Zarządzanie sobą w czasie

Wszyscy znamy powiedzenie „Czas to pieniądz”. Nasze sukcesy osobiste i zawodowe w dużej mierze zależą od tego jak organizujemy sobie czas, czy potrafimy być systematyczni, punktualni itp. Tak naprawdę, dla sprawnego funkcjonowania, ważne jest nie tyle sprawne zarządzanie czasem, ile zarządzanie sobą w czasie. Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy należy się skoncentrować na robieniu właściwych rzeczy.

Do ustalenia, które rzeczy są dla nas właściwe, trzeba pamiętać o podstawowych potrzebach wspólnych dla wszystkich ludzi, opisanych na czterech wymiarach: fizycznym, duchowym, emocjonalnym i intelektualnym:
1. potrzeby fizyczne z bezpieczeństwem materialnym i dobrym zdrowiem włącznie,
2. potrzeby duchowe związane ze znalezieniem sensu życia i wewnętrznej spójności,
3. potrzeby emocjonalne z uwzględnieniem dobrych relacji z innymi ludźmi, porozumienia, akceptacji i miłości,
4. potrzeby intelektualne związane ze stałym zdobywaniem wiedzy, rozwijaniem umiejętności.

 

Stephen R. Covey, autor książki „Najpierw rzeczy najważniejsze” porównuje zarządzanie czasem i zarządzanie sobą w czasie do zegarka i kompasu. Zegarek symbolizuje nasze zobowiązania, spotkania, rozkłady zajęć, czynności, którymi próbujemy zarządzać naszym czasem. Kompas to wartości i podstawowe zasady dotyczące całego życia, to on symbolicznie wyznacza nam kierunek, w którym idziemy. Frustracja i konflikt występują wtedy, gdy istnieje rozbieżność między zegarkiem i kompasem. Na czas nie mamy wpływu, mamy natomiast wpływ i możemy wybierać to, co będziemy robić w danym czasie.

Jak zarządzać sobą w czasie?
Wyobraźmy sobie, że mamy słój, do którego włożono po sam brzeg kamienie. Żaden kamień już się nie zmieści. Czy to oznacza, że słój jest pełen? Nie, można jeszcze do niego wsypać żwir, który zmieści się pomiędzy kamieniami. Czy teraz słój jest pełen? Jeszcze możemy dosypać drobny piasek. Czy teraz słój jest pełen? Nie, teraz możemy do niego wlać wodę aż po brzegi. I dopiero teraz słój jest pełen.

Ta metafora pokazuje sposób zarządzania sobą w czasie:
1. duże kamienie to sprawy ważne, ale niepilne
2. żwir to sprawy ważne i jednocześnie pilne
3. piasek to sprawy pilne, ale nieważne
4. woda to sprawy niepilne i nieważne

Gdyby zmienić kolejność wypełniania słoja, czyli najpierw wlać wodę, potem dodać piasek i żwir, to na duże kamienie nie byłoby już miejsca.

Praktycznym narzędziem do uporządkowania naszego czasu jest Tablica Zarządzania Czasem, przedstawiona przez Stephena R. Covey’a

W nawale zajęć szukamy usprawiedliwienia, że nie zajmujemy się tym, co jest dla nas najważniejsze. Przyjmujemy, że jeśli coś jest pilne, to musi być ważne. Wiele istotnych spraw czeka, aż staną się pilne, a gdy to nastąpi, to często jest już za późno na ich załatwienie np. na przygotowanie siebie do zmian na rynku pracy, na swój rozwój, zdrowie, rodzinę, realizację marzeń.

Warto przyjrzeć się swojemu zwykłemu tygodniowi życia, przeanalizować dzień po dniu, godzina po godzinie swoje zajęcia i rozpisać je na poszczególne obszary ćwiartek z Tablicy Zarządzania Czasem. Ze sprawdzenia, w której ćwiartce przebywamy najdłużej i co wtedy robimy, mogą wyniknąć ciekawe wnioski. Okaże się, gdzie podział się nasz czas i co zrobić, aby skuteczniej zarządzać sobą w czasie. Naszą efektywność i skuteczność najczęściej wypracowujemy w ćwiartce dotyczącej spraw ważnych, ale nie pilnych.

Skuteczne zarządzanie sobą w czasie polega na eliminowaniu z życia „pożeraczy czasu”, ograniczania do minimum „konieczności” i koncentrowaniu się na „powiększaniu zdolności”. Warto wprowadzić do swojego życia kategorię „czasu inwestycji” do tworzenia swojej przyszłości. Często działania w tym zakresie traktowane są jako strata czasu. Jeśli w odpowiednim momencie zaczniemy inwestować w siebie (zdobywać nowe umiejętności, budować jakość życia, dobre relacje z ludźmi, dbać o zdrowie itp.), to będziemy mieli wpływ na swoje przyszłe sukcesy.

Większość typowych menedżerów zwykle ciężko pracuje, często kosztem życia prywatnego. Mimo to niemal połowa ich wysiłków nie przynosi konkretnych rezultatów. Mieliby realną szansę poprawy swoich rezultatów, gdyby zmienili strukturę wykorzystania swojego czasu. Zajmowanie się usprawnianiem starej struktury za pomocą organizacyjnych i technicznych gadżetów (takich jak np. organizery, palmptopy, terminarze, CRM-y, sekretarki, dyktafony itp.) nie tylko nie pomoże, ale pogłębi jeszcze kryzys. Potrzebne jest zarządzanie sobą w czasie zamiast zarządzania czasem.