Zagrodzka Bruski Podstawy zarządzania finansami.pdf

PODSTAWY

ZARZĄDZANIA

FINANSAMI

w organizacjach pozarządowych

nieprowadzących działalności gospodarczej

Autorzy: Teresa Zagrodzka, Tomasz Bruski

3w* 006, stan prawny 1.07.2009

I. WSTĘP

II. POLITYKA RACHUNKOWOŚCI, KOSZTY, BUDŻET, UMOWY

1. Plan kont

2. Koszty programowe i administracyjne

3. Dokumentacja ﬁ nansowa

4. Budżet i jego realizacja

5. Numery identyﬁ kacyjne

6. Zawieranie umów

Przedruki lub przenoszenie całości lub części tej publikacji na inne nośniki możliwe wyłącznie za zgodą

właścicieli praw autorskich.

III. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH I WYPOSAŻENIA, KASA,

GOSPODARKA FINANSOWA

1. Środki trwałe

2. Prowadzenie kasy

Autorzy:

Teresa Zagrodzka, Tomasz Bruski

3. Gospodarka ﬁ nansowa

4. Zakupy

IV. TERMINY SKŁADANIA DEKLARACJI I ZAPŁATY ZOBOWIĄZAŃ

WOBEC BUDŻETU PAŃSTWA

Redakcja:

Renata Niecikowska

V. SPRAWOZDAWCZOŚĆ FINANSOWA

Niniejsza publikacja powstała z zachowaniem wszelkiej staranności o rzetelność, jednak wydawca

nie ponosi odpowiedzialności za skutki zastosowania się do porad zamieszczonych w broszurze lub

posłużenia się wzorami udostępnionych dokumentów.

1. Bilans

2. Rachunek wyników

3. Informacja dodatkowa

Seria powstala w ramach Programu Towarzystwa Wzajemnej Informacji Polsko-Amerykańskiej

Fundacji Wolności

ISBN 978-83-60337-93-6

Warszawa 2009

3w*: PODSTAWY ZARZĄDZANIA FINANSAMI

3w*, stan prawny 1.07.2009

PODSTAWA PRAWNA:

I. WSTĘP

• Ustawa z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76,

poz. 694 z późn. zm.)

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest dla wielu osób rzeczą trudną i niezrozu-

miałą. Z naszego dotychczasowego doświadczenia ze współpracy z organizacja-

mi pozarządowymi wynika, że zarówno dyrektorzy, pracownicy merytoryczni, jak

i członkowie zarządu czy członkowie rady danej organizacji nie zawsze wgłębiają

się w sprawy ﬁ nansowo-księgowe, ograniczając swoją wiedzę o ﬁ nansach orga-

nizacji do stanu konta bankowego, budżetu, czy rozliczenia z darczyńcami.

Wraz z rozwojem działań organizacji non-proﬁ t, profesjonalizacją współczesnych

instytucji ﬁ nansujących organizacje pozarządowe oraz dążeniem do oceny efek-

tywności działań społecznych rosną, wymagania dotyczące zarządzania ﬁ nan-

sami w organizacjach pozarządowych. Wiele instytucji, które udzielają pomocy

ﬁ nansowej organizacjom pozarządowym coraz częściej prosi o rzetelne spra-

wozdania ﬁ nansowe, zawierające bilans, rachunek wyników oraz informację

dodatkową, a nierzadko także opinię audytora. Często także monitoring wyko-

rzystania przyznanej dotacji polega na dość szczegółowej analizie sposobu pro-

wadzenia księgowości. Jeśli organizacje pozarządowe chcą korzystać z usług in-

stytucji ﬁ nansowych takich, jak bank, w szerszym zakresie (np. z kredytów), to

również muszą spełniać podstawowe wymogi formalne w zakresie przedstawia-

nej dokumentacji ﬁ nansowej.

• Ustawa z dn. 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wo-

lontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.)

• Ustawa z dn. 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych

(Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 z późn. zm.)

• Ustawa z dn. 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób ﬁ zycznych

(Dz. U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 z późn. zm.)

• Ustawa z dn. 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr

19, poz. 177 z późn. zm.)

• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dn. 8 maja 2001 r. w sprawie ra-

mowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji (Dz. U. Nr 50, poz. 529)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 15 listopada 2001 r. w sprawie

szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spół-

kami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137,

poz. 1539)

Czym jest więc prowadzenie ksiąg rachunkowych? Nie jest to tylko wypełnia-

nie rubryk, zbieranie i przepisywanie kwot z rachunków i faktur, czyli prosta re-

jestracja wydarzeń ﬁ nansowych. Od tego, jakie są przyjęte zasady ﬁ nansowe

w danej organizacji, czyli np. jak jest ułożony plan kont, jak są kwaliﬁ kowane

wydatki programowe i administracyjne, zależy ostateczny wynik ﬁ nansowy or-

ganizacji, a więc ﬁ nansowy wskaźnik jej działalności. Z drugiej strony, przejrzy-

sty, konsekwentny i rzetelny sposób prowadzenia ksiąg ﬁ nansowych jest jedną

z najlepszych rekomendacji danej organizacji. Dopracowany plan kont i system

księgowy bardzo ułatwia rozliczanie się z otrzymanych dotacji, pozwala na szyb-

kie wygenerowanie potrzebnych informacji na temat np. kosztów danego pro-

gramu, kosztów administracyjnych, pomaga przy ocenie rentowności działalno-

ści całej organizacji i usprawnia jej pracę.

Właściwym celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rejestracja wydarzeń

ﬁ nansowych przy zachowaniu obowiązujących przepisów, której efektem jest

przejrzysty obraz działalności i ﬁ nansów organizacji.

Współczesny lider organizacji pozarządowej, pełniący w niej odpowiedzialną

funkcję zarządzającego, powinien umieć przeczytać bilans oraz rachunek wyni-

ków. Powinien współpracować przy ułożeniu planu kont tak, aby jak najlepiej słu-

żył on interesom organizacji, przy zachowaniu wymogów formalnych. Może się

zdarzyć, że ta wiedza pomoże mu w dyskusji z jego księgowym i wspólnie znaj-

dą nowe rozwiązania znacznie ułatwiające właściwe przedstawienie działalno-

ści organizacji w księgach rachunkowych.

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 23 grudnia 2004 r. w sprawie obo-

wiązku badania sprawozdań ﬁ nansowych organizacji pożytku publicznego

(Dz. U. Nr 285, poz. 2852)

3w*: PODSTAWY ZARZĄDZANIA FINANSAMI

3w*, stan prawny 1.07.2009

Zachęcamy więc do współpracy z księgowymi, do współtworzenia planu kont

– co może być pasjonującą próbą uchwycenia charakterystyki własnej organi-

zacji, wreszcie do czytania i rozumienia bilansu, rachunku wyników i informa-

cji dodatkowej.

II. POLITYKA RACHUNKOWOŚCI, KOSZTY,

BUDŻET, UMOWY

Jednocześnie pragniemy zwrócić uwagę, że zgodnie z obowiązującymi przepi-

sami, to zarząd organizacji personalnie i solidarnie ponosi odpowiedzialność za

prawidłowość i rzetelność sporządzonego sprawozdania ﬁ nansowego.

Każda organizacja pozarządowa, jako osoba prawna, zgodnie z ustawą o rachun-

kowości powinna opracować politykę rachunkowości (zasady ﬁ nansowe), według

której prowadzone są księgi rachunkowe. Zasady te przyjmuje się uchwałą za-

rządu, która musi być podpisana przez upoważnione osoby. W dokumencie tym

oprócz przyjętego planu kont, powinny znaleźć się informacje o sposobie kwali-

ﬁ kowania kosztów z podziałem na koszty programowe i administracyjne. Zasady

ﬁ nansowe określają też sposób obiegu, zatwierdzania, przechowywania i archi-

wizacji dokumentacji ﬁ nansowej oraz osobę odpowiedzialną za przestrzeganie

wszystkich procedur określonych w polityce rachunkowej organizacji i odpowied-

nich przepisach. Zasady ﬁ nansowe powinny określać również sposób amortyzo-

wania środków trwałych, informacje o sposobie księgowania kosztów przyna-

leżących do roku poprzedniego, a realizowanych w roku następnym, itd. Każda

zmiana zasad powinna znaleźć się w aneksie, podpisanym przez osoby do tego

upoważnione. Politykę rachunkowości opracowuje księgowy wspólnie z zarzą-

dem lub osobą odpowiedzialną za zarządzanie ﬁ nansami w organizacji.

W niniejszym opracowaniu postaramy się przybliżyć podstawowe zasady i na-

rzędzia niezbędne do zarządzania ﬁ nansowego w organizacji pozarządowej. Nie

może ono jednak być jedynym źródłem wiedzy ﬁ nansowej, a jedynie formą zwró-

cenia uwagi na najistotniejsze zagadnienia.

