Biznes plan – jest to zestaw dokumentów = oceny sytuacji strategicznej firmy + dane historyczne = cele firmy i sposoby ich realizacji (uwzględnienie zasobów będących w dyspozycji przedsiębiorstwa oraz uwarunkowań zewnętrznych.)

Funkcje biznes planu

1. Funkcja wewnętrzna -zarządzanie firmą. Biznes plan ujmuje wewnętrzne warunki działania firmy skonfrontowane z przewidywanymi realiami otoczenia. Realizując tę funkcję biznes plan reprezentuje m.in. pożądane kierunki rozwoju firmy, nakłady na finansowanie działań zmierzających w tych kierunkach oraz spodziewane z tych działań efekty. Realizacja wewnętrznej funkcji biznes planu powinna prowadzić do ujawnienia mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa.

2. Funkcja zewnętrzna biznes planu przejawia się w prezentowaniu przedsiębiorstwa w atrakcyjny sposób, w szeroko rozumianym otoczeniu, m.in. wobec instytucji finansowych, instytucji rynku kapitałowego, instytucji rynku pracy, inwestorów, konkurentów, dostawców, odbiorców, mass mediów, władz rządowych i samorządowych. Realizacja tej funkcji powinna doprowadzić do ujawnienia szans i zagrożeń rozwojowych firmy.

Funkcje biznes planu można podzielić także na główne i wspomagające.

Do funkcji głównych można zaliczyć:

- funkcję decyzyjną, rozumianą jako zespół przedsięwzięć zadecydowanych przez kierownictwo firmy

- funkcję informacyjną, przejawiającą się w prezentowaniu przeszłych, teraźniejszych i przyszłych informacji o firmie, adresowanych do szerokiego grona zainteresowanych nimi odbiorców;

- funkcje rachunku ekonomicznego, wyrażającą się w projektowaniu przyszłości firmy na podstawie kryteriów efektywnościowych;

- funkcje kierowania, przejawiającą się w koordynowaniu przez zarząd firmy zadań rozpisanych przezeń na poszczególne komórki, ujętych w formie odcinkowych pionów operacyjnych;

- funkcję regulacyjną, wyrażających się w regulowaniu strumieni pieniężnych, niezbędnych do zapewnienia firmie pożądanej pozycji rynkowej i kondycji finansowej.

Wytyczne tworzenia biznes planu.

1. Każdy taki plan powinien być na tyle obszerny, by znalazły się w nim wszystkie informacje, na przekazaniu których zależy autorom, a na otrzymaniu adresatom, i na tyle zwięzły, by jego czytelnicy zechcieli z uwagą przeczytać go w całości.

2. Wskazane jest przygotowanie więcej niż jednej jego wersji, np. syntetycznej, przeznaczonej dla przedmiotów nie mającej głębszej wiedzy z zakresu prowadzenia biznesu, np. członków załogi pracowniczej, oraz rozbudowanej, przeznaczonej dla podmiotów posiadających taką wiedzę, np. instytucji finansowych.

3. Rekomenduje się dla małego przedsięwzięcia granice 15-20 stron, dla średniego – 20-80 stron, dla dużego zaś – powyżej 80 stron, nawet 200.

4. Wszelkie szczegóły mogące znużyć czytelników, np. skomplikowane obliczenia czy tabele, można zamieszczać w aneksach i załącznikach – dokumentach oddzielnych w stosunku do zasadniczego. Mogą one być dołączone doń w miarę potrzeby, jeśli sporządzający biznes plan uzna to za stosowne lub adresat się o to zwróci.

5. Warto także pamiętać, że biznes plan może prezentować pewne fakty, okoliczności lub zamiary firmy, o których nie każdego chce ona poinformować. Te właśnie elementy powinny być w pierwszym rzędzie zamieszczone jedynie w wybranych wersjach (egzemplarzach) planu i udostępniane tylko niektórym podmiotom po zapewnieniu przez nie, że zostaną zachowane w tajemnicy.

