Instrukcja obsługi ”4CRM – Katalog handlowy”
Spis treści :
Wstęp 4
Instalacja Programu 4
Opis głównego menu 5
Menu Plik 5
Otwórz bazę danych... /menu Plik/ 5
Utwórz zapasową kopię danych... /menu Plik/ 5
Przywróć dane z zapasowej kopii... /menu Plik/ 5
Import danych /menu Plik/ 6
Eksport danych /menu Plik/ 7
Microsoft Outlook /menu Plik/ 8
Drukuj / Wybierz... /menu Plik/ 8
Druk – Profil kontaktu 8
Opcje systemu /menu Plik/ 9
Zakończ /menu Plik/ 9
Menu Edycja 10
Cofnij /menu Edycja/ 10
Powtórz /menu Edycja/ 10
Wytnij /menu Edycja/ 10
Kopiuj /menu Edycja/ 10
Wklej /menu Edycja/ 10
Zaznacz wszystko /menu Edycja/ 10
Menu Kontakt 10
Nowy kontakt /menu Kontakt/ 10
Kopiuj kontakt /menu Kontakt/ 10
Usuń kontakt /menu Kontakt/ 10
Widok ogólny zadań F3 /menu Kontakt/ 10
Widok ogólny sprzedaży F4 /menu Kontakt/ 10
Zaplanuj spotkanie /menu Kontakt/ 11
Zaplanuj rozmowę tel. /menu Kontakt/ 11
Zaplanuj obowiązek /menu Kontakt/ 11
Załącz notatkę, dokument, obraz, stronę www, … /menu Kontakt/ 11
Nowa sprzedaż /menu Kontakt/ 11
Zapisz zmiany /menu Kontakt/ 11
Cofnij wprowadzone zmiany /menu Kontakt/ 11
Test na duplikujące się kontakty /menu Kontakt/ 11
Menu Szukaj 11
Wyszukaj... F2 /menu Szukaj/ 11
Szukaj następne /menu Szukaj/ 12
Szukaj słowa kluczowego F8 /menu Szukaj/ 12
Pierwszy kontakt /menu Szukaj / 12
Ostatni /menu Szukaj / 12
Następny /menu Szukaj / 12
Poprzedni /menu Szukaj / 12
Menu Ustawienia 12
Zmiana nazw i rozmieszczenia definiowanych przez użytkownika zakładek i pól /menu Ustawienia/ 12
Zmiana nazw kategorii /menu Ustawienia/ 12
Ustawienia formatu adresu /menu Ustawienia/ 12
Ustawienia kontroli duplikujących się kontaktów /menu Ustawienia/ 13
Zmiana nazw pól modułu Sprzedaż /menu Ustawienia/ 14
Ogólne wskazówki korzystania z programu 14
Opis ikon używanych przez system 14
Opis klasyfikacji alfabetycznej 15
Korzystanie z głównego menu 16
Edycja, dodawanie zapisów 16
Edycja drukowanych zestawień, kopert i tabel 16
Kopiowanie tekstu i obiektu przy edycji adresu, edycji zestawień i tablic 16
Edycja, dodawanie i usuwanie zapisów w bazie danych 16
Aktualizacja kontaktów poprzez formularz 16
Aktualizacja kontaktów za pomocą listy /tablicy/ 17
Zadania 19
Moduł ”Sprzedaż wyrobów i usług” 20
Przystosowanie programu do użytkownika 21
Zmiana nazw i rozmieszczenia definiowanych przez użytkownika zakładek i pól 21
Zmiana nazw kategorii 23
Zmiana nazw pól modułu sprzedaż 23
Wybierz i Drukuj zapisy z bazy danych 23
Wyszukiwanie zapisów – sposób użytkownika 25
Wyszukiwanie zapisów – sposób profesjonalny 27
Ręczny wybór zapisów za pomocą kolumny ''Drukuj'' 31
Eksport kontaktów 31
Sortowanie wybranych zapisów 31
Zbiorowy zapis zadań 32
Wysyłanie zbiorowych e-mailów 32
Kopiowanie / przeniesienie kontaktów między bazami danych 33
Tworzenie i druk zestawień, kopert i etykiet 34
Tworzenie nowych drukowanych zestawień i kopert 34
Edycja istniejącego zestawienia 37
Kopiowanie drukowanych zestawień 38
Zmiana nazwy zestawienia 38
Usuwanie zestawienia 38
Druk zestawień 38
Ustawienia rozmiaru tablic 39
TIP do druku tablic 40
Korespondencja zbiorowa - Mail Merge 41
Użytkownicy i prawa dostępu 43
Kalendarz 46
Przypominanie terminów Zadań 47
9.9.2007 Ó e-soft Strona 2
Staraliśmy się maksymalnie wyjść naprzeciw wymaganiom naszych użytkowników i stworzyć program, który będzie pomagać w Twojej pracy. Jeżeli masz jakiekolwiek sugestie lub propozycje do programu, będziemy radzi gdy napiszesz na nasz adres info@4crm.pl.
Jeżeli używasz system operacyjny Windows Vista, zainstaluj 4CRM do ścieżki c:\4crm
Instalacja programu 4CRM XP :
1. Włóż płytę instalacyjną CD do napędu
2. Potwierdź START
3. Potwierdź Uruchom
4. Za pomocą przycisku ”Znajdź” wyszukaj plik 4crm_xp.exe na CD w katalogu \4CRM_xp
5. Potwierdź OK
Uwaga : Jeżeli już używasz program i potrzebujesz z jakiegoś powodu dokonać reinstalacji, wskazane jest skopiować podkatalogi \DATA i \COMMON. Jeżeli wprowadziłeś zmiany w wyglądzie drukowanych zestawień, tabel lub kopert, należy skopiować także podkatalog \RepTempl. Najlepiej jest zainstalować program do innego katalogu np. C:\4CRMx.
Programem steruje się za pomocą menu i ikon.
Główne menu składa się z następujących pozycji:
Menu : Plik, Edycja, Kontakt, Szukaj, Ustawienia.
Nowa baza danych... /menu Plik/
Tworzy nową bazę danych programu 4CRM. Program wezwie Cię do wprowadzenia nazwy bazy danych i skrótowego opisu.
Każda baza danych programu 4CRM może mieć aż 30 definiowanych przez użytkownika pól. /NIP, liczba pracowników, wynagrodzenie, REGON, .../. Można również dla każdej bazy danych zmieniać nazwy kategorii do których przyporządkowuje się kontakty. Jeżeli już masz utworzoną i dostosowaną bazę danych /nazwane pola, kategorie i rozmieszczone pola na zakładkach/, możesz podczas tworzenia nowej bazy danych wskazać, z której bazy danych te ustawienia mają być przeniesione.
Wyświetla okno dialogowe dla wyboru bazy danych z którą chcesz pracować. Liczba baz danych jest nieograniczona. Program zapamiętuje ostatnio otwieraną bazę danych i jej sortowanie.
Rys. Formularz do otwierania bazy danych
Wybierz bazę danych z listy i potwierdź ”OK”.
Tworzy zapasową kopię wszystkich baz danych. Tworzyć można dowolną ilość kopii zapasowych. Zaleca się tworzyć kopie zapasowe na innym dysku.
Przeprowadza odnowę wszystkich baz danych z kopii zapasowej. Odnowa danych przeprowadzać może tylko uprawniony użytkownik.
1. Import plików Dbase/Xbase (*.dbf)
2. Import bazy danych formatu 4CRM
3. Import plików tekstowych (*.TXT, *.CSV)
Ad 1. Import plików Dbase/Xbase (*.dbf)
Opcja umożliwia dodanie bazy danych, która nie była utworzona za pomocą programu 4CRM do aktualnej bazy danych. Format dodawanej bazy danych musi być ”DBF”.
Proces :
· Wybierz bazę danych którą chcesz dodać za pomocą opcji ''Importowana baza danych''.
· Wybierz pola dodawanej bazy danych i określ do których pól zostaną przypisane.
· Wybierz kod /polski/ dodawanej bazy danych.
Jeżeli nagłówek dodawanej bazy danych jest oznaczony tzw. strona kodowa – kod dodawanej bazy danych zostanie następnie określony automatycznie /nie można zmienić/.
Można dodawać również bazy danych typu *.DBF. /Dbase, Clipper, Foxbase, Foxpro, Visual Foxpro/
TIP : Przed importem utwórz NOWĄ bazę danych za pomocą menu ''Nowa baza danych'' i przeprowadź import do tej bazy danych. Jeżeli popełnisz błąd przy wyborze kodu bazy danych i dodane zapisy będą nieczytelne, wystarczy usunąć nową bazę danych.
TIP : Jeżeli importujesz dane utworzone za pomocą programu MS Excel, konieczne jest ustalenie ''Kodu importowanej bazy danych'' jako ''Latin2''. MS Excel podczas zapisywania pliku w formacie ''DBF'' koduje dane w Latin2.
Ad 2. Import bazy danych formatu 4CRM
Opcję ”Import bazy danych formatu 4CRM” można użyć do ściągnięcia /import/ jednej lub kilku baz danych programu 4CRM do jednej bazy danych.
Jak utworzyć całościową bazę danych z pobocznych baz danych firmy.
Np. biuro podróży ma filie w Warszawie, Katowicach, Krakowie. Są wtedy utworzone 3 osobne bazy danych o nazwach Warszawa, Katowice, Kraków. Każda filia prowadzi aktualizację swojej bazy danych. W ustalonych odstępach czasu przeprowadzane jest zbieranie danych z pobocznych baz do całościowej bazy danych w centrum. Filie wysyłają swoje dane e-mailem do centrum /podkatalogi Common i Data/. Na komputerze gdzie ściągane są dane utworzono na dysku katalogi np. /DataWarszawa, /DataKatowice a /DataKraków. Do tych katalogów administrator kopiuje bazy danych pojedynczych filii.
Struktura katalogów dla filii Katowice:
- c:\DataKatowice\Common - zawiera pliki danych zadań, sprzedaży i inne pliki
- c:\DataKatowice\Data - zawiera własną bazę danych lub bazę danych kontaktów
W tym przypadku filia przesyła dwa podkatalogi \Common i \Data.
Masz również możliwość importowania własnych baz danych kontaktów – przyciskiem ''Importowana baza danych'' lub możesz oznaczyć dalsze opcje dla importu zadań /spotkań, obowiązków, rozmów tel., notatek/, sprzedaży, itd. Jeżeli oznaczysz niektóre z dostępnych opcji, musisz wybrać katalog gdzie jest baza danych z zapisanymi danymi zadań, zapisów o sprzedaży, itd. Pliki te zawsze znajdują się w katalogu \Common. Należy zwrócić uwagę czy na pewno wybrany został właściwy podkatalog \Common. Podkatalogów \Common możesz mieć więcej na dysku, dla każdej filii jeden. Dlatego wskazane jest przed każdym importem przeprowadzić archiwizacj...
Kot_Maciek