original-version-jak-zorganizowac-perfekcyjna-konferencje_jazoko.pdf

Jak zorganizowaæ

perfekcyjn¹ konferencjê

Autor: John G Fisher

T³umaczenie: Jaros³aw Dobrzañski

ISBN: 83-246-0036-1

Tytu³ orygina³ u: How to Run a Successful

Conference (Creating Success)

Format: 121 × 194, stron: 128

Tradycyjne konferencje coraz czêœciej zastêpowane s¹ przez tele i wideokonferencje.

Nadal jednak w wielu przypadkach niezbêdne okazuje siê osobiste spotkanie.

Zorganizowanie udanej konferencji wymaga zaanga¿owania wielu si³ i œrodków. Sama

rezerwacja sali oraz postawienie na sto³ach wody mineralnej i delicji to zdecydowanie

za ma³o. Dziœ nale¿y zadbaæ o odpowiedni wygl¹d zaproszeñ, zaplanowaæ przebieg

konferencji, znaleŸæ zakwaterowanie dla jej uczestników oraz wynaj¹æ odpowiedni¹

firmê cateringow¹. Realizacja wszystkich tych etapów gwarantuje organizacjê

profesjonalnej konferencji.

„Jak zorganizowaæ perfekcyjn¹ konferencjê” to poradnik dla osób, które zajmuj¹ siê

organizacj¹ tego typu spotkañ. Zawiera szczegó³owe omówienie wszystkich zagadnieñ,

na które nale¿y zwróciæ uwagê, przygotowuj¹c konferencjê. Czytaj¹c tê ksi¹¿kê,

nauczysz siê planowaæ bud¿et konferencji i uk³adaæ jej plan. Dowiesz siê, na co nale¿y

zwracaæ uwagê, rezerwuj¹c pokoje hotelowe dla uczestników i nawi¹zuj¹c wspó³pracê

z firm¹ cateringow¹. Przeczytasz tak¿e o tym, jak przygotowaæ konferencjê za granic¹

oraz jak oceniæ, czy konferencja zakoñczy³a siê sukcesem.

Tworzenie bud¿etu konferencji

Wybór miejsca konferencji

Przygotowanie zaproszeñ i materia³ów konferencyjnych

Zapraszanie goœci

Rezerwacja pokoi hotelowych

Wspó³praca z firm¹ cateringow¹

Ocenianie zakoñczonej konferencji

Je¿eli zlecono Ci zadanie zorganizowania konferencji,

koniecznie przeczytaj tê ksi¹¿kê

Spis treści

Wstęp

1. Czy konferencja jest naprawdę potrzebna? 9

Powody organizowania konferencji .............................................. 9

Argumenty przeciwko organizowaniu konferencji.................... 11

Alternatywne media konferencyjne .............................................. 11

Ustalanie celów ................................................................................ 13

2. Tworzenie budżetu 19

Lista kontrolna kosztów stałych ................................................... 20

Lista kontrolna kosztów zmiennych ........................................... 24

Budżet awaryjny .............................................................................. 25

Rozkład budżetu............................................................................. 26

3. Szukanie odpowiedniego miejsca 29

Kwestie pory .................................................................................... 29

Możliwości wyboru ........................................................................ 34

Inspekcja miejsca konferencji ....................................................... 42

4. Zarządzanie stroną kreatywną 45

Zrób to sam lub skorzystaj z pomocy fachowca ........................ 45

Dokument z wymogami dla agencji .............................................51

Partnerstwo przy produkcji konferencji ......................................55

Zarządzanie prelegentami ............................................................. 59

Tworzenie równowagi .................................................................... 60

J AK ZORGANIZOWAĆ PERFEKCYJNĄ KONFERENCJĘ

5. Zarządzanie imprezą i logistyka 63

Proces zapraszania .......................................................................... 64

Kwestie związane z podróżą.......................................................... 68

Przyjmowanie delegatów ............................................................... 70

Przerwy ............................................................................................. 76

Zarządzanie listą delegatów .......................................................... 78

6. Zakwaterowanie 81

Miejsce na konferencję....................................................................81

Noclegi ............................................................................................. 86

7. Wyżywienie i napoje 91

Co obejmuje wyżywienie?...............................................................91

Wybór menu.................................................................................... 93

Sytuacje, kiedy w grę wchodzą napoje ......................................... 97

8. Konferencja za granicą 103

Partnerzy do rozważenia...............................................................103

Wybór miejsca............................................................................... 107

9. Co się udało, a co nie? 111

Prowadzenie badań........................................................................ 111

Prezentacja ustaleń ........................................................................ 114

10. Przyszłość konferencji 119

CTI, ISDN i ADSL ....................................................................... 120

Konferencje zmierzające do zmiany postaw..............................123

Czy konferencja jest

naprawdę potrzebna?

Zaczynanie książki od zastanawiania się, czy konferencja w ogóle

jest potrzebna, brzmi jak podważanie sensu jej pisania. Jednak

odpowiedź na to podstawowe pytanie jest bardzo ważna.

Decyzja o zorganizowaniu konferencji często jest podejmowa-

na na długo przed wybraniem osoby odpowiedzialnej za jej orga-

nizację, więc w wielu przypadkach kwestia opłacalności została

przedyskutowana i rozwiązana. Jednak dobry organizator konfe-

rencji wciąż będzie chciał potwierdzenia, że jest ona uzasadniona

biznesowo i że wszyscy popierają jej organizację. Ostatnią rzeczą,

na jakiej Ci zależy, jest ociąganie się ludzi, od których współpracy

zależy dotrzymanie terminu.

Tak więc niezależnie od tego, czy uczestniczyłeś w podjęciu

decyzji o zorganizowaniu konferencji, wciąż musisz się upew-

niać, czy konferencja rzeczywiście jest najskuteczniejszym sposo-

bem na osiągnięcie celów organizacyjnych. Jakie są główne powo-

dy organizowania konferencji?

Powody organizowania konferencji

Przekazywanie informacji

Konferencje to unikalne medium przekazywania informacji. Ma

to szczególne znaczenie w przypadku nowych produktów i usług,

które wymagają objaśnienia lub demonstracji. Konferencja może

J AK ZORGANIZOWAĆ PERFEKCYJNĄ KONFERENCJĘ

też zagwarantować, że wszyscy zainteresowani zostali poinformo-

wani w tym samym czasie i w tym samym kontrolowanym śro-

dowisku. Może to być ważne, jeżeli sprawa ma charakter poufny

i przeznaczona jest tylko dla określonego poziomu lub typu de-

legatów. Dobrymi przykładami są premiera produktu lub konfe-

rencja prasowa.

Podbudowywanie morale

Pytaniami o morale organizacji można skutecznie zająć się w ra-

mach konferencji, gdzie czynniki odwracające uwagę są ograni-

czone do minimum, a szefostwo ma okazję poznać problemy i za-

reagować na nie. Żywe uczestnictwo z zastosowaniem interaktyw-

nych technologii może pomóc w rozwinięciu debaty o natężeniu

nieosiągalnym podczas spotkań w mniejszym gronie.

Wewnętrzne obwieszczenia

Niezależnie od tego, czy wiadomością jest nowa fuzja, czy zmiana

w legislacji, jednym z najlepszych sposobów na wyjaśnienie impli-

kacji i uspokojenie obaw pracowników jest organizacja wewnętrz-

nej konferencji. W takich sytuacjach delegaci będą chcieli dowie-

dzieć się, w jaki sposób zmiany będą dotyczyć ich osobiście, ale

jednocześnie zachowają poczucie, że zarząd sprawuje kontrolę nad

kwestiami ogólnymi.

Komunikacja z przedstawicielami handlowymi

Każda organizacja musi sprzedawać swoje produkty lub usługi —

czy to w sposób jawny, czy bardziej subtelny. Konferencje to ide-

alny sposób na komunikację z ludźmi zajmującymi się sprzeda-

żą, z których wielu pracuje w terenie lub w domu i ma niewielki

kontakt z firmą — poza monitowaniem obiecanych dostaw i od-

bieraniem wynagrodzeń. Konferencja daje im szansę spotkania

się z kolegami z pracy, porozmawiania z żywymi ludźmi o pro-

blemach organizacyjnych i skoncentrowania własnej działalności

wokół szerzej pojętych celów firmy.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: