Koszty utrzymania magazynu dzieli się np. według funkcji. Wymaga to wyodrębnienia procesów związanych z utrzymaniem magazynu oraz identyfikacji miejsc powstawania kosztów.
Koszty związane z utrzymaniem magazynu można podzielić na następujące grupy kosztów:
l obsługa magazynu,
l utrzymanie budynku magazynu i jego infrastruktury,
l utrzymanie wyposażenia i sprzętu, który jest na stanie magazynu (wózki widłowe, wagi itp.).
W zależności od organizacji systemu magazynowania oraz potrzeb w przedsiębiorstwie różne może być wyposażenie magazynu, np. w wózki widłowe, półki, oraz jego obsługa. Przedsiębiorstwa - w zależności od swoich potrzeb - stosują też różne systemy informatyczne wspomagające pracę magazynu. Samo pomieszczenie może znajdować się w osobnym budynku lub zajmować np. część hali produkcyjnej.
Znajomość kosztów utrzymania magazynów wymaga wyodrębnienia procesów z tym związanych oraz identyfikacji miejsc ich powstawania. Przyjęto zatem następujące grupy kosztów związanych z utrzymaniem i funkcjonowaniem magazynu. Przedstawia je tabela 1.
Koszty obsługi magazynu
Funkcjonowanie magazynu wymaga zatrudnienia odpowiedniej liczby pracowników obsługi. Są to magazynierzy, zarządzający pracą magazynu, pracownicy, którzy przyjmują i wydają materiały czy produkty z magazynu. Liczba tych pracowników zależy od wielkości magazynu. Inaczej będzie wyglądać jego organizacja na wydziale produkcyjnym, gdzie będą przechowane materiały do produkcji, a inaczej w magazynie wyrobów.
Do kosztów obsługi magazynu można zaliczyć koszty związane z zatrudnieniem pracowników oraz koszty związane z jego funkcjonowaniem. W szczególności dotyczy to eksploatacji systemów informatycznych obsługujących rejestrowanie obrotu magazynowego znajdujących się w nim materiałów, części zamiennych, produktów lub towarów, a także eksploatacji komputerów, drukarek i innych niezbędnych urządzeń.
W tabeli przedstawione zostały dane małego magazynu. Najczęściej magazyny w przedsiębiorstwach produkcyjnych podlegają działom zaopatrzenia. W dużych firmach obsługa musi być liczniejsza, aby magazyn mógł sprawnie funkcjonować.
Koszty utrzymania budynku magazynu
Kolejną grupę kosztów stanowią koszty związane z utrzymaniem samego budynku, w którym znajduje się magazyn.
Koszty utrzymania budynku związane są z jego ogrzaniem, oświetleniem czy też funkcjonowaniem niezbędnych urządzeń technicznych w budynku. Wiąże się to z remontami, konserwacją urządzeń i samego budynku. Ponadto zgodnie z obowiązującymi przepisami należy zadbać również o ochronę przeciwpożarową, a także zapłacić podatek od nieruchomości.
Szczegółowość pozycji kosztowych zależy od możliwości technicznych pomiaru mediów. Jeżeli chcemy znać koszty np. zużycia energii elektrycznej w budynku magazynu, musi być w nim zainstalowany licznik zużycia energii elektrycznej. Innej możliwości praktycznie nie ma. Jeśli będą to istotne pozycje i będziemy chcieli je kontrolować, to nie pozostaje nam nic innego jak zainstalowanie liczników zużycia mediów.
Koszty jednostek sprzętowych
Ostatnia grupa kosztów związanych z funkcjonowaniem magazynu to koszty utrzymania jednostek sprzętowych. Do nich zalicza się np. wózki widłowe, wagi, suwnice. W dużych magazynach mogą to być też torowiska czy bocznice.
W przypadku jednostek sprzętowych, takich jak wózki widłowe, wagi, do kosztów ich eksploatacji można zaliczyć części zamienne, usługi remontowe, usługi konserwacji i inne koszty eksploatacyjne. Równie ważne jest to, czy dany składnik majątku znajduje się w przedsiębiorstwie na podstawie leasingu, czy należy do jego własnych środków trwałych. Przykładowe koszty związane z jednostkami sprzętowymi, które stanowią element magazynu, przedstawia tabela 4.
W przypadku gdy w magazynie znajduje się więcej sprzętu, warto sporządzić dla każdego odrębne zestawienie kosztów utrzymania. Pozwala to na lepsze ich planowanie i kontrolowanie.
Koszty ogólne przedsiębiorstwa
Należy pamiętać również o kosztach obsługi pracowników, ochrony, księgowości materiałowej itp., które stanowią koszty ogólne przedsiębiorstwa. W zależności od przyjętego modelu rachunku kosztów są one rozliczane, lub nie, na koszty utrzymania magazynów. W opisanym w artykule przykładzie ograniczono się tylko do kosztów bezpośrednio przyporządkowanym magazynom, tj. kosztów obsługi magazynu, kosztów utrzymania budynku i kosztów jednostek sprzętowych.
Wyodrębnienie tych grup związanych z utrzymaniem magazynu pozwala na lepsze zarządzanie. Należy podkreślić, że stosowany układ przypisywania kosztów danej grupie w dużej mierze zależy od specyfiki i wyposażenia magazynu np. w laboratoria, dźwigi czy też rampy, bocznice kolejowe i całą infrastrukturę z tym związaną.
Taka bardzo szczegółowa klasyfikacja jest pracochłonna, przede wszystkim na początku, ale jednocześnie zmusza pracowników odpowiadających za funkcjonowanie magazynu do kontrolowania kosztów. Układ ten umożliwia też kierownictwu lepsze zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa.
eres68