Podręcznik. Zarządzanie cyklem projektu.pdf

KOMISJA EUROPEJSKA

BIURO WSPÓŁPRACY EUROPAID

Sprawy ogólne

Ewaluacja

Podręcznik -

Zarządzanie Cyklem Projektu

MINISTERSTWO GOSPODARKI I PRACY

Maj 2004

Wprowadzenie

Podręcznik “Zarządzanie Cyklem Projektu” przygotowany został w 2001 roku na zamówienie

Komisji Europejskiej – Biura Współpracy EUROPAID - przez ITAD Ltd z Wielkiej Brytanii

i zaktualizowany przez PARTICIP GmbH z Niemiec, jako materiał szkoleniowy dla

pracowników Komisji, zajmujących się przyznawaniem i nadzorowaniem wykorzystania

funduszy pomocowych.

Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym MGPiPS postanowił

zaadaptować ten podręcznik na użytek potencjalnych projektodawców w Polsce, biorąc pod

uwagę jego dużą użyteczność w przygotowywaniu projektów.

W podręczniku czytelnicy znajdą przejrzysty wywód o trafnej i skutecznej metodzie

tworzenia projektów, poczynając od definiowania problemów, określania celów i rezultatów,

planowania działań oraz budowania harmonogramu i budżetu. Metoda ta ma charakter

uniwersalny, co znaczy, że może być stosowana zarówno przy tworzeniu projektów z zakresu

rozwoju zasobów ludzkich, jak i projektów o charakterze inwestycyjnym. Projekty

opracowane z zastosowaniem tej metody mają duże szanse powodzenia przy ich realizacji.

WPROWADZENIE .............................................................................................................................................. 2

ROZDZIAŁ 1 WSTĘP ......................................................................................................................................... 4

ROZDZIAŁ 2 ZARZĄDZANIE CYKLEM PROJEKTU ................................................................................ 5

2.1 C YKL P ROJEKTU ........................................................................................................................................... 5

2.2. Z ARZĄDZANIE C YKLEM P ROJEKTU .............................................................................................................. 6

2.3. N ARZĘDZIA PLANOWANIA I ZARZĄDZANIA ZCP .......................................................................................... 9

2.4 P ODSUMOWANIE ........................................................................................................................................... 9

ROZDZIAŁ 3: PODEJŚCIE OPARTE NA RAMIE LOGICZNEJ (LFA) – NARZĘDZIE

PLANOWANIA I ANALIZY............................................................................................................................. 10

3.1. W STĘP ........................................................................................................................................................ 10

3.2 F AZA ANALIZY ............................................................................................................................................ 11

3.2.1 Analiza problemu ............................................................................................................................... 11

3.2.2. Analiza celów .................................................................................................................................... 13

3.2.3. Analiza Strategii ................................................................................................................................ 14

3.3.F AZA P LANOWANIA .................................................................................................................................... 15

3.3.1. Matryca Logiczna ............................................................................................................................. 15

3.3.2. Poziom celów ..................................................................................................................................... 17

3.3.3. Założenia ........................................................................................................................................... 18

3.3.4. Czynniki zapewniające trwałość ....................................................................................................... 20

3.3.5. Obiektywnie Weryfikowalne Wskaźniki ........................................................................................... 21

3.3.6. Źródła weryfikacji ............................................................................................................................. 23

3.3.7. Środki i koszty ................................................................................................................................... 23

3.3.8. Matryca logiczna – Przykład ............................................................................................................ 24

3.4. P ODSUMOWANIE ........................................................................................................................................ 26

ROZDZIAŁ 4. UŻYCIE MATRYCY LOGICZNEJ DO UTWORZENIA HARMONOGRAMU

DZIAŁAŃ I WYKORZYSTANIA ZASOBÓW.............................................................................................. 27

4.1. H ARMONOGRAM DZIAŁAŃ I WYKORZYSTANIA ZASOBÓW . ......................................................................... 27

4.1.1. Lista kontrolna do przygotowania harmonogramu działań. ........................................................... 27

4.1.2. Prezentacja harmonogramu działań ................................................................................................ 29

4.2. P RZYGOTOWYWANIE HARMONOGRAMU WYKORZYSTANIA ZASOBÓW ....................................................... 30

4.2.1. Lista kontrolna do określenia środków i planowania kosztów ........................................................ 30

4.3. P ODSUMOWANIE ........................................................................................................................................ 31

ROZDZIAŁ 5 MONITOROWANIE I RAPORTOWANIE .......................................................................... 33

5.1. W STĘP ........................................................................................................................................................ 33

5.2. P ROJEKTOWANIE S YSTEMU M ONITOROWANIA .......................................................................................... 33

5.2.1. Analiza celów projektu ..................................................................................................................... 34

5.2.2. Przegląd procedur wdrażania ........................................................................................................... 34

5.2.3. Przegląd wskaźników ........................................................................................................................ 35

5.2.4. Raportowanie .................................................................................................................................... 36

5.3. P ODSUMOWANIE ........................................................................................................................................ 38

ROZDZIAŁ 6 PRZEGLĄD I EWALUACJA PROJEKTU.......................................................................... 39

6.1. W STĘP ........................................................................................................................................................ 39

6.2. K RYTERIA EWALUACJI ............................................................................................................................... 39

6.3. P OWIĄZANIE Z MATRYCĄ LOGICZNĄ .......................................................................................................... 40

6.3.1. Koszty ................................................................................................................................................ 40

