ZARZĄDZANIE
Ogólna definicja:
Układ działań regulujących funkcjonowanie danej
organizacji, zgodnie z wytyczonymi celami.
Definicji tego pojęcia jest wiele. Jest ono interpretowane dość dowolnie, tak że często nie ma jasności, czemu zarządzanie służy i jakie są jego cele. Przykłady różnych definicji tego terminu.
"Zarządzanie umownie można rozumieć jako szczególny rodzaj kierowania, w którym podstawą oddziaływania na przedmiot kierowania jest sformalizowana hierarchiczna nadrzędność podmiotu kierowania, tj. władza wynikająca z formalnej hierarchii". (J. Kurnal).
"Istotą funkcji zarządzania jest w szczególności formułowanie celu działania, planowanie, czyli organizowanie toku czynności, pozyskiwanie i rozmieszczanie potrzebnych zasobów (ludzkich i rzeczowych), i organizowanie struktur oraz kontrolowanie realizacji celów". (J. Zieleniewski).
"Zarządzanie to taki rodzaj kierowania w którym tytuł do wywierania wpływu na hierarchię i systemy wartości, interesy i dążenia oraz postawy i organizacyjne zachowania kierowanych wynika głównie, choć nie wyłącznie z władania lub z faktu dysponowania przez kierującego zasobami materialno-energetycznymi lub nominalnymi i informacyjnymi o szczególnym znaczeniu dla funkcjonowania i rozwoju organizacji bądź z samego przeświadczenia kierowanych, że kierujący ma możność pozyskiwania tych zasobów". (L. Krzyżanowski).
"Zarządzanie to ustawiczny proces tworzenia reguł ładu w danym układzie w postaci norm, planów, instrukcji i innych jeszcze dokumentów. Ze swego założenia mają one być instrumentami koordynacji w poszukiwaniu rzeczowych i osobowych składników działalności, ich rozmieszczaniu i stosowaniu do określonych w tej dziedzinie celów" (Encyklopedia biznesu, t. 2, Warszawa 1995).
W świetle podanych definicji zarządzanie obejmuje funkcje dotyczące: utrzymania równowagi z otoczeniem, planowania, organizowania, motywowania, kontroli i analizy wyników.
Funkcje zarządzania (management functions)
Funkcje zarządzania to role i zespoły czynności jakie pełni zarządzanie w każdej organizacji. Najczęściej rozpowszechniony jest podział czynności zarządzania wzorowany na propozycji H. Fayola, który rozróżniał: planowanie, organizowanie, pobudzanie do działania (motywowanie) i kontrolowanie. We współczesnym zarządzaniu taki podział jest zbyt wąski i zbyt słabo akcentuje rolę stosunków między organizacją a otoczeniem jej działania.
Na zarządzanie składają się następujące szczegółowe funkcje:
1. Utrzymywanie kompleksowego spojrzenia na organizację jako system i jej bieżącą sytuację:
· obserwowanie i analizowanie warunków i trendów w otoczeniu,
· analizowanie mocnych i słabych punktów poszczególnych podsystemów organizacji.
2. Formułowanie celów i strategii organizacji jako całości:
· długo, średnio i krótkookresowe planowanie,
· formułowanie zasad i trybu ustalania celów (stopień partycypacji uczestników, odgórne czy oddolne konstruowanie planów itp.).
3. Organizowanie podsystemu technicznego i podsystemu struktury:
· specjalizacja zadań i określanie ich treści,
· sposoby koordynacji wyspecjalizowanych zadań,
· zróżnicowanie komórek i podsystemów (dyferencjacja),
· integracja wszystkich elementów organizacji.
4. Projektowanie systemu informacyjno-decyzyjnego:
· ustalanie operacyjnych mierników realizacji zadań i efektywności,
· system decyzji planistycznych i koordynacyjnych,
· zbiory danych dla decyzji strategicznych i bieżących.
5. Kształtowanie systemu kierowania ludźmi:
· formułowanie oczekiwań w stosunku do poszczególnych osób i ról pełnionych przez nie w organizacji,
· system motywacji do pracy, nagrody zewnętrzne i wewnętrzne,
· dynamika grup,
· styl kierowania.
6. Usprawnianie funkcjonowania organizacji:
· analiza działalności,
· analiza opinii klientów i uczestników organizacji,
· rozwój i zmiany w organizacji,
· usprawnianie zarządzania.
Metody zarządzania (management methods)
Metody zarządzania to zespoły czynności i środków zalecane przez naukę i stosowanie przez menedżerów dla podnoszenia skuteczności zarządzania z punktu widzenia realizacji jego celów i funkcji.
Metody zarządzania tworzy się przez dobór właściwych metod planistycznych, organizacyjnych, motywacyjnych i kontrolnych tak aby stanowiły one komplementarną całość oraz sposobów komunikowania się ludzi w przedsiębiorstwie zapewniających właściwe pełnienie ich ról zawodowych.
Teoria i praktyka wypracowały setki takich metod, które dotyczą zarówno zarządzania traktowanego ogólnie jak i problemowo. Metody, które dotyczą wybranych funkcji zarządzania określane są jako zarządzanie przez... (management by...). Przykładem takich metod są:
· zarządzanie przez cele (management by objectives): wspólne opracowywanie zadań przez przełożonych i podwładnych oraz przydzielanie odpowiedzialności indywidualnej za osiągnięcie zakładanych wyników;
· zarządzanie przez wyniki (management by results): egzekwowanie pracy i ocena współpracowników według uzyskanych rezultatów;
· zarządzanie przez delegowanie (management by delegation): nadawanie pełnomocnictwa i przyjęcia związanej z tym odpowiedzialności w celu odciążenia przełożonego i wzmocnienia motywacji podwładnych;
· zarządzanie przez motywację (management by motivation): stosowanie stałej wysokiej motywacji przez położenie nacisku na potrzeby samorealizacji;
· zarządzanie przez partycypację (management by participation): podejmowanie przez pracowników decyzji w ustalaniu celów i udział w ich realizacji w celu identyfikowania się z postawionymi celami;
· zarządzanie przez inspirację (management by inspiration): kreowanie idei mających wyzwolić u podwładnych inicjatywę w kierunku pożądanym przez generatora idei;
· zarządzanie przez system (management by system): racjonalne zorganizowanie i usystematyzowanie całego procesu produkcji i komputerowe jego wspomaganie.
Metody zarządzania często też określane są mianem technik zarządzania, przez które rozumiane są sposoby działania, za pomocą których menedżer może oddziaływać na ludzi, inne rzeczy i procesy w celu rozwiązywania problemów zarządzania.
Zarządzanie sprawnościowe (performance management)
Zarządzanie to łączy dobrą teorię zarządzania z praktyką, aby najlepiej zaspokoić potrzeby organizacji związane z osiągnięciem zysku i budową korzystnego wizerunku w otoczeniu.
Wprowadzenie tego zarządzania wymaga spełnienia takich warunków, jak:
1. Określenie funkcji i celów, które pozwala na wyodrębnienie podstawowych operacji i wprowadzenie odpowiedniej struktury organizacyjnej. Następuje ustalenie wyników, jakie ma osiągnąć każda jednostka organizacyjna. Na tej podstawie odbywa się podział zadań na te jednostki i określa się zadania dla każdego pracownika.
2. Obserwacja sprawności i wyników, polegająca na określaniu podstawowych zadań i kryteriów sprawności oraz dyskutowaniu ich przez pracowników w sekcjach, a następnie po uzgodnieniu, zadania przedstawia się w postaci wykazu (macierzy).
3. Powiązany i uporządkowany układ komunikowania się polegający na rzetelnej wymianie informacji zarówno pionowo jak i poziomo i stworzeniu kanałów reagowania oraz sprzężeń zwrotnych.
4. Rozwój personelu i ocena wyników jego pracy, co polega na opracowaniu specjalnego systemu oceny pracowników na wszystkich szczeblach i regularnym jej dokonywaniu (przynajmniej raz w roku). W regularnie prowadzonych z każdym pracownikiem rozmowach powinny być omawiane jego zadania i cele w najbliższym okresie oraz sprawy dalszej kariery i potrzeby szkoleniowe.
5. Systemy informacyjne zarządzania, które powinny umożliwiać i ułatwiać pomiary sprawności i porównywanie wyników z uprzednim zadaniem i celami stosując do tego celu odpowiednio przystosowany system kontroli komputerowej (system kontroli zużytego czasu).
F. Harbison i C. Mayers dowodzą, że proces zarządzania nie jest możliwy do zrozumienia po przytoczeniu choćby najtrafniejszej definicji. Dlatego proponują rozpatrzenie jego istoty (interpretacji) w trzech ujęciach: ekonomicznym, administracyjnym i społecznym.
1. Ujęcie ekonomiczne
Ekonomiczna interpretacja zarządzania pozwala na postrzegania tego procesu jako jednego z czynników produkcji, co najmniej równoważnego takim czynnikom jak kapitał, praca i zasoby naturalne.
Postrzeganie zarządzania jako samodzielnego czynnika produkcji datuje się od czasów A. Marshalla. Wyrażał on przekonanie, że zarządzanie jest jeszcze jednym z czynników produkcji.
W połowie lat pięćdziesiątych amerykański teoretyk i doradca w dziedzinie zarządzania P. Drucker stwierdził, że czynnik ten nie jest jeszcze jednym z czynników produkcji, lecz powinien być uważany za czynnik centralny, za sprawczą siłę postępu ekonomicznego.
