IwZP_II 02 Konta księgowe (UWar).doc

Zintegrowane informatyczne systemy zarządzania (ZIZ)                              ASI 1,2,3

Temat 2: Pomiar i  dokumentowanie procesów gospodarczych

1.             Operacje gospodarcze, ich charakterystyka i klasyfikacja

Działalność jednostek gospodarczych obejmuje wiele różnorodnych zja­wisk i procesów gospodarczych. Wszelkie zmiany stanu majątkowego w da­nym momencie określa się pojęciem operacji gospodarczych. Do nieodłącz­nych cech każdej operacji należą:

·                ścisły związek z podmiotem gospodarczym;

·                określony termin wystąpienia (dzień, miesiąc, rok), który w zależności od charakteru operacji jest wyznaczony na podstawie norm zwyczajowych lub przepisów prawnych.

Zmiany w majątku jednostek gospodarczych, czyli operacje gospodarcze, mogą dotyczyć zarówno jego składników rzeczowych, jak i źródeł pocho­dzenia. Stąd można dokonać podziału operacji gospodarczych w zależności od przedmiotu zmian, którymi mogą być:

·                aktywa trwałe;

·                aktywa obrotowe;

·                kapitały własne;

·                kapitały obce.

Jest to klasyfikacja rodzajowa operacji. Oprócz niej można przeprowadzić klasyfikację kierunkową, uwzględniając wewnętrzny lub zewnętrzny charakter operacji gospodarczych.

Jeśli zmiany dotyczą tylko jednego podmiotu gospodarczego, mamy do czynienia z operacją wewnętrzną. Będzie to, przykładowo, zużycie materiałów biurowych przez komórki administracyjne jednostki gospodarczej. Jeżeli na­tomiast zmiany zachodzą w stanie aktywów i pasywów co najmniej dwóch podmiotów wskutek występujących między nimi kontaktów gospodarczych, to mówimy o operacji zewnętrznej. Przykładem takiej operacji może być wydanie odbiorcy sprzedanych produktów gotowych. W efekcie tej operacji nastąpi zmniejszenie stanu produktów w magazynie producenta, a zwięk­szenie zapasów u kupującego.

Przedmiotem ewidencji księgowej jest ogół operacji gospodarczych wy­stępujących w jednostce gospodarczej. Wymaga to odzwierciedlenia każdej operacji w odpowiednim dokumencie, pozwalającym określić:

·                rodzaj operacji,

·                rozmiary i miejsce zmian,

·                strony uczestniczące

·                termin wystąpienia.

Udokumentowane procesy gospodarcze wywierające wpływ na majątek jednostki lub źródła jego finansowania i podlegające oddzielnej ewidencji nazywamy operacjami gospodarczymi. Zasady budowy operacji gospodarczej opierają się na metodzie księgowej, tzn. każda operacja składa się co najmniej z dwóch części. Na przykład podjęcie gotówki z banku do kasy powoduje:

1)      zmniejszenie stanu środków pieniężnych na rachunku bankowym;

2)      zwiększenie stanu środków pieniężnych w kasie.

Oprócz zewnętrznych i wewnętrznych operacji gospodarczych, rozróżnia się operacje gospodarcze pojedyncze i złożone.

Operacja pojedyncza, nazy­wana niekiedy prostą, odpowiada odrębnym procesom gospodarczym o jed­nolitej strukturze. Jeżeli połączy się pojedyncze operacje, w celu zmniejszenia liczby zapisów księgowych, to powstaje operacja gospodarcza złożona. Spo­soby prawidłowego łączenia operacji gospodarczych zależą od metod księgo­wości, form i techniki ewidencji oraz od przepisów regulujących dokonywa­nie zapisów księgowych.

Na skutek działalności gospodarczej jednostki występuje w niej ruch okrężny środków, powodujący określone zmiany w strukturze aktywów i pasywów. Charakter tych zmian zależy od rodzaju operacji gospodarczych, które można podzielić na operacje:

·                wynikowe;

·                bilansowe.

Operacje wynikowe obejmują procesy gospodarcze, których efektem jest osiąganie zysku lub ponoszenie kosztu bądź straty. Przykładowo, następ­stwem operacji o treści: na skutek zalania wodą uległy zniszczeniu materiały w magazynie jest:

1)      zmniejszenie zapasów materiałów,

2)      powstanie straty w wysokości wartości zniszczonych materiałów.

Operacje bilansowe to takie operacje, które powodują zmiany wyłącznie w pozycjach aktywów i pasywów. W rezultacie tych operacji jednostka gospodarcza nie osiąga żadnego wyniku, gdyż operacja bilansowa nie prowa­dzi do powstania ani zysku, ani straty, lecz przyczynia się jedynie do zmian stanu składników majątku. Każda operacja bilansowa wpływa zawsze na dwa składniki bilansu w takiej samej wysokości.

