Doskonalenie komunikacji międzyludzkiej na 101 sposobów - 84 -.pdf

(397 KB) Pobierz
Tierney_Elizabeth_-_Doskonaleni
ELIZABETH TIERNEY
Doskonalenie komunikacji
międzyludzkiej na 101
sposobów
(101 Ways to Better Communication.)
(tłumaczył Marek Gasiński)
 
WSTĘP
Właśnie w tym momencie na całym świecie ludzie zajęci są prowadzeniem
interesów. W chwili, gdy czytasz tę stronę odbywają się tysiące spotkań handlowych.
Pracownicy firm wysyłają faksy, redagują korespondencję elektroniczną, otwierają
listy, czytają sprawozdania, sporządzają notatki słuŜbowe, rozmawiają z kolegami,
przemawiają na konferencjach lub teŜ gawędzą przy kawie lub herbatce. Komunikując
się, dokonują przekazu informacji, a komunikacja ta stanowi krwiobieg organizacji
gospodarczych. Mimo iŜ ciągle musimy komunikować się z innymi osobami, to
jednak większość z nas nie została do tego celu naleŜycie przygotowana. Zatem kaŜdy
z nas moŜe udoskonalić swoje umiejętności.
Niniejsza ksiąŜka proponuje Doskonalenie komunikacji międzyludzkiej na
101 sposobów. Napisano ją dla ludzi biznesu rozumiejących, jak istotne znaczenie dla
ich osobistego sukcesu, a takŜe sukcesu ich firm, ma skuteczna komunikacja. Mimo iŜ
kaŜdy z proponowanych 101 sposobów dotyczy innego aspektu komunikowania się,
najwięcej moŜemy skorzystać, jeśli rozwaŜymy je łącznie.
Gdy czytasz tę ksiąŜkę, inni ludzie biznesu są być moŜe akurat zajęci
dyskusją nad swoimi zadaniami, celami, stratami, zyskami, kosztami ogólnymi
przedsiębiorstwa, polityką handlową, budŜetami, poŜyczkami, promocjami, planami
strategicznymi, rozwojem produktu, szkoleniem, rekrutacją personelu, technologią,
redukcją wymiarów wyrobów, przejęciami firm, globalną konkurencją, spotkaniami
towarzyskimi w biurze, rozmieszczaniem biurek, przerwami na kawę lub
zaopatrzeniem biura. Wyobraź sobie, jakie mogą być następstwa, jeśli nie jesteś w
stanie zrozumieć, o czym się mówi w salach narad, w biurach lub teŜ przy stole w
czasie przerwy obiadowej. Wyobraź sobie konsekwencje niezrozumienia Twojego
punktu widzenia przez Twoich kolegów lub teŜ niemoŜności przedstawienia przez
nich własnego stanowiska. Gdy zawodzi komunikacja, nawet w takich przypadkach,
jak zamawianie papieru do kopiarek czy teŜ tworzenie długoterminowych planów
zatrudnienia, zawsze prowadzi to do zamieszania. RozwaŜmy zatem metody osiągania
pomyślnie j szych rezultatów.
CZĘŚĆ PIERWSZA: KOMUNIKACJA MIĘDZYLUDZKA
UWAGI OGÓLNE
Podczas gdy druga część niniejszej ksiąŜki zawiera analizę określonych typów
komunikacji międzyludzkiej część pierwsza poświęcona jest pogłębieniu rozumienia
 
