Microsoft Excel 2002 jest potężnym arkuszem kalkulacyjnym, pozwalającym na tworzenie skoroszytów, wykresów, list a nawet stron sieci Web.
Interfejs Excela jest oparty o standardowe środowisko graficzne systemu Windows a dodatkowo oferuje swoje własne elementy, takie jak nowe przyciski, polecenia i elementy sterujące. Aby efektywnie korzystać z możliwości tego programu, musisz posiadać przynajmniej podstawową wiedzę na temat zasad posługiwania się systemem Windows.
W niniejszym rozdziale zostaną omówione zagadnienia dotyczące obszaru roboczego programu Excel, a szczególności następujące elementy:
§ Ekran programu Excel, włączając w to elementy okna tego programu.
§ Menu, skróty klawiszowe, paski narzędzi, okna dialogowe oraz okienka zadań.
§ Metody przewijania dokumentów.
§ Właściwości systemu pomocy programu Excel, włączając w to Asystenta pakietu Office.
Wskazówki
· Jeżeli jesteś zupełnie początkującym użytkownikiem systemu Windows, to pod żadnym pozorem nie powinieneś rezygnować z lektury tego rozdziału — wiele elementów tutaj omawianych będzie miało zastosowanie nie tylko w Excelu, ale również w każdej innej aplikacji systemu Windows.
· Jeżeli korzystałeś już z poprzednich wersji programu Excel, to i tak warto będzie zapoznać się z treścią tego rozdziału — będziemy omawiali min. takie elementy interfejsu, które nie mają swojego odpowiednika w poprzednich wersjach.
Rysunek 1.1. Ekran programu Excel
Wyświetla nazwę bieżącego dokumentu. Za pomocą tego paska możesz przesuwać okno aplikacji po całym ekranie.
Pasek menu pojawia się zawsze na górze ekranu[1] — udostępnia użytkownikowi poszczególne polecenia programu Excel.
Wyświetla zawartość aktywnej komórki arkusza, jak również jej adres lub odwołanie.
Znajdują się na nim przyciski umożliwiające skorzystanie z podstawowych poleceń programu Excel. Podobny pasek znajdziesz we wszystkich aplikacjach pakietu Office.
Znajdują się na nim przyciski umożliwiające skorzystanie z poleceń formatujących.
Umożliwia użytkownikowi prosty i szybki dostęp do najczęściej wykonywanych operacji.
Wskaźnik aktywnej komórki ma postać pogrubionego, kolorowego obramowania komórki. Komórka aktywna jest to komórka, do której w danym momencie wprowadzasz dane.
Okno skoroszytu jest to obszar, w którym będziesz podczas pracy z Excelem będziesz wykonywał większość operacji. Jest ono podzielone na kolumny i wiersze, na przecięciu których znajdują się poszczególne komórki. Tworząc arkusz wprowadzasz do komórek dane lub formuły.
Jeżeli wskaźnik myszy zostanie umieszczony w obszarze okna skoroszytu, to przyjmuje on postać pogrubionego znaku plus. Przy pomocy wskaźnika myszki możesz zaznaczać komórki, wprowadzać dane, wybierać polecenia z menu oraz korzystać z przycisków.
Są to uszeregowane alfabetycznie etykiety kolumn arkusza.
Są to uszeregowane kolejno etykiety wierszy arkusza.
Każdy skoroszyt utworzony w programie Excel składa się z jednego lub więcej arkuszy. Zakładki pozwalają na szybkie przełączanie się pomiędzy poszczególnymi arkuszami skoroszytu. Aby skorzystać z danej zakładki, wystarczy ustawić na niej wskaźnik myszki a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki.
W pasku statusu wyświetlane są różnego rodzaju informacje dotyczące bieżącego arkusza.
Wskazówka
· W niniejszej książce pominęliśmy szczegółowe opisy standardowych elementów okienek systemu Windows. Jeżeli chcesz uzyskać więcej informacji na temat takich elementów jak przyciski Zamknij, Minimalizuj, Maksymalizuj, Przywróć, paski przewijania itd. powinieneś skorzystać z dokumentacji systemu Windows bądź systemu pomocy Windows.
Podobnie jak w zdecydowanej większości aplikacji pracujących w środowisku Windows, w programie Excel mysz wykorzystywana jest min. do zaznaczania tekstu, aktywacji przycisków czy też wybierania poleceń z menu.