Księgowość powinna być prowadzona przez osobę, która dobrze orientuje się

w przepisach ﬁ nansowych i posiada odpowiednią praktykę. Przy zatrudnieniu

osoby do prowadzenia księgowości, należy określić w umowie jej zakres obo-

wiązków i odpowiedzialności. W przypadku, gdy księgowość prowadzi biuro ra-

chunkowe, właściciel tego biura musi posiadać certyﬁ kat Ministerstwa Finansów

upoważniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

1. Plan kont

* Księgowość w organizacji pozarządowej, to księgowość

Główną częścią polityki rachunkowości jest plan kont. Powinien być on założo-

ny zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości, ale również powinien od-

zwierciedlać działalność danej instytucji. Wszelkie istotne zmiany (poza rozbu-

dowywaniem analityki) dotyczące sposobu księgowania powinny być dokonane

na piśmie jako aneks do zatwierdzonego planu kont i podpisane przez osoby do

tego uprawnione.

według ustalonego planu kont.

Najkorzystniejszą formą prowadzenia księgowości jest posługiwanie się odpo-

wiednim programem ﬁ nansowo-księgowym (księgowość można prowadzić rów-

nież „ręcznie”, czyli za pomocą odpowiednich dzienników i kartotek, ale jest to

bardzo pracochłonne). Obecnie na rynku istnieje bardzo wiele takich programów,

które w zupełności odpowiadają potrzebom prowadzenia podstawowej rachun-

kowości organizacji pozarządowej. Ceny tych programów wahają się od kilkuset

złotych do kilku tysięcy (w wersji podstawowej). Oczywiście, żeby takie oprogra-

mowanie spełniało swoją funkcję, niezbędne jest opracowanie odpowiedniego

planu kont i założenie zgodnych z nim zbiorów w programie komputerowym. In-

formacje o oprogramowaniu ﬁ nansowo-księgowym dla organizacji pozarządo-

wych można znaleźć m.in. na stronie http://www.bdr.org.pl.

* Plan kont jest numerycznym wykazem kont księgowych,

Zbiory te pozwalają na ewidencjonowanie i uszeregowanie wszystkich operacji

ﬁ nansowych w organizacji. Plan kont składa się z kont podstawowych – synte-

tycznych, które określają główne grupy operacji ﬁ nansowych oraz kont analitycz-

nych, które pozwalają uszczegółowić zapisy na koncie syntetycznym.

Plan kont jest instrumentem ułatwiającym zarówno syntetyczne, jak i anali-

tyczne ujęcie wszystkich operacji ﬁ nansowych zachodzących w danym okre-

sie w organizacji. Plan kont powinien służyć poprawnemu sporządzeniu bilansu

pełna, czyli prowadzona za pomocą dziennika,

księgi głównej i zestawienia obrotów i sald,

czyli zbiorów, w których rejestrowane są dane

ﬁ nansowe.

3w*: PODSTAWY ZARZĄDZANIA FINANSAMI

3w*, stan prawny 1.07.2009

II. POLITYKA RACHUNKOWOŚCI, KOSZTY, BUDŻET, UMOWY

i rachunku wyników: układ wybranych kont powinien odpowiadać konkretnym

pozycjom z rachunku wyników np. koszty ﬁ nansowe, pozostałe przychody ope-

racyjne, itd. Układ planu kont powinien umożliwiać sprawne przygotowanie ra-

portów dla darczyńców, z wykonania danego programu, jak też z ogólnej dzia-

łalności organizacji. Niezwykle istotne w konstrukcji planu kont jest rozwinięcie

analityki, czyli kont pomocniczych, na których zapisy księgowe będą dostarczały

nam szczegółowych informacji. Dla celów sprawozdawczych (określonych przez

Ministra Finansów w odpowiednim Rozporządzeniu) np. w rachunku wyników

musimy podać poniesione koszty programowe (nazywane w dokumencie „statu-

towe”) w jednej kwocie oraz koszty administracyjne w rozbiciu na sześć podsta-

wowych kategorii. Dla naszych potrzeb jako grantobiorcy, który przed darczyńcą

musi szczegółowo zdać sprawozdanie z wykorzystania jego środków, jedna kwo-

ta kosztów programowych nie wystarcza, musi być rozbita na poszczególne pro-

gramy i kategorie budżetowe. Przemyślana struktura kont kosztowych pozwoli

nam na śledzenie kosztów z podziałem np. na źródła ﬁ nansowania czy prowa-

dzone programy. Odpowiednio opracowana struktura kont przychodów da nam

obraz tego, w jakiej wysokości i od kogo uzyskaliśmy przychody. Analityka do

konta wyniku ﬁ nansowego pokaże nam, które z programów czy przedsięwzięć

przyniosło stratę lub zakończyło się zyskiem, inaczej mówiąc, na które z progra-

mów wystarczyło nam środków, lub nawet zostało ich część do dalszej realiza-

cji, a które były deﬁ cytowe.

ZESPÓŁ 1 – ŚRODKI PIENIĘŻNE

100 – konto kasy

(ewidencja gotówki w kasie)

130 – konto bieżącego rachunku bankowego

(ewidencja operacji na rachunku bankowym)

131 – konto pomocniczego rachunku bankowego

(ewidencja operacji na rachunku bankowym, wydzielonym do obsłu-

gi konkretnego programu)

135 – konto walutowe

(ewidencja operacji na koncie walutowym)

137 – konto lokat bankowych

(ewidencja lokat na rachunkach bankowych)

145 – konto środki pieniężne w drodze

(ewidencja przepływu środków np. z kasy do banku, jeśli przepływ ten

trwa dłużej niż jeden dzień)

ZESPÓŁ 2 – ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA

201 – konto rozrachunków z odbiorcami

(należności z tytułu np. udzielonych i nierozliczonych dotacji)

202 – konto rozrachunków z dostawcami

(zobowiązania z tytułu usług, dostaw itp.)

220 – konto rozrachunków z budżetem państwa

(zobowiązania z tyt. składek ZUS, zaliczek na PDOF, itp.,)

230 – konto rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń

(ewidencja rozrachunków z pracownikami otrzymującymi wyna-

grodzenie. Zalecane jest utworzenie kont analitycznych dla każde-

go z pracowników oraz odrębnie dla osób zatrudnianych na umowę

zlecenia i o dzieło)

232 – konto pozostałych rozrachunków z pracownikami

(ewidencja pozostałych rozrachunków np. zaliczek pobranych przez

pracowników na zakup materiałów)

235 – konto rozrachunków z wolontariuszami

(ewidencja i rozliczenie zaliczek pobranych przez wolontariuszy)

240 – pozostałe rozrachunki

(ewidencja rozrachunków, niewymienionych wyżej)

Poniżej podajemy propozycje układu planu kont z pominięciem niektórych kont

i zespołów, które są rzadko wykorzystywane w przypadku organizacji nieprowa-

dzącej działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że w przypadku prowadzenia

odpłatnej działalności statutowej konieczne jest wyróżnienie ewidencji opera-

cji ﬁ nansowych (kosztów i przychodów) dotyczących obu rodzajów działalności

statutowej: odpłatnej i nieodpłatnej. Konkretne numery kont mogą odbiegać od

tutaj zaproponowanych, jednak grupy kont powinny zawierać się w tych prze-

działach. Do każdego konta przypisany jest krótki komentarz dotyczący rodzaju

operacji księgowanych na danym koncie.

ZESPÓŁ 0 – MAJĄTEK TRWAŁY

010 – 015 – konta środków trwałych

(ewidencja nieruchomości, maszyny, środki transportu)

020 – 025 – konta wartości niematerialnych i prawnych

(ewidencja praw autorskich, praw do patentów, projektów, specjali-

stycznych programów komputerowych)

070 – 075 – konta umorzeń środków trwałych i wartości niemate-

rialnych i prawnych

(odpisy umorzeniowe)

080 – 085 – konta inwestycji

(inwestycje związane z budową, montażem lub zakupem środków

trwałych)

ZESPÓŁ 5 – KOSZTY

500 – konto kosztów programowych

(ewidencja kosztów dotyczących statutowej działalności programowej

organizacji z podziałem na działalność odpłatną i nieodpłatną)

Bardzo ważne jest, by w ramach tego konta utworzyć takie konta

analityczne, bądź kolejne konta syntetyczne, które pozwolą na wy-

odrębnienie kosztów programowych zgodnie z naszymi potrzebami

np. podział kosztów według źródeł ﬁ nansowania lub realizowanych

3w*: PODSTAWY ZARZĄDZANIA FINANSAMI

3w*, stan prawny 1.07.2009

II. POLITYKA RACHUNKOWOŚCI, KOSZTY, BUDŻET, UMOWY

programów oraz pozycji budżetowych zawartych w formularzach roz-

liczeniowych dla darczyńców.

