8 rzeczy o jakich nie powie tobie dział IT.doc

8 rzeczy, których nie powie Ci Twój dział IT

kliknij, aby powiększyć

Jeśli korzystasz z komputera w pracy, część poruszonych przeze mnie poniżej problemów będzie ci znajoma. Czasem zdarza się, że potrzebujemy czegoś do pracy, a nikt nie chce nam udostępnić programu, czy zwiększyć limitu przesyłania maili. Spróbujmy więc obejść część z zabezpieczeń, które nakłada nasz dział IT. Jednak bądźmy uważni. Element ryzyka istnieje zawsze, więc zwróćcie na niego uwagę.

1. Jak przesłać duże pliki?

Problem: Od czasu do czasu każdy z nas musi przesłać jakieś duże pliki. Czasem jest to prezentacja marketingowa, czasem zdjęcia z wakacji. Jednak jeśli wyślemy maila większego niż kilka megabajtów, możemy po chwili otrzymać maila, że przekroczyliśmy limit wysyłania danych. Takie ograniczenia są nakładane z kilku ważnych powodów. Przede wszystkim firmy nie chcą spowalniać swoich połączeń. Mogą też bać się kradzieży danych.

Rozwiązanie: Zwiększenie transferu może być długotrwałym procesem, więc lepiej używać serwisów typu YouSendIt, SendThisFile, czy DropSend, które pozwolą nam wysłać duże ilości danych. Oczywiście, żeby użyć tych stron musimy się na nich zarejestrować podając swój e-mail i ksywkę, czy imię. Czasem będziemy musieli podać e-mail osoby, do której chcemy wysłać dane. Strona przeprowadzi nas przez cały proces i w większości przypadków dostaniemy linka, który podamy znajomemu, aby mógł ściągnąć plik.

Ryzyko: Serwisy przesyłają nasze dane poza firmę, więc jest szansa, że ktoś je przechwyci.
Jak się zabezpieczyć: Niektóre z serwisów mają lepszą reputację niż inne. YouSendIt jest jednym z nich. Jeśli serwis podaje mało informacji o sobie, są inne detale, które pozwolą nam go zweryfikować. Może to być na przykład ikona bezpieczeństwa, która wskazuje, że strona szyfruje przekazywane informacje.

2. Jak użyć oprogramowania, którego pobranie jest blokowanie?

Problem: Wiele firm chce, abyśmy otrzymali pozwolenie na ściąganie pliku z naszego działu IT. Czasem jednak takie oprogramowanie jest blokowane przez dział IT.

Rozwiązanie: Można więc znaleźć alternatywę lub przynieść oprogramowanie na pendrivie lub płycie CD.
Pierwsze rozwiązanie jest łatwiejsze. Zamiast Gadu-Gadu możemy na przykład używać Web-Gadu. Możemy także skorzystać ze strony RareIdeas.com, gdzie znajdziemy darmowe wersje najbardziej popularnych programów, jak choćby OpenOffice. Drugie podejście może być trudniejsze ze względu na to, że często firmy blokują pendrive’y i nie mają nagrywarki, czy nawet odtwarzacza CD/DVD.

Ryzyko: Przynoszenie naszego własnego oprogramowania może być niebezpieczne. Niektóre z programów nafaszerowane są spywarem, który może być niebezpieczny dla firmy. 
Jak się zabezpieczyć: Jeśli przyniesiemy coś na swoim pendrivie sprawdźmy  go najpierw za pomocą programu antywirusowego.

3. Jak wejść na blokowane strony?

Problem: Firmy często blokują pewne strony (od serwisów do wysyłania maila, aż do stron pornograficznych, czy hazardowych).
Rozwiązanie: Możemy jednak obejść blokady. Wystarczy uruchomić stronę Proxy.org i wejść na serwis, który nas interesuje.  Proxy.org da nam dostęp do kilku tysięcy portali.

Ryzyko: Jeśli użyjemy proxy do oglądania YouTube’a może przyłapać nas szef.

Większe ryzyko: Hakerzy często używają stron podobnych do tych popularnych, ale z literówką. Normalnie są one blokowane przez IT, ale jeśli wejdziemy przez Proxy nie będą blokowane.

Jak się zabezpieczyć: Używaj proxy tylko do stron, które są blokowane. Normalnie zostań przy systemie zabezpieczeń.

 4. Jak usunąć ślady naszej obecności z firmowego komputera?

Problem: Jeśli korzystamy z firmowego laptopa w domu, pewnie użyjemy go do prywatnych celów. Nasz szef zapewne będzie monitorował miejsca, w które wchodziliśmy.