ogólnych zasad komunikowania się. Proponuje ona rozmaite sposoby opanowania
problematyki komunikacji poprzez analizę zasad, teorii, organizacji, języka, postaw i
zachowań.
Większość z nas traktuje proces komunikowania się jako coś oczywistego. Są
ku temu powody. PrzecieŜ robiliśmy to w ciągu całego naszego Ŝycia: w domu, w
sklepie, w autobusie, na lotnisku, w biurze lub w szkole. Aczkolwiek komunikujemy
się cały czas, to nie zawsze udaje nam się to robić z powodzeniem. śe jest to prawdą,
moŜemy sądzić na podstawie tego, jak często słyszymy lub uŜywamy zdań w rodzaju:
„Co rozumiesz przez...?"
„Sądziłem, Ŝe powiedziałeś..."
„Czy mógłbyś wyjaśnić ostatnią kwestię?"
„Czy na zebraniu nie stwierdziłeś, Ŝe Ty...?"
„AleŜ przypuszczałem, Ŝe proponujesz..."
„Przepraszam, źle zrozumiałem".
KaŜde z tych zdań sugeruje, Ŝe zawiodła komunikacja, co w kaŜdym biurze
stanowi sytuację niepoŜądaną. Co zatem moŜesz uczynić, by zminimalizować ten
problem?
I
KORZYŚCI PŁYNĄCE Z BARDZIEJ EFEKTYWNEJ
KOMUNIKACJI
Zacznijmy naszą dyskusję od rozwaŜenia korzyści, jakie zapewnia bardziej
efektywne komunikowanie się. Wyjaśnijmy najpierw znaczenie dwóch słów
powszechnie uŜywanych w tekście ksiąŜki: audytorium oraz wiadomość. Audytorium
odnosi się do jednej, tysięcy lub więcej osób, z którymi się komunikujesz.
Wiadomość odnosić się będzie do idei lub myśli, którą pragniesz podzielić się z
Twoim audytorium. Jedną wiadomością moŜe być, na przykład, „dzień dobry", a inną
Twoje roczne sprawozdanie dla udziałowców. Zacznijmy więc naszą dyskusję mając
na uwadze przyjętą interpretację słów: audytorium i wiadomość.
SPOSÓB L
OSZCZĘDZAJ ZASOBY
Nieskuteczna komunikacja prowadzi do straty czasu i pieniędzy, odbija się na
morale personelu oraz wydajności. Z drugiej strony efektywna komunikacja
międzyludzka jest źródłem oszczędności czasu i pieniędzy oraz ma korzystny wpływ
 
na ludzi. RozwaŜmy następujący scenariusz:
W środę Frank obiecuje Loraine, Ŝe dopilnuje, by Gary przesłał jej kopię
poufnego sprawozdania. Zawiera ono dane które mają być wykorzystane w jej
piątkowej prezentacji. Jednak zapomniał powiedzieć Gary'emu, by dostarczył jej
sprawozdanie
Jaki jest tego skutek?
Gdy Loraine nie otrzyma sprawozdania, będzie musiała zadzwonić do Franka
lub Gary'ego prosząc o jego dostarczenie. Jeśli najpierw zadzwoni do Franka, to
prawdopodobnie powie on, Ŝe przeprasza i natychmiast go prześle. Jeśli zadzwoni
najpierw do Gary'ego, moŜe on nie orientować się, o co jej chodzi. Loraine dalej
oczekuje na dane ze sprawozdania, a jej praca ulega opóźnieniu. Gary jest
zakłopotany. PoniewaŜ nie rozmawiał z Frankiem, nie jest pewien, czy Loraine ma
prawo dostępu do poufnego dokumentu. Jak z tej sytuacji wybrnąć? Gary musi
zatelefonować lub wysłać email do Franka, następnie do Loraine, i z kolei Frank do
Loraine. Priorytety ulegają zmianie. Praca zostaje wstrzymana lub przerwana a
wszystko z powodu drobnego zaniedbania w komunikacji międzyludzkiej. Gary jest
zakłopotany i zirytowany. Loraine jest zła, sfrustrowana i pod silną presją. Frank ma
poczucie winy.
W działalności przedsiębiorstw ciągle spotykamy się z podobnymi
scenariuszami. Jesteśmy ludźmi i popełniamy błędy. Wyobraźmy sobie, Ŝe kaŜdemu z
nas tylko raz dziennie nie udało się dokładnie porozumieć tylko z jednym spośród
naszych licznych kolegów. PomnóŜmy te niepowodzenia przez tysiące wzajemnych
kontaktów. Skutki owych niedociągnięć lub zakłóceń mogą przyprawić o zawrót
głowy. W konsekwencji niezmiennie prowadzi to do odłoŜenia na później tego, co
planowaliśmy zrobić przychodząc rano do pracy. Zostajemy natomiast zaabsorbowani
wyjaśnianiem cudzych wiadomości, sprawozdań, notatek, dokumentów lub rozmów
telefonicznych.
Dokonajmy zmiany w pierwotnym scenariuszu. Frank poprosił Gary'ego o
przesłanie sprawozdania Loraine i Gary rzeczywiście to zrobił. JednakŜe po
przekazaniu sprawozdania Gary zauwaŜył błąd w tabeli, na stronie 12 przestawienie
niektórych liczb. Co teraz? Czekają nas dodatkowe rozmowy telefoniczne i dalszy
wzrost frustracji. Znowu trzeba przepraszać, dokonać korekt, wykonać kopie, odebrać
błędne sprawozdania, napisać pisma przewodnie, rozesłać nowe wersje dokumentu
oraz przeprowadzić rozmowy wyjaśniające pomyłkę a wszystko to jest bardzo
 