Wygląd wskaźnika myszki zależy od jego położenia w oknie Excela oraz elementu, na który wskazuje. Poniżej przedstawiono kilka przykładów:
§ W oknie dokumentu wskaźnik myszki zazwyczaj przybiera postać pogrubionego znaku plus (rysunek 1.1).
§ Jeżeli wskaźnik myszki zostanie ustawiony nad dowolną opcją menu programu (rysunek 1.2) to przyjmuje on dobrze znaną postać strzałki skierowanej w lewo.
§ Na pasku formuły (rysunek 1.3) albo kiedy umieścimy wskaźnik myszki nad aktualnie edytowaną komórką (rysunek 1.4) to przyjmie on postać litery I.
§ Jeżeli umieścimy wskaźnik na obrzeżu zaznaczonego obszaru, to przyjmie on postać standardowej strzałki z czterema małymi strzałkami na końcu (rysunek 1.5).
Wyróżniamy cztery podstawowe techniki pracy z myszką:
§ Wskazywanie — oznacza takie ustawianie wskaźnika myszki, w którym strzałka wskaźnika znajduje się w obszarze wskazywanego elementu (patrz rysunek 1.2).
§ Kliknięcie — oznacza naciśnięcie i następujące po nim zwolnienie lewego bądź prawego przycisku myszki (np. w celu zaznaczenia komórki aktywnej, umiejscowienia punktu wstawiania czy wybierania przycisku na pasku zadań).
§ Podwójne kliknięcie — jak sama nazwa wskazuje, oznacza dwa kliknięcia następujące po sobie w szybkiej sekwencji (np. w celu otwarcia danego elementu czy zaznaczenia słowa do edycji).
§ Przeciąganie — oznacza wciśnięcie przycisku myszki i jego przytrzymanie przy jednoczesnym przesuwaniu myszki (np. w celu zmiany rozmiarów okna, zaznaczania wielu komórek czy rysowania różnych elementów).
· W celu uproszczenia zapisu w dalszej części naszej książki będziemy posługiwali się następującą konwencją: termin kliknięcie będzie oznaczał kliknięcie lewym przyciskiem myszki. Jeżeli wymagane będzie użycie prawego przycisku, to będziemy mówili po prostu o konieczności kliknięcia prawym przyciskiem myszki.
Rysunek 1.2. Podczas wskazywania polecenia menu wskaźnik myszki przybiera postać strzałki
Rysunek 1.3. Wskaźnik myszki przybiera postać dużej literki I podczas wskazywania paska formuły…
Rysunek 1.4. …lub zawartości aktualnie edytowanej komórki
Rysunek 1.5. Jeżeli umieścimy wskaźnik na obrzeżu zaznaczonego obszaru, to przyjmie on postać standardowej strzałki z czterema małymi strzałkami na końcu
Wszystkie polecenia Excela są dostępne poprzez odpowiednie menu. Excel posiada trzy rodzaje menu:
§ Menu personalizowane (rysunek 1.6) — pojawiają się tylko w menu głównym. Menu personalizowane śledzą sposób korzystania z poszczególnych poleceń i pokazują tylko najczęściej używane polecenia.
§ Pełne menu (rysunek 1.7) — pojawiają się w menu głównym po dwukrotnym kliknięciu jego nazwy, po otworzeniu menu personalizowanego i odczekaniu krótkiej chwili lub też po kliknięciu na małą podwójną strzałkę zlokalizowaną na dole każdego menu personalizowanego. Na rysunku 1.7 przedstawiono pełną wersję menu z rysunku 1.6.
§ Menu podręczne (rysunek 1.11) — pojawia się w pobliżu wskaźnika myszki w sytuacji, kiedy klikniesz prawym przyciskiem myszki na wybranym elemencie.
Poniżej przedstawiono kilka zasad, o których powinieneś pamiętać pracując z systemem menu:
§ Polecenia menu wyróżnione kolorem szarym (rysunek 1.6) nie są aktywne i w związku z tym nie mogą być wybierane.
§ Jeżeli w menu po nazwie polecenia występuje wielokropek (…) to oznacza to, że po wybraniu tego polecenia zostanie wyświetlone okno dialogowe (rysunek 1.6 oraz 1.7).
§ Jeżeli w menu po nazwie polecenia znajduje się mały, czarny, trójkątny symbol (rysunek 1.8), to oznacza to, że po wybraniu tego polecenia zostanie wyświetlone podmenu zawierające dodatkowe polecenia.
§ Jeżeli w menu po nazwie polecenia umieszczono nazwę kombinacji klawiszy (rysunek 1.6 oraz 1.7), to oznacza to, że takie polecenie może być wybrane za pomocą skrótu klawiszowego.
§ Jeżeli w menu przed nazwą polecenia znajduje się znaczek to oznacza to, że dana opcja jest „włączona”. Aby włączyć/wyłączyć daną opcję, po prostu wybierz ją z menu.
· Powyższe zasady posługiwania się menu odnoszą się nie tylko do Excela, ale także do zdecydowanej większości programów pracujących w środowisku Windows.
· Okna dialogowe i klawisze skrótu zostaną omówione nieco później w tym rozdziale.
Rysunek 1.6. Personalizowana wersja menu Edycja
Rysunek 1.7. Pełna wersja menu Edycja
Rysunek 1.8. Podmenu Wypełnij menu Edycja
Zanim po wybraniu polecenia menu zniknie z ekranu, możesz zauważyć, że nazwa polecenia na chwilę „błyśnie”, co potwierdza wybranie polecenia.
· W celu uproszczenia zapisu w dalszej części naszej książki do określania poleceń menu będziemy używali zapisu Nazwa_menu/Nazwa_polecenia lub Nazwa_menu/Nazwa_podmenu/Nazwa_polecenia. Przykładowo, aby wskazać lokalizację polecenia Kopiuj z menu Edycja będziemy używali zapisu Edycja/Kopiuj.
· W menu podręcznym pojawiają się tylko te polecenia, które mają zastosowanie do wybranego elementu.
· Menu podręczne jest również często nazywane menu kontekstowym.
Rysunek 1.9. Wybieranie polecenia Edycja/Kopiuj
Rysunek 1.10. Wybieranie polecenia Edycja/Wypełnij/W dół
Rysunek 1.11. Przykład menu podręcznego dla wybranej komórki
Klawisze skrótu to kombinacje klawiszy, które pozwalają na wywołanie danego polecenia bez konieczności korzystania z menu. Przykładowo, klawiszem skrótu dla polecenia Edycja/Kopiuj jest kombinacja Ctrl+C (rysunek 1.9) — naciśnięcie tej kombinacji klawiszy daje taki sam efekt, jak wybranie polecenia z menu.
· Wszystkie klawisze skrótu wykorzystują co najmniej jeden z poniższych klawiszy modyfikujących:Nazwa klawisza Klawisz klawiaturyControl CtrlShift ShiftAlt Alt
· Klawisze skrótu są wyświetlane po prawej stronie poleceń menu (rysunek 1.9).
· Wiele aplikacji wykorzystuje dla poszczególnych poleceń takie same klawisze skrótu (stały się one swego rodzaju standardem). Przykładowo, polecenia Zapisz oraz Drukuj niemal we wszystkich programach pracujących w systemie Windows można wywołać za pomocą kombinacji klawiszy odpowiednio Ctrl+S oraz Ctrl+P.
· Pełną listę skrótów klawiszowych umieszczono w Dodatku A.
Przykładowo, aby wykonać polecenie Kopiuj powinieneś wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl a następnie wcisnąć klawisz C.
Excel udostępnia wiele różnych pasków narzędzi przeznaczonych do realizacji różnorodnych zadań. Każdy z nich posiada odpowiedni zestaw przycisków bądź poleceń menu umożliwiających wykonywanie określonych operacji.
Domyślnie, po uruchomieniu Excel wyświetla dwa paski narzędzi.:
§ Pasek Standardowy (rysunek 1.12) — udostępnia najczęściej wykonywane polecenia.
§ Pasek Formatowanie (rysunek 1.13) — udostępnia polecenia formatujące wybrane elementy arkusza.
Jeżeli na ekranie nie mieszczą się wszystkie elementy danego paska narzędzi, to Excel wyświetla tylko personalizowaną wersję paska, zawierającą tylko najczęściej wykorzystywane polecenia. Pozostałe elementy paska pozostają ukryte; możesz uzyskać do nich dostęp poprzez naciśnięcie przycisku Opcje paska narzędzi, znajdującego się na końcu paska (patrz rysunki 1.12 i 1.13).
· Pozostałe paski narzędzi mogą się pojawiać na ekranie automatycznie, w zależności od wykonywanej operacji.
· Przyciski wyróżnione kolorem szarym (przykładowo, przycisk Cofnij na rysunku 1.12) są nieaktywne i nie mogą zostać wybrane.
· ...
Tofol