Wykład 3

PLANOWANIE

Planowanie związane jest z każdą działalnością racjonalną (działalność ludzka jest działalnością racjonalną). Plan jest zaliczany do elementów właściwych dla gatunku, ludzkiego i ściśle powiązany z działaniem człowieka.

Istota planowania i planu

Planowanie jako funkcja kierowania – to przewidywanie i dokonywanie optymalnego wyboru zadań, oraz określenie środków i warunków realizacji; ciąg czynności, plany i ostateczny efekt procesu planowania.

Ø        Aspekt czasowy planowania - musi być wyznaczony termin realizacji planu (granica czasowa) jeśli nie ustala się terminu nie można mówić o planowaniu

Ø        Plan jest efektem planowania

Ø        Planowanie ustala termin, cel środki i warunki realizacji celu

o         z reguły wyróżnia się moment przygotowania projektu i decyzje planistyczną (przyjęcie pewnego wariantu planu wcześniej ustalonego)

o         bardzo często planowanie ma charakter rutynowy (jeżeli planujemy „na własny użytek", wówczas plan może pozostać w formie abstrakcyjnej, w naszym umyśle – „wizja w umyśle"; może się zdarzyć, że plan będzie skomplikowany i zaistnieje potrzeba zapisania go w odpowiedni sposób (notatki) - planowanie w formie zmaterializowanej

o         wizja planu może zostać uzewnętrzniona. Przy planowaniu kierowniczym założenie planu trzeba przekazywać w formie ustnej lub pisemnej. Wykonawcy mogą otrzymać plan w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej. Zapis graficzny może być w formie aktu prawnego, np. budżet państwa (sam budżet jako plan przyjmuje formę aktu prawnego - ustawy na podstawie przepisów prawa; budżet gminy, miasta, województwa przyjmuje formę uchwał; plany te zabezpieczone są przymusem państwa). Większość planów wynika jednak z racjonalnego postępowania, a nie z przepisów prawa.

Zasady planowania, cechy charakterystyczne planów:

Zasada celowości - proces planowania uruchamia się aby osiągnąć zamierzony cel, wypełnienie tego wymogu pozwala określić jakie działania są niezbędne aby cel mógł zostać zrealizowany.

Zasada prymatu planowania względem pozostałych funkcji - przekonanie, że nie można bez planowania zrealizować innych funkcji, a planowanie poprzedza ich wykonanie.

Zasada kompleksowości (kompletności) - dotyczy głównie organizacji o rozbudowanej strukturze. Proces planowania obejmuje wszystkie szczeble w organizacji. Powstaje w ten sposób struktura planów odpowiadająca strukturze organizacji. Powstaje cel główny i cele cząstkowe zmierzające do wykonania celu głównego.

Zasada ustalania zakresu (przedmiotu) planowania - planowanie musi być związane z zakresem spraw - można mówić o różnych rodzajach, planów (finansowe, rzeczowe, krótko i długoterminowe).   

Zasada kreatywności - plan powinien być kreatywny, powinien uwzględniać potrzebę innowacji i adaptacji do zaistniałych warunków.

Zasada orientacji zewnętrznej planu - uwzględnienie uwarunkowań zewnętrznych np. oczekiwań nabywców głównie w działalności gospodarczej.

Zasada integracji - przebieg planowania gwarantujący skupienie wszystkich sił w działaniu organizacyjnym tj. najbardziej skuteczna i sprawna działalność prowadząca do określonego celu.

Zasada skuteczności we wdrożeniu - możliwość realizacji planu w takim kształcie, w jakim został zapisany. Pełna skuteczność jest mało prawdopodobna, chodzi więc o osiągniecie zamierzonego celu przy minimum niepożądanych konsekwencji. Potrzeba możliwości dokonywania zmian jest wpisana w istotę planowania, należy dążyć do tego, aby zmiany były minimalne (to świadczy o tym, że plan jest dobry).

Cechy charakterystyczne planów, cechy dobrego planu (wg Kotarbińskiego) - cechy te można odnieść do każdego planu. Dobry plan to plan spełniający następujące warunki:

Celowość - dobry plan powinien być celowy (wskazywać właściwe środki prowadzące do celu)

Wykonywalność - plan musi być wykonalny, o czym przekonujemy się dopiero w momencie realizacji planu (jeżeli został zrealizowany to jest wykonywalny); plan opiera się na domysłach wykonywalności, które mogą być oparte na dotychczasowym doświadczeniu, znajomości praw społecznych, ekonomicznych, przyrodniczych, zasad racjonalnego myślenia; konieczne są odpowiednie kwalifikacje planisty

Plan powinien być zgodny wewnętrznie - poszczególne elementy planu nie powinny wykluczać się wzajemnie, ani utrudniać swojej realizacji. Powinny wspomagać swoją realizację w miarę swoich możliwości, a zatem plan powinien stanowić harmonijną całość, być wewnętrznie zgodny

Operatywność (rozumiana w dwojaki sposób)

Ø        Plan operatywny - taki, od uświadomienia którego łatwo przechodzi się do realizacji - w tym znaczeniu operatywność uzależniona jest od prostoty, przejrzystości struktury i elementów, od których zależy uchwytność i zrozumiałość planu. Plan ma być jasny zarówno dla planistów, jak i dla adresatów tego planu.

Ø        Plan operatywny - taki, którego układ przewidywanych w planie działań jest sprawczy. Wg Kotarbińskiego „dobry plan, to plan dobrej roboty". Jest to odpowiedni układ działań zapewniający sprawcze osiągnięcie celu, sekwencji wykonywanych czynności.

Plan powinien być plastyczny (elastyczny) - cecha ta dotyczy przyszłości - plan może zostać zmieniony gdy zaistnieją odpowiednie przesłanki; plan powinien być tak zbudowany, aby była możliwość jego modyfikacji w razie konieczności, nie może zawierać postulatów i elementów, które nie dadzą się ewentualnie zmienić w przyszłości (możliwość przesuwania środków z jednego celu na inny cel); często w planie tworzy się rezerwy, tj. środki na sytuacje niezaplanowane, które mogą nastąpić w przyszłości. Plan bez rezerwy jest mało plastyczny.

Ograniczona szczegółowość planu - plan powinien być układem odniesienia, w ramach którego określa się cele. Wskazana jest ograniczona szczegółowość w tym zakresie, wskazuje się tylko pewne warunki, które powinni wykonywać wykonawcy planu

Kompletność - plan musi być kompletny (dążenie do ograniczenia szczegółowości nie mogą być nadmierne); istnieje granica między dwoma tendencjami, tj. dążeniem do ograniczenia szczegółowości i kompletnością planu (zagwarantowanie umieszczenia w planie elementów niezbędnych dla jego wykonania).

Ograniczoność w czasie poprzez określenie horyzontu czasu i ograniczoności w czasie - ograniczoność w czasie to konieczność wyznaczenia ram czasowych, w których mieściłaby się realizacja planu. Plan bez terminu realizacji, nie jest planem. Horyzont czasowy dostosowany do możliwości racjonalnego przewidywania (plan nie powinien wykraczać poza okres, w ramach którego istnieją racjonalne przesłanki przewidywania zdarzeń; dla różnych celów okres tego czasu jest różny; pewne przewidywania powinny uwzględniać racjonalne możliwości wykonania planu w danym czasie.

Racjonalizm — plan powinien być racjonalny, jego elementy powinny być poznawczo ugruntowane, co pozwala na odróżnienie programów realnych od utopijnych oraz na wyeliminowanie ryzyka.

Rodzaje planów

Wszystkie rodzaje planowania uzupełniają się wzajemnie.

Ø        ze względu na skale zagadnień

o         Plany makro (gospodarcze) - plany tworzone przez państwo (budżet)

o         Plany mikro (gospodarcze) - plany poszczególnych przedsiębiorstw

Ø        ze względu na sposób ujmowania zadań

o     Plany w ujęciu finansowym

o     Plany w ujęciu rzeczowym        

o     Plany w ujęciu przestrzennym

Ø        ze względu na przedmiot działania i charakter organizacji

o     Plany dotyczące budownictwa, rolnictwa, transportu itp.

Ø        Ze względu na horyzont czasowy

o     Plany długoterminowe

o     Plany krótkoterminowe    

o     Plany średnioterminowe

Ø        Ze względu na wagę (istotę) sprawy 

o         Plan operacyjny

Ø       są opracowywane w każdej komórce organizacyjnej instytucji

Ø       spełniają dwa podstawowe cele:

o wyznaczają cele, środki i sposoby ich osiągnięcia na danym szczeblu

o staje się instrumentem realizacji celów ustalonych przez plan wyższego szczebla

Ø       są planami wykonawczymi o charakterze krótkoterminowym i zdecentralizowanym

Ø       są instrumentami realizacji planów taktycznych i strategicznych

Ø       ich zadaniem jest bieżące doregulowywanie systemu (korekty w planach do
rzeczywistości, która ujawnia się w toku realizacji).

Ø       ich skutki nie mają charakteru długofalowego, dotyczą tylko fragmentu organizacji

Ø       jest to planowanie wykonawcze

o         Plan taktyczny w strukturze płaskiej, na szczeblu wykonawczym, może być zdecentralizowane na szczeblach pośrednich, w strukturze organizacyjnej:

Ø       ma charakter średniookresowy

Ø       podejmowane często na pośrednich szczeblach organizacji

Ø       zapewnia warunki do sprawnej realizacji celów strategicznych organizacji

Ø       kieruje się ustaleniami strategii, rozwiązuje konflikty między strategią, a wykonawstwem

Ø       jest to ogniwo pośrednie

o         Plany strategiczne

są planami długo terminowymi, powinny ustalić tzw. misje organizacji tj.
podstawowy kierunek rozwoju i działania, a także strukturę i strategię organizacji.

Strategia = koncepcja zasadniczych celów całej organizacji, oraz jej przyszłej pozycji względem
otoczenia. Musi być budowana na szczeblu centralnym. Planowanie strategiczne
charakteryzuje się następującymi cechami:             

Ø       obejmuje cele i kierunek działalności o podstawowym znaczeniu dla całej organizacji

Ø       w szerokim zakresie uwzględnia wpływ otoczenia

Ø       wiąże rodzaj i zakres organizacji całej działalności z jej możliwościami

Ø       określa sposób rozumienia zasobów organizacji (ludzkich i rzeczowych)

Ø       ma charakter długookresowy

Ø       prowadzą do powstania długotrwałych skutków

Ø       ma charakter kompleksowy (obejmuje wszystkie szczeble podejmowania na

              szczeblu najwyższym kierowniczym)

Ø       budowane w oparciu o analizę czynników wewnętrznych i zewnętrznych

Ø       są realizowane przez przygotowanie planu taktycznego oraz operacyjnego

Charakterystyka planowania strategicznego

Metody planowania strategicznego dzieli się na metody:

·           Bezscenariuszowe

·           Scenariuszowe

Metody bezscenariuszowe opierają się na przewidywaniu przyszłości na podstawie znanych trudności i faktów o przewidywanym prawdopodobieństwie. Można tworzyć tu wyraziste rozwiązania.

Analiza strategiczna:

TOWS-SWOT - charakteryzują wyniki brane pod uwagę przy analizie strategicznej. Do formowania globalnej strategii organizacji wykorzystuje się analizę otoczenia oraz wewnętrzną część organizacji. Ta analiza opiera się na wszystkich czynnikach mających wpływ na pozycje organizacji na podziale na wewnętrzną strukturę organizacji i na charakter skutków, które dzielimy na cztery rodzaje czynników:

o    Zewnętrzne pozytywne tzw. szansę

o    Zewnętrzne negatywne tzw. zagrożenia

o    Wewnętrzne pozy...