Administracja Publiczna
Rok III semestr VI
Studia Zaoczne Grupa F
Organizacja Archiwum Zakładowego.
Praca zaliczeniowa.
Spis treści:
Systemy kancelaryjne ................................................................................2
Archiwum zakładowe, cele i zadania ........................................................4
Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna ................................7
Literatura ...................................................................................................11
Systemy kancelaryjne.
Podstawą każdej działalności biurowej w jednostkach organizacyjnych jest przyjęty system obiegu dokumentów, który oparty jest na ściśle określonych instrukcjach. Czynności związane z przyjmowaniem dokumentów, ich opracowywaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką oraz z przechowywaniem akt spraw załatwionych określają instrukcje kancelaryjne. Tryb uzgadniania i zatwierdzania instrukcji kancelaryjnej ma na celu czuwanie i kontrolowanie, aby powstające w trakcie załatwiania spraw dokumenty narastały w sposób właściwy i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i archiwalnymi. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bezdziennikowy.
1. System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji dokumentów w danym roku kalendarzowym, a podstawę rejestracji wszystkich pism i dokumentów stanowi tzw. dziennik kancelaryjny, od którego system ów przyjął swoją nazwę. Zasadniczą cechą systemu kancelaryjnego dziennikowego jest wyeksponowanie numeru kolejnego z dziennika kancelaryjnego, pod którym jest rejestrowane w porządku chronologicznym każde pismo wpływające i wysyłane. Numer ten, łamany przez dwie ostatnie cyfry roku, stanowi jednocześnie znak pisma, na który należy się powołać przy udzielaniu odpowiedzi Znak ten nanosi się na pismo w lewym górnym rogu pod nazwą wystawcy pisma. Wciąganie do dzienników kancelaryjnych wszystkich pism nadsyłanych do jednostek organizacyjnych i z nich wysyłanych ułatwia odszukanie pisma w czasie jego załatwiania i umożliwia odnalezienie osób odpowiedzialnych za ich załatwienie w tych przypadkach, gdyby pismo zaginęło. W małych instytucjach gdzie nie ma wydzielonych komórek organizacyjnych tzw. kancelarii czynności związane z rejestracją dokumentów wykonują sekretariaty, jednakże w dużych jednostkach wymaga to całego sztabu personelu co znacząco co znacząco podnosi koszta działalności. System kancelaryjny dziennikowy jest prosty lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiana sprawy. W nowoczesnych jednostkach organizacyjnych system ten może być prowadzony komputerowo co znacząco upraszcza czynności ewidencyjne i przyspiesza załatwianie spraw.
11
2. Systemem bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych, a charakterystyczną cechą systemu bezdziennikowego jest rejestrowanie spraw, a nie poszczególnych pism, jak to się odbywało w tradycyjnym systemie dziennikowym. Sprawę rejestruje się tylko raz, na podstawie pisma wszczynającego daną sprawę. Następnie pisma dotyczące tej samej sprawy nie są już wpisywane do spisu spraw, a jedynie w obrębie pieczęci wpływu na piśmie odnotowuje się znak całej sprawy. Stała cechą rozpoznawczą sprawy i pisma w systemie bezdziennikowym jest znak sprawy, który składa się z następujących elementów:
Ø symbol (najczęściej literowy) komórki organizacyjnej,
Ø symbol klasyfikacyjny (cyfrowy) według wykazu akt,
Ø kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
Ø dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego,
Ø w biurowości skomputeryzowanej, znak sprawy jest jednocześnie nazwą pliku.
W systemie bezdziennikowym ogromną rolę odgrywa wykaz akt, który ujmuje całą produkcję aktową w grupy jednorodne lub pokrewne pod względem przedmiotowym sprawy, wchodzące w zakres właściwości poszczególnych komórek organizacyjnych. Wykaz akt stał się tym samym głównym czynnikiem porządku kancelaryjnego jednostek organizacyjnych oraz podstawą formowania teczek i formułowania ich tytułów. W związku bowiem z ograniczeniem rejestracji pism do minimum, dotarcie do właściwej teczki akt ułatwia jedynie dobra znajomość wykazu. Pozwala on personelowi kancelaryjno-biurowemu odszukać szybko poszukiwaną sprawę lub pismo.
Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu czy innej instytucji, klasyfikację akt powstających w toku działalności oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt Wykaz akt nie jest spisem poszczególnych akt i dokumentów. Jest on oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Dzieli on całość wytwarzanej dokumentacji na maksymalnie 10 grup zasadniczych, oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi systemu dziesiętnego od O do 9. Z kolei klasy pierwszego rzędu i kolejnych rzędów dzielą się na dalsze klasy, przy czym ich liczba, w zależności od potrzeb, może być mniejsza od dziesięć, np.: 0 - Zarządzanie, 1 - Kadry, 2 - Środki rzeczowe, 3 - Ekonomikę.
Konsekwentne stosowanie systemu bezdziennikowego i wynikających z niego zasad rejestrowania spraw oraz znakowania pism i ich grupowania przyniosło i przynosi poważne korzyści jednostkom organizacyjnym. Korzyści materialne - ponieważ przerzucenie czynności kancelaryjnych z registratury na urzędników - prowadzi w konsekwencji do obniżenia kosztów administracji. Korzyści merytoryczne - gdyż przestrzeganie jednolitych w całej jednostce zasad tworzenia teczek ułatwia szybkie dotarcie do dokumentacji przechowywanej w komórkach organizacyjnych, co z kolei nie pozostaje bez wpływu na efektywność pracy biurowej.
Dalszą cechą tego systemu jest to, że już w czasie zakładania akt spraw kwalifikuje się je do odpowiednich kategorii archiwalnych.
Archiwum zakładowe, cele i zadania.
Zgodnie z ustawą archiwalną sprawą o szczególnym znaczeniu dla potrzeb państwa i badań naukowych, a także dla ochrony dóbr kultury narodowej, jest odpowiednie zabezpieczenie całej dokumentacji współczesnej, jaka powstaje w Rzeczpospolitej i jej placówkach oraz przedstawicielstwach zagranicznych. Zadanie to spoczywa nie tylko na archiwach państwowych, ale przede wszystkim na archiwach zakładowych i to zarówno państwowych, jak i niepaństwowych. Archiwum oznacza komórkę organizacyjną w instytucji powołaną do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych. Dokumentacja, powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich, jest przechowywana przez te jednostki w okresach ustalonych na podstawie wykazów akt, po czym dokumentacja, która stanowi materiały archiwalne jest przekazywana do archiwów państwowych, a dokumentacja niearchiwalna ulega wybrakowaniu. Archiwa niepaństwowych jednostek organizacyjnych przekazują materiały archiwalne do archiwów państwowych dopiero w momencie ustania działalności tych jednostek. Archiwum zakładowe jest to wyodrębniona komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie zajmująca się przejmowaniem dokumentacji z komórek organizacyjnych, jej przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Rodzaj archiwum zakładowego jest uzależniony od charakteru zgromadzonej w nim dokumentacji. Archiwa zakładowe, w zależności od stosunku własności dokumentacji można podzielić na:
Ø archiwa przejściowe - powołane do czasowego przechowywania dokumentacji państwowych jednostek organizacyjnych,
Ø archiwa samorządowe - gromadzą i przechowują dokumentację samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych,
Ø archiwa kościelne - dokumentacja archidiecezji, diecezji i klasztorów,
Ø archiwa zbiorcze albo wielozakładowe - powołane do czasowego przechowywania dokumentacji kilku różnych jednostek organizacyjnych,
Ø archiwa zjednoczone - powołane do przechowywania dokumentacji szeregu twórców zespołów, związanych ze sobą zasadą podporządkowania (np.: sądy okręgowe i rejonowe) lub jednorodnych pod względem wykonywanych funkcji (np.: urzędy skarbowe i urzędy kontroli skarbowej),
Ø archiwa partii politycznych, związków zawodowych, organizacji społecznych, towarzystw, fundacji i dużych przedsiębiorstw prywatnych,
Ø archiwa rodzinne - gromadzące spuścizny osób fizycznych, rodzin i rodów.
