METODY I TECHNIKI ORGANIZATORSKIE
TEMAT 8: Sylwetka kierownika - specjalisty organizatora, efektywność działania.
Według Petera Druckera, jednego z najbardziej cenionych autorów z dziedziny zarządzania, efektywność można ocenić na podstawie dwóch pojęć: sprawności i skuteczności. W jego ujęciu sprawność oznacza" robienie rzeczy we właściwy sposób", a skuteczność "robienie właściwych rzeczy". Jakie są zatem kryteria efektywności, efektywności pojmowanej jako robienie rzeczy właściwych, robienie tego, co właśnie powinno się zrobić? Czynić rzeczy właściwe nie zawsze oznacza to samo, co spełniać ustalone dawniej zadania i powinności. Czasem oznacza to porzucenie czynności lub kryteriów ocen uznawanych dotąd za obowiązkowe.
Czynniki zewnętrzne skłaniające w kierunku działań nieefektywnych:
- próby dysponowania czasem, nie pozostawiając go dosyć na załatwienie spraw najważniejszych;
-różnorodność zadań, nie uporządkowanych pod względem znaczenia /tu jest rola kierownika, aby znaleźć kryteria rozpoznawania zadań, na których należy się skoncentrować po to, aby dać na prawdę wartościowy, twórczy wkład na rzecz swej organizacji/;
- bariery specjalizacyjne i organizacyjne, utrudniające współdziałanie;
- specyfika własnego środowiska-mylny obraz, uprzedzenia itp.
Według Druckera ułatwia osiągnięcie sukcesu spełnienie następujących wymogów:
W określaniu priorytetów kierować się zasadami:
- działać na rzecz przyszłości, a nie przeszłości;
- koncentrować się na szansach do wykorzystania, a nie na istniejących trudnościach;
- obierać raczej własny kierunek działania, niż naśladować innych;
- mierzyć wysoko, szukać raczej czegoś istotnie nowego, niż rzeczy pewnych i łatwych w realizacji.
Znamy już zasady Druckera. Czy to wszystko?
Sukces można traktować jak matematykę, fizykę.... Prawa i zasady sukcesu są równie rzeczywiste (a i również sprawdzalne) jak prawo grawitacji. Jest ponad tysiąc odmiennych (choć czasem ze sobą powiązanych) sprawdzonych metod osiągania sukcesu.
W swoim zawodzie ludzie na ogół dokonują bardzo powolnego postępu, chociaż koncentrują się na udoskonaleniu umiejętności zawodowych. Dzieje się tak dlatego, że ulepszanie umiejętności to tylko jedna spośród tysiąca sprawdzonych metod osiągania sukcesu. Jedyną zatem drogą do szybszego osiągnięcia celu jest poznanie i stałe wykorzystywanie jak największej liczby tych metod.
Powodzenie w osiąganiu każdego celu w życiu uzależnione jest od dwóch czynników:
1) trzeba wiedzieć jak działać,
2) następnie po prostu przejść do działania!
Nic więc jak tylko - WIEDZIEĆ I DZIAŁAĆ!
"Narzekaniem niczego nie można polepszyć" -zajmujemy się wszystkim, ale nie poznawaniem i stosowaniem tych sposobów.
Andrew Carnegie, wielki producent stali zwykł mawiać: "Nie ma sensu pomagać tym ludziom, którzy sami sobie nie chcą pomóc .Nie sposób wepchnąć człowieka na drabinę, jeśli nie ma zamiaru się wspinać".
Korzystanie z metod osiągania sukcesu, to wędrówka po drabinie sukcesu, tylko pod warunkiem, że ty sam będziesz się piął po jej szczeblach.
Mówimy: wiedza to potęga?
"Wiedza nie jest potęgą - jest jedynie siłą potencjalną, jest mocy kluczem, a dopiero wykorzystanie wiedzy daje potęgę właściwą".
Metoda firmy Generals Motors:
- dawać ludziom więcej tego, czego pragną - pomyśl, czego ludzie będą chcieli w przyszłości, choć teraz jeszcze sobie tego nie uświadamiają; wyprodukuj to dla nich; przekonaj ich, że potrzebują tego TERAZ.
- dawać ludziom mniej tego, czego nie chcą - ludzie są bardziej nerwowi i agresywni, jeżeli chodzi o unikanie tego czego nie chcą, niż gdy idzie o to, czego pragną: zrób listę wszystkich ważnych dla Ciebie ludzi; zapisz jak możesz dawać danej osobie więcej tego, czego ona chce, i jak mniej tego, czego nie chce; nawet jeżeli myślisz, że wiesz, PYTAJ, a to tylko polepszy twoje stosunki z ludźmi.
Dzisiaj każdy, kto dochodzi do sukcesu, wynoszony jest do niego chętnymi rękami tych, którzy chcą mu pomóc!
Jedną z najważniejszych metod osiągania sukcesu polega na takim postępowaniu, żeby inni ludzie właśnie Ciebie chętnie popychali do sukcesu. "Ten świat jest pełen wykształconych nieużytków".
- wyrażenie lub demonstrowanie swojej chęci niesienia pomocy;
- wyrażanie i demonstrowanie chęci czynienia więcej i lepiej, czynienia siebie bardziej użytecznym.
Skutki: zwrócisz na siebie przychylną uwagę, będziesz awansował, zyskasz sobie dobrą wolę tych, którzy mogą Ci pomóc.
Najcenniejsza metoda Thomasa Huxleya:
- rób wszystko, co powinieneś robić;
- wtedy, kiedy powinno to być zrobione;
- bez względu na to, czy Ci się to podoba, czy nie.
Zasada ta jest obowiązkiem, nie podlega dobrowolnemu wyborowi.
Horacy Mann: Użyteczność to wielki cel ludzkiego życia.
Będziesz w życiu odnosił sukcesy w takim stopniu, w jakim będziesz użyteczny. Twój sukces zależy również od tego, na ile będziesz niezastąpiony.
Wszystko można ulepszyć i każdy człowiek jest w stanie wymyślić jakiś sposób na ulepszenie czegoś.
- ulepszaj produkty;
- ulepszaj metody;
- ulepszaj samego siebie.
Człowiek, który "daje" pomysły na ulepszanie, jest nieodzowny (heurystyka - 61 pytań)
- odkryj coś, co już istniało, lecz o istnieniu czego nikt nie wiedział np. prawo grawitacji;
- wymyśl coś, co przedtem nie istniało np.: telefon;
- zmodyfikuj coś, co już istnieje.
Opracuj swój sposób pracy:
- yoga (odciążenie umysłu),
- rozczepiona uwaga (kilka kwadransów zamknięcie w pokoju i tworzenie pomysłów);
- inne: przy pracy w ogródku, przy muzyce, przy goleniu ...
"Połowę kłopotów tego życia można przypisać zbyt śpiesznemu mówieniu "tak" i nie dość wczesnemu mówieniu "nie".
Gdy już podejmiesz decyzję i zajmiesz się samym działaniem, porzuć wszelkie troski o rezultaty. Nigdy nie należy spoglądać wstecz. Patrz przed siebie! Tam bowiem znajduje się Twoja przyszłość
"Szybciej osiągasz cel, kiedy aktywizujesz, a potem zaspokajasz "elementarne potrzeby".
W procesie nakłaniania ludzi do robienia tego, co ty chcesz, by robili, sprawdzona metoda osiągania sukcesu ma na celu pobudzanie tego, co psychologowie nazywają "elementarną potrzebą", a potem zaspokajania jej!
1. Zaspokajaj potrzebę czucia się PODZIWIANYM. Zawsze entuzjastycznie wyrażaj swój szczery podziw dla jakiejś cechy lub rzeczy drugiego człowieka.
2. Zaspokajaj potrzebę czucia się DOCENIANYM. Wypada powtórzyć za psychologiem Wiliamem Jamesem: "Największą potrzebą natury ludzkiej, jest tęsknota, by być Docenianym."
3. Zaspokajaj potrzebę poczucia WAŻNOŚCI. Wielu psychologów (w tym John Dawey) uznaje tę potrzebę za najsilniejszą motywację, ponieważ stanowi podstawowy pęd, jaki ukryty jest za działaniami związanym z tzw. ego.
4. Zaspokajaj potrzebę czucia się POTRZEBNYM. Kiedy człowiek nie czuje się już potrzebny, jego życie traci sens. Nie sposób wyświadczyć większej przysługi od tej, by każdy czuł się człowiekiem potrzebnym. Nagroda w postaci wdzięczności będzie o wiele cenniejsza niż stracony przez Ciebie czas i wysiłek.
Bądź zwycięzcą!... w tej przyjemnej grze w wymianie pochwał.
"Oczywistym znakiem miernoty jest powściągliwość pochwał".
"Sztuka sprawiania przyjemności polega na tym, że samemu sobie sprawia się przyjemność".
Życie i praca w HARMONII to łatwa i szczęśliwa droga do sukcesu
Harmonia wszystko czyni łatwiejszym.
SUKCES W KAŻDYM ZAWODZIE.
Dr Edward Teller: "Dla odniesienia sukcesu w nauce nie potrzeba szybkiego jak błyskawica umysłu, nie potrzeba cudownej pamięci ani wysokich stopni naukowych. Jedyną cechą, jaka się liczy, jest wysoki stopień zainteresowania nauką".
Dr Norman Vincent Peale: "Entuzjazm to jest to!
Lloyd C. Douglas: "Metoda cudownej obsesji". Kiedy praca stanie się obsesją - cudowną obsesją - wszystko potrzebne do osiągnięcia szczytu samo przyjdzie.
Przeszkody są źródłem siły!
Thomas Edison - za głupi, żeby się uczyć,
Benjamin Franklin - piętnasty z siedemnastu dzieci, rok nauki, a stał się jednym z najbardziej wykształconych ludzi: cztery języki, filozofia, polityka i dyplomacja, Jego dwie cechy: energia i wytrwałość,
G.B.Shaw - przez dziewięć lat zarobił 30 $,
Elias Howe - biedak, milioner, twórca maszyny do szycia,
i inni: Demostenes jąkał się, Darwin był neurastenikiem, Tycjan -96 lat i malował, Sandow - chuderlak a po 9 latach....
Trzy magiczne słowa: "PODOBA MI SIĘ..."
Skrzypiącego koła już się nie oliwi.
W przeszłości nagradzano chronicznie narzekających - przepracowanych Ale nie teraz...!!! Teraz się ich wymienia.
"Bądź sobą" - może być najgorszą radą.
Jeśli chcesz być przywódcą, .. musisz rozwijać swoje cechy osobowe i wykorzystywać te metody, których skuteczność została udowodniona powodzeniem innych. Czyli będziesz się zmieniał. Nikt nigdy nie zaczął działać efektywniej, nie zmieniając się na lepsze! Dinozaury były wielkie, wystarczająco by "być sobą". Ale wyginęły, bo nie potrafiły się zmieniać.
"Wszystkie dobre zasady są już na świecie. Chodzi o to, żeby je stosować".
3. Techniki rozwiązywania i wykorzystywania konfliktu.
Problem:
Z jakimi konfliktami możemy spotkać się w kierowaniu i jakie są sposoby rozwiązywania konfliktów?
Konflikt między jednostkami lub grupami jest nieunikniony w życiu organizacji. Zawsze, gdy zwierzchnik ubiega się o mniej lub bardziej uchwytną wartość, a zwycięstwo jednej strony oznacza stratę dla drugiej - istnieje niebezpieczeństwo powstania konfliktu Skutki konfliktu są często dysfunkcjonalne. Traci się bowiem w nich energię na działania, których celem jest osłabienie przeciwnika, zamiast poświęcać ją na wykonywanie zadań dla dobra organizacji. Nie mieć konfliktów to znaczy nie żyć. Osoby, które mówią, że nie mają konfliktów, albo ich nie dostrzegają, albo nie nazywają spraw "po imieniu".
Wykorzystanie konfliktów do zrealizowania ich funkcji pozytywnych znajduje zastosowanie w strategii kierowania, które nosi nazwę zarządzania przez konflikt (Truizmem jest twierdzenie, że konflikty są również konstruktywne, a nie tylko destruktywne). Celem naszego działania nie może być unikanie konfliktów, lecz nauczenie się, jak wykorzystać cechy pozytywne, a osłabić negatywne Należy nauczyć się, jak sobie radzić z konfliktami.
Jakie są koszty konfliktu?
- Nie kontrolowane konflikty są jednym z największych, ale i najmniej docenianych źródeł wzrostu kosztów organizacyjnych. Szacuje się, że w ponad 65% przypadków spadek wydajności i jakości pracy jest spowodowany napięciami w stosunkach między pracownikami, a nie brakiem kwalifikacji lub motywacji do pracy;
- czas stracony kierownictwa - oceniono, że przeciętnie kierownicy poświęcają 25% czasu pracy na zajmowanie się konfliktami, a kierownicy niższego szczebla aż 30% (1/4 pensji na ochronę efektywności pracy przed zgubnymi skutkami konfliktu);
- osłabiona jakość decyzji - zwłaszcza tam, gdzie podjęcie decyzji jest wspólną odpowiedzialnością kilku osób, a ich wzajemne relacje są zakłócone (wystrzelenie "CHALLENGERA" w 1986 roku nie w pełni sprawnego technicznie, to efekt konfliktu wśród decydentów). Występuje tutaj: partykularność interesów, brak obiektywizmu, zawiść itd.;
- utrata wykwalifikowanych pracowników - oszacowano w 1980 roku, że koszt odejścia jednego kierownika lub wykwalifikowanej pomocy technicznej wyniósł ok. 20 tys. dol. Jest to koszt pełnej, rocznej pensji (są to koszty zakłóceń w produkcji, koszty związane z przyjmowaniem nowego pracownika, przyuczenie, szkolenie itd.);
- sabotaż - ukryty pod płaszczykiem niezamierzonych błędów, nieuwagi czy braku czasu;
- obniżenie motywacji do pracy - entuzjazm i poświęcenie trudno utrzymać, gdy jesteśmy w konflikcie, my będziemy siedzieć przy biurku tyle ile trzeba, ale nasza wydajność i jakość będzie niska - koncentrujemy się na konflikcie, a nie na zadaniu;
- stracony czas pracy - konflikt prowadzi do absencji. Dwie przyczyny:
1) brak zainteresowania pracą i dążenie do unikania nieprzyjemnego miejsca pracy,
2) choroba spowodowana przynajmniej częściowo stresem, powstałym na tle długotrwałego konfliktu w miejscu pracy;
Trzy poziomy konfliktów:
1) Sprzeczki - drobne nieporozumienia, nie stanowiące zagrożenia. W pracy: podlewanie kwiatów moją filiżanką - mówię i przesta ją. W domu: brudne naczynia, słanie pościeli - wystarczy kwiat, kosmetyk, całus by rozładować napięcie. Odruch przyjaźni tkwi w nas.
2) Starcie - sprzeczki nierozwiązane tygodniami, narastające kłótnie, osłabiona chęć współpracy, osłabione zaufanie, akty agresji.
3) Kryzysy - różnice stają się tak zasadnicze, że nawet doprowadzenie do regularnego porozumiewania się nie będzie skuteczne.
Techniki rozwiązywania konfliktu
- terapeutyczna postawa kierownika: tolerancja, cierpliwość, umiejętność doradzania, próba zrozumienia;
- odwrócenie uwagi od przedmiotu konfliktu: reorientacja przeżyć psychicznych przynosi z zasady ulgę, należy odwrócić uwagę od konfliktu i skoncentrowanie jej na jakimś bodźcu pozytywnym;
- kompromis: poczynienie przez strony wzajemnych ustępstw za cenę osiągnięcia częściowych korzyści.
- wprowadzenie osoby mediatora: mediator /lub wielu/ dąży do zainicjowania kontaktu stron oraz pomaga osiągnąć kompromis;
- ujawnienie wspólnych interesów: wskazanie, że oprócz własnych interesów i celów mogą być interesy wspólne;
- realizacja wspólnego programu: wspólna praca rodzi współdziałanie;
- stworzenie lub ujawnienie zagrożenia zewnętrznego: pogodzenie się w celu wspólnej obrony;
- wzajemne poznanie się stron będących w konflikcie: stworzenie warunków do lepszego poznania się;
- separacja: oddzielenie skłóconych stron;
- odwlekanie rozwiązania konfliktu: czas leczy rany /ale nie zawsze/;
- pogodzenie się z sytuacją konfliktu;
- stwarzanie pozorów zgody;
- motywacja przez konflikt: aspiracje człowieka nie zawsze odpowiadają możliwościom, rola kierownika w świadomym kształtowaniu aspiracji, potrzeb i celów, by stały się one bodźcem do działania;
- rozwój przez konflikt: wszystko co nowe, rodzi się w bólach;
Nie jest prawdą, że każdy konflikt jest szkodliwy. R.E. WALTON w "Interpersonal peacemaking" twierdzi, że konflikt interpersonalny o umiarkowanym napięciu może mieć konstruktywne konsekwencje
"Po pierwsze, może on spowodować wzrost motywacji i energii dającej się wykorzystać do realizacji zadań stawianych przez system społeczny. Nadto konflikt może sprzyjać innowacyjności jednostek i system z racji pojawienia się rozmaitych punktów widzenia i wzmożonego poczucia potrzeby ulepszeń. Po trzecie, każda osoba głębiej rozumie swe własne stanowisko, ponieważ konflikt zmusza ją do sformułowania własnych poglądów i do wysunięcia argumentów na poparcie swego stanowiska. Po czwarte, każda ze stron może osiągnąć silniejszą świadomość swej tożsamości. Po piąte, konflikt interpersonalny może być środkiem pomagającym w uporaniu się ze swymi własnymi konfliktami wewnętrznymi".
Lusia89