Rozmowa kwalifikacyjna jest najpopularniejszą metodą oceny kandydatów do pracy. Nie ma pracodawcy, który zrezygnowałby z tej metody poznania przyszłych pracowników. Każdy, kto starał się o pracę, wie jak ważnym momentem w całej procedurze rekrutacji jest rozmowa kwalifikacyjna. Każdy kandydat wielokrotnie zadawał sobie pytania: Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej ?; Co zrobić aby dobrze wypaść?
Jak przebiega rozmowa kwalifikacyjna?
Rozmowa kwalifikacyjna nie jest po prostu spotkaniem pracodawcy z ewentualnym przyszłym pracownikiem. Przeprowadzana jest w celu sprawdzenia kwalifikacji i umiejętności kandydata (kryteria oceny). Można spodziewać się więc, że osoba przeprowadzająca wywiad zadawała będzie pytania sprawdzające kryteria oceny i zainteresowana będzie faktami potwierdzającymi kwalifikacje i umiejętności kandydata. W zależności od tego jak złożone kryteria będą oceniane, rozmowa może trwać od ok. 20 minut do ponad godziny. Może się również zdarzyć, że pracodawca zaplanuje serię kilku kolejnych rozmów kwalifikacyjnych z osobami, których zadaniem będzie sprawdzenie odrębnych kryteriów. W praktyce bardzo często rozmowa kwalifikacja najpierw prowadzona jest przez specjalistów z działu personalnego, a potem przez osobę której podlegać będzie dane stanowisko. Oprócz pytań, których celem jest sprawdzenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych, pracodawcy analizują życiorys zawodowych kandydata, wyjaśniając na czym polegają jego doświadczenia zawodowe, uzupełniając brakujące informacje lub wyjaśniając niezrozumiałe, czy nie do końca jasne fakty.
Jakie pytania zadają najczęściej pracodawcy?
Większość pytań zadawanych w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej dotyczy sytuacji zawodowej kandydata. Doświadczenie pokazuje, że stosunkowo rzadko pracodawcy analizują sytuację rodzinną kandydata. Robią to przeważnie tylko wtedy gdy może mieć ona duży wpływ na pracę zawodową (konieczność częstych wyjazdów, praca w delegacjach itp.). Praktyka pokazuje również, że pracodawcy nie zadają kandydatom pytań dotyczących ich światopoglądu, poglądów politycznych, społecznych czy religijnych. Może się natomiast zdarzyć, że w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej zadawane będą pytania dotyczące zainteresowań, czy planów zawodowych i życiowych. Najczęściej w rozmowie kwalifikacyjnej poruszane są następujące tematy:
· historia zatrudnienia (kolejne miejsca pracy – informacje o firmach i zajmowanych stanowiskach),
· wykonywane zadania i obowiązki,
· osiągnięcia zawodowe i najważniejsze sukcesy,
· przyczyny zmiany miejsca pracy,
· oczekiwane wynagrodzenie,
· czas konieczny na podjęcie nowej pracy (termin wypowiedzenia),
· plany zawodowe i rozwojowe,
· przebieg edukacji i plany szkoleniowe.
Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej?
Przygotowując się do rozmowy kwalifikacyjnej pamiętać należy, że osoby które ją przeprowadzają, poszukują informacji pozwalających sprawdzić to, czy kandydat spełnia określone kryteria selekcji. W tym celu zadają pytania sprawdzające wiedzę i umiejętności zawodowe kandydatów oraz analizują życiorys zawodowy. Dobre przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej wymaga dwóch rzeczy: zrozumienia tego jakie kryteria będą sprawdzane oraz dokładnej autoanalizy własnej kariery zawodowej. Jeśli pracodawca poszukuje osób samodzielnych i posiadających doświadczenie w sprzedaży, należy zastanowić się jakie fakty z mojego życiorysu zawodowego wskazują, że spełniam te wymagania (jestem samodzielny i posiadam doświadczenie w sprzedaży) i na nich skoncentrować się w rozmowie kwalifikacyjnej. Należy przy tym pamiętać, że skuteczna strategia przekazywania tych informacji, polega na podawaniu faktów z własnej kariery zawodowej – wnioski powinien wyciągać sam prowadzący. Przystępując do rozmowy kwalifikacyjnej należy również przemyśleć kwestie związane z oczekiwanym wynagrodzeniem. Pytanie to zadawane jest w każdej rozmowie kwalifikacyjnej. Najlepsza strategia odpowiedzi polega na uzasadnieniu własnych oczekiwań w oparciu o zewnętrzne obiektywne czynniki (aktualne zarobki, płaca na rynku itp.).
