moja_wymarzona_firma.doc

Moja wymarzona firma

Moją wymarzoną firmą jest firma Eventowa, zajmująca się organizacją imprez masowych, koncertów i imprez integracyjnych dla firm. Domeną takiej firmy są: eventy, widowiska, koncerty plenerowe, dni miast, konferencje, kongresy, zjazdy i spotkania firmowe oraz duże imprezy masowe.

Event to w Polsce zjawisko jeszcze całkiem nowe, ale coraz szybciej zdobywające swoich zwolenników. Eventem zwykło się nazywać imprezy firmowe dla pracowników i klientów, organizację targów, koncertów czy akcji promocyjnych. Można więc stwierdzić, że są nim wszelkie działania, których celem jest np. zintegrowanie zespołu pracowników, budowanie lojalności klientów, podniesienie wyników sprzedaży i wypromowanie danego produktu.

Zachętą dla nowo powstających firm organizujących imprezy mogą być nie tylko potencjalne zyski, ale i łatwa droga do rozpoczęcia działalności. Firmę można bowiem założyć w pojedynkę, a biuro urządzić np. w domu i z klientami spotykać się w ich siedzibach. Nie potrzeba też wielu sprzętów, wystarczy komputer z dostępem do internetu. Ważniejsze są natomiast pomysły i kreatywność, które umożliwiają stworzenie szeregu ciekawych pomysłów na wyjazdy integracyjne, zabawy czy niekonwencjonalne sposoby promowania produktów. Eventy to dość niezwykle skomplikowane przedsięwzięcia. Niekiedy trzeba zorganizować spotkanie dla 400 osób - w tym nocleg, posiłek i transport. Wszystko musi być zgrane w czasie, by kolejne punkty scenariusza mogły przebiegać bez zakłóceń. Dlatego tak ważni w tej pracy są ludzie odpowiedzialni za przygotowanie imprez.

Twoja siła to ludzie

Idealny pracownik firmy eventowej to osoba potrafiąca odnaleźć się w każdej, nawet najtrudniejszej, sytuacji. Dodatkowo musi być zawsze opanowana i zachować zimną krew, nawet gdy impreza wymyka się spod kontroli. O dobrych ludzi do pracy jest obecnie trudno.

W tej branży liczą się bowiem kreatywność oraz umiejętność organizacji. Partnerzy to najczęściej zespoły muzyczne, tancerze, firmy organizujące zabawy terenowe, grę w paintball, wspinaczkę czy jazdę quadami. Obok podwykonawców dostarczających atrakcje za powodzenie imprez odpowiadają także prowadzący. W grę wchodzi również wynajmowanie zawodowych konferansjerów oraz wodzirejów. Jednak by rozkręcić gości i zachęcić ich do wspólnej zabawy, potrzebujemy sprawdzonych animatorów. To ludzie, którzy kochają się bawić i są w stanie zachęcić do zabawy największych nawet ponuraków .

Najważniejsze pierwsze zlecenie

Dla zaczynających działać w branży eventowej najważniejsze jest zdobycie klientów. Paulina Kowalska działająca na rynku łódzkim zaczynała od przedstawiania firmom oferty przez telefon. Później stworzyła własną stronę internetową, na którą trafiali zainteresowani organizacją imprez. Działający w branży przyznają, że o zdobyciu klienta niejednokrotnie decyduje przypadek. Dużą rolę odgrywa także poczta pantoflowa i polecanie sobie organizatorów przez klientów. To świadczy o wyrobionej marce danej firmy eventowej, jej rzetelności oraz niebanalnych pomysłach. Pierwszym zleceniem dla firmy Pauliny Kowalskiej było zamówienie na dostarczenie materiałów reklamowych dla ogólnopolskiej sieci sklepów spożywczych. Dzięki niemu zarobiła pierwsze pieniądze i zdobyła cenne doświadczenie. Z tą siecią współpracuje zresztą do dziś. Później posypały się kolejne zlecenia - choćby od producenta sprzętu AGD, który zlecił organizację eventu.
- To był przełom, bo uwierzyłam, że pracy nie powinno zabraknąć - opowiada Kowalska. - Powoli także zaczęłam myśleć o specjalizacji. Ponieważ działam samodzielnie, postawiłam na organizację imprez integracyjnych oraz pikników rodzinnych. Co nie znaczy, że od czasu do czasu nie organizuję innych imprez, np. konferencji prasowych. Dodatkowo moja firma zajmuje się dostarczaniem gadżetów, materiałów promocyjnych, np. długopisów, t-shirtów, balonów.

Oprócz zdobycia klienta, trzeba zrobić wszystko, by był on zadowolony z pracy agencji i wrócił z kolejnym zleceniem. Działający w branży podkreślają, że najlepszą metodą, aby to osiągnąć, jest pełne poświęcenie się przy każdym zleceniu. Niedopuszczalne jest popadanie w rutynę. Konieczna jest ciągła kreatywność i stałe zaskakiwanie pomysłami. Trzeba też wsłuchiwać się w potrzeby klienta, poznać cele, jakie chce osiągnąć poprzez akcję eventową. Jeśli firmie udaje się osiągnąć założony cel, klient prawie zawsze wraca. Warto także skupić się na drobiazgach, które mocno zapadną w pamięć zleceniodawcy. Na przykład kwiaty, które są nieodłącznym elementem organizowanych kolacji biznesowych, bukiety stają się niemalże symbolem firmy.