Rozwiązanie: Zarówno Internet Explorer, jak i Firefox pozwalają nam usunąć chociażby historię przeglądania.  Wystarczy wejść w przeglądarkę, kliknąć „narzędzia” i znaleźć” usuń historię przeglądania”. W Firefoksie wystarczy kliknąć Ctrl-Shift-Del.

Ryzyko: Korzystając z komputera firmowego musimy uważać, żeby nie złapać jakiegoś wirusa, czy innego niebezpiecznego spyware’u. W najlepszym wypadku oznaczać to może wstyd, w najgorszym utratę pracy.
Jak się zabezpieczyć: Usuwajmy swoje prywatne dane najczęściej jak to możliwe. I lepiej nie wchodźmy na strony, które mogłyby nie spodobać się naszemu szefowi.

5. Jak znaleźć firmowe dokumenty przez swój  prywatny komputer?

Problem: Musimy popracować w domu, ale dokumenty zostały na firmowym komputerze.

Rozwiązanie: Google, Microsoft, czy Yahoo wydały oprogramowanie, które pozwoli nam szybko przeszukać dokumenty z jednego komputera, używając innego.  Aby użyć oprogramowania Google należy zrobić dokładnie to samo na komputerze domowym i firmowym. Najpierw trzeba założyć konto na obu komputerach. Musi być to takie samo konto na obu. Później przejść do Desktop.Google.com, aby ściągnąć oprogramowanie. Kiedy będzie działać na obu maszynach, klikamy Desktop Preferences, a potem Google Account Features. Następnie zaznaczamy okienko obok  Search Across Computers. Jeśli otworzymy coś na jednym komputerze, to samo otworzy się na kolejnym.

Ryzyko: Jeśli ktoś ukradnie naszego prywatnego laptopa firmowe dane dostaną się w niepowołane ręce. Znaleziono także pewne luki w oprogramowaniu Google desktop (Mimo tego, że zostały naprawione nie wiadomo, czy nie ma ich więcej).

Jak się zabezpieczyć: Jeśli mamy jakieś dane, które mogłyby być szczególnie szkodliwe, poproś dział IT o pomoc w ich zabezpieczeniu. 

6. Jak trzymać dane online?

Problem: Jeśli ludzie chcą skorzystać z danych pracując w domu zazwyczaj przegrywają je na pendrive. Część z nich jednak korzysta z plików wysyłanych na serwer firmowy lub trzyma pliki gdzie indziej. Połączenia firmowe mogą być jednak powolne, a pendrive zawodny.

Rozwiązanie: Wystarczy użyć stron do przechowywania plików, jak Box.net. Większość oferuje darmowe przechowywanie do kilku GB. Dane można przechowywać także mailu, np. Gmail lub Hotmail.

Ryzyko: Ktoś może wykraść hasło dostępowe do poczty, czy strony.
Jak się zabezpieczyć: Pomyślmy, czy stało by się coś poważnego, gdyby te dane wyciekły. Jeśli nic, używajmy go. Jeśli jednak konsekwencje byłyby poważne, lepiej nie próbować.

7. Jak zachować swoją prywatność używając poczty?

Problem: Wielu pracodawców może kontrolować maile i rozmowy.

Rozwiązanie: Wysyłając maila możemy go zabezpieczyć. W Microsoft Outlook wystarczy wejść do „narzędzi”, kliknąć „opcje” i zakładkę „zabezpieczenia”. Tam możemy wpisać hasło. (Oczywiście musimy potem powiedzieć jakie jest hasło osobie, do której wysłałem mail.  Jeśli korzystamy z maila na stronie internetowej wystarczy wpisać “s” po “http” (https://www.Gmail.com). Dzięki temu wejdziemy w bezpieczny tryb. Jednak nie wszystkie serwisy dają taką możliwość. Możemy zaszyfrować także swój komunikator.

Ryzyko: Głównym powodem, dla którego firmy monitorują e-maile jest obawa przed wyciekiem poufnych danych. Używając tych sztuczek możemy sprowadzić na siebie większą uwagę szefa.

Jak się zabezpieczyć: Używajmy tych rozwiązań tylko czasami, a nie domyślnie.

8. Jak nie zostać przyłapanym na unikaniu pracy?

Problem: Surfujemy po Internecie w czasie pracy, a szef nadchodzi.

Rozwiązanie: Naciskamy Alt-Tab, aby zminimalizować okno i otworzyć to, nad którym powiniśmy pracować.

Ryzyko: Nie ma ryzyka bezpieczeństwa.

Jak się zabezpieczyć: Wracać do pracy