Można sformułować trzy podstawowe zasady odpowiadania na pytania: koncentracja na faktach, szczerość, gotowość do udzielania wyjaśnień. Ich przestrzeganie jest podstawowym elementem skutecznej autoprezentacji.
Jakie pytania zadać pracodawcy?
Rozmowa kwalifikacyjna jest dla osoby poszukującej pracy szansą na poznanie swojego ewentualnego przyszłego pracodawcy. W procesie rekrutacji także ona podejmuje decyzje o tym, czy podjąć pracę w nowej firmie. Warto zadbać o to, by decyzja ta była świadoma i przemyślana. W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej można zadawać pracodawcy wszystkie pytania, które pomogą zrozumieć na czym polegają obowiązki związane z danym stanowiskiem oraz to w jakim kontekście wykonywana będzie praca. Najczęściej warto zadawać następujące pytania:
· zadania i obowiązki związane ze stanowiskiem,
· miejsce w strukturze organizacji (pion, dział itp.)
· komu podlega stanowisko?; ewentualnie - jakie stanowiska są mu podporządkowane?,
· czy stanowisko już istniało w strukturze organizacyjnej, czy jest dopiero tworzone?
· ile jest stanowisk podobnych?,
· jakie są możliwości awansu i rozwoju?,
· jaka jest sytuacja firmy: pozycja na rynku, wielkość zatrudnienia, obroty, główni konkurenci.
Zawartość CV
Dobrze przygotowany życiorys powinien zawierać:
· Dane osobowe,
· Opis wykształcenia i odbytych kursów,
· Chronologiczne wypunktowanie doświadczenia zawodowego wraz z opisem zakresu obowiązków,
· Posiadane umiejętności i uprawnienia,
· Osiągnięcia zawodowe,
· Referencje,
· Zainteresowania.
Oczekuje się, że CV dostarczy zwięzłych informacji umożliwiających:
· Swobodny kontakt z kandydatem w celu zaproszenia na spotkanie,
· Ocenę posiadanego doświadczenia zawodowego,
· Ocenę wykształcenia kandydata i odbytych kursów,
· Zapoznanie z zakresem obowiązków na każdym z zajmowanych stanowisk,
· Zebranie referencji podczas kolejnych etapów weryfikacji kandydata,
· Zaznajomienie się z najważniejszymi osiągnięciami kandydata.
Cechy dobrego życiorysu
Dobrze przygotowany powinien być:
· Bezbłędny (!),
· Czytelny,
· Chronologiczny,
· Zrozumiały,
· Zwięzły,
· Wydrukowany.
Jak się zaprezentować?
· Wiarygodnie - poprzez wykazanie się znajomością zagadnienia, unikania tendencyjności w przekazywaniu treści.
· Jeśli jesteś ekstrawertykiem, uważaj, żebyś nie przytłoczył słuchaczy. Jeśli introwertykiem - nie staraj się schować za pulpitem, rzutnikiem czy stertą papierów.
· Zachowaj się jak osoba odnosząca sukcesy, bądź uśmiechnięty, wprowadź odprężającą atmosferę.
Jak mówić?
· Wykorzystuj maksymalnie swoje warunki głosowe: siłę, skalę głosu.
· Moduluj głos, szczególnie przy przekazywaniu trudnych treści.
· Przed wystąpieniem staraj się wyeliminować napięcie, np. stosując oddechowa ćwiczenia odprężające.
· Zachowaj właściwą postawę ciała.
· Mówiąc do małej grupy osób, od czasu do czasu patrz na każdą z nich. Jeśli do dużego audytorium - spoglądaj mniej więcej na odległość 2/3 rzędów.
· Korzystając z pomocy wizualnych, staraj się nie tracić kontaktu wzrokowego ze słuchaczami.
· Mów językiem zrozumiałym, spójnym i poprawnym gramatycznie.
· Unikaj wyrażeń żargonowych i zbyt ostrych lub specjalistycznych. Zachowaj takt i uprzejmość.
Parafraza
Używając poniższych nawyków językowych, zwanych parafrazą, dzięki której można upewniać się, czy poprawnie rozumiemy wypowiedź interlokutora:
· “Rozumiem, że chodzi Ci o ...”
· “Miałeś chyba na myśli...”
· “Inaczej mówiąc...”
· “Do tej pory dowiedziałem się od Ciebie, że...”
Co mówić?
· Nie wprowadzaj zbyt wielu nowych pojęć lub danych.
· Nie obawiaj się stosowania synonimów, powtórzeń tych samych treści w inny sposób, kiedy jest to uzasadnione, np. stopniem skomplikowania tematu.
· Na początku skrótowo przedstaw główną tezę wystąpienia, na końcu podsumuj, wyciągnij wnioski.
· Staraj się opanować umiejętność organizowania przekazu.
· Stosuj metafory, anegdoty, przykłady jednostkowe.
Rozmowa kwalifikacyjna
Rozmowa kwalifikacyjna jest najbardziej popularnym narzędziem rekrutacji. Pracodawcy bardzo często oceniają kandydata tylko na podstawie spotkań z nim, gdyż wtedy mają okazję zobaczyć, poznać i ocenić go bezpośrednio. Umawiając się na spotkanie, pamiętajmy o:
· Punktualności – lepiej pojawić się 15 minut wcześniej i poczekać, niż przyjść nawet 2 minuty później.
· Przywitaniu – przywitajmy się z naszym gospodarzem. Ale to on cię zaprosił, więc czekajcie aż on poda rękę.
· Postawie – zachowajmy właściwą postawę ciała. Miejmy otwartą pozycję, bądźmy uśmiechnięci i pogodni.
· Spokoju – zachowajmy spokój, pamiętajmy o odznakach, które mogą zdradzić nasze zdenerwowanie i starajmy się je ukryć.
· Słuchaniu – dużo trudniej jest uważnie słuchać niż mówić, więc bardzo uważnie wsłuchujmy się w wypowiedź naszego romówcy i dopowiadajmy na pytania, nie przejmujmy inicjatywy w prowadzeniu spotkania.
· Pytaniach - spotkania są zwykle nastawione na poznanie kandydata. Pracodawcy chcą uzyskać jak najwięcej informacji na temat tego, czy będziesz dla nich odpowiednim partnerem. Nie zadawaj wtedy pytań związanych z wynagrodzeniem, obowiązkami czy odpowiedzialnością. Gdy zostaniesz zaproszony na kolejne spotkanie, będziesz mieć szansę na zadanie swoich pytań.Pamiętaj, że od firmy, w której starasz się o pracę, zależy czy przeprowadza jedną, dwie czy więcej rozmów kwalifikacyjnych. Dlatego, gdy przedstawiciel firmy da Ci czas na zadawanie pytań, zrób to (pytania powinny być przygotowane już na pierwsze spotkanie). Pamiętaj o tym, że rekrutacja to dwustronny proces. Wykorzystaj więc szansę wydobycia informacji, które najbardziej Cię interesują.
Przygotowania do rozmowy kwalifikacyjnej
Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej? Otóż:
· Unikalność i osiągnięcia - pracodawcy lubią dobrze przygotowanych do spotkania kandydatów. Przygotuj się solidnie i nie polegaj tylko na swoim uroku oraz że podasz jakiś przykład ze swojego życia zawodowego.
· Przekonywująco – rozmowa kwalifikacyjna jest jedyną szansą, aby przekonać do siebie pracodawcę. Trzeba być więc przygotowanym do spotkania tak, aby przekonać drugą stronę, że jesteś właśnie kandydatem, którego poszukują.
· Wiadomości o firmie – dowiedz się jak najwięcej o firmie, jej produktach lub oferowanych usługach, pozycji na rynku i wizerunku jaki posiada.
· Znajomość CV – zapoznaj się ze swoim CV i listem motywacyjnym, które wysłałeś do pracodawcy. Koniecznie trzeba te dokumenty skopiować przed wysłaniem i najlepiej zachować razem z ogłoszeniem, na które odpowiadałeś.
· Przygotowane pytania – wiedz, czego chcesz się dowiedzieć od firmy.
· Ubiór – należy przyjść w oficjalnym stroju.
· Informacje o spotkaniu – musisz wiedzieć gdzie, kiedy i z kim się spotykasz.
· Potrzebne dokumenty – warto przynieść ze sobą oryginał CV, zaświadczenia o kursach i inne wartościowe dokumenty.
hantajo