W tej części:
Rozdział 11. Co to jest śledzenie
Rozdział 12. Zapisywanie wartości rzeczywistych
Rozdział 13. Raporty o postępach
Rozdział 14. Analizowanie postępów finansowych
W tym rozdziale:
Podstawowe zasady śledzenia,
Korzystanie z planów bazowych,
Zmiana planu bazowego,
Podgląd postępów z użyciem wykresu Gantta,
Strategie prowadzenia śledzenia.
Niniejszy rozdział określa niejako punkt zwrotny zarówno w samej książce, jak i w użyciu programu Microsoft Project. Do tej pory zajmowano się fazą planowania — tworzeniem harmonogramu projektu, wprowadzaniem zadań, dodawaniem zasobów, a także wprowadzaniem zmian w celu uniknięcia konfliktów w przydziale zasobów i ustalaniem odpowiedniej zależności między zadaniami. Dopracowane zostały nawet takie szczegóły, jak formatowanie tekstu czy wygląd pasków wykresu. Istnieje więc już gotowy do działania projekt.
Śledzenie jest procesem polegającym na porównywaniu rzeczywistego przebiegu projektu z wcześniejszymi przewidywaniami. W celu śledzenia projektu trzeba, w momencie zakończenia planowania, stworzyć plan bazowy, czyli obraz harmonogramu danego projektu. Należy również zapoznać się z krokami podejmowanymi w trakcie procesu śledzenia oraz z pomocnymi procedurami.
Dobry plan to dopiero początek, ważne, jest jak go wprowadzić w życie. Podobnie jak zawodnik, który biegnie z piłką prosto i nie stara się ominąć przeciwników, nie osiągnie swego celu, tak samo w wypadku śledzenia projektu — jeżeli nie będziemy dostosowywać się do zmian w kosztach i terminarzu, które są praktycznie nie do uniknięcia, nie planujemy odpowiednio naszego działania.
Skomputeryzowane zarządzanie projektem bardzo poprawia możliwości zauważenia problemu oraz korygowania planu w celu minimalizacji strat. Program Microsoft Project pozwala na porównanie naszych przewidywań z tym, co się w rzeczywistości dzieje w trakcie realizacji projektu.
Opracowany plan jest efektem przewidywań tego, co może się wydarzyć — jest to próba odgadnięcia (na bazie posiadanej wiedzy,) ile czasu zajmie zadanie, jak jedno zadanie wpłynie na drugie, jakich zasobów trzeba użyć do wykonania zadania, a także jakie koszty pociągnie za sobą realizacja projektu. Dobry kierownik projektu prowadzi odpowiedni rejestr swoich przewidywań oraz wyników, co pozwala mu powiększać swoją wiedzę i w konsekwencji stać się jeszcze lepszym kierownikiem projektu. Przez porównanie tych dwóch zestawów danych można ocenić błędy w założeniach i wykorzystać te informacje, aby w przyszłości tworzyć bardziej realne plany. Dane o faktycznych kosztach i czasie realizacji można również wykorzystać, aby wprowadzić zmiany w strategii działań, co może być niezbędne do dalszej realizacji projektu i osiągnięcia jego zakładanego celu.
Proces śledzenia w programie Microsoft Project polega na wprowadzaniu informacji o wartościach rzeczywistych, takich jak faktyczna data rozpoczęcia, zakończenia i rzeczywisty czas trwania zadania. Wprowadzamy rzeczywisty czas wykorzystania zasobów i związane z tym koszty. Po wprowadzeniu wartości rzeczywistych program przedstawia uaktualniony harmonogram wraz z prognozami, w jaki sposób przebiegać będzie dalsza realizacja harmonogramu, w oparciu o aktualnie wykonywane działania.
Osoby zarządzające projektem zazwyczaj regularnie przeprowadzają kontrolę działań, co tydzień lub co dwa tygodnie. Obejmuje ona śledzenie informacji o bieżących zadaniach, a także o zadaniach zakończonych.
Proces śledzenia pozwala również tworzyć dla zarządu raporty przedstawiające aktualny na daną chwilę stan prac nad projektem. Przedstawienie zwierzchnikom danych w postaci liczb i wykresów mówiących o stanie zaawansowania projektu może pozwolić na uzyskanie, na tej podstawie, wydłużenia czasu realizacji, większych zasobów lub zmiany strategii w wypadku, gdy nie wszystko odbywa się zgodnie z przewidywaniami. Rysunek 11.1 przedstawia wykres Gantta w jego widoku domyślnym — jako tabelę śledzenia. Przedstawione jest na niej porównanie wartości zakładanych w planie bazowym z wartościami rzeczywistymi.
Actual — Wartość rzeczywista
Baseline — Wartość wg planu bazowego
Rysunek 11.1. Korzystanie z wykresu Gantta w celu przedstawienia informacji o postępach w projekcie
Uwaga
W rozdziale 12. znajdują się informacje, w jaki sposób uaktualnić projekt, aby przedstawiał postępy w ten sposób.
Śledzenie nie jest operacją dokonywaną na końcu projektu czy indywidualnego zadania. Regularne śledzenie bieżących zadań pozwala na wykrycie wszelkich odchyleń od wartości szacowanych. Im wcześniej zostanie wykryte opóźnienie, tym więcej czasu jest na jego nadrobienie.
Załóżmy na przykład, że przewidywaliśmy czas wykonania zadania na trzy dni. Jednak po czterech dniach prac wciąż nie jest ono zakończone. Program nie tylko informuje o opóźnieniu, ale również przesuwa następne, powiązane z nim, zadania dalej w harmonogramie. Przedstawia również ewentualne konflikty w użytkowaniu zasobów wynikające z błędnego oszacowania zapotrzebowania. Są one prezentowane w widokach zasobów , takich jak widok Arkusz zasobów i widok Wykres zasobów. Program pozwala zaobserwować, w jaki sposób opóźnienie wpływa na harmonogram.
Program przedstawia również wpływ nieprzewidzianych kosztów na budżet całkowity. Jeżeli koszty zadań wcześniej wykonywanych przekroczą wartości zakładane, program obliczy przewidywane koszty całkowite w oparciu o koszty rzeczywiste i pozostałe wartości szacunkowe. Przedstawi również aktualny stan budżetu, aby użytkownik mógł dopasować przydział zasobów i — w rezultacie — zmieścić się w budżecie całkowitym.
Co udało się osiągnąć?
Zgodnie z tym, co zostanie omówione w rozdz. 12., dane mówiące o wykonywaniu zadania rejestruje się, wprowadzając wartość szacunkową określającą procentowy stan zaawansowania zadania, rzeczywisty czas użytkowania zasobów lub rzeczywiste poniesione koszty (takie jak wynagrodzenia czy opłaty za dzierżawę sprzętu). Określenie procentowego stanu zaawansowania zadania jest realizowane w różny sposób przez różne osoby.
Dosyć łatwo jest określić stopień zaawansowania projektu w wypadku realizacji obiektu materialnego — np. podczas budowy, gdzie wystarczy spojrzeć na stan budowanej konstrukcji. Większość jednak projektów nie jest tak łatwa do oceny — np. jak ocenić stopień zaawansowania zadania bardziej abstrakcyjnego, jak stworzenie pomysłu na kampanię reklamową? Można tygodniami prowadzić zebrania i nie znaleźć odpowiedniego pomysłu. Czy projekt jest zrealizowany w 50%? Trudno tu opierać się na innych podobnych projektach — ostatnio mogliśmy znaleźć rozwiązanie już na pierwszym zebraniu.
Nie należy również w swych ocenach opierać się na parametrach takich jak poniesione koszty czy czas poświęcony zadaniu. Niestety, łatwo jest wydać 40 000 zł na zadanie, którego wartość szacowana wynosiła 30 000 zł, a zadanie jest wykonane dopiero w 25%. Prawdopodobnie należy tu skorzystać z tej samej intuicji, która pomogła oszacować przebieg projektowanych zadań. Warto tu dodać wskazówkę — jeżeli projekt obejmuje indywidualne części składowe, które można prześledzić, należy je zapisywać i korzystać z nich przy szacowaniu wartości.
Utworzenie planu bazowego zamyka fazę planowania projektu. Termin ten pojawił się już wcześniej, teraz omówione zostanie jego znaczenie w procesie śledzenia.
Plan bazowy to obraz projektu po zakończeniu fazy planowania lub na końcu innej fazy krytycznej. Plan bazowy to zestaw danych zapisanych w tym samym pliku, w którym śledzimy rzeczywiste dane o postępach. Program pozwala na zapisanie początkowego planu bazowego, a także do dziesięciu planów bazowych pośrednich, w trakcie realizacji projektu. Można przeglądać bardzo różne informacje o stworzonym planie bazowym, można również w ogóle ich nie prezentować.
Niektóre projekty, szczególnie o krótkim czasie realizacji, trwające od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy, mogą działać w oparciu o jeden plan bazowy i w trakcie realizacji nie odbiegać zbytnio od zakładanych wstępnie wartości szacunkowych. Inne, zwłaszcza dłuższe, mogą wymagać określenia kilku planów bazowych, szczególnie w wypadku, gdy wartości zakładane bardzo odbiegają od wyników uzyskiwanych w rzeczywistości. Można dokonywać modyfikacji całego planu bazowego, jeżeli zmiany są poważne i występują na wczesnym etapie projektu, lub zmieniać tylko wartości szacunkowe dla dalszej jego części (od pewnego momentu realizacji).
Jeżeli na przykład projekt po ustaleniu harmonogramu został odłożony na trzy miesiące, należy przed rozpoczęciem realizacji ponownie opracować harmonogram planu bazowego. Jeżeli natomiast projekt jest realizowany od sześciu miesięcy i nastąpiła trzymiesięczna przerwa, może wystarczyć wprowadzenie zmian w terminarzu przyszłych zadań i ustalenie dla nich planu bazowego, aby wciąż móc dokładnie ocenić poprawność założeń.
Na zmiany planu bazowego mogą również wpływać koszty. Przykładowo, co zrobić, jeżeli plan bazowy został określony dla budżetu 250 000 zł, a w firmie nastąpiły cięcia budżetowe i obecny budżet wynosi 120 000 zł? Należy wprowadzić zmiany odnośnie do zasobów oraz kosztów i ponownie stworzyć plan bazowy. Ustalenie pośrednich planów bazowych pozwala na utrzymanie projektu blisko jego preliminarza również w wypadku poprawienia się warunków jego realizacji.
Plan bazowy możemy stworzyć za pomocą Kreatora planowania lub menu Narzędzia.
W większości przypadków na etapie planowania trzeba zapisać plik projektu — bez zapisywania samego planu bazowego — kilkakrotnie. Za każdym razem, gdy zapisujemy plik (z menu Plik wybieramy Zapisz), program przedstawia opcję Kreator planowania pozwalającą na zapisanie pliku z planem bazowym lub bez niego. Podczas planowania należy korzystać z opcji Zapisz bez planu bazowego. Po wprowadzeniu ostatnich zmian należy jednak zapisać również zmiany w planie bazowym. W ten sposób zapisanie zmian w planie bazowym powoduje usunięcie starych planów bazowych i stworzenie planu bazowego dla całego projektu. Poniżej podano kolejne kroki, które należy wykonać.
Rysunek 11.2. Aby zapisać plik przed określeniem planu bazowego, należy kliknąć odpowiednie pole kontrolne
Wskazówka
Jeżeli nie chcemy oglądać tego okna dialogowego każdorazowo przy zapisywaniu projektu, należy kliknąć pole Nie mów mi o tym ponownie w oknie dialogowym Kreatora planowania i, gdy już chcemy określić plan bazowy, wykonać kroki podane poniżej.
Plan bazowy można również zapisać w następujący sposób:
Rys. 11.3. Wybór domyślnego ustawienia w polu dialogowym Zapisywanie planu bazowego powoduje zapisanie planu bazowego dla całego projektu
Program zapisuje plan bazowy i odtąd wszystkie zmiany w projekcie stanowią część zapisu aktualnych działań wykonywanych w ramach projektu.
Przez większość czasu nie chcemy wprowadzać zmian w planie bazowym. Jest to zapis, do którego możemy porównywać nasze postępy, regularne zmienianie planu bazowego mija się więc z jego celem.
Są jednak ważne dla projektu momenty w trakcie jego realizacji, kiedy należy zmodyfikować plan bazowy i ponownie go zapisać lub zapisać drugi, a nawet trzeci plan bazowy, aby zarejestrować ważne zmiany w realizacji projektu. Jeżeli jednak decydujemy się na zmianę oryginalnego planu bazowego, należy robić to z namysłem i rozwagą. Poniżej opisano, kiedy i w jaki sposób wprowadzać te zmiany.
Często po określeniu planu bazowego okazuje się, że pominięto jakieś kroki lub trzeba rozdzielić je na kilka mniejszych. Być może firma wprowadza nowy proces lub stawia nowe wymagania i należy zmodyfikować jakieś zadanie. Nie chcemy zmieniać planu bazowego całego projektu, ale chcemy zapisać to zadanie wraz z oryginalnym planem bazowym. Można tego dokonać zaraz po zapisaniu oryginalnego planu bazowego lub nawet kilka miesięcy później.
