Stosować zapis kolejnych działań w punktach. Szczególnie trudne jest wyważenie szczegółowości opisu tak, by zawierał wszystkie działania istotne z punktu widzenia zarządzania środowiskowego, a jednocześnie nie gubił się w drobiazgach podlegających częstym zmianom.
ZEBRANIE l ANALIZA UWAG. Opracowany projekt procedury powinien być zaopiniowany przez wszystkie komórki związane z opisanymi działaniami. Szczególnie istotne są uwagi odbiorców opisanych w procedurze działań. Przeprowadzone uzgodnienia powinny być udokumentowane. Zebrane uwagi, po przeanalizowaniu i wyjaśnieniu powinny być podstawą weryfikacji procedury.
POPRAWIENIE PROCEDURY. Po uzgodnieniach opracowuje się poprawiona wersję procedury, spełniającą wszelkie wymagania formalne i edytorskie.
ZATWIERDZENIE. Opracowana procedurę zatwierdza osoba upoważniona. Jest to najczęściej przełożony osoby odpowiedzialnej za procedurę, a więc kierownik działu, pełnomocnik ds. SZŚ bądź dyrektor naczelny.
WYDANIE PROCEDURY l UDOSTĘPNIENIE UŻYTKOWNIKOM. Po określeniu liczby potencjalnych użytkowników, ustanowiona procedura powinna być wydrukowana, zarejestrowana i przekazana użytkownikom za pokwitowaniem. Często zakłada się kartę ewidencyjna procedury i kartę kontroli udostępniania. Działanie takie jest korzystne z punktu widzenia udowodnienia auditorom zewnętrznym spełnienia wymagań odnośnie nadzoru nad dokumentacją. Praktykowane jest wydanie procedury w formie elektronicznej.
WDROŻENIE. Podstawowym elementem wdrażania procedury jest szkolenie użytkowników. Podczas szkolenia należy zwrócić uwagę na zmiany w dotychczasowym postępowaniu wnoszone przez procedurę, ich uzasadnienie i znaczenie poszczególnych działań dla skuteczności zarządzania środowiskowego. W trakcie szkoleń należy wskazać miejsca krytyczne i omówić wymagania dotyczące dokumentowania działań. Można także wyjaśnić cel i sposób wypełniania poszczególnych formularzy oraz ich obieg.
AUDIT. Po pewnym okresie stosowania procedury (najczęściej 1 do 2 miesięcy) przeprowadza się audit procedury, zwracając uwagę na znajomość jej treści, zgodność wykonywanych działań z procedurą oraz ich skuteczność w osiąganiu postawionych celów. W trakcie auditu notuje się także wszelkie uwagi użytkowników procedury. Tak zebrany materiał, po przeanalizowaniu może stanowić podstawę do wprowadzenia zmian lub nowej wersji procedury poprawiającej skuteczność systemu.
janeknowak143