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CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones

Nombre: Contratación de Bienes y Servicios

Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de Logistica Organizacional.

Manual de Contratación de Bienes y Servicios

Imputados a Centros de Costo (K) y Proyectos de Inversión (P)

Módulo MM

Compras

CONTENIDO

1. Objetivos:

Adquirir el conocimiento para el manejo de la herramienta SAP R/3 en la contratación de Bienes y Servicios, y al mismo tiempo servir de consulta y guía permanentes ante cualquier duda o inquietud sobre el proceso.

2. Conceptos Generales

· La compra de bienes y servicios podrá hacerla directamente cualquier grupo de compras del Municipio de Medellín, de acuerdo con la delegación que para el efecto tenga cada una de las Secretarías.

· Sociedad: Es el nodo de más alta jerarquía dentro de la estructura contable, para el caso de Municipio de Medellín sólo existe una sociedad y es FIMM.

· Organización de compras: Identifica el origen o tipo de adquisición que se realizará: Bienes (1000), Servicios (2000) y Obra Pública (3000).

· División: Unidad organizacional que agrupa los negocios del Municipio de Medellín: 01 – Municipio de Medellín, 02 – Concejo de Medellín, 03 – Personería de Medellín, 04 – Fondo local de Salud.

· Datos maestros:

· Maestro de Proveedores o acreedores

· Maestro de Materiales

· Maestro de Servicios

· Grupo de Compras: Identifica a la Secretaría (Equipo de la empresa) que tramita la solicitud de pedido o pedido.

· Solicitante: Cualquier dependencia que pertenece a una Secretaría del Municipio de Medellín que tiene la necesidad de incorporar un bien o servicio.

· Condición de pago: Corresponde a las políticas establecidas por el Municipio de Medellín a través del COMFIS. En este caso se tendrá establecido el pago de la factura a los treinta (30) días y para los contratos de prestación de servicios personales serán cinco (5) días, ambos casos después de recibida la factura en la taquilla única del Municipio de Medellín

· Cuenta de mayor: Numeración establecida por la Contaduría Nacional para efectuar los asientos contables de las compras de bienes o servicios, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP).

· Centro Gestor: Unidad organizacional a la que le han sido asignados y actualizados recursos financieros y que tiene poder de decisión sobre el destino de los mismos, es decir, cada Secretaría.

· Posición presupuestaria: Es el código que identifica el objeto del gasto, corresponde a cada una de las partidas que componen los recursos financieros de un centro gestor y que en el Municipio de Medellín está acorde con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP).

· Elemento PEP: Es el código del proyecto de inversión asignado por Planeación Municipal.

· Fondos: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación.

· Tipo de imputación: Indica la manera como debe contabilizarse la compra del bien o servicio:

· Centro de costo (K): Si la compra del bien o servicio está destinada contablemente a un área o unidad especifica, en el Municipio de Medellín existen tres niveles identificados con un código: Alcaldía, Secretaría y Subsecretaría.

· Activo fijo (A): Si la compra del bien mueble es con presupuesto de funcionamiento, y se encuentra en el rango entre el cincuenta por ciento (50%) del smmlv y 2 veces el smmlv. El dato maestro solicitado por el sistema corresponde al código “300000001”. Si el presupuesto es de inversión y la compra es de bienes muebles, el dato maestro solicitado por el sistema corresponde al código “300000001”. En caso de compra de bienes inmuebles el código será “300000000”

· Proyecto (P): Si la compra del bien mueble o inmueble va dirigida a un proyecto. Debe estar creada previamente la estructura de proyectos en el módulo de proyecto con todos los elementos.

· Tipo de posición: Define cómo se controla el aprovisionamiento para una posición de material, de servicio o de mantenimiento y pueden ser:, en blanco para compra de materiales (bienes) o servicios y F para contratación de mantenimiento.

· Grupo de artículos: Cada uno de los bienes o servicios tiene asociado su correspondiente grupo de artículos con propiedades similares, los cuales fueron tomados del Sistema de Información para la Contratación Estatal (S.I.C.E.), discriminados así: 1000 – Bienes, 2000 – Servicios y 3000 – Obra Pública.

· Centro: De acuerdo con el sistema SAP R/3, en el Municipio de Medellín corresponde a los conceptos que sirven para clasificar los gastos entre funcionamiento y gastos de inversión, así:

CAM0 – Presupuesto de Funcionamiento

CAM1 – Presupuesto de Inversión

3.

ZCOO Convenios Cooperación

ZCPU Convocatoria Pública

ZLIC Licitación Pública

ZPSP Prest.Srv Personales

4.

ZACU Acuerdos

ZAJU Solpe Ajuste Pptal.

ZBIM Compras Bien Inmueble

ZCBM Comodatos Muebles

ZCCS Contratación Directa

ZCDT Comodatos Inmuebles

ZCME Concurso de meritos

ZCNV Convenios

5. Flujograma

ETAPA PRECONTRACTUAL

Selección del procedimiento

de contratación

Solicitud Pedido

ME51N

Ruta: Logística/Gestión de materiales/Compras/Solicitud de pedido

Para incorporación de bienes y servicios se tiene los siguientes códigos de liberación:

A3 – Secretaría responsable de enviar información al portal - (ZCPU, ZLIC, ZCCS).

ETAPA PRECONTRACTUAL

Logistico Grupo Intertdisciplinario / Liberar

(Liberación de SolP)

ME54N individual

Ruta: Logística/Gestión de materiales/Compras/Solicitud de pedido/liberación/Liberación individual

ETAPA PRECONTRACTUAL

Solicitud de cotizaciones o ingreso de oferentes

(Petición de Oferta)

ME41

Ruta: Logística/Gestión de materiales/Compras/Pet. Oferta/Oferta/Petición Oferta

Solicitud e Ingreso de oferentes, para los siguientes procesos de contratación: ZCDI - Contratación Directa, ZCNV – Convenios, ZCPU - Convocatoria Pública, ZLIC – Licitación Pública, ZPSP - Prestación de Servicios Personales (Prest.Srv.Personales).