czego to pierwsze cieszy się największą popularnością. Wśród osób zajmujących się tą nauką zawodowo dużym powodzeniem cieszy się także angielskojęzyczne sformułowanie Project Management. Wszystkie te nazwy stosowane tu będą wymiennie.

Czym jest projekt?

Projektem mogą być nawet tak proste czynności jak zrobienie śniadania, w praktyce jednak projekty bywają bardzo złożone. W przeciwieństwie do procesu, projekt wykonuje się raz, a każdy projekt ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia (co nie oznacza jednak, że daty te nie mogą się zmieniać - w praktyce często tak się dzieje). Wyprodukowanie partii towaru na linii produkcyjnej zdecydowanie nie kwalifikuje się jako projekt, gdyż jest to proces powtarzalny, bez zaplanowanego końca; projektem mogłoby być np. zaplanowanie i zorganizowanie takiego procesu produkcyjnego.

Typowe projekty to projektowanie czy budowa budynku, programowanie, testowanie i dokumentacja komputerowego oprogramowania, czy też badania i testy nad nowym rodzajem lekarstwa. Czas trwania projektu to czas pomiędzy rozpoczęciem a zakończeniem projektu, który może wynosić minuty, godziny, tygodnie, miesiące czy nawet lata.

Metodyki zarządzania projektem podkreślają, że każdy projekt jest zorientowany na stworzenie unikalnego produktu, usługi bądź innego konkretnego rezultatu.

Podejścia

Ogólnie rzecz biorąc współcześnie stosuje się dwa podejścia do zarządzania projektami. Podejście "tradycyjne" identyfikuje sekwencje kroków jakie muszą zostać wykonane. W przeciwieństwie do tego, w drugim podejściu projekt jest widziany raczej jako zbiór stosunkowo małych zadań, niż jako kompletny proces.

Podejście tradycyjne

W tradycyjnym podejściu, wyróżniamy 5 faz projektu:

1. inicjacja projektu
2. planowanie projektu
3. wykonywanie projektu
4. monitorowanie projektu
5. ukończenie projektu

Nie każdy projekt jednak przejdzie przez wszystkie te fazy, jako że projekty mogą zostać anulowane, i często w praktyce są, zanim osiągną swój koniec. Niektóre projekty nie posiadają kilku z wymienionych faz, niektóre zaś przechodzą przez niektóre z etapów kilkakrotnie.

Zarządzanie projektami stara się objąć następujące zmienne czynniki:

·         zakres projektu

·         czas na wykonanie projektu

·         koszty projektu (budżet)

·         jakość

·         ryzyko

Trzy pierwsze czynniki są ściśle z sobą powiązane równaniem równowagi projektu. Zawsze ustalenie dwóch z nich powoduje, że trzeci jest wynikowy. I tak np. ustalenie zakresu projektu i czasu jego wykonania ustala jego koszta zgodnie z zasadą, iż większy zakres wymaga większego budżetu. Ustalenie ukrótszego czasu wykonania, w większości przypadków powiększa koszta. Obniżenie budżetu zawsze wiąże się z ograniczeniem zakresu, wydłużeniem czasu projektu lub obu na raz.

Metoda Gantta

ang. Gantt chart, fr. Diagramme de Gantt, niem. Gantt Diagramm

Opracowany przez siebie wykres H. L. Gantt po raz pierwszy zastosował do przedstawienia planu produkcji formę graficzną w roku 1917. Na typowym wykresie Gantta wiersze zawierają stanowiska pracy, natomiast kolumny oznaczają jednostki czasu. Układ zdarzeń na wykresie przedstawiany jest najczęściej w wersji planowanej przed rozpoczęciem działania oraz rzeczywistej nanoszonej na wykres wraz z upływem czasu.
Za pomocą wykresu Gantta można nie tylko planować i kontrolować wykonanie planu, ale także poprzez zastosowanie odpowiedniego systemu oznaczeń uwzględniać zmienność przebiegu wykonania zadania.
W przypadku wykresu wydajności pracy analizę przeprowadza się na podstawie zapisów rzeczywistych uzupełnionych o oznaczenia zakłóceń (np. brak pracownika, brak materiałów, brak instrukcji, remont maszyny, brak energii, brak narzędzi, brak doświadczenia wykonawcy, święta, narady, strajki, braki w kwalifikacjach wykonawcy, brak zlecenia).

Wykres Gantta jest graficznym sposobem planowania i kontroli. Planowanie i koordynowanie przebiegu różnych czynności w przekroju czasowym odgrywa istotną rolę w tworzeniu i funkcjonowaniu organizacji.
Wykresy Gantta służą do planowania działań wielopodmiotowych zarówno zespołowych, jak i grupowych. Przedstawiają następstwo kolejnych zdarzeń, uwzględniając również zadania wykonywane równolegle. Dzięki tej technice można także kontrolować realizację zaplanowanego przedsięwzięcia.

Technika ta obejmuje następujące etapy:

·         I etap: rozłożenie przedsięwzięcia na cele etapowe lub cele szczątkowe,

·         II etap: ustalenie czasu trwania przedsięwzięcia i określenie czasów realizacji celów etapowych i cząstkowych,

·         III etap: ustalenie kolejności realizacji celów etapowych i cząstkowych oraz wyznaczenie terminów ich rozpoczęcia i zakończenia,

·         IV etap: określenie miejsca, w którym cele te mają być zrealizowane,

·         V etap: wyrażenie w postaci graficznej wszystkich dokonanych czynności.

Wykresy Gantta znajdują zastosowanie uniwersalne we wszystkich dziedzinach działalności ludzi. Jak każda metoda również i ta posiada swoje wady i zalety. Główną zaletą wykresów Gantta jest możliwość bieżącej kontroli realizowanego przedsięwzięcia i dokonywania odpowiednich korekt. Do wad należy zaliczyć m.in.:

·         brak szczegółowych informacji dotyczących poszczególnych zadań (program Ganttproject umożliwia jednak dodawanie do nich opisów i komentarzy),

·         pokazuje jedynie kolejność zadań,

·         nie pokazuje najkrótszej drogi do ukończenia prac,

·         nie obrazuje najlepszego wykorzystania zasobów.

Wykres Gantta umożliwia kierownikowi podjęcie zobowiązań opartych na planowanych terminach zakończenia, pozyskanie dodatkowych zasobów dla skrócenia niektórych terminów.

CPM - Metoda Ścieżki Krytycznej (z ang. Critical Path Method) to jedna z metod stosowanych w zarządzaniu projektami. Utworzona została w roku 1958 w amerykańskiej firmie chemicznej DuPont, w celu usprawnienia procesów produkcji. Metoda ta pozwala na graficzną prezentację kolejnych czynności wykonywanych w ramach projektu, z zaznaczeniem szacowanego czasu trwania tych czynności, oraz z zachowaniem ich sekwencji. Metodę ta stosujemy wtedy, gdy znane są czasy trwania poszczególnych czynności.

Ścieżka krytyczna będąca najdłuższą sekwencją czynności niezbędnych do wykonania projektu, wyznacza jednocześnie najkrótszy czas realizacji projektu. Składa się z czynności krytycznych, w przypadku realizacji których nie mamy żadnego zapasu czasu

Grafy metodyki CPM składają się z połączonych ze sobą węzłów i łuków. Każdy węzeł ilustruje początek jednego z zadań wykonywanego w ramach projektu, natomiast każdy łuk jest graficzną prezentacją przebiegu tego zadania. Występuje tylko jeden węzeł początkowy oraz jeden końcowy.

PERT (ang. Program Evaluation and Review Technique)

Jedna z deterministycznych metod planowania i kontroli projektu, wykorzystująca programowanie sieciowe, stosowana w zarządzaniu projektami. Została opracowana przez Departament Obrony Stanów Zjednoczonych w latach 1956-1957, na potrzeby marynarki wojennej USA podczas realizacji projektu budowy rakiet balistycznych Polaris. Początkowo wykorzystywana głównie przy dużych, wieloletnich programach wojskowych, z czasem znalazła również zastosowanie w projektach cywilnych.

W metodzie PERT projekt jest przedstawiany w postaci diagramu sieciowego, czyli grafu skierowanego, którego wierzchołki stanowią zadania składające się na projekt, natomiast łuki reprezentują ukierunkowane powiązania pomiędzy zadaniami i są do nich przypisane czasy trwania poszczególnych czynności wymaganych do przejścia do następnego zadania.

Podobnie jak w przypadku metody CPM istotą metody PERT jest analiza ścieżki krytycznej. Różnica pomiędzy obiema metodami polega na traktowaniu w metodzie PERT czasu trwania zadania jako zmienną losową, nie natomiast jako zmienną zdeterminowaną, jak w przypadku metody CPM.

Takie ujęcie czasu trwania zadań składających się na projekt pozwala zastosować metody statystyczne do oceny czasowego ryzyka ukończenia zadań, grup zadań i całości projektu oraz określania prawdopodobieństwa ich ukończenia w z góry zadanym terminie.

Parametry rozkładu prawdopodobieństwa czasu zakończenia zadania szacuje się na podstawie trzech zmiennych:

·         optymistycznego czasu zakończenia zadania

·         najbardziej prawdopodobnego czasu zakończenia zadania

·         pesymistycznego czasu zakończenia zadania

W oparciu o te zmienne szacuje się czas oczekiwany zakończenia zadania, który jest podstawą analizy ścieżki krytycznej oraz wariancję czasu oczekiwanego, która określa spodziewaną różnicę szacowanego czasu oczekiwanego zakończenia zadania od rzeczywistego czasu trwania czynności. Metoda CPM, choć opracowana niezależnie, jest szczególnym przypadkiem metody PERT – takim, w którym wszystkie trzy zmienne czasowe poszczególnych zadań są równe.

Do najważniejszych zalet metody PERT należą:

·         możliwość zarządzania dużymi i złożonymi projektami

·         nieskomplikowane obliczenia

·         graficzna prezentacja

·         możliwość oceny ryzyka czasowego ukończenia zadań i projektu

·         możliwość szacowania prawdopodobieństwa ukończenia zadań jak i całego projektu w zadanym terminie

Wady metody PERT to przede wszystkim:

·         mała elastyczność metody w trakcie realizacji projektu ze względu na deterministyczny charakter sieci

·         duża subiektywność przy ocenie czasów realizacji zadań.

Programowanie sieciowe to przedstawienie problemu w postaci grafu, a następnie analizowanie takiego grafu przy zastosowaniu teorii grafów.

Programowanie sieciowe wykorzystywane jest przy planowaniu, harmonogramowaniu i kontroli realizacji przedsięwzięć (metody CPM i PERT, diagram Gantta). Programowanie sieciowe pomaga w identyfikacji odstępstw od planu i ich skutków, modyfikacjach harmonogramu.

1