NAPOJE_PRACOWNICY.pdf

www.sgk.gofin.pl

Strona 1 z 3

Świadczenia na rzecz pracowników w ewidencji księgowej

Dodatek do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości

nr 11 z dnia 2010-09-01

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., www.sgk.gofin.pl

Wydatki poniesione na zakup zimnych napojów dla pracowników

Kiedy pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom zimnych napojów?

W okresie letnim przy pracach wykonywanych na zewn ą trz temperatura otoczenia mo Ŝ e przekroczy ć 25°C, a na stanowiskach pracy

wewn ą trz budynku (w biurach, magazynach czy halach produkcyjnych) mo Ŝ e przekroczy ć 28°C. W takim przypadku na pracodawcy

spoczywa obowi ą zek zapewnienia pracownikom zimnych napojów.

Zasadniczo, na podstawie § 112 rozporz ą dzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 wrze ś nia 1997 r. w sprawie ogólnych

przepisów bezpiecze ń stwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.), pracodawca jest zobowi ą zany zapewni ć

wszystkim pracownikom wod ę zdatn ą do picia lub inne napoje. Przy czym pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach

szczególnie uci ąŜ liwych zobowi ą zany jest zapewni ć oprócz wody, inne napoje. Ilo ść , rodzaj i temperatura tych napojów powinny by ć

dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Ponadto na podstawie art. 232 K.p., pracodawca jest obowi ą zany zapewni ć pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie

uci ąŜ liwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, je Ŝ eli jest to niezb ę dne ze wzgl ę dów profilaktycznych. Rodzaje tych posiłków

i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełnia ć , a tak Ŝ e przypadki i warunki ich wydawania okre ś la rozporz ą dzenie Rady Ministrów

z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). Na mocy przepisów tego

rozporz ą dzenia, pracodawca powinien zapewni ć pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uci ąŜ liwych nieodpłatnie

napoje w ilo ś ci zaspokajaj ą cej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gor ą ce w zale Ŝ no ś ci od warunków wykonywania pracy.

Przykładowo zimne napoje przysługuj ą pracownikom zatrudnionym:

a) przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia powy Ŝ ej 25°C,

b) na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.

Napoje powinny by ć udost ę pnione w ci ą gu całej zmiany roboczej, w ilo ś ci zaspokajaj ą cej potrzeby pracowników.

Dodatkowo nale Ŝ y zaznaczy ć , i Ŝ w my ś l § 8 rozporz ą dzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, pracownikom nie

przysługuje ekwiwalent pienięŜny za napoje . Zatem obowi ą zek pracodawcy w zakresie przekazywania pracownikom napojów mo Ŝ e

by ć realizowany wył ą cznie poprzez wydawanie ich w naturze.

Czy wartość przekazanych pracownikom napojów zwiększa podstawę opodatkowania i oskładkowania?

Warto ść napojów, nieodpłatnie przekazywanych pracownikom (w naturze), korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób

fizycznych. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, wolne s ą bowiem od podatku dochodowego ś wiadczenia rzeczowe i ich

ekwiwalenty, przysługuj ą ce na podstawie przepisów o bezpiecze ń stwie i higienie pracy, je Ŝ eli zasady ich przyznawania wynikaj ą

z odr ę bnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Ponadto warto ść ś wiadcze ń rzeczowych wynikaj ą cych z przepisów o bezpiecze ń stwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te

ś wiadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Rad ę Ministrów lub wła ś ciwego ministra, nie stanowi - w my ś l § 2 ust. 1

pkt 6 rozporz ą dzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy

wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) - podstawy wymiaru składek na

ubezpieczenia społeczne. W konsekwencji nie stanowi równie Ŝ podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Jak ująć w księgach rachunkowych wartość wydanych pracownikom napojów?

Nabycie napojów, a tak Ŝ e ich przekazanie pracownikom ujmuje si ę w ksi ę gach rachunkowych w nast ę puj ą cy sposób:

1. Faktura dokumentuj ą ca zakup napojów:

a) warto ść netto

- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

b) VAT naliczony (podlegaj ą cy odliczeniu na ogólnych zasadach)

- Wn konto 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

http://www.sgk.gofin.pl/10,124915.html

2010-11-18

www.sgk.gofin.pl

Strona 2 z 3

c) warto ść brutto

- Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Pz - przyj ę cie napojów do magazynu (według ceny zakupu):

- Wn konto 31 „Materiały”,

- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

3. Rw - wydanie pracownikom napojów z magazynu:

- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne ś wiadczenia),

- Ma konto 31 „Materiały”.

