Asystentka lub sekretarka z upoważnienia kierownika powinna:zbierać materiały z różnych komórek organizacyjnych i przedstawiać je z krótkim komentarzem przełożonemu do jego decyzji;przygotowywać plany, szkice, materiały do wystąpień na naradach i spotkaniach;kontrolować wykonanie poleceń i egzekwować je;rozpisywać zadania ogólne na konkretne działy, osoby i komórki;koordynować pracę podległych służbowo jednostek strukturalnych;koordynować działania i zamierzenia szefa. Cechy sekretarek: umiejętność logicznego myślenia; nienaganną znajomość polszczyzny;inteligencję; opanowanie; szerokie zainteresowania. Do podstawowych zadań sekretarki należy: pisanie wszelkiej korespondencji i sprawozdań zleconych przez kierownictwo;opracowywanie korespondencji w zakresie spraw administracyjno – gospodarczych i zaopatrzeniowych; prowadzenie dziennika korespondencji, przyjmowanie i ekspedycja poczty;załatwianie wszelkich spraw związanych z zaopatrzeniem, zabezpieczeniem i rejestracją składników majątkowych, takich jak: materiały i artykuły biurowe, przedmioty nietrwałe, środki trwałe i zaopatrzenie socjalne;zaopatrywanie w Dzienniki Ustaw, Monitory Polskie oraz prasę określoną przez kierownictwo;planowanie czasu szefa i opracowywanie harmonogramu zajęć;obsługiwanie telefonu: odbieranie, łączenie, udzielanie informacji, rejestrowanie rozmów;przyjmowanie interesantów;prowadzenie terminarza zajęć;kontrolowanie terminów obowiązujących szefa i podległe komórki;przygotowywanie posiedzeń, narad i konferencji;przygotowywanie podróży służbowych szefa;gromadzenie i przechowywanie dokumentacji i materiałów dla szefa; prowadzenie rejestrów, ewidencji, kontrolek;przyjmowanie gości;utrzymywanie porządku w gabinecie szefa i w sekretariacie. Od kandydatek do obsługi sekretariatu wymaga się:wiedzy ogólnej z zakresu zarządzania i organizacji pracy;wiedzy fachowej: korespondencja, redagowanie pism;biegłej znajomości języków obcych;bardzo dobrej znajomości języka polskiego;umiejętności maszynopisania i stenografii;obsługi urządzeń technicznych;podstaw psychologii (umiejętność przekonywania, prowadzenia dyskusji, rozładowywania konfliktów);podstaw ekonomii. W praktyce spotyka się najczęściej następujące rodzaje sekretariatów:Sekretariaty uniwersalne – które występują w małych i średnich jednostkach organizacyjnych łączą funkcję sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej. Realizują wszystkie funkcje kancelaryjne i sekretarskie. Sekretariaty osobiste - powoływane są do: obsługi administracyjno – technicznej dyrektora lub jego zastępcy nie wykonują funkcji kancelaryjnych gdyż w dużych jednostkach administracyjnych wydzielone są dla tego celu oddzielne komórki organizacyjne – kancelarie ogólne. Sekretariaty imprez - Powoływane są doraźnie do obsługi do różnego rodzaju konferencji , zjazdów, imprez, targów. Realizują czynności związane z przygotowaniem tych imprez obsługą ich uczestników i związane z nim zakończenie. Sekretariaty te funkcjonują nie tylko podczas trwania imprezy ale i przed nią i pewien czas po jej zakończeniu. Kategorie sekretarek: Sekretarka juniorka (Powinna posiadać wykształcenie średnie, administracyjne lub ekonomiczne. Do jej obowiązków należą: obsługa poczty, przepisywanie textów za pomocą komputera lub maszyny do pisania, obsługa środków łączności, prowadzenie archiwum, sporządzanie kopii dokumentów i prowadzenie terminarza). Sekretarka seniorka (Powinna posiadać wykształcenie średnie, dodatkowo powinna posiadać staż zawodowy. Powinna znać przynajmniej 2 języki obce. Do jej obowiązków należy również organizowanie wyjazdów służbowych dyrektora, organizowanie zebrań, redagowanie korespondencji, przyjmowanie interesantów).Sekretarka dyrekcji (Wykształcenie: wyższe zawodowe, co najmniej 5 lat stażu pracy. 2 języki obce. Do jej obowiązków należy dodatkowo samodzielne redagowanie pism, protokołowanie, zarządzanie finansami, tłumaczenie z języków obcych i sporządzanie raportów.
gfab