6.3.2. Działania ........................................................................................................................................... 40

6.3.3. Wyniki ............................................................................................................................................... 41

6.3.4. Cel projektu ....................................................................................................................................... 41

6.3.5. Cele ogólne ........................................................................................................................................ 42

6.4. M OŻLIWOŚĆ PRZEPROWADZENIA EWALUACJI ........................................................................................... 42

6.5. P ODSUMOWANIE ........................................................................................................................................ 43

SŁOWNICZEK................................................................................................................................................... 44

Rozdział 1 Wstęp

Niniejszy podręcznik prezentuje główne cechy Zarządzania Cyklem Projektu (ZCP) – zbioru

narzędzi do opracowania i zarządzania projektami z wykorzystaniem metody „Macierzy

Projektu”. Celem ZCP jest doskonalenie procesu zarządzania projektami przez lepsze

uwzględnianie podstawowych zagadnień i warunków podczas opracowywania i wdrażania

projektów.

ZCP stanowi połączenie relatywnie prostych koncepcji, zadań i technik, w tym:

- koncepcji cyklu projektu,

- analizyinteresariuszy,

- narzędzia planistycznego – macierz projektu,

- kluczowych czynników jakości,

- harmonogramudziałań i harmonogramu wykorzystania zasobów,

- ujednoliconych struktur dla kluczowych dokumentów projektu.

Narzędzia i techniki przedstawione w niniejszym podręczniku są zaprojektowane tak, aby

towarzyszyć zainteresowanym w przygotowaniu projektów i zarządzaniu nimi.

Rozdział 2 prezentuje cykl projektu, opisuje jego fazy i wyjaśnia jego rolę w zarządzaniu.

Rozdział 3 zapoznaje czytelników z podejściem opartym na macierzy projektu, wyjaśniając

jej rolę w tworzeniu projektów za pomocą prostego przykładu. Wyjaśnia w jaki sposób

czynniki wpływające na trwałość mogą wpływać na szanse powodzenia projektu oraz

wskazuje zakres narzędzi pozwalających na uwzględnienie tych czynników.

Rozdział 4 wyjaśnia w jaki sposób można używać matrycy logicznej w celu stworzenia planu

pracy i budżetu oraz prezentuje sposób przygotowania harmonogramu działań

i wykorzystania zasobów.

Rozdział 5 definiuje monitorowanie oraz wyjaśnia jego rolę w zarządzaniu projektem. Ustala

podstawowe kroki, które należy poczynić, by zaplanować system monitorowania na poziomie

projektu, podkreślając główne korzyści efektywnego monitorowania, kluczowe kwestie, które

muszą być wyjaśnione oraz główne pułapki, których należy unikać.

Rozdział 6 definiuje ewaluację oraz podkreśla główne kryteria, według których projekty są

oceniane. Łączy on kryteria ewaluacyjne z matrycą logiczną i określa typowe ramy czasowe

ewaluacji.

Aneks zawiera słowniczek używanych terminów.

Rozdział 2 Zarządzanie Cyklem Projektu

2.1 Cykl Projektu

Sposób, w jaki projekty są planowane oraz realizowane, przebiega według sekwencji

określanej jako cykl projektu. Cykl rozpoczyna się od identyfikacji pomysłu i rozwija się

w plan pracy, który może być wdrażany i oceniany. Pomysły są identyfikowane w kontekście

uzgodnionej strategii. Cykl projektu zapewnia strukturę, w ramach której w konsultacjach

uczestniczą udziałowcy i wszyscy dysponują odpowiednimi informacjami. Dzięki temu na

kluczowych etapach życia projektu mogą być podejmowane decyzje oparte na informacjach.

Schemat Cykl Projektu

Całościowy cykl projektu ma sześć faz: planowanie, identyfikacja, opracowanie,

finansowanie, wdrożenie i ewaluacja. Szczegółowy przebieg poszczególnych faz różni się

w przypadku poszczególnych instytucji, odzwierciedlając różnice proceduralne. Niemniej

jednak, we wszystkich instytucjach cykl ma trzy wspólne elementy:

1. Cykl określa kluczowe decyzje, potrzeby informacyjne i odpowiedzialność w każdej z faz.

2. Fazy cyklu mają charakter progresywny – każda z nich musi być ukończona tak, aby

następna mogła być przeprowadzona z sukcesem.

3. Cykl oparty jest na ewaluacji tak, by przenosić doświadczenia z istniejących projektów na

tworzenie przyszłych programów oraz projektów.

Fazy cyklu projektu można opisać w następujący sposób:

w fazie planowania analizowana jest sytuacja na poziomie narodowym i sektorowym

tak, by określić problemy, ograniczenia i możliwości, które można by objąć

projektem. Wymaga to przeglądu wskaźników społeczno – ekonomicznych,

narodowych priorytetów oraz priorytetów określonych dla funduszu, z którego projekt

ma być finansowany,

w fazie identyfikacji pomysły na projekty są sortowane do dalszych studiów.

Wymaga to konsultacji z domyślnymi beneficjentami każdego z tych działań, analizy

problemów, z którymi się stykają oraz określenia możliwości rozwiązania tych

problemów,

w fazie opracowania odpowiednie pomysły projektów są rozwijane w operacyjne

plany projektu. Beneficjenci oraz udziałowcy (interesariusze) biorą udział w

szczegółowym określeniu idei projektu, która następnie jest oceniana pod kątem

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: