20030902205759.rtf

              TRANSPORT

I PRZECHOWYWANIE TOWARÓW

Niniejsza praca stanowi wprowadzenie do wdrażania komunikatów  przeznaczonych do stosowania w handlu i transporcie. Zakup towarów (wymiana handlowa) zawsze związana jest z przepływem towarów przez łańcuch transportowy, lokalny w obrębie danego kraju bądź międzynarodowy, który obejmuje jeden lub więcej środków transportu
na drodze od miejsca pochodzenia towaru do miejsca jego przeznaczenia. Między handlem
i transportem występują istotne różnice w sposobie podejścia do samej transakcji handlowej. Kupujący towary inicjuje transakcję handlową poprzez zakup określonych towarów od dostawcy, podczas gdy zadaniem przewoźnika jest fizyczny transport określonej liczby jed­nostek transportowych (np. palet) do ich miejsca przeznaczenia, tam gdzie rzeczywiście potrzebuje ich kupujący.

Celem tej pracy jest przedstawienie sposobu podejścia do transakcji handlowej przedsiębiorstw typowo handlowych i transportowych oraz dzielących ich różnic. Zdarza się bowiem, że przedsiębiorstwa handlowe i transportowe stosują różne określenia na te same czynności lub rzeczy, bądź posługują się identycznym słownictwem, ale o odmiennym znaczeniu.

Handel i transport można przedstawić w postaci okręgów jak to pokazano na rysunku 1, z których każdy reprezentuje dany sektor, charakteryzujący się odrębnymi funkcjami, celami oraz zakresem odpowiedzialności. Pełna realizacja transakcji handlowej wymaga współ­działania przedsiębiorstw handlowych i transportowych, w związku z czym okręgi te zachodzą na siebie, co ilustruje ich wspólna część. Stanowi ona ten obszar działania, gdzie następuje interakcja i wymiana informacji między sektorem handlu i transportu. Części nie zachodzące na siebie reprezentują obszary działania niezależnego.

Jaki rodzaj informacji jest ważny dla kupującego, a jaki dla przewoźnika? Kupujący towary inicjuje transakcję handlową poprzez złożenie zamówienia u dostawcy, podczas gdy zadaniem przewoźnika jest fizyczny transport określonej liczby jednostek transportowych
(np. palet) do ich miejsca przeznaczenia, tam gdzie rzeczywiście potrzebuje ich kupujący.
Dla kupującego najważniejszy jest towar (identyfikowany przy pomocy numeru towarowego EAN), natomiast przewoźnik jest zainteresowany głównie charakterystyką jednostki wy­syłkowej (wraz z jej seryjnym numerem identyfikacyjnym SSCC – ang. Serial Shipping Container Code). Strony trzecie, uczestniczące w transakcji, np. urzędy celne mogą być zainteresowane w obu typach informacji, zarówno o towarach, jak i jednostkach wysyłkowych czy transportowych. Okręgi przedstawione na rysunku 1 można zinterpretować odpowiadając na następujące pytania:

1. Jaka jest funkcja partnera/strony w wymianie?

2. Jaki typ komunikatów należy zastosować?

3. Jaki rodzaj informacji odnosi się do każdego z obszarów?

Rys. 1. Strony i ich funkcje w transakcji

Na rysunku 1 strony uczestniczące w realizacji pełnej transakcji handlowej zostały przyporządkowane do odpowiedniego obszaru. Generalnie zarówno producent, dostawca, jak
i kupujący zazwyczaj nie mają do czynienia z łańcuchem transportowym. Zostali oni umieszczeni wyłącznie w części handlowej okręgu. Podobnie firmy świadczące wyłącznie usługi przewozowe (transport samochodowy, kolejowy lub morski) zostały umieszczone
wyłącznie w części transportowej. Przedsiębiorstwami, które działają w obu obszarach są centra dystrybucji, firmy oferujące usługi magazynowe (np. chłodnie składowe, składy celne), czy dostawcy usług logistycznych. Przykładowo: dany magazyn może w imieniu kupującego lub dostawcy zawierać bezpośrednio z przewoźnikiem transakcje dotyczące transportu towa­rów w określone miejsce. W części wspólnej okręgów znajdzie się także spedytor zajmujący się organizacją całego transportu (np. wyborem środków transportu, przewoźnika, przygoto­waniem odpowiedniej dokumentacji przewozowej czy importowo/eksportowej). Spedytor świadczy w takiej sytuacji usługi zarówno dla sektora handlu, jak i transportu. Przedsię­biorstwa, które działają wyłącznie w obszarze transportu i są zaznaczone w odpowiednim fragmencie okręgu, to przykładowo: stacje przeładunku kontenerowców, przedsiębiorstwa sztauerskie, stacje kontenerowe (przechowujące puste kontenery), kontenerowe stacje wysył­kowe (rozładowujące towar i załadowujące go do kontenerów), czy przewoźnicy, odpowie­dzialni wyłącznie za transport.

Czasami jedno przedsiębiorstwo może pełnić kilka różnych funkcji, np.:

— sprzedający może oferować usługi składowania, a także być odpowiedzialny za transport towaru, a więc pełnić funkcje przewoźnika i spedytora,

— producent może być spedytorem,

— funkcja przewoźnika morskiego może być połączona z funkcją spedytora oraz kontenero­wej stacji wysyłkowej.

Przedsiębiorstwa wymienione na rysunku 1 to te strony, które wymieniają informacje
i dokumenty. Podobnie jak rodzaje przedsiębiorstw, również komunikaty można pogrupować na występujące wyłącznie w obszarze handlu lub transportu oraz takie, które łączą oba te obszary. Ilustruje to rys. 2. Komunikaty handlowe, które nie dotyczą sektora transportu, takie jak zamówienie czy faktura są zaznaczone w tej części okręgu handlowego, która nie nakłada się z okręgiem opisującym sektor transportu. Analogicznie komunikaty typowo transportowe, które są wymieniane wyłącznie między przedsiębiorstwami transportowymi, takie jak manifest przewozowy czy wstępne awizo przybycia, zaznaczono w części opisującej sektor transportu.

Rys. 2. Komunikaty w handlu i transporcie

Oprócz odmiennych rodzajów przesyłanych komunikatów, istotne różnice występują także w charakterze przekazywanych danych. Ilustruje to rysunek 3, na którym pokazano przykład wymiany informacji dotyczącej zakupu i transportu odzieży. Dostawca i kupujący potrzebują szczegółowych informacji na temat poszczególnych towarów, ich rozmiarów, kolorów, fasonów i uzgadniają między sobą ilości oraz ceny. Przewoźnika nie interesują dane o pojedynczych rodzajach towarów, ale o efekcie całej transakcji zakupu, tj. liczbie opakowań przeznaczonych do transportu, ich wadze i wymiarach oraz ogólnej charakterystyce przewo­żonego towaru (np. odzież). Przykład na rysunku 3 pokazuje sytuację, w której trzy artykuły jednego rodzaju (różne koszulki) tworzą jedną jednostkę transportową (zawierającą 20 kar­tonów z odzieżą).

Rys. 3. Przykład wymienianych danych

W obszarze handlu towary są identyfikowane przy pomocy numeru EAN. Numer ten stanowi klucz do bazy danych zawierającej kompletny zbiór informacji na temat danego towaru. W obszarze transportu jednostki wysyłkowe (transportowe) mogą zawierać wiele różnych towarów i zazwyczaj do ich oznaczenia stosuje się seryjny numer jednostki wysyłkowej, tzw. numer lub kod SSCC (ang. Serial Shipping Container Code). Kod ten zapewnia jednoznaczną identyfikację danej przesyłki przez cały okres jej istnienia, który zazwyczaj trwa od momentu utworzenia jej przez dostawcę lub przewoźnika (w zależności od tego kto jest odpowiedzialny za kompletację i pakowanie) aż do chwili, gdy zostanie otwarta
i rozpakowana przez stronę otrzymującą towar. Typowe różnice w rodzaju przesyłanych danych przez firmy handlowe i transportowe przedstawia tabela 3.