Aby dodać zadanie do planu bazowego, należy:
· aby dodać nowe zadanie do harmonogramu i włączyć je do planu bazowego, najpierw należy dodać zadanie do kolumny Nazwa zadania w wykresie Gantta, a następnie wybrać je,
· aby zapisać zmiany w istniejącym zadaniu, najpierw należy wprowadzić zmiany, a potem wybrać zadanie.
Rysunek 11.4. Wprowadzanie zmian w zadaniach i zapisywanie ich w już ustalonym planie bazowym
Zadania do planu bazowego można dodawać, wprowadzając je do wykresu Gantta, korzystając z kolumny Czas trwania wg planu bazowego lub Rozpoczęcie wg planu bazowego czy Zakończenie wg planu bazowego. Nie pozwala to jednak na wykonywanie wszystkich obliczeń w planie bazowym. Przykładowo, wprowadzenie zadania na końcu realizacji projektu nie wywoła zmiany w dacie zakończenia w planie bazowym.
Z planu bazowego można korzystać na kilka sposobów. Można go traktować jako oryginalny preliminarz i porównywać z faktycznymi rezultatami przy zakończeniu projektu, aby ocenić swoje przewidywania i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Plany bazowe mają również inne praktyczne zastosowanie w trakcie trwania projektu — alarmują o zmianach, co pozwala nam na nie zareagować. To drugie zastosowanie zachęca do tworzenia planów bazowych pośrednich. Początkowy plan bazowy bardzo szybko może nabrać wartości bardziej historycznej niż praktycznej. Nie należy zmieniać tego planu bazowego, gdyż lepiej zachować zapis oryginalnego procesu planowania. Jeżeli jednak terminarz bardzo odbiega od zaplanowanego, wszystkie ostrzeżenia o opóźnieniach w harmonogramie podawane przez program stają się bezużyteczne. Jeżeli realizacja projektu rozpoczęła się z sześciomiesięcznym opóźnieniem, każde zadanie będzie od razu spóźnione i krytyczne. Aby wciąż uzyskiwać użyteczne informacje o projekcie, trzeba będzie zmienić harmonogram, aby lepiej odzwierciedlał stan rzeczywisty. Tylko zapisując drugi, trzeci lub czwarty plan bazowy pośredni można określić, czy realizacja projektu przebiega poprawnie.
Przejściowe harmonogramy planu bazowego możemy tworzyć dla wszystkich zadań projektu. Zazwyczaj jednak plan bazowy zmienia się tylko dla zadań aktualnie realizowanych. Jeżeli np. strajk spowoduje wstrzymanie projektu na dwa miesiące, nie będziemy zmieniać planu bazowego dla zadań już zakończonych, lecz tylko dla tych, które mają zostać wykonane po zakończeniu strajku.
Plany pośrednie wprowadza się w następujący sposób:
1. Wybrać zadania, aby drugi plan bazowy zapisać dla konkretnych zadań, a nie dla całego projektu.
2. Z menu Narzędzia wybrać Śledzenie, a następnie Zapisz plan bazowy, aby otworzyć okno Zapisywanie planu bazowego.
3. Wybrać Cały projekt, aby stworzyć plan pośredni dla całego projektu, lub Zaznaczone zadania, aby zapisać plany pośrednie zachowujące oryginalne informacje planu bazowego dla zadań niewybranych i zapisać nowe informacje planu bazowego zadań wybranych.
4. Kliknąćj Zapisz plan pośredni. Program udostępnia pola Kopiuj i Do.
Ostrzeżenie
Nie należy pozostawiać aktywnego pola wyboru Zapisz plan bazowy, zapisując harmonogramy pośrednie, gdyż program zmieni oryginalny plan bazowy.
5. Kliknąć strzałkę po prawej stronie pola Kopiuj, aby rozwinąć listę, jak na rysunku 11.5.
6. Wybrać polecenie Rozpoczęcie/Zakończenie z listy rozwijanej, żeby skopiować ustawienia początkowe i końcowe.
7. Otworzyć listę rozwijaną pola Do i wybrać pozycję numerowaną, np. Rozpoczęcie7/Zakończenie7, aby wprowadzić pośredni plan bazowy.
Rysunek 11.5. Wybór dostępny w listach Kopiuj i Do pozwala na zapisanie kilku wersji planu bazowego
Nie należy wybierać z tej listy pola Rozpoczęcie/Zakończenie według planu bazowego, gdyż spowoduje to skopiowanie informacji do oryginalnego planu bazowego, a nie do planu pośredniego.