Natomiast w jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych funkcjonują tylko składnice akt. Różnica pomiędzy archiwami zakładowymi a składnicami akt polega więc na tym, że archiwa zakładowe przechowują materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalna, podczas gdy składnice akt przechowują tylko dokumentację niearchiwalna. Każde archiwum zakładowe i składnica akt, bez względu na swój charakter, spełnia w swojej jednostce organizacyjnej określone cele i zadania. Podstawowym celem każdego archiwum zakładowego jest zabezpieczanie dokumentacji wytwarzanej przez daną jednostkę organizacyjną. Przed każdym archiwum zakładowym i składnicą akt stoją następujące zadania:
Ø współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i przygotowania ich do przekazania do archiwum zakładowego lub składnicy akt,
Ø przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji,
Ø prowadzenie ewidencji posiadanej dokumentacji,
Ø porządkowanie dokumentacji,
Ø udostępnianie dokumentacji,
Ø inicjowania brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie jej do zniszczenia,
Ø przekazywanie (w przypadku archiwów zakładowych) materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
Ø utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym terenowo archiwum państwowym,
Ø składanie sprawozdań z działalności archiwum.
Zachodzące w kraju zmiany ustrojowe spowodowały zasadniczą zmianę stosunków własnościowych. Sektor państwowy uległ podstawowemu zawężeniu, wprowadzenie zaś gospodarki wolnorynkowej doprowadziło do likwidacji wielu jednostek organizacyjnych, a jeszcze inne poddano przekształceniom, skomunalizowano bądź sprywatyzowano. W nowych warunkach ekonomicznych w stanie likwidacji czy też upadłości znajduje się również wiele podmiotów niepaństwowych. W tej sytuacji niezwykle często pojawia się problem związany ze sposobem postępowania z dokumentacją reorganizowanych bądź likwidowanych jednostek organizacyjnych. Obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa są rozproszone, co utrudnia ich jednoznaczną interpretację, a w konsekwencji może narazić zasób archiwalny likwidowanych jednostek organizacyjnych na fizyczne zniszczenie, co z kolei zagrożone jest określonymi sankcjami prawnymi. W przypadku likwidowanej (przekształcanej) jednostki istotne jest ustalenie czy mamy do czynienia z materiałami archiwalnymi kat. A, czy też cały zasób tworzy dokumentacja niearchiwalna kat. B. Ustawa archiwalna wyróżnia wprawdzie w narodowym zasobie archiwalnym, w zależności od stosunku własności materiałów:
Ø państwowy zasób archiwalny,
Ø niepaństwowy zasób archiwalny,
jednak stanowi jednocześnie, że materiały archiwalne z chwilą ustania działalności jednostek niepaństwowych stają się własnością państwa i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego. A zatem jedynym sukcesorem materiałów archiwalnych zlikwidowanych (lub przekształconych) jednostek organizacyjnych jest państwo, natomiast materiały te, jako szczególne dobra kultury, podlegają bezwarunkowemu przekazaniu do archiwów państwowych. Ustawodawca jednocześnie też stwierdził, że materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane, to znaczy przekazywane innym jednostkom organizacyjnym, a w szczególności niepaństwowym. Ustawowe prawo archiwów państwowych do przejmowania materiałów archiwalnych zlikwidowanych (przekształconych) jednostek organizacyjnych nie podlega przedawnieniu i obowiązuje również, gdy cała własność likwidowanej jednostki została na podstawie umowy notarialnej przekazana innej jednostce organizacyjnej. W szczególnych uzasadnionych przypadkach, kiedy materiały archiwalne są absolutnie niezbędne do dalszej działalności nowych podmiotów, archiwa państwowe mogą wyrazić zgodę na czasowe (najczęściej dziesięcioletnie) przechowywanie i korzystanie z materiałów archiwalnych przez nową jednostkę na podstawie umowy użyczenia. Umowa taka musi zabezpieczyć prawidłowe przechowywanie materiałów archiwalnych i zapewnić archiwom państwowym okresową kontrolę użyczonych archiwaliów. Do umowy użyczenia powinien być dołączony spis zdawczo-odbiorczy użyczonych archiwów.
Znacznie bardziej złożony jest problem dalszego zabezpieczenia dokumentacji niearchiwalnej. Nie istnieje żadna prawna możliwość przekazania dokumentacji niearchiwalnej do archiwów państwowych. Prawny obowiązek zabezpieczenia nie przeterminowanej dokumentacji niearchi...
gfab