2.             Podział dokumentów księgowych

Wobec dużej różnorodności dokumentów istnieje konieczność przeprowa­dzenia odpowiedniej ich klasyfikacji. Jest ona potrzebna z wielu względów (np. zróżnicowane są zasady poprawiania poszczególnych grup dowodów, a ponadto może być różny ich obieg wewnętrzny).

Klasyfikacji dokumentów, będących dowodami księgowymi, można do­konać według różnych kryteriów. Ze względu na jednostkę wystawiającą dowody księgowe dzieli się je na:

·                dowody obce;

·                dowody własne.

Dowody obce są to dowody sporządzone przez obce jednostki i przekaza­ne tej jednostce gospodarczej, w której staną się przedmiotem ewidencji, np. faktury dostawców za zakupione materiały.

Dowody własne są to wszystkie dowody sporządzone przez tę jednostkę, w której podlegają zaewidencjo­nowaniu bez względu na ich przeznaczenie, np. faktury wystawiane dla odbiorców za sprzedane towary.

Ze względu na przeznaczenie dowody księgowe dzieli się na:

·                dowody zewnętrzne (wystawione przez daną jednostkę z przezna­czeniem dla swych kontrahentów i im przekazywane, np. faktury dla od­biorców);

·                dowody wewnętrzne (wystawiane przez daną jednostkę na własne po­trzeby, np. karty pracy, dowody wydania materiałów).

Dowody księgowe można też podzielić ze względu na etapy sporządzania. Wyróżnia się wówczas:

·                dowody źródłowe (zwane pierwotnymi, stanowiące pierwsze pisemne stwierdzenie faktu dokonania operacji gospodarczej, np. dowody wpłaty i wypłaty gotówki);

·                dowody wtórne (sporządzane na podstawie kilku dowodów źródło­wych, np. raport kasowy, rozdzielniki zużytych materiałów).

Oprócz przytoczonej podstawowej klasyfikacji dowodów księgowych w literaturze przedmiotu można spotkać również inne przekroje klasyfikacyj­ne. Można do nich zaliczyć między innymi podział dowodów według celu wystawienia oraz według treści (rodzajów) operacji gospodarczych'. Według pierwszego kryterium dzieli się dowody na:

a)            dowody dyspozycyjne, tj. zawierające jedynie dyspozycję (polecenie) dokonania operacji gospodarczej (przykładem może tu być wezwanie do zapłaty, polecenie wyjazdu służbowego);

b)            dowody wykonawcze, tj. stwierdzające fakt dokonania operacji gospo­darczej (np. faktury, listy płac);

c)             dowody dyspozycyjne-wykonawcze, tj. takie, które mają cechy zarówno dowodów dyspozycyjnych, jak i wykonawczych (przykładem tego typu do­wodów mogą być asygnaty kasowe i materiałowe, polecenia przelewu).

Według drugiego kryterium dowody dzieli się na:

·                gotówkowe;

·                bezgotówkowe (memoriałowe).

Z kolei mogą się one dalej dzielić na:

·                dowody materiałowe;

·                dowody płacowe;

·                dowody kosztowe itd.

3.             Zasady ewidencji na kontach księgowych

3.1.            Pojęcie i charakterystyka kont księgowych

W rachunkowości do księgowej ewidencji danych stosuje się specjalne urządzenie, nazywane kontem. Służy ono do odzwierciedlania stanu i zmian określonego składnika aktywów, pasywów lub wyniku (kosztów, przycho­dów, strat i zysków). Każde konto ma nazwę dostosowaną do istoty ujmowanych na nim składników lub zjawisk gospodarczych: Konto otrzy­muje też symbol (najczęściej cyfrowy), który jest zdeterminowany jego miejscem w planie kont. Zapisy na kontach są dokony­wane najczęściej w ujęciu pieniężnym.

Budowa konta łączy się z jego podziałem na dwie przeciwstawne strony: lewą i prawą. Lewa strona konta jest nazywana stroną „Winien" lub po łacinie „Debet", a prawa - stroną „Ma" lub „Credit". Do oznaczenia stron stosuje się często skróty, a mianowicie:

·                Wn (Winien),

·                Dt (Debet),

·                Ct (Credit).

Strukturę konta najwyraźniej obrazuje konto teowe. Jako uproszczony wzór konta jest ono stosowane przede wszystkim w dydaktyce. My także posłużymy się nim w niniejszym opracowaniu. Postać konta teowego jest następująca:

Winien (Wn)                     Nazwa konta                             Ma

W praktyce konta mogą mieć różną postać. Najczęściej są to tabele .Ostatnio jednak, w związku z dokonującym się postępem technicznym (technika komputerowa), obserwuje się zanikanie konta w wy­odrębnionej formie. W związku z tym konto można traktować nie tylko jako urządzenie ewidencyjne, ale także jako zbiór liczb o określonym sensie ekonomicznym.

Tablica 1: Konto w układzie dwustronnej tabeli (folio)

Winien                                                                 Kasa                                                                                     Ma

Tablica 2: Jednostronny układ konta (pagina)

                 Materiały