Tabela 3. Dane w komunikatach handlowych i transportowych

Ostatnia zasadnicza różnica, jaka występuje między komunikatami używanymi
w obszarze handlu i transportu dotyczy segmentów otwierających części szczegółowe komunikatów i identyfikujących poszczególne pozycje towarowe. W komunikatach handlowych jest to segment LIN (pozycja towarowa). Segment ten umożliwia identyfikację zamawianego (fakturowanego itp.) towaru poprzez specyfikację jego numeru identyfikacyj­nego (np. numeru EAN), podanie nazwy oraz numeru pozycji, który stanowi jednoznaczny odnośnik do odpowiedniego rekordu w bazie danych, zawierającego informacje o towarze.
W komunikatach transportowych tym segmentem jest GID (szczegóły pozycji towarowej), który służy do podania opisu wyglądu ładunku, numeru przesyłki (umożliwiającego identyfikację towarów wewnątrz) oraz wymienienia liczby transportowanych przesyłek (jednostek wysyłkowych) oraz typów opakowań.

Akceptacja zamówienia przez dostawcę inicjuje przepływ materiałów, który od tej pory będzie towarzyszyć dotychczasowemu łańcuchowi przepływu informacji. Transport towarów od miejsca wysyłki do miejsca przeznaczenia może być zorganizowany z wykorzystaniem usług przewoźnika lub strony trzeciej – spedytora.

Zaangażowanie przewoźnika lub spedytora w transakcji handlowej powoduje, że pojawiają się w tym momencie różnice w spojrzeniu na podmiot transakcji, czyli towar.
W obszarze handlu każdy towar posiada swoją charakterystykę (np. kody, opis, wymiary, rodzaj opakowania), które łącznie w pełni opisują i identyfikują dany produkt. W obszarze transportu taka pełna charakterystyka nie jest w ogóle istotna, gdyż towary są charakteryzo­wane w sposób ogólny, np. jako sprzęt elektroniczny, żywność itp. Wykorzystywane dane dotyczą opisu towarów dla celów transportu i obejmują przykładowo: wymiary opakowania czy informacje dotyczące przeładunku oraz opakowań. Przyczyną tych różnic jest fakt, że partnerzy handlowi powinni mieć możliwość kompletnego opisu towaru dla celów sprzedaży, podczas gdy firma odpowiedzialna za transport chce wiedzieć wyłącznie ile miejsca i jakich warunków oraz środków wymaga transport zamawianych towarów.

W obszarze handlu zbiór komunikatów obsługujących zamówienie służy do zakupu określonego towaru. W szczegółowych częściach tych komunikatów (tam, gdzie poszczególne produkty są identyfikowane) wykorzystuje się segmenty LIN, które umożliwiają podanie dokładnych numerów towarowych. Komunikaty te nie są przydatne dla zamawiania usług transportowych, gdzie wymagana jest identyfikacja ogólna towarów, a nie poszczególnych pozycji (patrz rozdział 8). W komunikatach transportowych towary identyfikowane są na wyższym poziomie ogólności przy pomocy segmentu GID.

Do zamawiania usług transportowych służy komunikat „Instrukcja transportowa” (IFTMIN). Zawiera ona numery lokalizacyjne EAN, wcześniej przekazane w komunikacie PARTIN, które umożliwiają identyfikację stron wymieniających komunikat. Należy zauważyć, że „Instrukcja transportowa” powinna być wysyłana tylko przez jedną stronę wymiany handlowej (zazwyczaj kupującego lub dostawcę) w każdej transakcji. Podobnie jak w przy­padku samych towarów, w obszarze handlu i transportu używa się często innych określeń na zdefiniowanie tych samych uczestników transakcji. W dalszej części umieszczonyjest spis wszystkich używanych określeń. Wszystkie informacje związane z fizycznym przemieszcza­niem towarów, takie jak waga, wymiary, środek transportu, warunki dostawy itp. mogą być przekazane w komunikacie „instrukcja transportowa”. W celu powiązania fizycznego opako­wania z całą przesyłką zaleca się stosowanie Seryjnego Numeru Jednostek Wysyłkowych SSCC.

                               INSTRUKCJA                 PRZEWOŹNIK                        INSTRUKCJA                                   

                            TRANSPORTOWA                  SPEDYTOR                 TRANSPORTOWA                           

              K                                                                                                                                                                 D

              U                                                                                                                                                          O

              P                                                        AWIZO  WYSYŁKI                                                                      S

              U                                                                                                                                                          T

              J                                                        AWIZO PRZYJĘCIA                                                        A

              Ą                                                                                                                                                          W

              C                                                                                                                                                          C

              Y              PRZEŁADUNEK                     DOSTAWCA                 PRZEŁADUNEK                            A

                                PRZESYŁKI                            USŁUG                      PRZESYŁKI                           

                                                                      LOGISTYCZNYCH                                                                     

Kody SSCC są przyporządkowywane do każdego opakowania w ramach przesyłki. Tworzenie powiązania między towarami identyfikowanymi dla celów transportowych a daną pozycją towarową jest realizowane poprzez powtarzanie kodu SSCC w następnym komu­nikacie „Awizo wysyłki” (DESADV). Kod SSCC jest przydzielany zazwyczaj przez stronę wysyłającą towary.

Ponadto dostawca lub kupujący może współpracować z dostawcą usług logistycznych, który dla niego dokonuje np. przepakowania towaru, magazynowania, oznaczenia etykietami
i przygotowania do wysyłki. Zlecenie realizacji tych usług można przekazać przy pomocy komunikatu „Przeładunek przesyłki/towarów” (HANMOV). Komunikat ten powinien być poprzedzony przesłaniem szczegółowych informacji o towarach, których dotyczą zlecane usługi, przy pomocy komunikatu PRICAT lub PRODAT.

W momencie gdy zamówione towary są gotowe do wysyłki, dostawca informuje o tym kupującego przy pomocy komunikatu „Awizo wysyłki” (DESADV). Komunikat ten zawiera szczegółowe informacje na temat przesyłanych towarów, spodziewaną datę i godzinę dostawy, sposoby identyfikacji przesyłek. Ponadto zaleca się podawanie w tym komunikacie kodu SSCC w celu identyfikacji seryjnych numerów umieszczonych na opakowaniach. Dzięki temu strona otrzymująca towary będzie dokładnie wiedziała jakie towary zawiera dane opakowanie. Szczegółowe dane zawarte w „Awizie wysyłki” powinny dokładnie odzwierciedlać wszelkie uzgodnienia poczynione w trakcie zamawiania towaru.

Informacja o statusie zamówienia w danym momencie może być czasami ważną informacją dla stron uczestniczących w transakcji, szczególnie wtedy, gdy dostawa się opóźnia. Kupujący może otrzymać tę informację wysyłając w dowolnym momencie komunikat „Zapytanie o status zamówienia” (OSTENQ). Komunikat wysłany jest w przypadku, gdy nie otrzymano żadnej odpowiedzi na wcześniej wysłane zamówienie lub gdy zamówienie zostało uzgodnione, ale dostawca nie przysłał awiza wysyłki, albo gdy po wysłaniu komuni­katu HANMOV nie otrzymano potwierdzenia kompletacji dostawy. W komunikacie można podać szczegóły zamówienia, do którego się odnosi oraz, o ile jest to konieczne, także numery towarowe. Nie ma potrzeby powtarzania wszystkich danych z oryginalnego zamówienia.

Odpowiedzią na takie zapytanie jest komunikat „Raport o Statusie Zamówienia” (OSTRPT). Komunikat ten przekazuje informacje na temat całego zamówienia lub posz­czególnych jego części. W zależności od ustaleń komunikat może być przekazywany
w regularnych odstępach czasu lub wyłącznie jako odpowiedź na zapytanie. Dla określenia zamówienia, którego dotyczy podaje się w nim informacje o dokumentach referencyjnych lub, jeśli to konieczne, o poszczególnych pozycjach w tych dokumentach. Strony w wymianie
i produkty są identyfikowane przy pomocy wcześniej przesłanych numerów lokalizacyjnych
i towarowych EAN. Status całego dokumentu lub poszczególnych jego pozycji jest określany przy pomocy specjalnej listy kodów. W przypadku braku odpowiedniego kodu można status zdefiniować w formie zwykłego tekstu.

                                 STATUS                                    PRZEWOŹNIK                            STATUS                           

                            TRANSPORTU                     SPEDYTOR                   TRANSPORTU                           

              K                                                                                                                                                          D              U                            ZAPYTANIE  O  STATUS  ZAMÓWIENIA                                           O

              P                                                                                                                              ...