550 – konto kosztów administracyjnych

(służy do ewidencji kosztów zakwaliﬁ kowanych jako administracyj-

ne z podziałem na kategorie określone przez Ministra Finansów wg

pozycji z rachunku wyników)

550 – 1 – zużycie materiałów i energii

(koszty materiałów biurowych i zużycia energii)

550 – 2 – usługi obce

(koszty usług obcych, takich jak usługi pocztowe, bankowe, teleko-

munikacyjne, najmu i inne)

550 – 3 – podatki i opłaty

(koszty opłat skarbowych, podatku od nieruchomości i innych)

550 – 4 – wynagrodzenia i świadczenia na rzecz pracowników

(koszty wynagrodzeń, w tym etaty, zlecenia, umowy o dzieło oraz

składki ZUS, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i po-

zostałe świadczenia)

550 – 5 – amortyzacja

(ewidencja kosztów amortyzacji rzeczowego majątku trwałego i war-

tości niematerialnych i prawnych)

550 – 6 – pozostałe koszty administracyjne

(koszty, które nie kwaliﬁ kują się do powyższych kategorii)

751 – konto przychodów ﬁ nansowych

(na koncie tym ujmowane są uzyskane odsetki bankowe, dodatnie

różnice kursowe i inne przychody ﬁ nansowe)

752 – konto kosztów ﬁ nansowych

(służy do ewidencji odsetek od pożyczek i kredytów oraz ujemnych

różnic kursowych i pozostałych kosztów ﬁ nansowych)

761 – konto pozostałych przychodów operacyjnych

(pozostałe przychody niezwiązane bezpośrednio z działalnością orga-

nizacji, np. z likwidacji i sprzedaży środków trwałych)

762 – konto pozostałych kosztów operacyjnych

(pozostałe koszty niezwiązane bezpośrednio z działalnością organizacji)

771 – konto zysków nadzwyczajnych

(na koncie ujmowane są zyski związane z losowymi zdarzeniami, nie

zakwaliﬁ kowane do pozostałych przychodów)

772 – konto strat nadzwyczajnych

(na koncie ujmowane są straty dotyczące niepowtarzalnych zdarzeń,

nie zakwaliﬁ kowane do pozostałych przychodów)

ZESPÓŁ 8 – FUNDUSZE, REZERWY I WYNIK FINANSOWY

800 – konto funduszu statutowego (stan tego konta przedstawia wy-

sokość funduszu statutowego organizacji)

820 – konto rozliczenia wyniku ﬁ nansowego

(na koncie tym rozlicza się wynik ﬁ nansowy organizacji za rok po-

przedni, zgodnie z przyjętą uchwałą zarządu)

840 – konto rezerw

(służy do ewidencji tworzonych rezerw, np. na należności)

845 – konto przychodów przyszłych okresów

(ewidencjonuje przychody otrzymane w bieżącym okresie sprawoz-

dawczym, a dotyczące realizacji kosztów w terminie późniejszym)

850 – konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

(na tym koncie księgowane są zwiększenia (odpisy) i operacje doty-

czące wykorzystania ZFŚS)

860 – konto wyniku ﬁ nansowego

(na konto wyniku przeksięgowuje się na koniec okresu sprawozdaw-

czego wszystkie przychody i koszty; różnica pomiędzy przychodami

i kosztami stanowi wynik ﬁ nansowy organizacji za dany okres).

870 – konto podatku dochodowego od osób prawnych

(ewidencja rozliczenia ewentualnego PDOP)

ZESPÓŁ 6 – ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE KOSZTÓW

640 – konto rozliczeń międzyokresowych czynnych

(ewidencja kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym, doty-

czących późniejszego okresu)

641 – konto rozliczeń międzyokresowych biernych

(ewidencja kosztów dotyczących bieżącego okresu, ale jeszcze nie

poniesionych)

ZESPÓŁ 7 – PRZYCHODY I KOSZTY ICH OSIĄGNIĘCIA

700 – konto przychodów statutowych

(służy do ewidencji przychodów statutowych, takich jak np. dotacje,

darowizny i przychody z odpłatnej działalności statutowej)

Do konta przychodów statutowych dobrze jest utworzyć konta ana-

lityczne z podziałem na poszczególne źródła ﬁ nansowania, np. 740-1

osoby prywatne, 740-2 organizacje pozarządowe, 740-3 ﬁ rmy prywat-

ne, 740-4 źródła publiczne, itd. z możliwością rozwijania analityki tak,

aby można było śledzić wysokość wpłat poszczególnych darczyńców.

W przypadku stowarzyszeń należy utworzyć też konto analityczne, na

którym księgowane będą składki członkowskie – kwotę składek trze-

ba wykazać w rachunku wyników.

2. Koszty programowe i administracyjne

Każda organizacja spotyka się z problemem podziału kosztów na programo-

we i administracyjne. Niestety nie ma jednej, obowiązującej wszystkie organi-

zacje deﬁ nicji.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: