Artykuł dotyczy: Microsoft Outlook 2000/2002/2003 Spis treści:
Wstęp
Instalacja i uruchamianie makra
Uruchamianie makra z paska narzędzi
Poziomy zabezpieczeń makr
Materiały dodatkowe
Wstęp W Microsoft Office Outlook, podobnie jak w innych aplikacjach pakietu Microsoft Office, można tworzyć własne makra, które automatyzują czynności często wykonywane w programie i nierzadko pozwalają nam zaoszczędzić sporo cennego czasu. Makra tworzy się w języku Visual Basic for Applications (VBA) wykorzystując model obiektowy (obiekty) Outlook'a. Obiektów w Outlook'u jest kilkadziesiąt. Każdy z nich ma po kilkanaście właściwości, klika metod oraz zdarzeń. Dzięki temu można tworzyć makra, które w znaczący sposób pozwalają przyspieszyć i ułatwić pracę użytkownika, a nawet zaimplementować brakujące funkcje. Z drugiej strony duża liczba obiektów, ich właściwości i metod powoduje, że potrzebne jest nieco czasu, aby się z nimi wszystkimi zapoznać i zacząć w miarę swobodnie posługiwać. Na szczęście w Internecie istnieje wiele makr i zazwyczaj można znaleźć takie, które rozwiązuje nasz problem. Czasami wystarczy wprowadzić kilka drobnych zmian, czasami żadnej. Dlatego nawet użytkownik, który nie zna modelu obiektowego Outlook'a lub zna go tylko pobieżnie, może wykorzystywać makra w codziennej pracy. Powinien jednak dokładnie wiedzieć, w jaki sposób makro poprawnie zainstalować i jak najwygodniej uruchomić. Instalacja i uruchamianie makra Gdy znajdziemy odpowiednie makro, musimy zapisać je w edytorze Visual Basic, zanim będziemy mogli uruchomić je w Outlook'u. Aby otworzyć edytor Visual Basic, należy z menu Outlook'a wybrać "Narzędzia | Makro | Edytor Visual Basic" lub użyć kombinacji klawiszy Alt+F11 (edytor Visual Basic nie jest dostępny w języku polskim) (rys.1).
Rys.1 Edytor Visual Basic w programie Microsoft Office Outlook.
Po lewej stronie w oknie "Project" znajduje się obecny projekt o nazwie "Project1". Po jego rozwinięciu zobaczymy katalog o nazwie "Microsoft Outlook Objects", a w nim moduł "ThisOutlookSession". W module tym możemy umieszczać kod naszych makr. "Project1" jest jedynym projektem, jaki może istnieć w Outlook'u, nie możemy go ani usunąć ani dodać nowego, można co najwyżej zmienić jego nazwę. Jeśli korzystamy z wielu makr możemy utworzyć dodatkowe moduły i umieszczać w nich makra. Aby utworzyć nowy moduł, należy kliknąć prawym klawiszem myszy w oknie "Project" i z menu wybrać "Insert | Module". Makra umieszczone w innych modułach można używać w Outlook'u tak samo, jak te umieszczone w module "ThisOutlookSession". Jest jednak jeden wyjątek. Jeśli makro wykorzystuje zdarzenia obiektów Outlook'a wtedy musi być umieszczone w module "ThisOutlookSession". Makro korzystające ze zdarzeń możemy poznać po tym, że przynajmniej jedna ze zmiennych zadeklarowana jest ze słowem kluczowym WithEvents. Dla przykładu użyjmy poniższego makra, które tworzy nową wiadomość HTML o określonym temacie i treści:
Sub CreateHTMLMail()
Dim oMail As MailItem
Set oMail = Application.CreateItem(olMailItem)
oMail.HTMLBody = "<b>Witam</b>, <br>to jest treść wiadomości"
oMail.Subject = "Test HTML"
oMail.Save
End Sub
Po skopiowaniu kodu makra do modułu "ThisOutlookSession" lub innego, możemy zamknąć edytor Visual Basic. Aby wywołać makro, w menu Outlook'a należy wybrać "Narzędzia | Makro | Makra" lub nacisnąć Alt+F8. Wyświetlone zostanie okno z listą obecnie dostępnych makr. Na liście należy zaznaczyć makro o nazwie "CreateHTMLMail" i kliknąć "Uruchom" (rys.2).
Rys.2 Uruchamianie makra.
Uruchamianie makra z paska narzędzi Korzystając z możliwości dostosowywania interfejsu użytkownika w Outlook'u, możemy utworzyć własny pasek narzędzi zawierający najczęściej używane makra. Aby utworzyć nowy pasek narzędzi:
1.
W menu wybierz "Narzędzia | Dostosuj".
2.
Przejdź do zakładki "Paski narzędzi" i kliknij "Nowy".
3.
Podaj nazwę nowego paska narzędzi (np. "Makra") i kliknij OK (rys.3).
4.
Nie zamykaj okna "Dostosowywanie" - będzie nam jeszcze potrzebne.
Utworzony i wyświetlony zostanie nowy pusty pasek narzędzi.
Rys.3 Tworzenie nowego paska narzędzi.
Aby utworzyć na pasku nowy przycisk uruchamiający makro "CreateHTMLMail":
Na dialogu "Dostosowywanie" przejdź do zakładki "Polecenia".
Na liście "Kategorie" wybierz "Makra".
Na liście "Polecenia" zaznacz makro o nazwie "Project1.CreateHTMLMail" i przeciągnij je myszką na pasek narzędzi "Makra" (rys.4). Makro możesz przeciągnąć również na jeden ze standardowych pasków narzędzi, a nawet umieścić je w którymś z menu Outlook'a. Jeśli makro zostało umieszczone w module "ThisOutlookSession", jego nazwa będzie wyglądać następująco "Project1.ThisOutlookSession.CreateHTMLMail". Jeśli na liście nie widzisz makra, uruchom ponownie Outlook'a i powróć do tego kroku.
Rys.4 Tworzenie nowego przycisku na pasku narzędzi.
Teraz kliknij prawym klawiszem myszy na utworzonym właśnie przycisku makra na pasku narzędzi (rys.5). Wyświetlone zostanie menu, które zawiera opcje umożliwiające edycję wyglądu przycisku. Przede wszystkim będziemy chcieli zmienić jego nazwę na nieco krótszą. W menu kliknij na pole edycji znajdujące się obok pozycji "Nazwa" i wpisz samą nazwę makra, czyli "CreateHTMLMail". Wciśnij Enter, aby zatwierdzić zmianę.
Rys.5 Edycja właściwości przycisku na pasku narzędzi.
5.
Teraz zmieńmy również ikonę przycisku. Użyjmy ikony wiadomości, która znajduje się na przycisku "Nowy" na standardowym pasku narzędzi:
a)
W tym celu najpierw musimy wykonać zrzut ekranu wciskając Alt+PrintScreen.
b)
Otwórz program Paint i wklej zawartość schowka wybierając Ctrl+V.
c)
Zaznacz ikonę wiadomości używając narzędzia "Zaznacz". Zaznaczenie powinno mieć dokładnie rozmiar 16 na 16 pikseli, w przeciwnym wypadku ikona zostanie automatycznie rozciągnięta do takiego rozmiaru i będzie źle wyglądać.
d)
Skopiuj zaznaczenie do schowka.
e)
Przejdź z powrotem do programu Outlook i kliknij prawym klawiszem myszy na przycisku makra na pasku narzędzi (okno "Dostosowywanie" powinno być cały czas otwarte). Z menu wybierz polecenie "Wklej obraz przycisku". Ikona przycisku powinna zamienić się na obrazek zaznaczony w programie Paint.
f)
Teraz możesz zamknąć dialog "Dostosowywanie".
Po kliknięciu przycisku "CreateHTMLMail" na pasku narzędzi "Makra" zostanie wykonane makro (rys.6). Jest to zdecydowanie szybszy sposób uruchamiania makr, niż ich wybór z dialogu "Makra". Pasek narzędzi "Makra" możesz umieścić obok innych pasków narzędzi. Możesz go również zamknąć i w każdej chwili ponownie wyświetlić wybierając w menu polecenie "Widok | Paski narzędzi | Makra".
Rys.6 Nowy pasek narzędzi z przyciskiem "CreateHTMLMail".
Poziomy zabezpieczeń makr Z makrami w Outlook'u związany jest poziom zabezpieczeń, który można ustawić na "Niskie", "Średnie", "Wysokie" i "Bardzo wysokie". Poziom zabezpieczeń stawiony na "Bardzo wysokie" powoduje, że w Outlook'u nie mogą być uruchamiane żadne makra. Jeśli stopień zabezpieczeń ustawiony jest na "Wysokie", to uruchamiane mogą być tylko cyfrowo podpisane makra. Jeśli stopień zabezpieczeń będzie "Średnie", przed każdym pierwszym w danej sesji uruchomieniem któregoś makra, Outlook będzie wyświetlał okno z pytaniem, czy makra mogą być uruchamiane (rys.7).
Rys.7 Ostrzeżenie o uruchamianiu makra wyświetlane przy średnim poziomie zabezpieczeń.
Przy poziomie zabezpieczeń "Niskie" wszystkie makra mogą być uruchamiane bez żadnych ograniczeń. Aby używać makr musisz więc ustawić poziom zabezpieczeń na "Średnie" lub "Niskie", albo na poziom "Wysokie" i podpisać makro (ale o tym w osobnym artykule). Poziom zabezpieczeń makr możesz określić po wybraniu w menu "Narzędzia | Makro | Zabezpieczenia" (rys.8).
Rys.8 Ustawianie poziomu zabezpieczeń makr.
Materiały dodatkowe Przykładowe makra dla Microsoft OutlookUruchamianie, zabezpieczanie i dystrybucja makr - artykuł zawiera między innymi szczegółowe informacje na temat elektronicznego podpisywania makr w Outlook'u.
Jeśli masz jakieś pytania lub komentarze dotyczące tego artykułu, napisz na forum lub wyślij do nas e-maila. (c) CodeTwoWszelkie prawa zastrzeżone. Artykuł ten, ani żadna z jego części nie może być kopiowana i/lub publikowana bez wyraźnej zgody autora.
Jeśli pewne zadanie w programie Microsoft Word jest często wykonywane, można je zautomatyzować, stosując makro. Makro jest ciągiem poleceń i instrukcji programu Word, działającym i uruchamianym podobnie jak pojedyncze polecenie, służącym do automatycznego wykonania określonego zadania.
Oto kilka typowych zastosowań makr:
· Przyspieszenie czynności związanych z edycją i formatowaniem
· Połączenie kilku poleceń, na przykład wstawianie tabeli o określonym rozmiarze i obramowaniu oraz o określonej liczbie wierszy i kolumn
· Ułatwienie dostępu do opcji znajdujących się w określonym oknie dialogowym
· Automatyzacja serii zadań złożonych
W programie Word można tworzyć makra na dwa sposoby: za pomocą rejestratora makr oraz przy użyciu Edytora Visual Basic (Edytor Visual Basic: Środowisko, w którym można pisać nowy i edytować istniejący kod i procedury języka Visual Basic for Applications. Edytor Visual Basic zawiera pełny zestaw narzędzi debugowania, który ułatwia znajdowanie w kodzie błędów składni, wykonania i błędów logicznych.).
Rejestrowanie makra
Rejestrator makr w programie Word działa jak rejestrator taśmowy. Rejestruje on naciśnięcia klawiszy i kliknięcia myszy, tłumacząc je na kod języka Microsoft Visual Basic for Applications (VBA: Język makr, który jest wersją języka Microsoft Visual Basic. Służy on do programowania aplikacji systemu Windows i jest dołączony do kilku aplikacji firmy Microsoft.). Podczas rejestrowania makra można używać myszy do klikania poleceń i opcji, ale nie do zaznaczanie tekstu. Aby zarejestrować te akcje, należy użyć klawiatury. Na przykład można użyć klawisza F8 w celu zaznaczenia tekstu i nacisnąć klawisz END, aby przenieść kursor na koniec wiersza.
Porady dotyczące rejestrowania makr
· Przed zarejestrowaniem makra należy zaplanować poszczególne czynności i polecenia, które makro ma wykonywać.
· Jeśli podczas rejestracji zostanie popełniony błąd, wszelkie próby naprawienia go również zostaną zarejestrowane. Później można dokonać edycji makra w celu usunięcia niepotrzebnie zarejestrowanych czynności.
· Należy spróbować przewidzieć, jakie komunikaty może wyświetlić program Word, ponieważ mogą one wstrzymać działanie makra.
· Jeśli makro zawiera polecenie Znajdź lub polecenie Zamień z menu Edycja, na karcie Znajdź lub Zamień kliknij przycisk Więcej, a następnie w polu Wyszukaj kliknij pozycję Wszędzie. Jeśli wyszukiwanie jest dokonywane tylko w dół lub tylko w górę dokumentu, po napotkaniu początku lub końca dokumentu makro jest zatrzymywane i wyświetlany jest komunikat z zapytaniem, czy kontynuować wyszukiwanie.
· Jeśli rejestrowane makro ma być również stosowane w innych dokumentach, należy się upewnić, że działanie makra nie jest uzależnione od zawartości bieżącego dokumentu.
· Jeśli określone makro jest często wykonywane, przypisz je do przycisku paska narzędzi, menu lub klawisza skrótu. Umożliwia to bezpośrednie uruchamianie makra bez konieczności otwierania okna dialogowego Makra.
Tworzenie makr przy użyciu Edytora Visual Basic
Do tworzenia bardzo elastycznych i skomplikowanych makr zawierających instrukcje Visual Basic, których nie można nagrać, można zastosować Edytor Visual Basic.
Podczas stosowania Edytora Visual Basic można skorzystać z dodatkowej pomocy, takiej jak informacje o obiektach (obiekt: Tabela, wykres, grafika, równanie lub inna forma informacji. Obiekty utworzone w jednej aplikacji, na przykład arkusze kalkulacyjne, a także połączone z inną aplikacją lub w niej osadzone nazywane są obiektami OLE.) i właściwościach (właściwość: Nazwany atrybut formantu, pola lub obiektu, który ustawia się w celu określenia jednej cechy obiektu (takiej jak rozmiar, kolor lub położenie na ekranie) albo aspektu jego działania (na przykład, czy obiekt jest ukryty).).
Przypisywanie makr do przycisków pasków narzędzi, menu i klawiszy skrótów
Aby uzyskać szybki dostęp do utworzonego makra, można je przypisać do paska narzędzi (pasek narzędzi: Pasek zawierający przyciski i opcje używane do wywoływania poleceń. Aby wyświetlić pasek narzędzi, należy kliknąć polecenie <b>Dostosuj</b> w menu <b>Narzędzia</b>, a następnie kliknąć kartę <b>Paski narzędzi</b>.), menu (menu: Lista poleceń wyświetlana po kliknięciu nazwy menu na pasku menu lub innym pasku narzędzi.) lub klawiszy skrótów (klawisz skrótu: Klawisz funkcji lub kombinacja klawiszy, na przykład F5 lub CTRL+A, której można użyć, aby wykonać polecenie menu. W odróżnieniu od niego klawisz dostępu jest kombinacją klawiszy, na przykład ALT+F, która przenosi fokus na menu, polecenie lub formant.). Aby uruchomić makro, wystarczy tylko kliknąć przycisk na pasku narzędzi lub polecenie menu bądź też nacisnąć klawisz skrótu.
Jeśli nowo utworzone makro będzie miało taką samą nazwę, co już istniejące, wbudowane polecenie programu Word, akcje nowego makra zastąpią akcje wbudowanego polecenia. Na przykład jeśli nowe makro zostanie zarejestrowane i nazwane ZamknijPlik, to zostanie przypisane do polecenia Zamknij. Po wybraniu polecenia Zamknij zostaną wykonane akcje zarejestrowane w nowym makrze.
Uwaga W przypadku popełnienia pomyłki należy po prostu usunąć nowo utworzone makro i zarejestrować je ponownie pod nową nazwą. We wbudowanym poleceniu pozostaną oryginalne akcje.
Przechowywanie makr
Makra mogą być przechowywane w szablonach (szablon: Plik lub pliki zawierające strukturę i narzędzia do nadawania ostatecznych kształtów takim elementom, jak styl i układ strony ukończonych plików. Na przykład szablony programu Word mogą nadawać kształt pojedynczemu dokumentowi, a szablony programu FrontPage — całej witrynie sieci Web.) lub w dokumentach. Makra są domyślnie przechowywane w szablonie Normal.dot (szablon Normal.dot: Szablon globalny, którego można użyć dla dowolnego typu dokumentu. Szablon ten można zmodyfikować, aby zmienić domyślne formatowanie lub zawartość dokumentu.), tak aby były dostępne w każdym dokumencie programu Word. Jeśli makro ma być zastosowane w jednym dokumencie, należy zapisać je w tym dokumencie. Indywidualne makra w dokumencie są zapisywane w projektach makr (projekt makra: Kolekcja składników, w tym formularzy, kodu i modułów klas, które tworzą makro. Projekty makr utworzone w języku Microsoft Visual Basic for Applications można dołączać do dodatków i do większości programów pakietu Microsoft Office.), które można kopiować z jednego dokumentu do innego.
Automatyzacja zadań na stronach sieci Web
Aby zautomatyzować zadanie w dokumencie programu Word, który został zapisany oraz opublikowany jako strona sieci Web, zamiast stosowania makra, można użyć kotwicy skryptu (kotwica skryptu: Wizualna reprezentacja skryptu na stronie sieci Web otwartej w programie pakietu Microsoft Office. Kotwice skryptów nie są wyświetlane domyślnie. Różne kotwice skryptów reprezentują skrypty napisane w różnych językach skryptów.) i Edytora skryptów Microsoft (Microsoft Script Editor: Program używany do edytowania tekstu, tagów HTML i dowolnego kodu języka Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) na stronie dostępu do danych. W programie Script Editor można również wyświetlić stronę w takiej postaci, w jakiej będzie się ona pojawiać w przeglądarce sieci Web.).
Zakotwiczenia skryptów oznaczają miejsca, w których mają być zachowane skrypty w dokumencie Word. P...
E.w.k.a