Niezwykle ważne jest staranne przygotowanie się do realizacji eventu. Niezbędne jest przeprowadzenie wywiadu z klientem, stworzenie kosztorysu imprezy, wizualizacji najważniejszych elementów. Konieczne jest także odbycie rekonesansu w miejscu przeprowadzenia imprezy, przygotowanie atrakcji. Małe wyjazdy firmowe w sprzyjających warunkach udaje się zorganizować w ciągu tygodnia. Jednak duże eventy z wieloma atrakcjami to nierzadko miesiąc ciężkiej pracy - kilka spotkań z klientem, kilkanaście z podwykonawcami, częste rekonesanse w miejscu imprezy, setki ustaleń e-mailowych, tysiące wykonanych telefonów, podpisywanie umów, a także długotrwałe nocne instalacje, np. sceny czy stoisk i nieco szybszy demontaż po imprezie, to nie jest takie proste.

Zabawa jak w Rio

W zakres usług agencji eventowych wchodzi również organizacja imprez integracyjnych, wyjazdów dla klientów, konferencji, targów, koncertów i imprez plenerowych. Każda z nich ma nie tylko zagwarantować dobrą zabawę jej uczestnikom, ale i zapewnić wzrost rozpoznawalności marki danej firmy, może być podziękowaniem za współpracę, uhonorowaniem najlepszych pracowników czy klientów albo pomocą w zintegrowaniu zespołu. Główną motywacją przy wyborze atrakcji jest zazwyczaj efekt, jaki klient chce osiągnąć. Dużo też zależy od zasobności portfela i kwoty, jaką może przeznaczyć na budżet imprezy. Jak wynika z raportu branży eventowej pisma, najwięcej zamówień dotyczy imprez

dla klientów i pracowników oraz wyjazdów zagranicznych. Wśród najpopularniejszych pomysłów wymienia się występy artystyczne, catering w różnych konwencjach oraz biesiady i pikniki. Oferta obejmuje kompleksową organizację: zapewnienie noclegów, gastronomii, przygotowanie imprez wieczornych, tematycznych oraz team building. Mam dla swoich przyszłych klientów kilka gotowych scenariuszy na wieczorne imprezy i stale pracuje nad przygotowaniem kolejnych. Jedną z propozycji jest karnawał w Rio.

W czasie spotkania w brazylijskim klimacie goście bawią się w rytm latynoskiej muzyki, biorą udział w konkursach piłkarskich, oglądają pokazy barmanów przygotowujących brazylijskie drinki i oglądają pokaz samby. Piknik realizowany może być też według scenariusza typu "Gwiezdne wojny" lub szpiegowskiego. Goście podzieleni na grupy rywalizują w konkurencjach szpiegowskich, zręcznościowych, ścigają się w autach terenowych, jeżdżą quadami, grają w ruletkę.

Jak podkreślają specjaliści z branży, liczba pomysłów na event jest nieograniczona. Wszystko zależy od inwencji i pomysłowości organizatorów oraz od budżetu zleceniodawcy. Koszty imprezy plenerowej zależą bowiem od czasu jej trwania, miejsca, gdzie uczestnicy będą przebywać, standardu ośrodka lub hotelu, zamówionych posiłków oraz od atrakcji, w tym np. wynajęcia gwiazdy.

Im jest ich więcej i są bardziej wyszukane, tym cena wyższa. Warszawskie stawki za organizację spotkania wynoszą średnio 150 zł za catering dla jednej osoby i drugie tyle za alkohol. Nic więc dziwnego, że średnia cena płacona za event przez warszawskich zleceniodawców to 100 tys. zł. Według przedstawiciela Rival Group tanią imprezę off-road dla 50 osób można zorganizować nawet za 9 tys. zł. Jednak będzie miała ona charakter pikniku, a zleceniodawca będzie musiał zaakceptować małą liczbę samochodów.

najczęściej spotkania integracyjne organizowane są dla 60-70 osób. Goście spędzają jedną noc w trzygwiazdkowym hotelu i mają do dyspozycji salę konferencyjną na jeden dzień. Do tego bawią się na jednej imprezie wieczornej z kilkoma atrakcjami - co kosztuje zleceniodawcę około 50 tys. zł. Cena może wzrosnąć, gdy konieczne jest wynajęcie znanego konferansjera lub zespołu muzycznego (dodatkowo od 10 do nawet 50 tys. zł).
 

Tańsza jest organizacja stoiska na targach - od ok. 6 do 30 tys. zł. Ile na tym zarabiają sami organizatorzy? Nikt nie chce zdradzić stawek, podobnie jak nie podaje się szczegółów dotyczących organizacji wydarzenia - to stanowi know-how każdej agencji i jest narzędziem służącym do zdobycia kolejnego klienta, a nawet przejęcia go od konkurencji. Wiadomo jednak, że firmy otrzymują prowizję od kwoty, jaką płaci klient.
Zazwyczaj jest to 10 proc. od budżetu przedsięwzięcia. Za te pieniądze właściciele muszą najczęściej utrzymać kilku bądź kilkunastu pracowników. Do kosztów bieżących trzeba doliczyć wydatki na funkcjonowanie biura - opłaty za wynajem, media, telefony czy zakup paliwa. Mimo to agencje eventowe, podobnie zresztą jak reklamowe, zaliczane są do firm, w których zarówno pracownicy, jak i właściciele firm zarabiają wyjątkowo dobrze.

Konkurencja na każdym kroku

Branża eventowa rozwija się w Polsce niezmiernie szybko. Rynek ma ogromny potencjał, bo zlecanie obsługi imprezy przez firmę zewnętrzną staje się coraz bardziej popularne, branża eventowa ma niesamowitą przyszłość wynikającą nie tylko z faktu sporych i wciąż wzrastających budżetów przeznaczanych na organizację imprez, ale przede wszystkim z docenienia eventu jako skutecznego narzędzia mix marketingu, gdzie kreowanie wizerunku, docieranie do klientów i umacnianie pozycji rynkowej jest jej elementem.