KANCELARIA
I ARCHIWUM ZAKŁADOWE
Podręcznik
Recenzenci:
mgr Roland Banduch
mgr Elżbieta Billing
prof. drhab. Stanisław Sierpowski
Copyright by Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
Kolportaż:
Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
00-213 Warszawa, ul. Bonifraterska 6 lok. 21
tel. (0-22)831-31-71
Opracowanie techniczne:
mgr Andrzej Jabłoński
Druk i oprawa:
Kadruk w Szczecinie
Nakład: 6000 egz.
Spis treści
Przedmowa (Władysław Stępniak)...................................................................11
Rozdział I (Zbigniew Pustuła)
Podstawy prawne postępowania z dokumentacją....................................................................................................15
1. Uwagi wstępne ....................................................................................................................... 15
2. Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego...................................... 16
3. Podstawowe konstrukcje prawa archiwalnego......................................... 17
4. Ważniejsze regulacje prawne obowiązujące aktotwórców....................... 21
5. Zadania państwowej sieci archiwalnej ................................................... 22
6. Nadzór archiwalny nad narodowym zasobem archiwalnym.................... 25
7. Formy ochrony prawnej dokumentacji .................................................... 27
Rozdział II (Sabina Klimkiewicz)
Rodzaje współczesnej dokumentacji .............................................................31
1. Uwagi wstępne .............................................................................................31
2. Co to jest „dokument" i „dokumentacja"......................................................31
3. Podział dokumentacji współczesnej pod wzglądem formy..........................32
4. Podział dokumentacji w zależności od jej podmiotowości...........................33
5. Rodzaje dokumentacji aktowej ....................................................................33
6. Ważniejsze rodzaje dokumentacji nieaktowej..............................................34
7. Akta typowe i specyficzne ...........................................................................35
8. Dokumentacja oryginalna i wtórna...............................................................36
9. Dokumentacja jawna i niejawna ..............................................................37
10. Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna..................................37
Rozdział III (Eugeniusz Borodij, Zbigniew Pustułaj Barbara Woźniakowska)
Kwalifikacja archiwalna współczesnej dokumentacji.............................................................................................. 39
1. Uwagi wstępne ..................................................................................................................... 39
2. Kryteria kwalifikacji archiwalnej ........................................................... 40
3. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne....................................... 42
4. Materiały archiwalne typowe ................................................................. 45
5. Materiały archiwalne specyficzne ........................................................... 47
6. Dokumentacja niearchiwalna.................................................................. 51
7. Dokumentacja kategorii „BE" ............................................................... 52
8. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji niejawnej.................................. 53
9. Okresy przechowywania ważniejszych rodzajów dokumentacji nie-archiwalnej ................................................................................................ 54
10. Wartościowanie komputerowych bazy danych..................................... 57
Rozdział IV (Henryk Krystek)
Organizacja pracy kancelaryjnej.............................................................. 59
1. Uwagi wstępne ...................................................................................................................... 59
2. Rodzaje dokumentacji biurowej oraz techniki zapisu informacji.......... 60
3. Pisma, akta, korespondencja, redagowanie pism................................... 62
4. Przejmowanie i otwieranie przesyłek..................................................... 62
5. Typowy obieg dokumentacji .................................................................. 63
6. Elektroniczny system obiegu informacji................................................. 67
7. Systemy kancelaryjne ........................................................................... 68
8. Instrukcja kancelaryjna........................................................................... 70
9. Formy załatwiania korespondencji......................................................... 72
10. Rodzaje i formy podpisów.................................................................... 73
11. Wysyłanie korespondencji ................................................................... 74
12. Kancelaryjna postać pisma .................................................................. 75
13. Jednolity rzeczowy wykaz akt ............................................................. 78
14. Znak sprawy i spis spraw ..................................................................... 81
15. Przechowywanie dokumentacji w registraturze................................... 82
16. Informatyka w czynnościach kancelaryjnych....................................... 84
Rozdział V (Krzysztof Stryjkowski)
Organizacja i zadania archiwum i składnicy akt.................................... 87
1. Uwagi wstępne ....................................................................................... 87
2. Cele i zadania archiwów zakładowych i składnic akt............................. 88
3. Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego....................... 90
4. Personel archiwum zakładowego i składnicy akt................................... 90
5. Lokal archiwum zakładowego i składnicy akt........................................ 94
6. Wyposażenie archiwum zakładowego ................................................... 96
7. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych...................................... 98
8. Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym i składnicy akt................................................................................................................. 104
9. Środki ewidencyjne archiwum zakładowego.......................................... 107
10. Udostępnianie dokumentacji ................................................................ 109
11. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej .......................................... 111
12. Konserwacja akt ................................................................................... 112
13. Przekazywanie akt do archiwum państwowego................................... 115
Rozdział VI (Andrzej Jabłoński)
Komputerowe zarządzanie dokumentacją w archiwum zakładowym. 119
1. Uwagi wstępne ....................................................................................... 119
2. Przygotowanie programu do pracy......................................................... 122
3. Ewidencjonowanie dokumentacji przejmowanej przez archiwum zakładowe…………………………………..…………………………….. 124
4. Wyszukiwanie dokumentacji ................................................................. 127
5. Udostępnianie akt.................................................................................... 129
6. Wydzielanie dokumentacji ..................................................................... 131
7. Wyłączanie dokumentacji kategorii BE.................................................. 131
8. Wyłączanie materiałów archiwalnych .................................................... 132
9. Wyłączanie dokumentacji niearchiwalnej .............................................. 134
10. Raporty (statystyka) ............................................................................. 135
Rozdział VII (Jan Macholak)
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej ............................................. 137
1. Uwagi wstępne ..................................................................................... 137
2. Zasady wydzielania, oceny i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. 138
3. Przygotowanie dokumentów brakowania............................................... 141
4. Warunki i tryb uzyskiwania zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jawnej. …………………………………………………….. 142
5. Zasady i tryb brakowania oraz niszczenia dokumentacji niejawnej....... 144
6....
TheJaca