Ekonomiczna interpretacja zarządzana jest uzasadnieniem do stosowania i rozwijania menedżerskiego systemu zarządzania instytucjami.
3. Ujęcie administracyjne
Administracyjna interpretacja zarządzania pozwala na plan pierwszy wysunąć system autorytetu, którego działalność zasadza się na regule hierarchii. Autorytet oznacza potwierdzone prawnie pełnomocnictwo do wydawania decyzji kierowniczych.
Zarządzanie jest tu spostrzegane jako proces sprawowania władzy, a sprawność tego procesu pozostaje uzależniona od racjonalności alokacji uprawnień władczych pomiędzy różnymi szczeblami hierarchii organizacyjnej.
2. Ujęcie socjologiczne
Socjologiczna interpretacja zarządzania pozwala z kolei na spostrzeganie tego procesu jako uwikłanego w system grup społecznych i prestiżów przypisanych z każdej z nich. Kierownicy cechują się zwykle relatywnie wysokim wykształceniem i ponad przeciętną inteligencją. Przez to tworzą wyróżniającą się grupę społeczną, wejście do której jest uwarunkowane odpowiednią wiedzą i kulturą. Grupa ta jest ponad to dosyć wysoko wynagradzana i prowadzi życie na przeciętnie wysokiej stopie. Wszystkie te okoliczności sprawiają, że prestiż społeczny tej grupy jest bardzo znaczący.
Proces zarządzania oraz jego istotę można rozpatrywać w dwóch płaszczyznach:
− płaszczyźnie strukturalnej odnoszonej do uczestników tego procesu; analizie poddawani są uczestnicy zarządzania, czyli osoby na stanowiskach zarządzania wszystkich szczebli, którym powierzono uprawnienia do wydawania decyzji i poleceń oraz ich podwładni,
− płaszczyźnie funkcjonalnej odnoszonej do działań zarządzania (ich logiki, struktury, natężenia) podejmowanych przez kierujących ze względu na cele, jakie mają być osiągnięte w organizacji.
Zaistnienie zarządzania rozumianego jako proces zorientowany na koordynowanie i integrowanie posiadanych przez organizację zasobów dla realizacji jej celów wymaga wystąpienia następujących elementów:
· podmiot zarządzającego wyposażonego we władze oraz niezbędne umiejętności, stosującego adekwatny do sytuacji zarządzania styl kierowania, dysponującego odpowiednimi metodami i technikami zarządzania. Sposób oddziaływania zarządczego determinowany jest − w ujęciu generalnym − przyjętym przez organizację programem rozwoju, czyli jej misją i wizją, strategią i wynikającymi z niej celami głównymi i realizacyjnymi. Podmiotem zarządzania jest zawsze człowiek pełniący funkcję elementu uzależniającego (dyrektor, prezes, kierownik, zarząd i rada nadzorcza),
· podmiotu zarządzanego, okazującego przyzwolenie do sprawowania władzy przez zarządzających, dysponującego niezbędnymi umiejętnościami oraz zgłaszającego wobec organizacji aspiracje wynikające z chęci, ale i z konieczności zaspokojenia zróżnicowanych potrzeb. Podmiot zarządzany oddziaływa na zasoby organizacji dla uzyskania oczekiwanego przez zarządzających stanu obiektu zarządzania,
· informacyjnego-decyzyjnego sprzężenia zwrotnego w relacji podmiot zarządzający − podmiot zarządzany, podlegający na wzajemnie zdeterminowanej, dwustronnej wymianie informacji i jednostronnym − od zarządzającego do zarządzanego − podejmowaniu decyzji zarządczych.
Zwrócić należy uwagę na specyficzny aspekt zarządzania polegający na dwoistości ról uczestników tego procesu. Podmiot zarządzający jest − w odniesieniu do stanowisk − jednocześnie podmiotem zarządzania (kierownik niższego szczebla jest podwładnym kierownika wyższego szczebla).
Proces zarządzania wyraża się w wykonywaniu ściśle określonych dla każdego stanowiska kierowniczego funkcji.
Przez funkcje zarządzania rozumie się względne stałe powtarzające się czynności wykonywane przez podmiot zarządzania (kierownika) w drodze podejmowania decyzji dotyczących działania podporządkowanych jemu podmiotów zarządzania (podwładnych).
Funkcjonalne ujęcie zarządzania ujmuje zarządzanie jako proces (ciąg zdarzeń) o sprawczym charakterze, dzięki któremu w sposób odpowiedni (skoordynowany i zintegrowany) użytkowane są zasoby i koordynowane są funkcje rzeczowe organizacji. Funkcje zarządzania są ściśle zintegrowane względem funkcji pierwotnych organizacji (przedsiębiorstwa), takich jak: zaopatrzenie, wytwarzanie, sprzedaż. Na rysunku poniższym przedstawiono sposób powiązania tych funkcji.
Piffony