czasochłonne.
Przypomnij sobie własne doświadczenia:
• Czy kiedykolwiek musiałeś dwukrotnie czytać notatkę, gdyŜ po pierwszym
czytaniu nie mogłeś uchwycić jej sensu?
• Czy kiedykolwiek musiałeś czytać notatkę na głos, starając się ją zrozumieć?
• Czy kiedykolwiek musiałeś dzwonić do kolegów, aby dowiedzieć się, czy
zrozumieli, o czym była mowa na zebraniu?
• Czy kiedykolwiek otrzymałeś uzupełniającą notatkę słuŜbową z
wyjaśnieniami do poprzedniej?
• Czy kiedykolwiek musiałeś uczestniczyć w nieplanowanym zebraniu
zwołanym w celu wyjaśnienia informacji przekazanych w notatce słuŜbowej?
Jeśli odpowiedziałeś „tak" na którekolwiek z powyŜszych pytań, to juŜ wiesz,
jak szkodliwa jest wadliwa komunikacja międzyludzka. Sprawniejsza komunikacja
pozwoliłaby uniknąć tych problemów. Zamiast tracić czas na wyjaśnianie,
przepraszanie, poszukiwanie zagubionych sprawozdań, kopiowanie, niszczenie
papieru lub zbędne rozmowy telefoniczne, mógłbyś się skoncentrować na tym, co
zaplanowałeś zrobić po przyjściu do pracy.
Niesprawne komunikowanie się powoduje, Ŝe ludzie czują się niepewnie, są
zagniewani, zdezorientowani, zaŜenowani, roz goryczeni, sfrustrowani lub
upokorzeni. Są to koszty ludzkie. UwaŜniejszy sposób komunikowania się pozwala na
bardziej efektywne wykorzystanie Twoich zasobów.
SPOSÓB 2
BĄDŹ ZROZUMIAŁY
Prowadzenie przedsiębiorstwa polega między innymi na oddziaływaniu na
ludzi. Aby osiągnąć powodzenie, trzeba być zrozumiałym. Na przykład:
• zwracając pracownikowi uwagę na spóźnienie zachęcasz go do zmiany
postępowania;
• dokonując prezentacji potencjalnym klientom starasz się ich przekonać, Ŝe Twoje
zalecenia odpowiadają na ich potrzeby;
• sporządzając sprawozdanie z wykonania zadań informujesz inne osoby, co zaszło
w pewnym okresie oraz wyjaśniasz, dlaczego określone działania były właściwe.
Sprawozdania roczne, notatki wewnątrzbiurowe, faksy, poczta elektroniczna,
pogawędki, spotkania pracowników stanowią naturalną okazję do przekonywania.
 

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika:

Zgłoś jeśli naruszono regulamin