WYKAZ CZYNNOŚCI DO WYKONANIAPRZED ODPRAWĄ IMPREZY AUTOKAROWEJ(WYJAZD ZA GRANICĘ)
1. Tablica na szybę autokaru (informacja o imprezie: organizator, dokąd jest wyjazd ewentualnie kto jedzie).
2. EUROLISTA – formularz jazd (nazwiska kierowców i numer rejestracyjny autokaru wpisać po ruszeniu z miejsca zbiórki).
3. Listy uczestników:
– lista zagraniczna (bez wpisanych danych kierowców lub pilota),
– lista z danymi osobowymi wszystkich jadących osób,
– lista dla pilota (imiona i nazwiska wszystkich uczestników + puste rubryki),
– lista hotelowa (z podziałem osób w pokojach).
4. Programy imprezy dla uczestników i kierowcy.
5. Informacje szczegółowe dla klientów, co otrzymują wraz z informacją o cenach w krajach do jakich jadą.
6. Ubezpieczenie (lista ubezpieczonych osób + wykaz przedstawicieli ubezpieczyciela + ewentualna karta ubezpieczającego).
7. VOUCHERY (każdy w trzech egzemplarzach).
8. Pokwitowanie na pieniądze pobrane na wyjazd (potwierdzenie z banku na wywóz pieniędzy).
9. Ewentualne pieniądze potrzebne przy prowadzeniu imprezy tzw. „fundusz awaryjny”.
10. Druki delegacji na wyjazd służbowy (na kraj i zagranicę).
11. Sprawozdanie pilota.
12. Umowa o wynajmie autokaru (numer rejestracyjny, ewentualny numer telefonu komórkowego znajdującego się w autokarze, pełne dane osobowe kierowców).
13. Limit kilometrów.
14. Grafik miejsc w autokarze.
15. Naklejki na siedzenia o rezerwacji miejsc w autokarze.
16. Szczegółowe informacje dla pilota (adresy i numery telefonów polskich ambasad i konsulatów).
17. Mapki dojazdowe do hoteli i miejsc zwiedzanych.
18. Numery telefonów i adresy spotkań z przewodnikami.
19. Grafik odjazdów z hoteli i miejsc odwiedzanych.
20. Kartki z informacją „Gdzie stoi autokar” (w przypadku organizacji wycieczek informacjeo miejscu podstawienia autokaru).
21. Kserokopie potwierdzeń rezerwacji miejsc w hotelach i innych miejscach.
22. Telefony kontaktowe z hotelami, biurami turystycznymi i innymi usługodawcami.
23. Umowa z pilotem o wykonanie usługi (zakres obowiązków).
24. Materiały piśmienne.
25. Identyfikator dla pilota.
26. Materiały reklamowe lub inne upominki.
27. Teczka na dokumenty.
28. Apteczka (sprawdzić ważność lekarstw).
29. Ewentualne kasety z filmami i kasety magnetofonowe na czas podróży.
30. Przy przejazdach przez Austrię :
– lista rzeczy wwożonych,
– karta informacyjna do wypełnienia na granicy przy wyjeździe,
– zezwolenie na przejazd autokaru przez Austrię („żółty formularz”).
— 1 —
dziewanna2