MS Access jako narzędzie pracy nauczyciela - wychowawcy
Wstęp
Wszyscy doskonale wiedzą, że komputer jest doskonałym i pomocnym narzędziem w realizowaniu różnorodnych zadań w szkole. Komputery pomagają wykonywać pracę znacznie szybciej i prościej.
Obecnie – w stuleciu określanym często jako „wiek informacji” - trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie szkoły bez istnienia komputerów.
Wraz z wchodzeniem ludzkości w erę społeczeństwa informacyjnego, w której źródłem bogactwa i postępu jest wiedza i informacja, następuje rozwój sprzętu i oprogramowania komputerowego. Na szczególną uwagę zasługuje program MS ACCESS wchodzący w skład pakietu Microsoft Office, który może ułatwić prace nauczycielowi w szkole – a szczególnie wychowawcy klasy.
Program Microsoft Access jest przykładem systemu obsługi baz danych. Bazy danych należą do najważniejszych zastosowań komputerów w dzisiejszym świecie. Stanowią one sposób na przechowywanie dużych ilości informacji w takiej formie, która umożliwia łatwe przeszukiwanie i selekcje potrzebnych danych. Dużych ilości informacji nie da się przechowywać w nieuporządkowany sposób.
Podstawowe pojęcia związane z bazą danych
baza danych (ang. database)
Zbiór danych na określony temat i o określonej strukturze. Najprostszą strukturą jest tabela, w której wiersze odpowiadają elementom bazy, a w kolumnach są zapisywane wartości wybranych cech tych elementów. Na przykład baza może być katalogiem książek, wtedy w wierszach są umieszczane informacje o poszczególnych książkach, a w kolumnach wpisuje się imię i nazwisko autora, tytuł książki, jej wydawcę itd. Podobnie można utworzyć bazy: towarów w sklepie i w hurtowni, uczniów w klasie i w szkole, pracowników w firmie itd. Dane o jednym elemencie bazy tworzą rekord bazy, a poszczególne informacje o tym elemencie są wpisywane w pole tego rekordu.
Na komputerowej bazie danych można wykonywać wiele operacji:
· można ją uzupełniać o nowe elementy,
· poprawiać lub usuwać istniejące elementy,
· poszukiwać elementu o ustalonej wartości w wybranym polu,
· wszystkie elementy bazy można uporządkować rosnąco lub malejąco względem wybranej cechy elementów.
Wiele informacji w sieci Internet jest zgromadzonych w postaci baz danych, np. informacje w rozkładzie jazdy pociągów lub w katalogach książek oferowanych przez wydawnictwa i księgarnie internetowe. Niektóre informacje o samej sieci są również przechowywane w bazach danych, np. adresy pocztowe, adresy stron WWW, informacje wykorzystywane przez wyszukiwarki itd.
Podstawowe komponenty bazy danych:
Tabele – przechowują dane na określony temat; może ich być wiele i wówczas występują między nimi powiązania (relacje)
Kwerendy – inaczej zapytania – są to narzędzia umożliwiające wyszukiwanie informacji w bazach danych. Kwerendy pozwalają na wybieranie z tabel rekordów według określonych kryteriów, łączenie pól z różnych powiązanych ze sobą tabel, wykonywanie obliczeń na polach liczbowych. Kwerendy służą także do uzupełniania, dołączania i usuwania rekordów. Kwerendy tworzy się na podstawie tabel lub innych kwerend.
Formularze – mogą służyć do przeglądania danych, wprowadzania danych – zwłaszcza, gdy rekordy są rozbudowane i zawierają wiele pól. Formularz odpowiada takiemu sposobowi dostępu do danych, który ukierunkowany jest na operacje na pojedynczych rekordach. W formularzu widoczny jest w danej chwili tylko jeden rekord (rekord bieżący). Poszczególne pola rekordu mogą być w dowolny sposób rozplanowane na ekranie. Poza tym w formularzu można umieszczać rozmaite elementy sterujące ułatwiające przeglądanie i wprowadzanie danych.
Raporty – tworzy się głównie w celu wydrukowania określonych informacji. Raport posiada możliwość grupowania danych według określonych kategorii i przedstawiania ich w formie syntetycznej. W raportach możemy dokonywać różnych obliczeń statystycznych i podsumowań.
Program MS Access – jako relacyjna baza danych
Program MS Access jest przykładem systemu obsługi tzw. relacyjnych baz danych.
Relacja, czyli połączenia między tabelami, pozwalają bardziej efektywnie zarządzać bazą danych. W relacyjnych bazach danych można równocześnie wykorzystywać dane z wielu tabel. Dzięki relacjom można znaleźć rekordy, które będą zawierały dane z tabel powiązanych, można wymuszać więzy integralności w celu ochrony relacji między tabelami w trakcie dodawania, zmiany lub usuwania rekordów.
Aby określić związek między tabelami, należy wprowadzić w nich takie same kolumny. Dane z ustalonej kolumny jednej tabeli służą jako źródło danych dla kolumny z innej tabeli. Dla tej samej tabeli możemy określić wiele relacji, w zależności od potrzeb.
W dowolnej bazie danych mogą występować relacje typu:
· Jeden do jednego (1-1), czyli jednemu rekordowi pierwszej tabeli odpowiada dokładnie jeden rekord w drugiej tabeli.
· Jeden do wielu (1- ∞), czyli jednemu rekordowi pierwszej tabeli odpowiada wiele rekordów w drugiej tabeli, ale każdemu rekordowi w drugiej tabeli odpowiada tylko jeden rekord w pierwszej tabeli.
· Wiele do wielu (∞ - ∞), czyli wiele rekordów pierwszej tabeli jest powiązanych z wieloma rekordami w drugiej tabeli.
Etapy projektowania bazy danych:
1. Określenie celu bazy danych oraz sformułowanie zadań, które będą realizowane przez bazę
Należy zastanowić się, jakich informacji ma dostarczać baza danych. Na tej podstawie można wyznaczyć zagadnienia, które będą analizowane w bazie danych (tabele), oraz informacje mające określać każde zagadnienie (pola w tabelach).
2. Zaprojektowanie tabel oraz pól i ich właściwości
Projektując tabele, należy podzielić informacje z zachowaniem podstawowych zasad:
· Ta sama informacja nie powinna być wielokrotnie wprowadzana do jednej lub kilku tabel
· Każda tabela powinna zawierać informacje tylko na jeden temat
· Należy powiązać każde pole bezpośrednio z zagadnieniem, którego dotyczy tabela
· Nie należy wprowadzać danych pośrednich lub obliczonych
· Należy uwzględnić wszystkie potrzebne informacje
· Informacje należy przechowywać w możliwie najmniejszych jednostkach logicznych
3. Określenie kluczy podstawowych tabel, dzięki którym będzie możliwe ich powiązanie
4. Zaprojektowanie relacji i więzów integralności między tabelami
5. Sprawdzenie projektu
Po zaprojektowaniu tabel, pól i łączących je relacji najlepiej sprawdzić projekt i wykryć ewentualne usterki. Należy wprowadzić do każdej tabeli kilka przykładowych rekordów. Następnie powinniśmy utworzyć w zarysie formularze, raporty i sprawdzić, czy przedstawiają te dane, których oczekujemy.
6. Wprowadzenie danych i utworzenie innych obiektów bazy danych
Jeśli struktura tabel spełnia określone kryteria, to można wprowadzić wszystkie dane do tabel i utworzyć dowolne kwerendy, formularze raporty, czyli system zarządzania bazą danych
7. Zastosowanie narzędzi analizy programu MS Access.
Wykorzystanie programu MS Access do zebrania informacji o mojej klasie, przechowywania ich, selekcjonowania w zależności od potrzeb i drukowania opracowanych danych
Tworzenie nowej bazy danych pod nazwą klasa.mdb
Nową bazę zakłada się w sposób analogiczny do tworzenia wszelkich nowych dokumentów w programach wchodzących w skład pakietu MS Office.
Utworzyłam bazę danych od początku, wybierając Pustą bazę danych. Tworząc nową bazę danych musiałam od razu wybrać nazwę pliku dla niej oraz folder, w którym go zachowałam.
W utworzonym pliku postanowiłam przechowywać wszystkie informacje o uczniach mojej klasy.
Tworzenie nowej tabeli o nazwie Uczniowie
Klikam na przycisku z napisem Nowy i wybieram opcję Widok Projekt
Projektowanie bazy danych rozpoczyna się zawsze od ustalenia jej struktury, czyli określenia listy pól wchodzących w skład rekordu i określenia typu pól.
Lista możliwych typów danych
Ostatecznie struktura mojej bazy danych przedstawia się następująco:
Przed zapisaniem tabeli określam klucz podstawowy dla pola IDUcznia .
Klucz podstawowy – to nazwa pola, która wyznacza naturalną kolejność rekordów w bazie danych.
Tabelę zapisuję pod nazwą – Uczniowie
Wprowadzanie danych do tabeli
Dane do tabeli możemy wprowadzić na dwa sposoby:
1) Przy użyciu tabeli jako takiej
2) Przy użyciu formularza
Wprowadziłam część danych przy użyciu tabeli:
Drugą część danych wprowadziłam korzystając z formularza – Autoformularz kolumnowy:
Ten rodzaj autoformularza daje w wyniku pola ustawione jedno pod drugim. Każde pole jest zaopatrzone w etykietę informującą o jego nazwie, zaś u dołu formularza znajdują się przyciski służące do nawigacji w zbiorze rekordów.
Formularz ten zapisuję pod nazwą – Uczniowie.
Import tabeli z arkusza kalkulacyjnego MS Excel do bazy danych MS Access
Część informacji o moich uczniach z klasy opracowałam w arkuszu kalkulacyjnym Excel (zestawienie wyników nauczania za semestr 1) i chciałam je przenieść do mojej bazy danych – klasa.mdb.
Arkusz przygotowany do importu danych, powinien zawierać tylko dane w postaci listy, a lista zaczynać się od pierwszego wiersza.
Aby zaimportować tabelę z arkusza kalkulacyjnego wybieram w bazie danych MS Access opcję Tabela z menu Wstaw, a następnie opcję Importuj tabelę:
Następnie pobieram arkusz, wskazując typ importowanego pliku jako Excel, a potem wskazuję jego lokalizację w komputerze. Uruchomiony w ten sposób kreator importu arkusza przeprowadza przez tworzenie odpowiedniej tabeli.
Na koniec nadaję nazwę dla mojej nowej tabeli w bazie danych – semestr1
W ten sposób mam już dwie tabele przedstawiające informacje o moich uczniach.
Potrzebna mi była również nowa tabela z danymi o kontaktach indywidualnych z rodzicami uczniów.
Tak zaprojektowałam tabelę:
- określiłam typy pól
Kreator odnośników do tabeli Uczniowie
- wprowadziłam dane do tabeli
Tworzenie kwerend
Kwerendy wybierające pozwalają na wyświetlanie informacji wyselekcjonowanej według określonego kryterium. Można np. nie wyświetlać wszystkich pól rekordu, ograniczając się do pól najistotniejszych w danym zagadnieniu. Można także wybrać do wyświetlenia tylko pewien podzbiór rekordów, spełniających zadany warunek. Selekcji danych może towarzyszyć odpowiednie sortowanie rekordów według wybranego zestawu kluczy.
Bardziej zaawansowane kwerendy związane są z wyszukiwaniem danych w wielu tabelach naraz oraz wykonywaniem obliczeń, w oparciu o które aktualizuje się rekordy oraz tworzy formularze i raporty.
Tworzenie prostych kwerend
Proste zapytanie najłatwiej utworzyć przy użyciu Kreatora prostych kwerend
Żeby określić płeć uczniów utworzyłam kwerendę wybierającą, przedstawiającą tylko kobiety – określiłam w ten sposób ilość dziewcząt w klasie.
Kwerendy umożliwiły mi zebranie wielu innych informacji np.:
Ø nazwisko i imię ucznia;
Ø data i miejsce urodzenia ucznia;
Ø nazwisko, adres i telefon ucznia;
Ø adres i telefon ucznia;
Ø nazwisko, imię i średnia ocen;
Relacyjny model baz danych
Baza relacyjna to obecnie najpopularniejsza grupa baz danych. W bazach tego typu dane są przechowywane w kilku tabelach, między którymi są tworzone specjalne powiązania zwane relacjami. Tak wyglądają relacje między moimi tabelami:
Dzięki tym relacjom można uzyskać informacje z bazy na wiele sposobów, przez kojarzenie ze sobą danych pochodzących z rożnych tabel. Aby zbudować taką relację między tabelami, każdy rekord tabeli musi mieć pole, za pomocą którego byłby jednoznacznie identyfikowany w bazie. Pole takie nosi nazwę pola podstawowego i jest tworzone dla danych, które się nie powtarzają.
W tabeli Uczniowie i semestr1 kluczem podstawowym jest IDUcznia, będąc jednocześnie w tabeli Kontakty indywidualne kluczem obcym. Na podstawie tych pól jest budowana relacja między tymi tabelami. Pola w tych tabelach mają ten sam typ danych.
Prezentacja danych za pomocą raportów
Raport służy do prezentacji danych na wydruku w sposób zorganizowany i sformatowany. Dane w raporcie, pochodzące z obiektu źródłowego (tabeli, kwerendy), można porządkować i grupować według zadanych kryteriów. W raportach można umieszczać informacje, które są wynikiem obliczeń wykonanych na polach obiektu źródłowego.
Raport posłużył mi do wydrukowania informacji o moich uczniach, dał mi możliwość pogrupowania danych według określonych kategorii i przedstawienia ich w formie syntetycznej.
Tworzenie prostych raportów
Najprościej i najszybciej można utworzyć raport za pomocą Kreatora raportów lub narzędzia Autoraport.
Utworzyłam raport wykorzystując narzędzie Autoraport kolumnowy, w którym wykorzystałam wszystkie pola z tabeli – semestr1 i wyświetliłam wartości rekordów w pojedynczej kolumnie. Raport zapisałam pod nazwą – kartki na wywiadówkę, który wykorzystałam na spotkaniu z rodzicami – jako przedstawienie wyników nauczania za semestr 1 dla wszystkich uczniów mojej klasy.
Tak wyglądała jedna strona mojego wydrukowanego raportu – przedstawiająca jednocześnie wyniki nauczania za pierwszy semestr dla jednego ucznia.
W ten sposób program MS ACCESS „sam wypisał za mnie kartki” na wywiadówkę, a ja – jako nauczyciel wychowawca wprowadziłam tylko dane o moich uczniach.
Tworzenie raportu za pomocą Kreatora raportów
Posługując się Kreatorem raportów, użytkownik jest prowadzony krok po kroku przez kolejne etapy tworzenia raportu. Może jednak decydować o umieszczeniu określonych pól w raporcie, dobierać poziomy i opcje grupowania danych według zadanych kryteriów oraz wybierać szablony układu danych w raporcie.
Posłużyłam się Kreatorem raportów, żeby przedstawić wyniki nauczania moich wychowanków z poszczególnych przedmiotów.
Mam nadzieję, że przybliżyłam możliwości wykorzystania programu MS ACCESS w pracy nauczyciela – wychowawcy i zachęciłam do jego wykorzystania.
Opracowanie:
mgr inż. Agnieszka Wądołowska-Pieniek
BIBLIOGRAFIA
1. Andrzej Dyrek, Leszek Hadasz; Informatyka dla liceum; wydawnictwo „EDITION 2000”; Kraków 2000,
2. Ewa Gurbiel, Grażyna Hardt-Olejniczak, Ewa Kołczyk, Helena Krupicka, Maciej Sysło; Informatyka; WSiP; Warszawa 2002,
3. Ewa Mirecka; Wyszukiwanie, selekcjonowanie i gromadzenie informacji; WSiP; Warszawa 2003,
...
kwiatuszek459