DOKUMENTACJA KSIEGOWA.doc

Dowód księgowy jest podstawą zapisu w księgach rachunkowych, potwierdza on fakt zaistnienia operacji gospodarczej; to szczegółowa informacja księgowego zaistniałej operacji gospodarczej, zgodna z przepisami prawa, zawierająca niezbędną treść i będąca podstawą zapisu w ewidencji księgowej.

Bez dowodu księgowego nie może mieć miejsca żaden zapis w rachunkowości.

Elementy dowodu księgowego:

·         nazwa dowodu i jego numer

·         określenie stron uczestniczących w operacji gospodarczej (nazwy, adresy)

·         opis zaistniałej operacji

·         wartość operacji

·         data wystawienia dokumentu

·         data dokonania operacji

·         podpis wystawcy dowodu

·         podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe

·         stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

Cechy dowodu księgowego:

·         rzetelność – zgodność z rzeczywistym przebiegiem zdarzenia, które dokumentuje

·         kompletność – zawiera wszystkie niezbędne elementy

·         wolny od błędów rachunkowych

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych korekt typu: wymazywanie, przeróbki oraz używanie korektorów.

KLASYFIKACJA DOWODÓW KSIĘGOWYCH

Kontrola dokumentów księgowych – poprzedza zaksięgowanie dokumentu

·         kontrola formalna – sprawdzenie, czy dokument został wystawiony zgodnie z przepisami prawnymi i zawiera wszystkie elementy określone ustawą oraz brak jest niedozwolonych korekt

·         kontrola rachunkowa – stwierdzenie, czy dokument nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach

·         kontrola merytoryczna – stwierdzenie, czy dane zawarte w dokumencie są zgodne z rzeczywistością i czy wyrażona w dokumencie operacja była zgodna z przepisami (prawdziwość, celowość, gospodarność)

Po dokonaniu kontroli i nie stwierdzeniu żadnych uchybień dowód księgowy powinien być zaopatrzony w uzupełnione zapisami pieczęci.

Uprawnienia i obowiązki w zakresie kontroli dokumentów powinny być wyrażone w formie pisemnej.

Wyjątkową uwagę należy poświęcić drukom ścisłego zarachowania ( zostają objęte kontrolą od chwili przyjęcia do jednostki; posiadają numery nadane już w drukarni lub w momencie przyjęcia ich do jednostki; znajdują się w specjalnej ewidencji formularzy druków ścisłego zarachowania) oraz drukom ścisłej kontroli (numery nadaje się w momencie wydania ich do wykorzystania i od tej chwili są one objęte kontrolą i zostają ujęte w specjalnej ewidencji).

Dekretowanie (kwalifikowanie) dokumentów to podanie na dokumencie sposobu jego ewidencji

Segregowanie (grupowanie) dokumentów to układanie ich wg jednorodnych grup rodzajowych (np. dokumenty kasowe, magazynowe) oraz wg urządzeń, w których będą księgowane (np. rejestr sprzedaży, rejestr zakupu)

Numerowanie dokumentów polega na nadawaniu numerów zadekretowanym dokumentom księgowym, pod którymi będą one zaksięgowane i przechowywane. Numeracja może być prowadzona odrębnie w ramach grup rodzajowych dokumentów albą łącznie dla wszystkich dokumentów w miarę ich spływu do księgowości. Numery umieszcza się w prawym górnym rogu dowodu kolorem czerwonym.

WZÓR PRAWIDŁOWO OPRACOWANEGO DOKUMENTU

Przechowywanie (archiwizowanie) dokumentów księgowych

·         bieżące – przechowywanie w komórce księgowości, do momentu ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, którego dotyczą. Powinny byś one odpowiednio opisane ( nazwa jednostki, nazwa/symbol określająca rodzaj dokumentów np. kasowe, numery dowodów zawartych w zbiorze, okres sprawozdawczy), poukładane i zabezpieczone

·         stałe – przechowywanie w archiwum po zamknięciu roku obrotowego przez określoną przepisami liczbę lat (odpowiednia kategoria archiwalna)

Kategorie archiwalne:

A – przechowywanie trwałe i przekazywanie do archiwów państwowych

B – przechowywane przez pewien okres wyznaczony przez przepisy prawne. Większość dowodów przechowywana jest 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dowody dotyczą ( B-5 )

Zbiory przechowywane w archiwum stałym należy opisać (nazwa jednostki, rodzaj zbioru, kategoria akt, symbol końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze).

Zbiory kategorii B mogą komisyjnie zostać przekwalifikowane do kategorii A lub komisyjnie wytypowane do zniszczenia i zniszczone. Adnotacja o zniszczeniu dowodów z podaniem daty powinna się znaleźć w odpowiednim protokole i spisie dowodów przeznaczonych do zniszczenia.

Przechowywane w archiwum stałym dowody mogą być udostępnione osobom trzecim

(art.75 ustawy) – na terenie jednostki ustna zgoda kierownika, poza jednostką pisemna zgoda oraz spis wypożyczonych dokumentów z podpisem wypożyczającego.

Obowiązek przechowywania dowodów istniej nawet wówczas, gdy jednostka przestaje istnieć. Przechowuje je wyznaczona osoba lub jednostka (powiadomiony jest organ rejestracyjny).

OKRES PRZECHOWYWANIA ZBIORÓW RACHUNKOWOŚCI

Obieg dokumentów księgowych – przechodzenie dokumentów przez różne działy jednostki od momentu ich wpływu do jednostki (dokumenty obce) lub od momentu ich sporządzenia (dokumenty własne) aż do momentu ich zarejestrowania i złożenia w archiwum.

Zasady obiegu dokumentów wraz w wyszczególnieniem czynności, które w poszczególnych ogniwach, przez które przechodzi dokument, powinny być wykonane, ujmuje się w formie specjalnych instrukcji obiegu dokumentów księgowych.

Błędy w dokumentach księgowych i ich poprawianie

·         błędy we własnych wewnętrznych dowodach księgowych poprawia się przez skreślenie błędnej treści lub kwoty (na czerwono) z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści lub kwoty prawidłowej oraz złożenie podpisu osoby upoważnionej do poprawy tych błędów i daty poprawy.

·         błędy we własnych zewnętrznych dowodach księgowych

ü      przed przekazaniem kontrahentowi dokumentu – unieważnić go i wystawić nowy dokument (czek, Fa VAT – nie wolno dokonywać żadnych poprawek)

ü      po przekazaniu kontrahentowi dokumentu – wystawić dowód korygujący np. Fa VAT korygującą ( błędne kwoty ) lub notę korygującą ( błędne dane ).

·         błędy w obcych dowodach księgowych – dokumenty korygujące