4. WB - zapłata zobowi ą zania:

- Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

- Ma konto 13-0 „Rachunek bie Ŝą cy”.

Zakup napojów mo Ŝ e by ć ksi ę gowany bezpo ś rednio w koszty - z pomini ę ciem magazynu - je Ŝ eli napoje nie trafi ą do magazynu, tylko

bezpo ś rednio po zakupie s ą przekazywane pracownikom. W takiej sytuacji, zamiast operacji przedstawionej w pkt 2 i 3, zakup napojów

jednostka zaksi ę guje, zapisem:

- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne ś wiadczenia),

- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Niekiedy zdarza się, Ŝe pracodawcy wypłacają pracownikom ekwiwalent pienięŜny za napoje (pomimo, iŜ taki ekwiwalent na

mocy przepisów bhp nie przysługuje) lub zwracają pracownikom koszty zakupu napojów na podstawie przedstawionych

faktur zakupu. Jak ująć powyŜsze operacje w ewidencji księgowej?

Je Ŝ eli pracownicy sami nabywaj ą napoje, za ś pracodawca zwraca im, na podstawie faktur zakupu, wydatki na ich nabycie, zwrot ten

b ę dzie podlegał zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych. Zwolnienie to b ę dzie miało zastosowanie pod warunkiem, Ŝ e

pracownicy b ę d ą działali na rzecz i w imieniu pracodawcy, tzn. faktury za napoje b ę d ą wystawiane na pracodawc ę . Skorzystanie ze

zwolnienia jest natomiast wykluczone, je Ŝ eli faktury b ę d ą wystawiane na pracowników. Ze zwolnienia od podatku dochodowego od

osób fizycznych nie korzysta równie Ŝ wypłata ekwiwalentu za napoje, gdy Ŝ przepisy o bezpiecze ń stwie i higienie pracy, nie przewiduj ą

mo Ŝ liwo ś ci wypłaty tego ekwiwalentu (patrz § 8 rozporz ą dzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów). Zatem pracodawca

zobowi ą zany b ę dzie doliczy ć warto ść wypłacanych pracownikom kwot za napoje do pozostałych przychodów pracownika, naliczy ć

oraz pobra ć zaliczk ę na podatek dochodowy.

W sytuacji opisanej w pytaniu, zarówno warto ść ekwiwalentu, jak i warto ść zwróconych kosztów zakupu napojów na podstawie faktur

wystawionych na pracowników b ę dzie stanowiła podstaw ę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Obowi ą zek wypłaty takiego

ekwiwalentu nie wynika bowiem z rozporz ą dzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, nie jest to równie Ŝ ś wiadczenie

rzeczowe.

Analogicznie b ę dzie w przypadku składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jak bowiem wynika z art. 81 ust. 1 ustawy o ś wiadczeniach

opieki zdrowotnej finansowanych ze ś rodków publicznych, do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne

pracowników stosuje si ę przepisy okre ś laj ą ce podstaw ę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób.

W ewidencji ksi ę gowej wypłat ę ekwiwalentu pieni ęŜ nego za napoje oraz zwrot kosztów na podstawie faktur zakupu wystawianych na

pracowników ujmuje si ę zapisem:

1. Wypłata ekwiwalentu lub zwrot kosztów za napoje:

- Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

- Ma konto 10 „Kasa” lub 13-0 „Rachunek bie Ŝą cy”.

2. Zarachowanie w koszty:

- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne ś wiadczenia),

- Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

3. Naliczenie oraz pobranie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych:

- Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

- Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.

4. Naliczenie składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne

a) obci ąŜ aj ą ce pracownika

- Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

- Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”,

http://www.sgk.gofin.pl/10,124915.html

2010-11-18

www.sgk.gofin.pl

Strona 3 z 3

b) obci ąŜ aj ą ce pracodawc ę

- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne ś wiadczenia),

- Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.

http://www.sgk.gofin.pl/10,124915.html

2010-11-18

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: