Microsoft Excel 2002 posiada cały szereg zaawansowanych mechanizmów, dzięki którym jest naprawdę potężnym narzędziem do przetwarzania i analizy danych. W niniejszym rozdziale omówimy kilka najbardziej przydatnych technik, które można wykorzystać w codziennej pracy:
§ Etykiety zakresów (rysunek 13.1) — pozwala na używanie łatwych do zapamiętania etykiet komórek i zakresów komórek. Etykiet możesz używać w formułach zamiast odwołań.
§ Odwołania 3-W (rysunek 13.2) — pozwalają na tworzenie formuł odwołujących się do innych arkuszy i skoroszytów.
§ Konsolidacja danych (rysunek 13.3) — umożliwia zbieranie informacji z wielu różnych obszarów źródłowych i umieszczanie ich w obszarze docelowym.
§ Niestandardowe widoki definiowane przez użytkownika — pozwalają na tworzenie predefiniowanych widoków zawartości arkusza.
§ Makra — pozwalają na zautomatyzowanie powtarzających się zadań i operacji.
§ Informacje zawarte w niniejszym rozdziale opierają się na wiadomościach przedstawionych w poprzednich rozdziałach. Zanim rozpoczniesz lekturę tego rozdziału powinieneś dobrze przyswoić te umiejętności.
§ Excel posiada wbudowany język programowania, Visual Basic, który umożliwia tworzenie różnego rodzaju makr i wysoce wyspecjalizowanych skoroszytów zawierających definiowane przez użytkownika okna dialogowe, paski menu oraz narzędzia. Niestety omówienie tych mechanizmów wykracza daleko poza ramy tej książki.
Rysunek 13.1. Odwołania do poszczególnych zakresów komórek będą o wiele bardziej użyteczne, jeżeli nadasz im łatwe do zapamiętania etykiety, np. Kwartał1 zamiast A54:D59.
Rysunek 13.2. Odwołania 3-W pozwalają na tworzenie formuł odwołujących się do innych arkuszy i skoroszytów.
=SUMA(‘Kwartał1:Kwartał4’!E3)
Rysunek 13.3. Konsolidacja danych umożliwia zbieranie informacji z wielu różnych obszarów źródłowych i umieszczanie ich w obszarze docelowym.
Poważnym problemem przy korzystaniu z odwołań do komórek w formułach są trudne do zapamiętania adresy. Co gorsza, jeżeli jakieś obszary komórek powyżej lub poniżej zakresu źródłowego zostaną usunięte lub wstawione, to odwołania do zakresu źródłowego również ulegną zmianie.
Mechanizm nadawania łatwych do zapamiętania etykiet wybranym zakresom komórek umożliwia wyeliminowanie tego problemu. Po zastosowaniu w formułach etykiet zamiast odwołań bezpośrednio do komórek nie musisz się już o nic martwić — etykieta będzie zawsze reprezentowała poprawny obszar niezależnie od modyfikacji, jakim zostanie poddany arkusz.
§ Excel potrafi automatycznie rozpoznawać nagłówki wielu kolumn i wierszy jako etykiety komórek bądź zakresów komórek. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w następnym podrozdziale.
§ Nazwy etykiet mogą się składać maksymalnie z 255 znaków i może zawierać litery, cyfry, kropki, znaki zapytania oraz znaki podkreślenia. Nazwa etykiety musi rozpoczynać się od litery. Nazwy nie mogą zawierać spacji ani „wyglądać” jak odwołania do komórek.
§ Jeżeli podczas tworzenia formuły użyjesz nieprawidłowej etykiety, to może się wydarzyć jedna z dwóch sytuacji:
· Excel zaoferuje automatyczne poprawienie formuły (rysunek 13.4) — jeżeli tylko Excel będzie w stanie „odgadnąć” jaką nazwę miałeś na myśli.
· W komórce zawierającej niepoprawną formułę pojawi się błąd #NAZWA? (rysunek 13.5).
Rysunek 13.4. Od czasu do czasu Excel może próbować automatycznie naprawić błędnie wprowadzoną formułę.
Rysunek 13.5. Jeżeli użyta w formule etykieta nie jest poprawna, to w komórce pojawi się błąd #NAZWA?.
Rysunek 13.6. Podmenu Nazwa oferuje szereg poleceń do obsługi etykiet.
1. Zaznacz zakres komórek, dla którego chcesz zdefiniować etykietę (rysunek 13.1).
2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw à Nazwa à Definiuj (rysunek 13.6).
3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Definiuj nazwy. Excel może zasugerować nazwę, aczkolwiek nic nie stoi na przeszkodzie, abyś wprowadził swoją nazwę (rysunek 13.7).
4. Odwołanie widoczne w polu Odwołuje się do powinno odpowiadać zaznaczonemu wcześniej zakresowi. Aby wprowadzić inne odwołanie usuń istniejący wpis, a następnie wprowadź lub zaznacz nowy zakres.
5. Naciśnij przycisk OK.
§ Aby zdefiniować więcej niż jedną etykietę, wykonaj powyższe polecenia dla pierwszej etykiety a potem w kroku 5 naciśnij przycisk Dodaj. Następnie ponownie wykonaj polecenia z kroków 3 do 5 dla każdej etykiety, którą chcesz zdefiniować. Po zakończeniu naciśnij przycisk OK.
Upewnij się, że opcja Akceptuj etykiety w formułach, znajdująca się na zakładce Przeliczanie okna dialogowego Opcje (rysunek 13.8) jest włączona. Więcej informacji na temat opcji Excela znajdziesz w rozdziale 15.
§ Opcja Akceptuj etykiety w formułach jest domyślnie wyłączona.
§ Poniżej opisano sposób, w jaki Excel automatycznie korzysta z etykiet do zakresów komórek (rysunek 13.9):
· Aby odwołać się do kolumny, zastosuj etykietę znajdującą się na górze danej kolumny.
· Aby odwołać się do wiersza, zastosuj etykietę znajdującą się w lewej, skrajnej komórce wiersza.
· Aby odwołać się do danej komórki, zastosuj etykietę składającą się z etykiety kolumny i wiersza, na przecięciu których znajduje się ta komórka.
Rysunek 13.7. Aby zdefiniować etykietę skorzystaj z okna dialogowego Definiuj nazwy. Jak widać, nazwa arkusza jest częścią odwołania do zakresu komórek.
Rysunek 13.8. Aby skorzystać z etykiet w formułach, upewnij się, że opcja Akceptuj etykiety w formułach jest włączona.
Rysunek 13.9. Przykłady automatycznego rozpoznawania etykiet zakresów i komórek.
(Jan — Styczeń; Jean — Dawid; MarJoan — MarzecJakub)
1. Zaznacz zakres komórek, dla których chcesz utworzyć etykiety łącznie z sąsiadującymi z nimi komórkami zawierającymi nazwy etykiet (rysunek 13.10).
2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw à Nazwa à Utwórz (rysunek 13.6).
3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Utwórz nazwy (rysunek 13.11). Włącz opcje odpowiadające komórkom, które chcesz wykorzystać jako etykiety.
4. Naciśnij przycisk OK.Excel użyje nazw zlokalizowanych we wskazanych komórkach jako etykiet dla sąsiadujących komórek. Rezultaty tej operacji możesz obejrzeć po otworzeniu okna dialogowego Definiuj nazwy (rysunek 13.12).
§ Opisana powyżej metoda jest najszybszym sposobem zdefiniowania wielu etykiet jednocześnie.
1. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw à Nazwa à Definiuj (rysunek 13.6).
2. W liście Nazwy w skoroszycie, znajdującej się w oknie dialogowym Definiuj nazwy (rysunek 13.12), zaznacz etykietę, którą chcesz usunąć.
3. Naciśnij przycisk Usuń. Wybrana etykieta zostanie usunięta z listy.
4. Aby usunąć inne etykiety powtórz operacje z punktów 2 i 3.
5. Po zakończeniu naciśnij przycisk OK.
§ Usuwanie etykiet nie powoduje usunięcia komórek, do których odwołują się usuwane etykiety.
Rysunek 13.10. Aby utworzyć wiele etykiet naraz zaznacz zakres komórek, dla których chcesz utworzyć etykiety, łącznie z sąsiadującymi z nimi komórkami zawierającymi nazwy etykiet.
Rysunek 13.11. W oknie dialogowym Utwórz nazwy włącz opcje odpowiadające komórkom, które chcesz wykorzystać jako etykiety.
Rysunek 13.12. W oknie dialogowym Definiuj nazwy znajdziesz wszystkie zdefiniowane etykiety wraz z odpowiadającymi im odwołaniami.
1. Ustaw wskaźnik aktywnej komórki w komórce, w której chcesz umieścić formułę.
2. Wpisz formułę zamieniając odwołania do komórek na odpowiednie etykiety (rysunek 13.13).
3. Naciśnij klawisz Enter lub naciśnij przycisk Wpis znajdujący się na pasku formuły.Excel wykona niezbędne obliczenia dokładnie tak, jakby w formule zastosowane odwołania do komórek (rysunek 13.14).
§ Podczas tworzenia formuł możesz skorzystać z polecenia Wklej nazwę. Postępuj zgodnie z powyższymi instrukcjami, a kiedy przyjdzie czas na wpisanie etykiety, z menu głównego wybierz polecenie Wstaw à Nazwa à Wklej (rysunek 13.6). Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wklej nazwę (rysunek 13.15) — zaznacz i wklej wybraną etykietę. Z mechanizmu wklejania etykiet możesz korzystać nawet podczas pracy z oknem Wstaw funkcję. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale 5.
§ Jeżeli usuniesz daną etykietę, to Excel we wszystkich komórkach, w których dana etykieta była wykorzystywana, wyświetli błąd #NAZWA? (rysunek 13.16). Wszystkie takie formuły będą musiały być ręcznie poprawione.
Rysunek 13.13. Po zdefiniowaniu etykiety zakresu będziesz mógł jej używać w formułach zamiast odwołania.
Rysunek 13.14. Po zatwierdzeniu formuły, jej rezultat pojawi się w komórce.
Rysunek 13.15. Podczas tworzenia formuł możesz skorzystać z okna dialogowego Wklej nazwę.
Rysunek 13.16. Jeżeli usuniesz daną etykietę, to Excel we wszystkich komórkach, w których dana etykieta była wykorzystywana, wyświetli błąd #NAZWA?.
1. Zaznacz komórki zawierające formuły, do których chcesz zastosować etykiety zakresów. Jeżeli chcesz zastosować etykiety w całym arkuszu, zaznacz tylko jedną, dowolną komórkę.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw à Nazwa à Zastosuj (rysunek 13.6).
3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Zastosuj nazwy (rysunek 13.17). Zaznacz etykiety, które chcesz zastosować w formułach.
4. Naciśnij przycisk OK.Excel zamieni odwołania na odpowiednie etykiety. Na rysunku 13.18 przedstawiono przykład formuł, w których wprowadzone zostały etykiety Styczeń, Luty oraz Marzec (rysunek 13.17).
§ Jeżeli zaznaczysz tylko jedną komórkę, to Excel zastosuje etykiety zaznaczone w oknie Zastosuj nazwy a nie w zaznaczonej komórce.
§ Jeżeli w oknie Zastosuj nazwy wyłączysz opcję Ignoruj względne/bezwzględne (rysunek 13.17), to Excel automatycznie dopasuje typy odwołań. Więcej informacji na temat typów odwołań znajdziesz w rozdziale 3.
Rysunek 13.17. W oknie dialogowym Zastosuj nazwy zaznacz etykiety, które chcesz zastosować w formułach.
...
trwewqetrwewqe