8. Kliknąć przycisk OK, żeby zapisać plan pośredni.
Korzystając z pozycji numerowanych Rozpoczęcie/Zakończenie możemy zapisywać do 10 planów pośrednich, co wraz z oryginalnym daje w sumie 11 planów bazowych dostępnych w czasie realizacji projektu.
W pewnym momencie przychodzi czas na usunięcie planu bazowego lub planu pośredniego. Załóżmy, że faza planowania jest ukończona. Gdy wszystko jest gotowe do rozpoczęcia, w ostatniej chwili może okazać się jednak, że zakres projektu zmienił się. Ponownie trzeba wrócić do fazy planowania harmonogramu. Nie wystarczy wprowadzić poprawki do istniejącego planu bazowego, trzeba natomiast usunąć go i, po wprowadzeniu wszystkich zmian, utworzyć poprawny plan bazowy.
Nowość
W programie Microsoft Project 2000 można usuwać plany bazowe.
Aby to zrobić, należy z menu Narzędzia wybrać Śledzenie, a następnie Wyczyść plan bazowy. Zostanie wyświetlone pole dialogowe Czyszczenie planu bazowego, jak na rys. 11.6. W tym polu mamy do wyboru usunięcie planu bazowego lub planu pośredniego, dla całego projektu lub dla wybranych zadań.
Rysunek 11.6. Czyszczenie planu bazowego w celu wprowadzenia poprawek i ponownego ustawienia planu bazowego
Plany bazowe pozwalają ocenić, jak bardzo nasze przewidywania odbiegają od rzeczywistej realizacji projektu. Program pozwala na prezentację tych rozbieżności zarówno w sposób graficzny wraz z planem bazowym i aktualnymi paskami wykresów, jak i w formie tabel w różnych widokach. W następnej części zostanie opisane, jak przedstawiać plan bazowy i dane rzeczywiste oraz jak z nich korzystać, żeby ocenić aktualny stan realizacji projektu.
W rozdziale 12. znajdują się informacje o wprowadzaniu danych służących do śledzenia.
Widok Śledzenie w wykresie Gantta jest bardzo użyteczny przy porównywaniu postępów do wartości szacowanych. Aby otworzyć widok śledzenia wykresu Gantta, należy kliknąć jego ikonę w pasku widoków (widok tabeli śledzenia jest ustawieniem domyślnym). Można jednak dodawać i usuwać pola (kolumny) lub prezentować inne tabele z informacjami. Kolumny przedstawione na rys. 11.7 zawierają informacje planu bazowego wprowadzone do tabeli.
Rysunek 11.7. Tabela Gantta jest kopalnią informacji
W rozdziale 7. znajdują się informacje o tym, jak modyfikować tabele.
Należy zwrócić uwagę na pola Czas trwania według planu bazowego i Koszt według planu bazowego, a także Rzeczywisty czas trwania i Koszt rzeczywisty na wykresie Gantta. Pozwalają one na porównanie zakładanych i rzeczywistych terminarzy i kosztów.
Można zmieniać tę tabelę tak, aby umieścić kolumnę Czas trwania według planu bazowego obok kolumny Rzeczywisty czas trwania, a kolumnę Koszt według planu bazowego obok kolumny Koszt rzeczywisty.
Na wykresie Gantta znajdują się również inne ważne informacje:
· Wyk. %. Pole przedstawia stan zaawansowania różnych zadań w harmonogramie.
· Odchylenie kosztowe. Pole prezentuje wyliczoną różnicę pomiędzy planem bazowym a danymi rzeczywistymi. Przyjrzyjmy się przykładowo zadaniu „Obliczenie budżetu” — linia nr 3. Koszt według planu bazowego wynosił 1000 zł, Koszt rzeczywisty wyniósł 1027,20 zł, i Odchylenie kosztowe wynosi 27,20 zł, czyli różnicę tych dwóch kwot. Program automatycznie oblicza te wartości na podstawie planu bazowego i wprowadzonych danych rzeczywistych. Można również wyświetlać inne pola prezentujące obliczenia innych rozbieżności — np. kilka pól prezentuje odchylenia w terminarzu.
Można również wyświetlić paski wykresu, ustawiając odpowiednio obszary tabeli i wykresu, aby uzyskać graficzny obraz postępów w realizacji projektu. Na rysunku 11.8 mamy widok tabeli harmonogramu w widoku śledzenia wykresu Gantta, gdzie zaprezentowane są paski śledzenia wykresu Gantta. Różne style pasków wykresu ukazują zaawansowanie zadań w projekcie.
lukaszwalda