SPORZĄDZANIE PISM NA BLANKIETACH KORESPONDENCYJNYCH.doc

SPORZĄDZANIE PISM NA BLANKIETACH KORESPONDENCYJNYCH

1. Blankiet korespondencyjny – jest to arkusz papieru z wydrukowanym nagłówkiem (nazwa
i adres firmy, numer telefonu i faksu, numer konta bankowego i inne informacje) oraz innymi nadrukami stałymi w zależności od rodzaju blankietu korespondencyjnego.

2. Rodzaje blankietów korespondencyjnych

Blankiety korespondencyjne oznaczane są przy pomocy symboli składających się z dużych liter określających ich nazwę oraz z cyfry, która oznacza format blankietu.

Wyróżniamy następujące rodzaje blankietów korespondencyjnych:

Ø      blankiet bezkopertowy (oszczędnościowy) - oznaczany symbolem BB; służy do przesyłania korespondencji na zewnątrz bez używania kopert,

Ø      blankiet zwykły - oznaczany symbolem BZ; blankiet powszechnie stosowany o typowym układzie graficznym,

Ø      blankiet reklamowy - oznaczany symbolem BR; blankiet o poszerzonym polu nagłówkowym dla celów reklamowych,

Ø      blankiet uproszczony – oznaczany symbolem BU; blankiet o uproszczonym układzie graficznym i ograniczonych nadrukach stałych.

Odmiany blankietów korespondencyjnych

Do prowadzenia korespondencji zewnętrznej wykorzystuje się zwykły papier maszynowy formatu A4 lub A5, w układzie poziomym lub pionowym oraz blankiety korespondencyjne (papier firmowy lub blankiet firmowy). Polska norma PN-76/P-55315 przewiduje cztery rodzaje blankietów oraz dziesięć odmian. Blankiet ma duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy. Pisma kierowane do różnych kontrahentów, potencjalnych klientów, wpływają na kształtowanie opinii o nadawcy. Na niewielkiej powierzchni blankietu należy zaprezentować w optymalny sposób nazwę przedsiębiorstwa, jego adres, znak firmowy, numery telefonów oraz zakres działania firmy. Dla uatrakcyjnienia wyglądu znaku firmowego wykorzystuje się druk barwny, ale nie należy przesadzić by nie osiągnąć efektu przeładowania i marnego gustu.

Na blankietach umieszczane są nadruki które mogą być:

·                     Stałe - (znaki powoławcze: Wasze pismo z dnia, Znak…,Sprawa, linie nastawienia dziurkacza, zakończenia pisma, ramka adresowa)
Znaki powoławcze zwierają datę i znak sprawy odbiorcy pisma, to jest pisma, którego dotyczy odpowiedź oraz datę i znak sprawy nadawcy pisma, to jest pisma stanowiącego odpowiedź. Na blankietach korespondencyjnych rozmieszczone są w następującej kolejności:

Wasze pismo z dnia-pod tym napisem umieszczamy datę pisma na które odpowiadamy. Coraz częściej spotyka się nadruk Państwa pismo z dnia oraz Państwa pismo z wynikające z chęci stosowania form grzecznościowych

Znak (wasz) podajemy symbol cyfrowo-literowy pisma na które odpowiadamy

Nasz znak-wpisujemy symbol naszego pisma nadanych zgodnie z zaleceniami instrukcji kancelaryjnych

Data-umieszczamy datę wysyłki pisma

·                      Zmienne - zamówione przez naszą firmę najczęściej w polu nagłówkowym, zwłaszcza elementy reklamowe lub logo.