Zapas - ile to kosztuje?
W tym temacie dowiemy się między innymi:
— w jakich zasadniczych grupach powinniśmy obserwować koszty związane z zapasami,
— które z tych kosztów są stałe, a które zależą od obrotu i wielkości zapasu lub jego braku względnie nadmiaru,
— jak można obliczać te koszty,
— jak rozumieć „matematycznie" pojęcie prawdopodobieństwa i jak obliczyć prawdopodobieństwo zdarzeń.
Zacznijmy od przypomnienia definicji kosztu.
W ujęciu najbardziej ogólnym koszt stanowi wyrażone w pieniądzu celowe zużycie środków gospodarczych i usług oraz wynagrodzenie za prace poniesione w określonej jednostce czasu.
Koszty logistyki to wyrażone w jednostkach pieniężnych celowe zużycie zasobów przedsiębiorstwa oraz wydatki finansowe wynikające z przepływu dóbr materialnych, utrzymywania zapasów oraz przetwarzaniem informacji związanych z działaniami logistycznymi w przedsiębiorstwie i jego łańcuchach dostaw.
Spośród wielu klasyfikacji kosztów trzeba koniecznie przypomnieć rodzajowy układ kosztów, bo na podstawie jego pozycji omawiane będą dalej składowe kosztów uzupełnienia i utrzymywania zapasów. W układzie rodzajowym wyróżnia się koszty materialne i niematerialne.
Koszty materialne obejmują:
- amortyzację środków trwałych (np. budynki magazynowe, środki transportu),
- zużycie surowców, materiałów, części zamiennych,
- zużycie energii (energia elektryczna, gaz, para wodna),
- usługi materialne obce (np. transportowe, magazynowania).
Do kosztów niematerialnych zaliczamy
- koszty osobowe (wynagrodzenia i inne świadczenia osobowe, np. składki na ubezpieczenie społeczne, świadczenia socjalne i BHP),
- koszty podróży służbowych,
- usługi niematerialne (np. kształcenie pracowników).
Inna ważna klasyfikacja, istotna z punktu zarządzania zapasami, to klasyfikacja według zmienności kosztów. Według tej klasyfikacji koszty dzielimy na koszty stałe i koszty zmienne.
Z kosztami stałymi mamy do czynienia, jeśli nie zależą one od przyjętego miernika działań (np. liczba roboczogodzin, liczba dostarczonych produktów, wielkość zapasu). Na przykład płaca magazyniera nie zależy od wielkości zapasu składowanego w magazynie.
W przypadku kosztów zmiennych istnieje zależność pomiędzy kosztem a wartością miernika. Przykładem może być koszt materiału użytego do produkcji partii wyrobu. Koszt ten będzie zależał od wielkości partii (liczby wyprodukowanych wyrobów).
Czy wiesz, że ...
Koszty stałe i zmienne występują także w Twoim domu. Przyjrzyj się wyszczególnieniu pozycji, które wchodzą w skład miesięcznych opłat mieszkaniowych. Zobaczysz, s tam składniki kosztowe, które są stałe - przypisane do danego mieszkania, np. koszty eksploatacji. fundusz remontowy, jak i zmienne - zależne od liczby zameldowanych osób (np. wywóz śmieci) lub zużycia (np. woda, centralne ogrzewanie).
Właściwe rozpoznanie kosztów stałych i zmiennych prowadzi do ważnych wniosków związanych z tzw. kosztem jednostkowym, a więc kosztem związanym z: zakupem, dostawą, produkcją, składowaniem jednej jednostki materiału, wyrobu. Mamy tu do czynienia z efektem skali, polegającym na tym, że im większa partia zakupu, produkcji, im większy zapas, tym niższy koszt jednostkowy. Wynika to z tego, że koszt stały rozkłada się na większą liczbę jednostek. Efekt ten ma również duże znaczenie w przypadku kosztów związanych z zapasami.
1. Koszty zapasów - co na nie wpływa?
Mówiąc „koszty zapasów", rozpatrujemy w istocie „koszty związane z zarządzaniem zapasami". Nie będą to zatem wyłącznie koszty związane z wartością samego zapasu czy też nawet z jego przechowywaniem. Ujęte tu będą:
- koszty uzupełniania zapasu (zamawiania, dostawy, przyjęcia) - KUzZ,
- koszty utrzymania zapasu (a więc nie tylko samego przechowywania, ale i strat magazynowych, jak i koszty finansowe) - KUtZ,
- koszty wynikające z braku w zapasie - KBZ,
- koszty nadmiaru zapasu (dodatkowe koszty ponoszone w sytuacji, gdy zapas przekroczy określoną wielkość) - KNZ.
W każdej z tych grup wyróżniać będziemy koszty stałe i zmienne.
Koszty stałe to takie, które ponosimy niezależnie od tego, jak często uzupełniamy zapas, jak długo go przechowujemy, ile wreszcie nam go zabrakło lub o ile jego wielkość przekroczyła określoną granicę, związaną np. z możliwościami składowania. Poziom kosztów stałych nie będzie raczej zależał od decyzji podejmowanych na poziomie operacyjnym.
Koszty zmienne - rozpatrywane w przyjętym okresie - zależą od pewnych wielkości, ściśle związanych z każdą z analizowanych grup zapasów. Na przykład: im częstsze będą dostawy, tym częściej będziemy ponosili pewne określone koszty, a zatem tym większy będzie koszt uzupełniania zapasu.
2. Koszty uzupełniania zapasów
Zajmiemy się teraz szczegółowo kosztami, które związane są z uzupełnianiem (odnawianiem, odtwarzaniem) zapasów, tj. zarówno kosztami stałymi jak i zmiennymi.
Koszty stałe związane z uzupełnianiem zapasów (SKUzZ) będą obejmowały takie pozycje, jak:
- koszty działu zaopatrzenia (lub innego odpowiedzialnego za składanie zamówień)
- koszty osobowe (a więc płace z pochodnymi), a także koszty utrzymania powierzchni zajmowanej przez ten dział (energia elektryczna, ogrzewanie, inne media), utrzymanie systemu informatycznego,
- koszty stałe działu transportu, świadczącego usługi także na rzecz zaopatrzenia
- koszty osobowe personelu (w tym kierowców), amortyzacja pojazdów, ubezpieczenia,
- stałe koszty przyjęcia towarów lub materiałów - w tym np. amortyzacja aparatury kontrolnej do badania jakości dostarczonych materiałów.
Wszystkie te koszty nie zależą (np. w ciągu roku) od liczby dostaw uzupełniających zapas. Na przykład etatowi pracownicy działu zaopatrzenia będą zarabiali tyle samo (a więc w tym samym stopniu obciążą kosztami przedsiębiorstwo), niezależnie od tego, czy złożyli w rozpatrywanym okresie 1000 czy np. 1500 zamówień. Oczywiście te koszty mogą, i powinny być kontrolowane i korygowane, np. poprzez racjonalizację poziomu zatrudnienia w działach zaopatrzenia i transportu, zmniejszanie liczby (lub całkowite pozbycie się) własnych środków transportu. Są to jednak decyzje podejmowane na poziomie taktycznym lub wręcz strategicznym, a nie operacyjnym.
Koszty zmienne uzupełniania zapasu (ZKUzZ) są, jak już wspomniano, zależne od częstotliwości (liczby) uzupełniania zapasu. W uproszczonym podejściu może to być zależność wręcz wprost proporcjonalna. Dla wyznaczenia kosztu zmiennego uzupełniania zapasu konieczne jest:
1) ustalenie okresu, dla którego koszt ten jest obliczany (najczęściej mówimy o rocznych kosztach uzupełniania zapasu),
2) ustalenie liczby dostaw rozpatrywanego materiału w przyjętym wyżej okresie (Id),
3) określenie jednostkowego kosztu dostawy (kuz), a więc kosztu ponoszonego przy zamówieniu i realizacji jednej dostawy.
Wyznaczenie wartości ku nie jest wcale takie proste. Zastanówmy się najpierw, jakie składowe będzie ten koszt obejmował. Są to z pewnością:
- koszty komunikacji związanej z zamówieniem (telefon, faks) i realizacją jednego zamówienia (czasem są to naprawdę niemałe koszty!),
- koszty eksploatacyjne transportu przy własnej realizacji dostaw (w przypadku posiadania własnego transportu) - koszty paliwa, opłaty drogowe, diety kierowców itp.,
- koszty usług transportowych,
- koszty realizacji badań jakościowych, wykonywanych przy każdej dostawie (np, odczynników).
Zidentyfikowanie ww. wartości kosztów dla wiarygodnego oszacowania kuz nie jest łatwe. Często koszty te są rozproszone po różnych kontach księgowych i dlatego w wielu przypadkach trudno o dokładne wyliczenia.
Najprostszą formą zależności zmiennych kosztów uzupełniania zapasu od liczby dostaw jest zależność wprost proporcjonalna, co wynika z wartości kosztu jednej dostawy kuz (rys. 1 a). Trzeba tu jednak zwrócić uwagę, że liczba dostaw będzie zależała (dla konkretnej, rozpatrywanej pozycji asortymentowej) od średniej wielkości dostaw. To oczywiste: przy znanych (planowanych lub prognozowanych) potrzebach okresowych - na przykład rocznych (PP) liczba dostaw jest równa:
gdzie:
PP - planowane (prognozowane) zapotrzebowanie na dany okres,
WD - wielkość pojedynczej dostawy (wielkość ustalona lub średnia).
Należy sądzić, że w pewnych sytuacjach wielkość dostawy może wpływać na koszt związany z dostawą - na przykład kosztów transportu. W takich przypadkach zależność zmiennych kosztów uzupełnienia zapasów ZKUzZ od liczby dostaw będzie nieliniowa, na przykład jak na rysunku 1 b. Tu wzrost liczby dostaw oznacza jednocześnie zmniejszanie i wielkości, co może pozwolić na zastosowanie mniejszych i tańszych środków transportu.
Rysunek 1 Zależności pomiędzy liczbą dostaw, a zmiennym kosztem uzupełnienia zapasu - zależność liniowa (a) i nieliniowa (b)
W dalszych rozważaniach będziemy przyjmować, że (chyba, że będzie to inaczej określone):
ZKUzZ = Id * kuz
gdzie
Id — liczba dostaw w rozpatrywanym okresie,
kuz — koszt związany z jedną dostawą (zamówienie, realizacja)
3. Koszty utrzymania zapasów
Omówimy teraz koszty stałe i zmienne utrzymania zapasów. Koszty stałe związane z utrzymaniem zapasów (SKUtZ) będą obejmowały:
- koszty osobowe pracowników magazynowych,
- koszty amortyzacji lub dzierżawy budowli magazynowych,
- koszty amortyzacji lub dzierżawy wyposażenia magazynowego.
Tu - podobnie jak w przypadku stałych kosztów uzupełniania zapasu - można podejmować działania prowadzące do racjonalizacji tych kosztów. Trwałe obniżenie wielkości zapasu (na przykład w wyniku zmian w strategii działania lub udoskonalenia zarządzania zapasami na poziomie operacyjnym) - będzie prowadziło do zmniejszenia wskaźnika wykorzystania powierzchni (przestrzeni) składowej (mniejszy za...
slawbb