6. Rekomendowany tu i ówdzie okres od 3 do 5 lat jako najwłaściwszy bez odpowiednich argumentów za nim przemawiających. Nie może on być jednak uznany za uniwersalny. Okres objęty biznes planem zależeć bowiem powinien w pierwszym rzędzie od oczekiwań jego adresatów. Sporządzając biznes plan na użytek zarządu firmy bądź pochwalenia się nim przed najważniejszymi dostawcami i odbiorcami, można go rzeczywiście ograniczyć do wskazanego wyżej okresu. Natomiast przygotowując go dla banku, w którym występuje się o kredyt o okresie spłaty wykraczającym poza 5 lat, ten właśnie okres należy w nim uwzględnić.

Elementy biznes planu:

- wprowadzenie (zwane często streszczeniem lub podsumowaniem)

- prezentacja przedsiębiorstwa,

- misja, wizja, cele strategiczne,

- otoczenie firmy (makro- i mikro wraz z jej marketingiem),

- produkty (usługi),

- stosowane technologie, procesy wytwórcze i inwestycyjne,

- personel, w tym kierownictwo,

- organizacja zarządzania,

- gospodarka finansowa,

- ryzyko i sposoby jego eliminacji.

Przygotowanie biznes planu

Każde zagadnienie występujące w biznes planie ma z reguły dwa aspekty: retrospektywny i prospektywny. Naturalnie w przypadku firm dopiero podejmujących działalność pierwszego aspektu nie będzie. Rolą sporządzającego plan jest przesądzić, czy aspekty te w odniesieniu do każdego zagadnienia wystąpią razem czy osobno.

W pierwszym wypadku zarysują się dwie wyraźne części planu – poświęcone wyłącznie przeszłości  oraz przyszłości. W drugim przypadku zaś przeszłość i przyszłość występować będą obok siebie w ramach poszczególnych rozdziałów.

Głównym elementem części retrospektywnej jest diagnoza dostarczająca informacji o przeszłości firmy – niektórych przesłankach dotyczących jej dalszych losów, w tym o jej mocnych i słabych stronach w odniesieniu do każdego zbadanego zagadnienia. Informacje te (skonfrontowane następnie z misją, wizją i celami oraz szansami i zagrożeniami aktualnymi i przewidywanymi na najbliższe lata) powinny umożliwić projekcję przedsięwzięć zdolnych zapewnić firmie w przyszłości sukces na rynku.

Identyfikacja wyżej wspomnianych mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń stanowi istotę tzw. Analizy strategicznej SWOT, której nazwa uwzględnia właśnie pierwsze litery angielskich określeń tych czterech elementów diagnozy. Mocne strony to szczególne walory firmy korzystnie odróżniające ją od konkurentów działających w tych samych obszarach. Słabe strony to niedomogi jej potencjału niekorzystnie odbijające się na pozycji rynkowej. Szanse to tendencje i zjawiska w szeroko rozumianym otoczeniu, których właściwe wykorzystanie może zaktywizować rozwój firmy i zmniejszyć czyhające na nią zagrożenia. Zagrożenia to tendencje i zjawiska występujące w otoczeniu odbierane przez firmę jako bariery, utrudnienia i niebezpieczeństwa dla rozwoju, zmniejszające jej potencjał, uniemożliwiające wykorzystanie mocnych jej stron i szans rozwojowych.

Analiza SWOT składa się z kilku etapów.

Pierwszy etap – efektem którego z reguły jest identyfikacja i analiza szans i zagrożeń, umożliwia określenie atrakcyjności dla firmy poszczególnych sektorów, w których zamierza ona w przyszłości działać.

Drugi etap – rezultatem którego jest identyfikacja i analiza mocnych i słabych stron firmy w kluczowych jej obszarach, daje odpowiedzi na pytanie, gdzie tkwią wewnętrzne źródła niedomagań firmy oraz wewnętrzne przyczyny jej sukcesów.

W trzecim etapie następuje określenie pozycji strategicznej przedsiębiorstwa i kierunków jego rozwoju.

Z analizy SWOT wynikają uniwersalne dla każdej firmy i każdego biznes planu wytyczne – wykorzystywać szansę, unikać zagrożeń, opierać się na mocnych stronach, wzmacniać strony słabe.

Badając otoczenie przedsiębiorstwa warto wyróżnić w nim dwa poziomy: ogólniejszy – makrootoczenie oraz bliższy każdej firmie – mikrootoczenie.

Makrootoczeniem nazywać można zespół warunków funkcjonowania przedsiębiorstwa wynikający z jego działania w określonym kraju, regionie, strefie klimatycznej, układzie politycznym, gospodarczym i prawnym. Cechą makro otoczenia jest określanie przezeń możliwości działania i rozwoju firmy na które nie ma ona żadnego lub niemal żadnego wpływu. Powinna je znać i przewidywać ale nie może na nie oddziaływać. Są one przez nią odczytywane jako szanse i zagrożenia bez możliwości, oprócz nielicznych wyjątków, aktywnego na nie wpływu.

Mikrootoczenie, czyli otoczenie konkurencyjne, jest łatwiejsze do identyfikacji i obserwacji. Składają się nań podmioty gospodarcze, mające z przedsiębiorstwem powiązania kooperacyjne lub konkurencyjne: dostawcy, odbiorcy, konkurenci. Cechą mikrootoczenia jest występowanie sprzężeń zwrotnych dwukierunkowego oddziaływania między jego elementami a firmą – podmioty gospodarcze oddziaływają na przedsiębiorstwo, ono zaś na nie. Wzajemne stosunki mają charakter gry ekonomicznej. Mogą być zatem przez firmę nie tylko badane i przewidywane, ale i kształtowane. Inną cechą mikrootocznia jest jego większa zmienność niż otoczenia makro.

Elementami makrootoczenia są z reguły:

- otoczenie ekonomiczne: poziom PKB, poziom inflacji, poziom bezrobocia, wielkość zadłużenia danej gospodarki, stopy procentowe, stawki podatkowe i amortyzacyjne, kursy walutowe;

- otoczenie technologiczne: chłonność gospodarki na nowe produkty i technologie;

- otoczenie społeczne: style życia, obyczaje, etyka zawodowa;

- otoczenie demograficzne: stopa przyrostu naturalnego, struktura społeczeństwa pod względem płci;

- otoczenie polityczne i prawne: stabilność systemu politycznego i jego instytucji;

- otoczenie międzynarodowe: poziom rozwoju gospodarczego danego regionu i krajów, którymi odbywa się najpoważniejsza wymiana towarowa, stabilność polityczna w tych obszarach.

Celem analizy mikrootoczenia – otoczenia konkurencyjnego (zwanej również analizą sektorową) jest jego ocena dla aktualnych i potencjalnych inwestorów. Może być ona przeprowadzona przez pryzmat tzw. 5 sił Portera:

1. Siły oddziaływania dostawców i możliwości wywierania przez nich presji na przedsiębiorstwa sektora;

2. Siły oddziaływania nabywców i możliwości wywierania przez nich presji na przedsiębiorstwa sektora;

3. natężenia walki konkurencyjnej wewnątrz sektora;

4. groźby pojawienia się nowych produktów

5. groźby pojawienia się substytutów

Wybór określonych sektorów, do których firma chciałaby należeć w przyszłości wymaga przeprowadzenia wielu pogłębionych analiz, których rezultatem może być m.in. punktowa ocena atrakcyjności sektorów, mapa grup strategicznych, krzywa doświadczeń.

Na mikrootoczenie składają się następujące czynniki:

- dostawcy

- nabywcy

- konkurenci

- substytuty

- bariery wejścia do sektorów

Badając wnętrze firmy (aby zidentyfikować mocne i słabe strony), należy zwracać uwagę m.in. na czynniki występujące w następujących jego obszarach:

- kondycja finansowa: rentowność, płynność, sprawność finansowa, zadłużenie i zdolność do jego obsługi, umiejętność kontroli i obniżania kosztów;

- pozycja rynkowa: udziały w rynkach i zmiany w nich, stosowane ceny, posiadane kanały dystrybucji, reputacja u klientów, oferowane produkty – ich nowoczesność i jakość;

- produktywność: zdolności produkcyjne i stopień ich wykorzystania, przychody generowane przez produkcyjne czynniki majątku trwałego;

- innowacje: postęp techniczny, potencjał badawczy, generowane koncepcje i projekty nowych wyrobów, technik i technologii;

...